Rahmenvereinbarung für Pförtner-/Empfangsdienst sowie Wach- und Sicherheitsdienstleistungen sowie Alarmaufschaltung für die Liegenschaften des Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt Referenznummer der Bekanntmachung: 11-02329-11/3
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Magdeburg
NUTS-Code: DEE03 Magdeburg, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 39108
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.mf.sachsen-anhalt.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung für Pförtner-/Empfangsdienst sowie Wach- und Sicherheitsdienstleistungen sowie Alarmaufschaltung für die Liegenschaften des Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt
Es werden für nachfolgende Liegenschaften Pförtner-/Empfangsdiesnte sowie Wach- und Sicherheitsdienstleistungen ausgeschrieben:
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Los 1
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- Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt, Editharing 40, 39108 Magdeburg
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Los 2
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- Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt, Olvenstedter Straße 4-5, 39108 Magdeburg
Sofern die Gesamtwirtschaftlichkeit gegeben ist, kann eine Vergabe der Lose 1 und 2 an einen Bieter erfolgen
Pflörtner-/Empfangsdienst sowie Wach- und Sicherheitsdienstleistungen für die Liegenschaft Editharing 40
Editharing 40 in 39108 Magdeburg
Gegenstand der zu vergebenden Leistungen sind Pförtner-, Empfangs- und Sicherheitsdienst-leistungen, Bewachung und Revierkontrolldienst sowie die Alarmaufschaltung. Der Empfangs- und Pfortendienst, die Sicherheits- und Serviceaufgaben sowie der Revierkontrolldienst sollen von einem externen Dienstleister (AN) für das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (AG) ausgeführt werden. Der Empfangs-/ Pförtnerbereich muss dabei zu den unten genannten Zeiten besetzt sein. Kontrollgänge sowie das Auf- und Abschließen der Gebäude sind auf der Liegenschaft durchzuführen. Zusätzlich sollen der Zugang und die Zufahrt zu der Liegenschaft sowie die Brand-, Sicherheits- und Störmeldungen überwacht werden.
Dienstzeiten für Bedienstete sind Montag bis Freitag von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr. Für Bedienstete muss das Gebäude bereits ab 5:30 Uhr zugänglich sein.
Für den Pförtner-, Empfangs-, Bewachungs- und Revierkontrolldienst ist für die in der Lesitungsbeschreibung genannten Zeiten Personal mit entsprechender Ablösung einzuplanen. Die Schichtbesetzung ist in einem Dienstplan zu regeln. Abweichungen von diesen vertraglich vereinbarten Diensten kann es bei besonderen Situationen geben. Die bedürfen jedoch der Genehmigung der Bediensteten der Liegenschaftsbewirtschaftunf. Für den Revierkontrolldienst sind die in der Leistungsbeschreibung genannten Zeiten mindestens ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin mit Einsatzfahrzeug und entsprechender Qualifikation (Interventionsdienst/ Alarmverfolgung) einzuplanen.
Der Vertrag beginnt am 17.12.2021 und wird für die Dauer von vier Jahren und 14 Tagen1, bis zum 31.12.2025 geschlossen. Die Verträge verlängern sich, sofern der AG einer Fortsetzung der Vertragsverhältnisse nicht mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Vertragsdauer schriftlich wiederspricht, um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale Vertragsdauer beträgt sechs Jahre und endet max. am 31.12.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Einarbeitung des Personals des AN wird innerhalb der 14 Tage der Vertragslaufzeit erfolgen. Es ist seitens des AN zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter (MA), welche für den Einsatz vorgesehen sind, eingearbeitet werden.
Die Terminplanung der Einarbeitungszeiten erfolgt mit den Bediensteten der Liegenschaftsbe-wirtschaftung des AG. Die Einarbeitungszeit ist Teil des Auftrages und der Vertragslaufzeit, die am 17.12.2021 beginnt.
Pflörtner-/Empfangsdienst sowie Wach- und Sicherheitsdienstleistungen und Besetzung Schrankenhaus für die Liegenschaft Olvenstedter Straße 4-5
Olvenstedter Straße 4-5 in 39108 Magdeburg
Gegenstand der zu vergebenden Leistungen sind Pförtner-, Empfangs- und Sicherheitsdienst-leistungen, Bewachung und Revierkontrolldienst sowie die Alarmaufschaltung. Der Empfangs- und Pfortendienst, die Sicherheits- und Serviceaufgaben sowie der Revierkontrolldienst sollen von einem externen Dienstleister (AN) für das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (AG) ausgeführt werden. Der Empfangs-/ Pförtnerbereich muss dabei zu den unten genannten Zeiten besetzt sein. Kontrollgänge sowie das Auf- und Abschließen der Gebäude sind auf der Liegenschaft durchzuführen. Zusätzlich sollen der Zugang und die Zufahrt zu der Liegenschaft sowie die Brand-, Sicherheits- und Störmeldungen überwacht werden.
