Öffentliche Ausschreibung Mainz 2024 Deutschland – Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung – Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP 2024-05-02

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen

2.1.

Verfahren

Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP

Beschreibung: Für die elektronische Aktenführung, welche die Digitalisierung der laufenden Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) zum Gegenstand hat, benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Die Papierakten sollen partienweise an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von einem Monat datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der Akten an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. In Los 1 sollen insgesamt rund 6,3 Millionen Blatt aus etwa 45.000 Akten digitalisiert werden. Bei einer Blattzahl der Akte bis 150 wird die Akte komplett übermittelt und gescannt; bei einer Blattzahl über 150 trifft der AG vor Übermittlung an den AN eine Auswahl der einzuscannenden Unterlagen und übermittelt diese entheftet in einem Briefumschlag je Akte. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Gegenstand von Los 2 sind die derzeit nicht laufenden Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 4.000 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von einem Monat datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der Akten an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich rund 560.000 Blatt digitalisiert werden. Bei einer Blattzahl der Akte bis 150 wird die Akte komplett übermittelt und gescannt; bei einer Blattzahl über 150 trifft der AG vor Übermittlung an den AN eine Auswahl der einzuscannenden Unterlagen und übermittelt diese entheftet in einem Briefumschlag je Akte. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.

Kennung des Verfahrens: c7bf677f-7f11-4168-9227-641541baac7d

Interne Kennung: 2024-4/22

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79500000 Bürohilfsarbeiten

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPY9XD

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.5.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 2

Auftragsbedingungen:

Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 2

2.1.6.

Ausschlussgründe:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5.1.

Los: LOT-0002

Titel: Digitalisierung der laufenden Akten

Beschreibung: siehe Vergabeunterlagen.

Interne Kennung: 1

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79500000 Bürohilfsarbeiten

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbekannt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Sonstiges

Bezeichnung: s. Vergabeunterlagen

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die höchste Punktzahl.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzept

Beschreibung: Bewertung des Konzeptes. Siehe Teil A, Bewerbungsbedingungen Ziffer 2.12 sowie Bewertungsmatrix.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Referenzen

Beschreibung: Referenzen zur Digitalisierung von Gesundheitsdaten (s. Anlage 8 und 8a sowie Bewertungsmatrix).

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/05/2024 00:00:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 27/05/2024 12:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 3 Monate

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Fehlende Bieterunterlagen können nicht nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: führt zum Ausschluss des Angebotes.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 27/05/2024 13:00:00 (UTC+2)

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: s. Vergabeunterlagen.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: nein

Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

5.1.

Los: LOT-0003

Titel: Digitalisierung der derzeit nicht laufenden Akten

Beschreibung: siehe Vergabeunterlagen.

Interne Kennung: 2

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79500000 Bürohilfsarbeiten

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbekannt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Sonstiges

Bezeichnung: s. Vergabeunterlagen

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die höchste Punktzahl.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzept

Beschreibung: Bewertung des Konzeptes. Siehe Teil A, Bewerbungsbedingungen Ziffer 2.12 sowie Bewertungsmatrix.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Referenzen

Beschreibung: Referenzen zur Digitalisierung von Gesundheitsdaten (s. Anlage 8 und 8a sowie Bewertungsmatrix).

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/05/2024 00:00:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYPY9XD

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 27/05/2024 12:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 3 Monate

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Fehlende Bieterunterlagen können nicht nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: führt zum Ausschluss des Angebotes.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 27/05/2024 13:00:00 (UTC+2)

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: s. Vergabeunterlagen.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: nein

Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP

Registrierungsnummer: 07-0013049100000-38

Postanschrift: Rheinallee 97-101

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55118

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Vergabestelle

E-Mail: kessler.kai@lsjv.rlp.de

Telefon: +496131967-0

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz

Registrierungsnummer: 07-0011801100100-43

Postanschrift: Stiftsstraße 9

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55116

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de

Telefon: +49 6131 162234

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 998592b9-6036-4c09-9e39-7a4c4c3f876e - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/04/2024 14:48:36 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 260074-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 86/2024

Datum der Veröffentlichung: 02/05/2024