Erstellung und Einführung eines Gesamtsystems für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen inkl. Systemservice "HKR 2.0" Referenznummer der Bekanntmachung: LAF - EU 6/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Werkstraße 104
Ort: Schwerin
NUTS-Code: DE804 Schwerin, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 19061
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.dvz-mv.de
Abschnitt II: Gegenstand
Erstellung und Einführung eines Gesamtsystems für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen inkl. Systemservice "HKR 2.0"
Gegenstand des Auftrags ist die Beschaffung und Einführung eines neuen IT-Verfahrens für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-Verfahren) für das Land Mecklenburg-Vorpommern. Damit verbunden ist eine Ablösung des derzeitigen Bestandsverfahrens "ProFiskal" und eine Migration der Daten in die zu beschaffende Softwarelösung.
Beschaffungsgegenstand ist somit insbesondere der dauerhafte Erwerb einer bereits möglichst weitgehend standardisierten Standardsoftware, welche vom Auftragnehmer auf die konkreten Bedürfnisse des Auftraggebers weiter (durch Customizing und möglichst ohne Anpassungen auf Quellcodeebene) anzupassen ist und die im Ergebnis den kompletten Haushaltskreislauf abbildet. Zusätzlich umfasst der Auftragsgegenstand u. a. die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung des Systems, umfassende Schulungsleistungen sowie sonstige Beratungs- und Unterstützungsleistungen.
Gegenstand des Auftrags ist die Beschaffung und Einführung eines neuen IT-Verfahrens für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-Verfahren) für das Land Mecklenburg-Vorpommern. Damit verbunden ist eine Ablösung des derzeitigen Bestandsverfahrens "ProFiskal" und eine Migration der Daten in die zu beschaffende Softwarelösung.
Beschaffungsgegenstand ist somit insbesondere der dauerhafte Erwerb einer bereits möglichst weitgehend standardisierten Standardsoftware, welche vom Auftragnehmer auf die konkreten Bedürfnisse des Auftraggebers weiter (durch Customizing und möglichst ohne Anpassungen auf Quellcodeebene) anzupassen ist und die im Ergebnis den kompletten Haushaltskreislauf abbildet. Der Haushaltskreislauf setzt sich dabei aus den folgenden Funktionsbereichen zusammen:
- Haushaltsplanung,
- Haushaltsdurchführung,
- Mittelbewirtschaftung,
- Kassenwesen,
- Vollstreckung*,
- Haushaltsrechnung.
* dieses Modul wird als Option ausgeschrieben.
Zusätzlich umfasst der Auftragsgegenstand u. a.:
- die Bereitstellung und Implementierung der notwendigen Stammdatenfelder, weiterer querschnittlicher Funktionen sowie ein Formular- und Berichtswesen,
- die Bereitstellung notwendiger Schnittstellen für die Anbindung von Drittverfahren,
- die Erstellung der Schulungsunterlagen sowie die Durchführung der Schulung zum neuen HKR-Verfahren (ca. 3.000 Nutzer),
- die Erstellung von Testfällen sowie die Durchführung der notwendigen Tests,
- die Pflege und Wartung des Gesamtsystems (Systemservice) einschließlich der Bereitstellung neuer Programmstände, der Störungsbeseitigung sowie der laufenden Anpassung an geänderte Rechtsvorschriften und
- zusätzliche Beratungs- und Unterstützungsleistungen sowie die Weiterentwicklung des Gesamtsystems nach den Bedürfnissen des Auftraggebers.
Da der Betrieb des HKR-Verfahrens "on-premise" bei der DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH erfolgt, müssen auch die diesbezüglichen technischen Rahmenbedingungen erfüllt sein.
Der Laufzeit verlängert sich automatisch um jeweils 12 Monate, wenn der Auftraggeber nicht fristgemäß kündigt.
Die Bestimmung der Rangfolge der Bewerber erfolgt über die im Rahmen der Referenzen (Anlage TWB 9) erreichten Eignungspunkte des jeweiligen Teilnahmeantrages. Es sind maximal 1550 Eignungspunkte (EP) zu erreichen.