Dienstzeiten für Bedienstete sind Montag bis Freitag von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr. Für Bedienstete muss das Gebäude bereits ab 5:30 Uhr zugänglich sein.
Für den Pförtner-, Empfangs-, Bewachungs- und Revierkontrolldienst ist für die in der Lesitungsbeschreibung genannten Zeiten Personal mit entsprechender Ablösung einzuplanen. Die Schichtbesetzung ist in einem Dienstplan zu regeln. Abweichungen von diesen vertraglich vereinbarten Diensten kann es bei besonderen Situationen geben. Die bedürfen jedoch der Genehmigung der Bediensteten der Liegenschaftsbewirtschaftunf. Für den Revierkontrolldienst sind die in der Leistungsbeschreibung genannten Zeiten mindestens ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin mit Einsatzfahrzeug und entsprechender Qualifikation (Interventionsdienst/ Alarmverfolgung) einzuplanen.
Gegenwärtig ist auf der Zufahrt zur Liegenschaft über die Freiligrathstraße, ein separat zu besetzendes Pförtnerhaus mit Schrankenanlage vorhanden. Hier ist während der Vertragslaufzeit der Umbau der Schrankenanlage mit Installation einer Induktionsschleife oder der Wegfall der Schrankenanlage vorgesehen. Dies hat zur Folge, dass die vom AN erbrachte Leistung wegfällt. Der Zeitpunkt kann gegenwärtig nicht bestimmt werden.
Der Vertrag beginnt am 17.12.2021 und wird für die Dauer von vier Jahren und 14 Tagen1, bis zum 31.12.2025 geschlossen. Die Verträge verlängern sich, sofern der AG einer Fortsetzung der Vertragsverhältnisse nicht mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Vertragsdauer schriftlich wiederspricht, um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale Vertragsdauer beträgt sechs Jahre und endet max. am 31.12.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Einarbeitung des Personals des AN wird innerhalb der 14 Tage der Vertragslaufzeit erfolgen. Es ist seitens des AN zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter (MA), welche für den Einsatz vorgesehen sind, eingearbeitet werden.
Die Terminplanung der Einarbeitungszeiten erfolgt mit den Bediensteten der Liegenschaftsbe-wirtschaftung des AG. Die Einarbeitungszeit ist Teil des Auftrages und der Vertragslaufzeit, die am 17.12.2021 beginnt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Nachweise und Erklärungen zur Eignung gemäß Lesitungsbeschreibung.
Unterschrieben Eigenerklärung und Vorlage der geforderten Nachweise.
Zur Beurteilung der Eignung (Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit) des Bieters sind folgende Unterlagen vorzulegen:
Der Auftragnehmer muss über Erfahrungen im Bereich von Empfangs-, Pförtner- / Wachdienstleistungen verfügen. Zum Nachweis ist dem Angebot eine Liste mit mindes-tens drei Referenzen ähnlicher Größe (ca. 500 Bedienstete) innerhalb der letzten 5 Jahre beizufügen, die die nachstehenden Anforderungen erfüllen.
Voraussetzung für die Anerkennung der aufgeführten Referenzen (Anlage 5) ist, dass diese jeweils die typischen Pförtner- und Revierkontrollleistungen wie Pfortendienst, innere und äu-ßere Kontrollen und die Schlüsselausgabe sowie die Bedienung von technischen Anlagen ins-besondere BMA und EMA enthalten.
Mindestens eine der geforderten Referenzen muss ein Objekt des öffentlichen Dienstes sein. Erläuterung: Das MF ist ein öffentliches Gebäude und ist während der Öffnungszeiten betretbar. Das Personal des AN im Empfang des MF sind daher erste Anlaufstelle für Besu-cher*innen und stehen somit im Focus der Öffentlichkeit. Die Regularien des öffentlichen Dienstes, orientiert am Gemeinwohl und der Offenheit gegenüber der Öffentlichkeit, stehen im Vordergrund in Einrichtungen des öffentlichen Dienstes. Dies muss dem AN bewusst sein und daher wird Erfahrung in diesem Bereich erwartet.
Je Referenz hat der AN die Art und den Umfang der erbrachten Leistungen zu beschreiben. Speziell sollen die Leistungen und Kenntnisse im Umgang mit technischen Anlagen erläu-tert werden. Es muss ein / e Ansprechpartner*in zu der jeweiligen Referenz angegeben wer-den. Die nachfolgenden Angaben sind in Anlage 5 zu hinterlegen.
