Öffentliche Ausschreibung Andernach 2024 Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen 2024-01-12

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Stadt Andernach
Postanschrift: Läufstraße 11
Ort: Andernach
NUTS-Code: DEB17 Mayen-Koblenz
Postleitzahl: 56759
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle Stadt Andernach
E-Mail:
Telefon: +49 2632922201
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.andernach.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.supreport.de/E14681694

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.supreport.de/E14681694

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48311100 Dokumentenverwaltungssystem

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Beschaffungsvorhaben ist in der Leistungsbeschreibung (Kapitel I.2) detailliert beschrieben. Ziel ist - soweit wie möglich - die Nutzung eines einheitlichen Verfahrens in der Verwaltung und der verwaltungsweite Einsatz der ausgewählten DMS-Lösung mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung und Postkorb-Workflow-Funktionen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: 234 000.00 EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEB17 Mayen-Koblenz

Hauptort der Ausführung:

56626 Andernach

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadtverwaltung Andernach sucht eine DMS-Lösung, die es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und gesetzeskonform aufzubewahren sowie die Verwaltung in der Bearbeitung von Verwaltungsprozessen zu unterstützen. Daher plant sie die Einführung der elektr. Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, die nach Testphase und den hier beschriebenen ersten Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Diese DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Auch muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Stadtverwaltung.

Zudem sollen Verwaltungsabläufe schlanker gestaltet werden (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.

Die Einführung der neuen DMS-Lösung erfolgt in Teilschritten in einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung Andernach.

Die Zuschlagskriterien sind dem Verfahrensbrief zu entnehmen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Verlängerung für jeweils 12 Monate

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 5

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen (Datei Teilnahmewettbewerb)

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen (Datei Teilnahmewettbewerb)

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 09/02/2024

Ortszeit: 10:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 20/02/2024

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/07/2024

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6131-16-2234
Fax: +49 6131-16-2113
Internet-Adresse: https://mwvlw.rlp.de/de/ministerium/zugeordnete-institutionen/vergabekammer/

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: siehe VI.4.1
Ort: siehe VI.4.1
Land: Deutschland
Internet-Adresse: https://mwvlw.rlp.de/de/ministerium/zugeordnete-institutionen/vergabekammer/

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung: siehe VI.4.1
Ort: siehe VI.4.1
Land: Deutschland
Internet-Adresse: https://mwvlw.rlp.de/de/ministerium/zugeordnete-institutionen/vergabekammer/

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

09/01/2024

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