Referenzprojekt 1:
- Weitere Schnittstellen zu Drittverfahren (B): Angabe der im Referenzprojekt implementierten Schnittstellen aus den folgenden Möglichkeiten: Schnittstelle für die tägliche Aktualisierung der von der EZB zur Verfügung gestellten Wechselkurse, Import-Schnittstelle für PLZ/Straßenverzeichnis, Import-Schnittstelle für BIC-Plus-Directory, Import-Schnittstelle für BLZ-Verzeichnis, Import-Schnittstelle für SCL-Directory, Schnittstelle zu einem Verfahren zur Eingangsrechnungsbearbeitung, Schnittstelle zu Elster (Pro angekreuzte Implementierung einer Schnittstelle im Referenzprojekt 10 EP; max. 70 EP)
- Angabe, ob die Lösung bei dem Referenzkunden für eine kameralistische Buchführung (im Gegensatz zu einer doppischen Buchführung) verwendet wird (B); (max. 500 EP)
- Angabe der im Referenzprojekt implementierten Funktionalitäten aus den folgenden Möglichkeiten (B): Aufrechnungslagenprüfung, Workflowmanagement, Anlagenbuchführung; (Keine der genannten Funktionalitäten = 0 EP, Aufrechnungslagenprüfung = 40 EP,
Workflowmanagement (Möglichkeit der kundenseitigen Erstellung und Anpassung) = 40 EP, Anlagenbuchführung = 40 EP, max. 120 EP)
- Organisationsstruktur (B): Angabe, wie viele Hierarchieebenen bezüglich der Organisationsstruktur in der im Referenzprojekt eingesetzten Lösung umgesetzt wurden. Die hierarchische Struktur definiert sich über die Organisationseinheiten, die durch übergeordnete bzw. untergeordnete Beziehungen verknüpft sind. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
unter 2 Hierarchieebenen, 2 - 3 Hierarchieebenen, 4 - 5 Hierarchieebenen, 6 - 7 Hierarchieebenen, ab 8 Hierarchieebenen (B); ( unter 2 Hierarchieebenen = 0 EP, 2 - 3 Hierarchieebenen = 20 EP, 4 - 5 Hierarchieebenen = 40 EP, 6 - 7 Hierarchieebenen = 60 EP
ab 8 Hierarchieebenen = 80 EP)
Referenzprojekt 2:
- Weitere Schnittstellen zu Drittverfahren (B): Angabe der im Referenzprojekt implementierten Schnittstellen aus den folgenden Möglichkeiten: Schnittstelle zum Austausch (In- und/oder Output) von Buchführungssachverhalten (z.B. Buchungsanordnungen), Schnittstelle für die tägliche Aktualisierung der von der EZB zur Verfügung gestellten Wechselkurse, Import-Schnittstelle für PLZ/Straßenverzeichnis, Import-Schnittstelle für BIC-Plus-Directory, Import-Schnittstelle für BLZ-Verzeichnis, Import-Schnittstelle für SCL-Directory, Schnittstelle zu einem Verfahren zur Eingangsrechnungsbearbeitung, Schnittstelle zu Elster; (Pro angekreuzte Implementierung einer Schnittstelle im Referenzprojekt 10 EP; max. 80 EP)
- Angabe, ob die Lösung bei dem Referenzkunden für eine kameralistische Buchführung (im Gegensatz zu einer doppischen Buchführung) verwendet wird (B); max. 500 EP)
- Angabe der im Referenzprojekt implementierten Funktionalitäten aus den folgenden Möglichkeiten (B): Aufrechnungslagenprüfung, Workflowmanagement, Anlagenbuchführung; (Keine der genannten Funktionalitäten = 0 EP, Aufrechnungslagenprüfung = 40 EP,
Workflowmanagement (Möglichkeit der kundenseitigen Erstellung und Anpassung) = 40 EP, Anlagenbuchführung = 40 EP, max. 120 EP)
- Organisationsstruktur (B): Angabe, wie viele Hierarchieebenen bezüglich der Organisationsstruktur in der im Referenzprojekt eingesetzten Lösung umgesetzt wurden. Die hierarchische Struktur definiert sich über die Organisationseinheiten, die durch übergeordnete bzw. untergeordnete Beziehungen verknüpft sind. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
unter 2 Hierarchieebenen, 2 - 3 Hierarchieebenen, 4 - 5 Hierarchieebenen, 6 - 7 Hierarchieebenen, ab 8 Hierarchieebenen (B); (unter 2 Hierarchieebenen = 0 EP, 2 - 3 Hierarchieebenen = 20 EP, 4 - 5 Hierarchieebenen = 40 EP, 6 - 7 Hierarchieebenen = 60 EP
ab 8 Hierarchieebenen = 80 EP)
Schulungen und zusätzliche Beratungs- und Unterstützungsleistungen; Vollstreckungsmodul
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Eigenerklärung der Bewerbergemeinschaft zu Mitgliedern, Vertretung und Gesamthaftung (nur für Bewerbergemeinschaften)
- Formblatt Unternehmensbeschreibung (Angaben zu Name der Firma, Rechtsform, Hauptsitz mit Anschrift, Handelsregister, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Angaben zu Niederlassungen, Gegenstand des Unternehmens, Geschäftsführung, Unternehmensstruktur, Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse z.B. Stamm-/Grundkapital, Gesellschafterstruktur, Konzernzugehörigkeit)
- Formblatt Unternehmensbeschreibung (Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeitenden in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, in den bisher abgeschlossenen Geschäftsjahren) jeweils mindestens 100 Mitarbeiter
- Formblatt Unternehmensbeschreibung (Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeitenden im Bereich der Entwicklung und kundenspezifischen Anpassung und Weiterentwicklung einer HKR-Software in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, in den bisher abgeschlossenen Geschäftsjahren) jeweils mindestens 15 Mitarbeiter.