Vorlage der Eigenerklärung / datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung: Erklärung zur Zuverlässigkeit in Bezug auf die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen zur Entrichtung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversiche-rung; Erklärung über die Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit; Erklärung, dass der Bieter die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen anerkennt; datenschutz-rechtliche Einwilligung
Bei Angebotsabgabe soll die Objektleitung benannt und mit einem Kurzprofil vorgestellt werden. Der Objektleiter/ die Objektleiterin muss den unter Tz. 1.5.1 genannten Anfor-derungen entsprechen. Für den Objektleiter / die Objektleiterin ist eine Anlage 4 auszu-füllen
Erklärung des Bieters im Angebot, das er im Falle der Zuschlagserteilung bis zum Ver-tragsbeginn am 17.12.2021 ausreichend und entsprechend qualifiziertes Personal be-reitstellen kann, dass den Anforderungen unter Tz. 1.5.1 genügt.
Vorlage eines Nachweises über die Erlaubnis zur Durchführung der gewerbsmäßigen Bewachung gem. § 34a Gewerbeordnung: Erlaubnis Bewachungsgewerbe
Der Bieter soll mittels Eigenerklärung nachweisen, dass das branchenbezogene Quali-tätsmanagement für die Dienstleistung „Sicherheit“ (DIN 77200) sinngemäß Anwen-dung findet und die Mindestkriterien eingehalten werden.
Wünschenswert ist ein Nachweis über Nachhaltiges Handeln in den drei Säulen Öko-nomie, Ökologie und Soziales. Dies ist dem MF ein wichtiges Anliegen. Das Unter-nehmen stellt in einem Kurzprofil dar, ob und auf welche Weise Nachhaltigkeit in sei-nem Kerngeschäft relevant ist. Wenn vorhanden, kann hierzu auf eine Entsprechens-erklärung zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex6 oder auf einen Nachhaltigkeitsbericht oder eine Umweltbetriebsprüfung nach EMAS7 durch ein akkreditiertes Zertifizierungs-unternehmen verwiesen werden.
Nachweise und Erklärungen zur Eignung gemäß Lesitungsbeschreibung.
Nachweise und Erklärungen zur Eignung gemäß Lesitungsbeschreibung.
MIndestanfordenrungen an Perosnal:
Das Personal des AN im Pförtner- und Empfangsdienst sind erste Ansprechpartner*innen für Besucher und Gäste des Ministeriums der Finanzen. Damit bilden sie einen Teil des „Aushän-geschildes“ der Behörde und prägen das Bild des Ministeriums in der öffentlichen Wahrneh-mung mit. Weiterhin ist das Personal des AN im Pförtner- und Empfangsdienst auch Anlauf-stelle für die Beschäftigten des MF in vielerlei Belangen.
Aus diesen Gründen legt das MF einen sehr großen Wert auf eine hohe Qualität der Leis-tungserbringung des externen Dienstleisters für den Pförtner- und Empfangsdienst sowie der Bewachung.
Von entscheidender Bedeutung für die Erfüllung einer hohen Qualität ist erfahrenes, freundli-ches sowie umsichtig und kompetent handelndes Personal des AN.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nur Personen einzusetzen, die alle nachfolgend aufgeführ-ten Anforderungen erfüllen:
a) Freundliches Auftreten
b) Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild und gute Umgangsformen
c) Selbstständiges Handeln und Agieren bei allen zum Leistungsumfang gehörenden Tä-tigkeiten
d) Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Auch wenn der AN Personen ein-setzt, für welche die deutsche Sprache nicht die Muttersprache ist, muss die deutsche Sprache selbstverständlich verwendet werden. Dies bedeutet, dass mindestens die Ni-veaustufe B2 des gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens nachgewiesen wer-den muss.
e) Allgemeine, gute PC-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
f) Kenntnisse im Umgang mit Medientechnik
g) Grundqualifikation der Ersten Hilfe inkl. dem Einsatz von Defribrillatoren
h) Erfolgreicher Nachweis der Sachkundeprüfung gemäß §34a Gewerbeordnung i.V.m. Bewachungsordnung
i) Berufserfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten von mindestens 2 Jahren für alle einge-setzten Mitarbeiter
j) Kenntnisse und Erfahrung in der Bedienung von technischen Überwachungssystemen, Brandmeldeanlagen (BMA) und Einbruchmeldeanlagen (EMA)
k) Gilt für Objektleiter*in: Mindestens 5 Jahre2 auftragsspezifische Erfahrungen als Ob-jektverantwortliche*r bei der Bewachung vergleichbarer Objekte besitzen
Zur Sicherstellung einer gleichmäßig hohen Qualität der Leistungserbringung wird der Einsatz von Stammpersonal gewünscht. Qualifizierte Sicherheitsmitarbeiter*innen stellen jene mit mind. Berufsabschluss (2-jährige Ausbildung) oder abgeschlossener Fortbildungsprüfung (IHK) dar.
