1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hansestadt Stralsund
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: UPGRADE LOGA
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages ist das Upgrade des bestehenden Programms LOGA auf die P&I LogaHR Plattform. Dies beinhaltet die Überlassung der jeweils aktuellen Softwareprodukte des Auftragnehmers (P&I Software) sowie deren Pflege und Wartung und Betrieb auf vom Auftragnehmer konfigurierten Servern zur Nutzung im Datacenter des Auftragnehmers für die vereinbarte Laufzeit.
Kennung des Verfahrens: 93002353-6207-4e18-8aa3-36f1ab63afdb
Interne Kennung: Verg.-Nr. 3003-24-30.4
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hansestadt Stralsund PF 2145
Stadt: Stralsund
Postleitzahl: 18408
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Rügen (DE80L)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Es ist beabsichtigt, den Zuschlag am 20.03.2024 zu erteilen. Diese Bekanntmachung wird 10 Tage vorher veröffentlicht. Verfahren: Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb - Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden: - nicht vorhandener Wettbewerb v.a. aus technischen und wirtschaftlichen Gründen - Zusätzliche Lieferungen, deren Beschaffung den strengen Vorschriften der Richtlinie genügt Erläuterung: Die Auftraggeberin hat im Rahmen der Markterkundung festgestellt, dass die Besonderheiten der beabsichtigen Auftragsvergabe dazu führen, dass zu den vorgesehenen Zeitpunkten nur ein Unternehmen die Anforderungen der Auftraggeberin erfüllen kann, nämlich der vorgesehene Auftragnehmer.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: UPGRADE LOGA
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages ist das Upgrade des bestehenden Programms LOGA auf die P&I LogaHR Plattform. Dies beinhaltet die Überlassung der jeweils aktuellen Softwareprodukte des Auftragnehmers (P&I Software) sowie deren Pflege und Wartung und Betrieb auf vom Auftragnehmer konfigurierten Servern zur Nutzung im Datacenter des Auftragnehmers für die vereinbarte Laufzeit. Folgende Anforderungen werden an die neue Software gestellt. Marktreife für den Betrieb in komplexen Einrichtungen der Verwaltung und des Gesundheitswesens. Rückgriff auf die vorhandenen historischen Daten ohne Ortsbindung. Geschlossenes Komplettsystem mit möglichst wenigen Schnittstellen. Vollständige Integration der Bereiche Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Entgeldabrechnung inkl. Abbildung sämtlicher gesetzlicher/tariflicher Anforderungen. Zentrale Steuerung der Software. Möglichkeit der Massendatenverarbeitung. Vertrautheit der Anwender aller Standorte mit der Software und ihrer Handhabung. Verwendung eine Private HR Cloud. Software als Mietlösung. Erfüllung Datensicherheit.
Interne Kennung: Verg.-Nr. 3003-24-30.4
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Menge: 1
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertrag verlänfgert sich jährlich, wenn er nicht von einer Seite gekündigt wird.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Stralsund
Postleitzahl: 18408
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Rügen (DE80L)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: § 160 GWB: Einleitung, Antrag - (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit - 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Hansestadt Stralsund
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 342 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung • Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus den folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden: o nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen Erläuterung: Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb - Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus den folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden: - nicht vorhandener Wettbewerb v.a. aus technischen und wirtschaftlichen Gründen - Zusätzliche Lieferungen, deren Beschaffung den strengen Vorschriften der Richtlinie genügt Erläuterung: Bei P&I Loga HR handelt es sich um ein Upgrade des ursprünglichen Auftragnehmers und damit die Fortsetzung der Nutzung von bestehenden Datenbeständen für die Standardsoftware P&I LOGA als On-Preminse Installation auf Basis eines „Private Cloud“ Angebotes des ursprünglichen Auftragnehmers. Hierbei wird bei Bestandskunden eine bestehende Installation ohne Datenverlust übertragen. Zudem bietet das System integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, die zudem die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höheren Zeit- und Kostenaufwand sowie erhebliche und nicht vorhersehbare Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von persönlich sensiblen Daten, wie es Personaldaten sind, bergen. Ein offenes Verfahren würde bedeuten, dass im Falle der Beschaffung eines neuen Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramms ein hoher Umstellungsaufwand entsteht, da