Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer Präsentationsveranstaltung anlässlich des Tages der Deutschen Einheit 2021 in Halle (Saale) Referenznummer der Bekanntmachung: STK-EU 01/2020
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Hegelstraße 42
Ort: Magdeburg
NUTS-Code: DEE03 Magdeburg, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 39104
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://stk.sachsen-anhalt.de/staatskanzlei-und-ministerium-fuer-kultur/
Abschnitt II: Gegenstand
Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer Präsentationsveranstaltung anlässlich des Tages der Deutschen Einheit 2021 in Halle (Saale)
Es wird ein Veranstaltungsmanager für die Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer Präsentationsveranstaltung anlässlich des Tages der Deutschen Einheit 2021 in Halle (Saale) gesucht.
Halle (Saale)
Vom 1. November 2020 bis 31. Oktober 2021 wird Sachsen-Anhalt turnusmäßig die Präsidentschaft des Bundesrates übernehmen. Damit verbunden ist u.a. die Ausrichtung der offiziellen Feier zum Tag der Deutschen Einheit im Jahr 2021. Die Landesregierung hat beschlossen, dass das Fest 2021 in Halle (Saale) stattfindet. Davor soll eine Präsentationsveranstaltung der Länder, Verfassungsorgane und Zipfelgemeinden die Deutsche Einheit erlebbar machen.
Mit der Organisation der Feierlichkeiten wurde eine Projektgruppe unter Federführung der Staatskanzlei und des Ministeriums für Kultur beauftragt, die dabei eng mit allen Ressorts der Landesregierung und der Stadt Halle (Saale) zusammenarbeitet.
Als programmatische Überschrift der Bundesratspräsidentschaft Sachsen-Anhalts wurde
Das Motto „Gemeinsam Zukunft formen“ bestimmt.
Die Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit 2021 umfassen ein protokollarisches Programm und eine Präsentationsveranstaltung. Außerdem ist eine mediale Produktion geplant. Für die Präsentationsveranstaltung ist Sonntag der 3. Oktober 2021 als Höhepunkt und eigentlicher Feiertag geplant. Der 3. Oktober 2021 steht am Ende eines Countdowns der 16 Tage vorher mit der Eröffnung der Präsentationsveranstaltung am 18. September 2021 beginnt (16 Länder = 16 Tage) und am 3. Oktober endet.
Im Gegensatz zum protokollarischen Programm mit seinem geschlossenen Einladungsverteiler ist die Präsentationsveranstaltung öffentlich zugänglich und für das Publikum kostenfrei.
Nach den Erfahrungen der vergangenen Jahrzehnte besuchen überwiegend Menschen aus dem Gastgeberbundesland und aus angrenzenden Regionen die Veranstaltung. In den letzten Jahren ist diese Veranstaltung zunehmend gewachsen. Die Besucherzahlen lagen bei mehreren Hunderttausend Menschen.
Das Bundesland Sachsen-Anhalt, vertreten durch die Staatskanzlei und das Ministerium für Kultur des Landes Sachsen-Anhalt (nachstehend Auftraggeber genannt), möchte als Veranstalter der Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit 2021 in Halle (Saale) eine Veranstaltungsagentur (nachfolgend Auftragnehmer genannt) in die Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung dieser Präsentationsveranstaltung einbinden und schreibt daher die im Folgenden erläuterten Leistungen aus.
Die Auswahl einer begrenzten Zahl von Bewerbern erfolgt anhand von objektiven Kriterien im Rahmen einer Eignungsprüfung nach vorgeschalteter
Ausschlussprüfung.
1. Vor der Eignungsprüfung wird die Prüfung der Ausschlussgründe durchgeführt:
Bitte erklären Sie das Nicht-Vorliegen der folgenden Ausschlussgründe (soweit ein Tatbestand nach I), II) oder III) erfüllt wurde, weisen Sie bitte durch Vorlage entsprechender Belege nach, dass kein Ausschluss von der Teilnahme am Vergabeverfahren geboten ist):
I) Verurteilung aufgrund einer Straftat, § 123 Absätze 1, 2 und 3 GWB:
a) Wurde eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, aufgrund eines Tatbestandes nach § 123 GWB rechtskräftig verurteilt? Gibt es
Diesbezüglich laufende Verfahren?
b) Wurde gegen das Unternehmen eine Geldbuße wegen einer der in § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) gelisteten Straftaten rechtskräftig festgesetzt oder im Ausland nach vergleichbaren Vorschriften verurteilt? Gibt es diesbezüglich laufende Verfahren?
II) Nichtzahlung von Steuern und Abgaben, § 123 Abs. 4 GWB:
Ist das Unternehmen seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung nicht nachgekommen? Gibt es zur
Nichtentrichtung eine bestandskräftige Verwaltungsentscheidung oder rechtskräftige Gerichtsentscheidung? Hat das Unternehmen sich zur Zahlung der ausstehenden Beträge verpflichtet oder ist es dieser Zahlung bereits nachgekommen?