Als Mindestanzahl für das einzusetzende Personal wird je Los eine entsprechende Anzahl an Personal (inkl. Vertretungen) benötigt. Der AG weist ausdrücklich darauf hin, dass notwendi-gerweise auch Ersatzpersonal für Ausfälle des Stammpersonals einzuplanen ist.
Es wird festgelegt, das vor erstmaligem Dienstantritt das vorgesehene Personal des AN dem AG vorgestellt wird. Dazu sollen die Personalbögen (Anlage 4) für jeden einzelnen Mitarbei-tenden verwendet werden, sowie alle geforderten Nachweise und Zeugnisse übergeben wer-den. Der überprüft damit, ob alle eingesetzten Mitarbeitenden die Mindestanforderungen an das Personal erfüllen.
Der/Die vom AN eingesetzte Objektleiter*in nimmt eine Schlüsselrolle in der Zusammenarbeit zwischen dem AN und dem AG sowie der Leistungserbringung ein. Die Objektleitung ist für die Koordinierung der Dienstleistung, die Gesamtaufsicht und die Sicherstellung der Dienstleis-tungsqualität verantwortlich. Sie steht dem AG als Ansprechpartner*in zur Verfügung und stellt das Bindeglied zwischen den Bediensteten der Liegenschaftsbewirtschaftung des AG und dem ausführenden Personal des AN dar. Der/Die Objektleiter*in soll in einer schriftlichen Darstel-lung vorgestellt werden. In der Darstellung müssen enthalten sein:
a) Angaben zur Person (Name, Anschrift Wohn- oder Dienstort, Alter)
b) Ausbildungen, Weiterbildungen, Qualifizierungen
c) Berufserfahrung, Zugehörigkeit und Dienststellung im Unternehmen des Bieters,
Im Bedarfsfall kann die Anwesenheit des Objektleiters/der Objektleiterin vor Ort erforderlich sein. Die Zeit bis zum Eintreffen im MF darf 120 Minuten nicht überschreiten. Aus der Darstel-lung zur Person muss plausibel nachvollziehbar sein, wie die schnelle Anwesenheit vor sicher-gestellt werden kann. Für die Funktion der Objektleitung gelten die Anforderungen an das Per-sonal nach Tz. 1.5.1 gleichermaßen. Für den Objektleiter ist eine Anlage 4 auszufüllen.
Der AN ist verpflichtet, nur Service- und objektbetreuende Personen einzusetzen.
Der AN darf zur Vertragserfüllung eingesetzte Personen (Stammpersonal) nur mit Einwilligung des Auftraggebers auswechseln. Eine qualifizierte Ersatzperson ist durch den AN anzubieten. Die Ersatzperson gilt nur dann als qualifiziert, wenn sie mindestens über die vertraglich festge-legten Mindestanforderungen verfügt.
Ersatz von Stammpersonal ist dem AG mindestens 10 Werktage vor erstmaligem Dienstantritt unter Vorlage eines Personalbogens (Anlage 4) vorzustellen. Der AG behält sich die Ablösung des eingesetzten Personals vor, wenn hierfür ein gewichtiger Grund (z.B. Fehlverhalten Be-diensteten des MF und den Gästen gegenüber, Alkohol und Drogen am Arbeitsplatz, Diebstahl, Führen verfassungsfeindlicher Zeichen, etc.)
Versicherungsschutz für Personen -und Sachschäden mind. 2.000.000 €, Vermögensschäden mind. 250.000 €
Weitere Details siehe Vergabeunterlagen
Abschnitt IV: Verfahren
Verkürzung der Angebotsfrist auf Grund der Vesendung einer Vorinformation gem. § 38 Abs. 3 Nr. 2 VgV
Laufzeit max. 6 Jahre gem. § 65 Abs. 2 VgV
Editharing 40, 39108 Magdeburg, elektronisch
Öffnung der Angebote gem. § 55 VgV
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die geplante Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt:
- Beginn: 17.12.2022
- Ende: 31.12.2025
Die Verträge verlängern sich, sofern die AG einer Fortsetzung der Vertragsverhältnisse nicht mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der
jeweiligen Vertragsdauer schriftlich widerspricht, um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale Vertragsdauer beträgt sechs Jahre und endet max. am 31.12.2027.
ohne das es einer Kündigung bedarf.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Halle
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://lvwa.sachsen-anhalt.de/das-lvwa/