die derzeitige Umgebung aufgegeben werden müsste. Hierbei besteht die Gefahr technischer Schwierigkeiten im Rahmen der Umstellung und der künftigen Wartung. Das bisherige Fachwissen ginge zunächst verloren und es müsste eine neue Einarbeitung in ein neues System mit hohem Schulungsaufwand erfolgen. Dies zieht beträchtliche Folgekosten und die Gefahr von Datenverlusten nach sich. Durch die bereits bekannte Logik des Systems wird auch der weitere Schulungsbedarf minimiert. Entsprechende Personalreserven für die Migration, verbunden mit einem mind. 6-monatigem Parallelbetrieb zweier Systeme, stehen derzeit nicht zur Verfügung, weder im Personal- noch im IT-Bereich und können kurz- oder mittelfristig auch nicht zur Verfügung gestellt werden. Vor diesem Hintergrund ist es unabdingbar, dass eine vollständige und sichere Datenübernahme ohne Datenverlust gewährleistet ist, was durch das Upgrade garantiert wird. Die Leistung konnte deshalb nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV). Die Auftraggeberin hat im Rahmen der Markterkundung festgestellt, dass die Besonderheiten der beabsichtigen Auftragsvergabe dazu führen, dass zu den vorgesehenen Zeitpunkten nur ein Unternehmen die Anforderungen der Auftraggeberin erfüllen kann, nämlich der vorgesehene Auftragnehmer. Wirtschaftliche Aspekte: Der Auftraggeber hat erheblichen personellen und wirtschaftlichen Aufwand betrieben, um das bisherige System einzuführen, an die Bedarfe anzupassen und deren Verwaltung zu gewährleisten. Der Wechsel auf ein anderes Produkt würde zu erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten im Zusammenhang mit der reibungslosen und fehlerfreien Systemumstellung führen. Immerhin werden historische Daten seit 2001/2002 genutzt. Es ist von einem mehrmonatigen Parallelbetrieb des im Einsatz befindlichen Personalabrechnungsverfahrens und dem neu einzuführenden Verfahren auszugehen, v.a. um die Ergebnisse abzugleichen. Umstellungstätigkeiten sind mit der aktuellen Personalausstattung nicht zu leisten, da beide Verfahren vollumfänglich umsorgt werden müssen. Hinzu kommen Beschaffungskosten und zwangsläufig anfallende Schulungsaufwände. Technische Aspekte: Die erwogene Auftragserteilung stützt sich auf auftragsbezogene Sachgründe in Bezug auf technische Anforderungen an das zu beschaffende Produkt. Die Summe der Anforderungen an die Software führt dazu, dass allein dieser Auftragnehmer als Entwickler und alleiniger Anbieter die Software liefern kann. Dabei ist jede an die Software gestellte Anforderung aufgrund der beschriebenen sachlichen Kriterien für den reibungslosen Einsatz notwendig. Der Anbieter verfügt über urheberrechtlich geschützte Rechte für die Installation und den Betrieb der Software. Andere Anbieter müssen unterschiedliche Produkte ggf. unterschiedlicher Hersteller kombinieren und Schnittstellen zwischen diesen autonomen Systemen erstellen, um ein alle Funktionalitäten umfassendes Angebot abzugeben. Der Erfolg eines solchen Projekts ist aufgrund der unterschiedlichen zugrundeliegenden Programme unsicher, insbesondere ob und wann überhaupt eine Interoperabilität oder gar die Integration der einzelnen Systeme technisch reibungslos erzielt werden kann. Es ist mit technischen Schwierigkeiten bei Umstellung, Gebrauch und Wartung zu rechnen. Fachwissen für den Betrieb müsste wieder mühevoll aufgebaut werden. Die vorhandene IT-Infrastruktur der Auftraggeberin ist zudem auf P&I LOGA ausgerichtet und hat sich im langjährigen Betrieb bestens bewährt hat. Allein die zu beschaffende Software gewährleistet die Revisionssicherheit, weil sie die originalen historischen Daten verwenden kann.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hansestadt Stralsund
Registrierungsnummer: Leitweg-ID 13 0 73 088-K000
Postanschrift: PF 2145
Stadt: Stralsund
Postleitzahl: 18408
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Rügen (DE80L)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 3831252320
Fax: +49 383125252320
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern
Die Organisation ist eine natürliche Person.
Registrierungsnummer: DE
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Stadt: 19053
Postleitzahl: Schwerin
Land, Gliederung (NUTS): Schwerin, Kreisfreie Stadt (DE804)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3855885164
Fax: +49 3855884855817
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: P&I AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: medium
Registrierungsnummer: DE 812576084
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +49 611 71470
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
8.1.
ORG-0007
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0cc2a565-a5f3-4a1a-bc78-48d25655ad0c - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/03/2024 00:00:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 137036-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 47/2024
Datum der Veröffentlichung: 06/03/2024