- Berufs- oder Handelsregisterauszug als Nachweis, dass der Bewerber dort eingetragen ist (nicht älter als drei Monate)
- Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen sowie dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. § 124 GWB vorliegen. Für den Fall, dass Ausschlussgründe nach den §§ 123 oder 124 GWB vorliegen, sind die Tatsachen, welche zu einer Selbstreinigung nach § 125 GWB geführt haben, nachzuweisen
- Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz; Eigenerklärung dass, die Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. das jeweils einschlägige Landesdatenschutzgesetz in der jeweils geltenden Fassung sowie alle sonstigen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften der Bundesrepublik Deutschland zum Datenschutz beachtet werden
- über alle während oder im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren und dem abzuschließenden Vertrag bekannt werdenden Informationen des Auftraggebers, insbesondere den Auftragsinhalt und sonstige geschäftliche bzw. betriebliche Tatsachen, sofern sie nicht offenkundig sind, während und nach Beendigung des Vertragsverhältnisses Stillschweigen zu bewahren und diese ausschließlich zu Zwecken der Vertragsdurchführung zu verwenden und
- alle bei dem Bewerber beschäftigten Personen sowie alle von ihm oder einem seiner Nachunternehmer sonst zur Leistungserbringung eingesetzten dritten Personen, seien es natürliche oder juristische Personen, entsprechend zur Verschwiegenheit zu verpflichten und dafür Sorge zu tragen, dass den entsprechenden Verpflichtungen nachgekommen wird; Eigenerklärung, dass bei Zuschlag alle eingesetzten Personen schriftlich entsprechend Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO zur Vertraulichkeit zu verpflichten und die Nachweise dem Auftraggeber vorzulegen.
- Liste der für die Eignungsleihe herangezogenen Unternehmen (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
- Verpflichtungserkärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
- Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, seit Unternehmensgründung) (nicht älter als 6 Monate)
- Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
- Umsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, in den bisher abgeschlossenen Geschäftsjahren). Im Fall einer Bewerbergemeinschaft werden die Umsätze jeweils kumuliert.
- Deckungssumme Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung jeweils mindestens EUR 5.000.000,00 für Personen- und Sachschäden sowie mindestens EUR 3.000.000,00 für Vermögensschäden
- Umsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, in den bisher abgeschlossenen Geschäftsjahren) jeweils mindestens EUR 40.000.000,00. Im Fall einer Bewerbergemeinschaft werden die Umsätze jeweils kumuliert.
- Liste der für die Eignungsleihe herangezogenen Unternehmen (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
- Verpflichtungserkärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
Nachweis von mindestens zwei Referenzprojekten:
Für die zu vergebende Leistung benennt der Bewerber mindestens zwei von ihm (ggfs. auch in Zusammenarbeit mit Unterauftragnehmern) durchgeführte Referenzprojekte (siehe nachfolgende Vorlagen, die hierzu Verwendung finden müssen). Die Referenzprojekte müssen die Einführung und Konfiguration eines Fachverfahrens für das gesamte Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (staatliches Haushaltswesen) in einer öffentlichen Verwaltung zum Gegenstand gehabt haben. Mindestens ein Referenzprojekt muss dabei auf Bundes- oder Landesebene erfolgt sein (nur Referenzprojekt 1 gemäß Anlage TWB 9).
In den vorzulegenden Referenzen müssen die Schwerpunkte der zu vergebenden Leistung aufgegriffen sein. Kontaktpersonen bei den Referenzkunden müssen benannt werden und bereit sein, Auskunft über die Leistungserbringung des Bewerbers zu geben. Die Referenzprojekte müssen innerhalb der letzten zehn Jahren abgeschlossen worden sein, d. h. es muss eine erfolgreiche Gesamtabnahme mit nachfolgendem Produktiveinsatz der Lösung innerhalb der letzten zehn Jahre erfolgt sein.