III) Fakultative Ausschlussgründe, § 124 GWB:
Erfüllt das Unternehmen einen der Sachverhalte gem. § 124 Abs. 1 GWB?
Liegen keine Ausschlussgründe vor, wird eine Eignungsprüfung durchgeführt.
2. Die Eignungsprüfung wird anhand der unter III.1.2) und III.1.3) aufgeführten Fragen und nach der dort jeweils erreichten Bewertung vorgenommen. Es wird eine Rangliste anhand der Einzelbewertungen erstellt, wobei die Wertigkeit der einzelnen Kriterien für die Gesamtwertung jeweils hinter den einzelnen Punkten in Klammern dargestellt ist. Die Bewertung der Antworten erfolgt entweder qualitativ oder im Rahmen eines Bewerbervergleiches, wie z. B. bei der Abfrage von konkreten Zahlen. Beim Bewerbervergleich wird eine verhältnismäßige Einordnung zwischen dem besten und schlechtesten Zahlenwert erfolgen. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich durch die Summe der vergebenen Punkte je Frage. Anhand der Gesamtpunktzahl wird eine Rangliste gebildet, anhand derer die Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, ermittelt werden.
Die Bewerber reichen die geforderten Unterlagen/Informationen in Textform gem. § 53 Abs. 1 VgV i. V. m. § 126b BGB ein.
Bitte geben Sie ferner eine Erklärung ab, dass Sie im Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Angaben in Bezug auf Ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben und werden und die Fähigkeit besitzen, die nachgefragten Dienstleistungen effizient und nachhaltig anzubieten. Eine fehlende Erklärung führt ebenfalls zum Ausschluss.
Der Auftraggeber lässt zur Beantwortung der Fragen zur Eignungsprüfung lediglich 15 DIN-A4 Seiten zu. Darüber hinausgehende Ausführungen bleiben unberücksichtigt!
Die Unterlagen sind elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) beim Auftraggeber einzureichen. Andere Zusendungen z. B. per Email oder postalisch führen aufgrund der Regelungen zu Vergabeverfahren zum Verfahrensausschluss.
Das Land behält sich vor, jederzeit ganz oder teilweise von dem Verfahren Abstand zu nehmen. Interessenten bzw. Verfahrensteilnehmer haben in diesem Fall keinen Anspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen.
Die Fragen der Eignungsprüfung und die jeweilige Wertung entnehmen Sie bitte III.1.2) und III.1.3) dieses Dokumentes.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Auftraggeber wird für den Bieter, mit dem der Vertrag geschlossen werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (§ 105 Gewerbeordnung) beim Bundeszentralregister anfordern, um seine Zuverlässigkeit zu überprüfen. Wird eine entsprechende Bescheinigung vom Herkunftsland eines ausländischen Bieters nicht oder nicht in vollem Umfang ausgestellt, kann sie durch eine eidesstattliche oder förmliche Erklärung des ausländischen Bieters ersetzt werden.
Eintragungen in ein Berufs- oder Handelsregister sind entsprechend durch eine aktuelle Kopie der hinterlegten Angaben zu belegen.
1. Bitte fügen Sie zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit:
a) die Bilanzen sowie die Gewinn- und Verlustrechnungen für die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019 bei. (5),
b) Machen Sie darüber hinaus bitte Angaben zum Umsatz und zum Gewinn/Verlust für die genannten Jahre in dem Tätigkeitsbereich ihres Unternehmens, das den Auftrag ausführen würde. (5)
c) Bitte erläutern Sie ihre bisherige Gesamtgeschäftsentwicklung in 2020. Bitte untermauern Sie ihre Erläuterungen durch eine betriebswirtschaftliche Auswertung für das Kalenderjahr 2020 zum Stichtag 31.10.2020. Über wie viel freie Liquidität im Vergleich zu ihrer Bilanzsumme verfügen Sie zum Stichtag 31.10.2020? (10)
d) Gibt es andere Unternehmensbereiche, die den Umsatzeinbruch im Veranstaltungsmanagement auffangen? Welche unternehmerischen Maßnahmen haben Sie eingeleitet, um der Erosion ihrer Kapitalbasis entgegenzuwirken? Wie ist ihre eigene Geschäftsprognose für die kommenden 12 Monate unter der Annahme, dass die aktuellen Corona-Bedingungen fortgelten? (10)
e) Inwieweit haben sie während der Corona-Pandemie konjunkturelle Stützungsmaßnahmen in Anspruch genommen? Wofür wurden die Mittel verwendet? (5).
