1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Dokumentenmanagementsystem
Beschreibung: Für die gesetzeskonforme, revisionssichere Speicherung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) für das Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP) benötigt. Mit der Integration eines DMS muss das Institut in der Lage sein, seine Dokumente medienbruchfrei zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Möglichkeit der Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem strukturierten, digitalen Dokumentenarchiv muss gewährleistet sein. Das DMS muss eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 bieten, wobei NAV das führende System bleiben muss. Vorbereitend auf die in den nächsten Jahren notwendige Umstellung von NAV auf Business Central, ist auch eine Schnittstelle zwischen DMS und Business Central zwingend erforderlich.
Kennung des Verfahrens: b1000000-c0de-4000-a000-00d454241661
Interne Kennung: INP-18-2024 DMS
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Greifswald (DE80N)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 217 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: ▪ Browserbasiert ▪ Zugriff von Smartphone oder Tablet um Dokumente freizugeben inklusive Mehrfaktor-Authentifizierung ▪ Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV 2018 und Business Central ▪ Integration des DMS in MS NAV (Zugriff auf Dokumente im DMS und Verarbeitung von Workflow – Formularen direkt im NAV unter Berücksichtigung der Benutzerrechte, Verarbeitung von Daten aus NAV in DMS) ▪ Anbindung an Active Directory ▪ detaillierte Benutzerverwaltung (Anlegen/Ändern/Löschen für bestimmte Bereiche einschränken, Zugriff auf bestimmte Daten je nach Funktion im Unternehmen etc.) -> Anlegen von Rollen ▪ Zugriff auf verschiedene Dokumenttypen für die jeweils berechtigten Abteilungen, auch gleichzeitig und systemunabhängig ▪ Nachverfolgbarkeit aller Bearbeitungsschritte ▪ Einbindung von Workflows (Ausfüllbarkeit und Speicherung von Antragsformularen (z.B. Bestellungen, Urlaub, Dienstreise, etc.)) ▪ Umsetzung des Freigabe-/Genehmigungsprozesses unter Berücksichtigung von Vertretungsregeln ▪ Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung von Belegen und Dokumenten ▪ Wiederherstellungsfunktion für gelöschte Daten ▪ Zuordnung eines Dokuments zu verschiedenen Akten/Vorgängen sollte möglich sein ohne es doppelt abzuspeichern (single source of truth) ▪ interner / externer Versand von Unterlagen/Benachrichtigungen per digital signierter E-Mail direkt aus dem DMS ohne Zwischenspeichern der Unterlagen (Anbindung per SMTP) ▪ Import von Emails und Mailanhängen, ZIP-Dateianhänge entpacken ▪ Historie zu Änderungen an den Dokumenten (Datum, Zeit, Benutzer) ▪ Update und Upgrade-Verfahren durch den Auftragnehmer mit tolerierter Ausfallzeit von 4h außerhalb der Kernarbeitszeit ▪ Supportvertrag mit definierter Reaktionszeit und vertragliche Verpflichtung zur Betreuung durch qualifiziertes Personal in deutscher Sprache
Zahlungsunfähigkeit: Das Unternehmen ist nicht zahlungsunfähig, es ist über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet oder mangels Masse abgelehnt worden, und es befindet sich auch nicht in Liquidation oder hat seine Tätigkeit eingestellt.
Entrichtung von Steuern: Das Unternehmen hat seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Nicht losweise Vergabe
Beschreibung: Nicht losweise Vergabe
Interne Kennung: Nicht losweise Vergabe
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Greifswald, Hansestadt
Postleitzahl: 17489
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Greifswald (DE80N)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2025
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eigenerklärung gem. §124 GWB
Beschreibung: Eigenerklärung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erklärung KMU gemWGE UVgO
Beschreibung: Eigenerklärung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 07/06/2024 23:59:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie
Registrierungsnummer: DE137584418
Abteilung: Einkauf
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Str. 2
Stadt: Greifswald, Hansestadt
Postleitzahl: 17489
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Greifswald (DE80N)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Lydia Krüger
Telefon: +49 (3834) 5543974
Fax: +49 (3834) 554375
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c3ed5bb2-607f-4b36-b5be-728b718440e6 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 07/05/2024 07:18:44 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 274132-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 90/2024
Datum der Veröffentlichung: 08/05/2024