Die Abfrage der Referenzen in Anlage TWB 9 erfolgt zunächst über Ausschlusskriterien. Abschließend werden bestimmte Eigenschaften der Referenzen zusätzlich mit Eignungspunkten (EP) bewertet.
Für die geforderten Referenzprojekte sind folgende Mindestinhalte erforderlich:
Referenzprojekt 1:
- Kunde/Auftraggeber:(A),Kontaktperson beim Kunden/Auftraggeber: Name:(A),Telefon:(A),E-Mail:(A)
- Gegenstand des Projekts: (A) Bestätigung, dass das Projekt die Einführung und Konfiguration eines Fachverfahrens für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen auf Bundes- oder Länderebene zum Gegenstand hatte
- Beschreibung des Projektes: (A) Beschreibung der im Rahmen des genannten Projekts erbrachten Leistungen
- Mengengerüst: (A) Bestätigung, dass mindestens 1.000 Personen die im Referenzprojekt eingesetzte Lösung nutzen und dass mit der Lösung jährlich mindestens 1.000.000 Soll-Buchungen bearbeitet werden
- Datenschutz und IT-Sicherheit: (A) Bestätigung, dass im Referenzprojekt Datenschutz und IT-Sicherheitsanforderungen im Kontext einer Datenverarbeitung mit hohem Schutzbedarf berücksichtigt wurden.
- Schnittstellen zu Drittverfahren (A): Bestätigung und Erläuterung, dass im Referenzprojekt folgende Schnittstellen umgesetzt wurden:
- Schnittstelle zum Austausch (In- und/oder Output) von Buchführungssachverhalten (z.B. Buchungsanordnungen) mit einer Anbindung von mindestens 10 Fachverfahren
- Import-Schnittstelle(n) für von der Bank übergebene Zahlungsverkehrsdateien, Gutschriften (Einnahmen) und passive Lastschriften (Ausgaben)
- Export-Schnittstelle(n) für an die Bank übergebene Zahlungsverkehrsdateien für auszuführende Gutschriften
(Auszahlungen), Ist-Ausgaben und aktive Lastschriften (Einnahmen)
Referenzprojekt 2:
- Kunde/Auftraggeber:(A),Kontaktperson beim Kunden/Auftraggeber: Name:(A),Telefon:(A),E-Mail:(A)
- Gegenstand des Projekts: (A) Bestätigung, dass das Projekt die Einführung und Konfiguration eines Fachverfahrens für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen zum Gegenstand in der öffentlichen Verwaltung hatte
- Beschreibung des Projektes: (A) Beschreibung der im Rahmen des genannten Projekts erbrachten Leistungen
- Mengengerüst: (A) Bestätigung, dass mindestens 1.000 Personen die im Referenzprojekt eingesetzte Lösung nutzen und dass mit der Lösung jährlich mindestens 1.000.000 Soll-Buchungen bearbeitet werden
- Datenschutz und IT-Sicherheit: (A) Bestätigung, dass im Referenzprojekt Datenschutz und IT-Sicherheitsanforderungen im Kontext einer Datenverarbeitung mit hohem Schutzbedarf berücksichtigt wurden.
- Schnittstellen zu Drittverfahren (A): Bestätigung, dass im Referenzprojekt folgende Schnittstellen umgesetzt wurden: - Import-Schnittstelle(n) für von der Bank übergebene Zahlungsverkehrsdateien, Gutschriften (Einnahmen) und passiven Lastschriften (Ausgaben)
- Export-Schnittstelle(n) für an die Bank übergebenen Zahlungsverkehrsdateien für auszuführende Gutschriften
(Auszahlungen), Ist-Ausgaben und aktive Lastschriften (Einnahmen)
Sonstige Mindeststandards:
- Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeitenden in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, in den bisher abgeschlossenen Geschäftsjahren) jeweils mindestens 100 Mitarbeiter. Im Fall einer Bewerbergemeinschaft wird die Anzahl der Mitarbeiter jeweils kumuliert.
- Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeitenden im Bereich der Entwicklung und der kundenspezifischen Anpassung und Weiterentwicklung einer HKR-Software in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. sofern der Bewerber noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt, in den bisher abgeschlossenen Geschäftsjahren) jeweils mindestens 15 Mitarbeiter
- Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz
- Verpflichtungserklärung zur Tariftreue
- Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen
- Eigenerklärung zur Einhaltung von Sanktionsvorschriften
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0U6G6L
Postanschrift: Johannes-Stelling-Str. 14
Ort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland
Bewerber/Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung (Abgabe Teilnahmeantrag) gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).
Verstöße, die aufgrund von weiteren im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist, Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle.
Die Unwirksamkeit gemäß § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.