2. Stellen Sie ihr Unternehmen vor. Gehen Sie dabei bitte insbesondere auf folgende Punkte ein:
a) Wie gliedert sich der für die Umsetzung der nachgefragte/n Dienstleistung/en zuständige/n Unternehmensbereich/e in das Gesamtunternehmen ein?
b) Welche wirtschaftliche und strategische Bedeutung haben die nachgefragte/n Dienstleistung/en und der zuständige Unternehmensbereich aktuell und zukünftig für das Gesamtunternehmen?
c) Wie wollen Sie Ihr Unternehmen und den für die nachgefragte/n Dienstleistung/en zuständigen Unternehmensbereich insbesondere vor dem Hintergrund der Corona-Bedingungen zukünftig fortentwickeln? (3)
3. Zeigen Sie die wesentlichen Entwicklungen Ihres Geschäftes im Bereich Veranstaltungsmanagement in den vergangenen Jahren auf. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Punkte ein:
a) Stellen Sie bitte dar, wie sich die Anzahl der von ihnen ausgerichteten Veranstaltungen und deren Besucherzahl in den Jahren 2017, 2018 und 2019 entwickelt haben. (Kleine Tabelle in der die jeweilige Veranstaltung, der Ausrichtungszeitraum, und die Besucherzahl in den einzelnen Jahren genannt werden.) (5),
b) Wie oft haben Sie den Tag der Deutschen Einheit oder vergleichbare Veranstaltungen in der Vergangenheit ausgerichtet? (Bitte begründen Sie ggf. kurz, warum die Veranstaltungen vergleichbar sind.) Wann und wo war das? (4)
Aufgrund des weiteren Verlaufs der Corona-Pandemie wird sich vermutlich auch erst spät im Verlauf der Organisation der Veranstaltung festlegen lassen, wie die Veranstaltung im nächsten Jahr final umgesetzt werden kann. Hinzu können neue Anforderungen kommen, die insbesondere durch einen staatlichen Ausrichter erfüllt werden müssen. Dies erfordert ein Höchstmaß an Flexibilität sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch auf Seiten des Auftragnehmers!
1. Zeigen Sie bitte auf, wie sie den Auftraggeber mit Flexibilität bei der Erarbeitung der Konzepte, Planung, Organisation und Durchführung unterstützen können. Beschreiben Sie bitte anhand von Beispielen bzw. Erfahrungen welche Flexibilität sie bei folgenden Punkten in der Vergangenheit bereits zeigen konnten:
a) bei der Beauftragung von Subunternehmern? (5)
b) Festlegung der zeitlichen Abläufe? (5)
c) Auswirkungen auf die Kosten? (5)
d) Die Aufzählung ist nicht abschließend sondern offen und kann beliebig um Punkte ergänzt werden.(5)
Sollten sie nicht auf praktische Erfahrungen oder Beispiele zurückgreifen können, stellen sie bitte dar, wie ihre Vorgehensweise in diesen Punkten gewesen wäre.
2. Haben Sie im Jahr 2020 Veranstaltungen/Präsentationen unter Corona-Bedingungen ausgerichtet? Beschreiben Sie ggf. bitte kurz die ausgerichtete Veranstaltung? (5)
3. Aufgrund der gegebenen Corona-Bedingungen lässt sich vorab nur schwer etwas prognostizieren, solide planen oder festlegen. Stellen Sie bitte ihre Erfahrungen zur Planung von Veranstaltungen unter solchen schwierigen Bedingungen dar. Wie war ihre strukturierte Herangehensweise bei anderen/ähnlichen Projekten?
a) Haben Sie anhand unterschiedlicher Szenarien geplant? Von welchen Szenarien sind Sie ausgegangen? Warum? (4)
b) Wo haben Sie Schwerpunkte gesetzt? Warum?(4)
c) Welche Dienstleistungen mussten sie bei der Ausrichtung priorisieren? Welche Leistungen waren verzichtbar/skalierbar abrufbar?
Warum? (4)
d) Wie haben Sie ihren Zeitplan grob strukturiert? Warum? (4)
e) Welche Spannbreite bei den Kosten haben die genannten Szenarien mit sich gebracht? Warum? (4)
f) Die Aufzählung ist nicht abschließend sondern offen und kann beliebig um Punkte ergänzt werden. Bitte begründen Sie Ihre zusätzlichen Punkte. (4)
Sollten sie nicht auf praktische Erfahrungen oder Beispiele zurückgreifen können, stellen sie bitte dar, wie ihre Vorgehensweise in diesen Punkten gewesen wäre.
4. Zeigen Sie bitte anhand einer Übersichtstabelle (Spalten: Anzahl der Beschäftigen in Vollzeitkräfte; davon Anzahl der Führungskräfte; Zeilen: Funktionsbereiche/Abteilungen [Geschäftsführung, Finanzen, Vertrieb, ggf. einzelne Managementbereiche etc.]) die Aufteilung der personellen Ressourcen für die bei der Organisation der Veranstaltung relevanten Funktionsbereiche Ihres Hauses auf. (4)
— Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§ 10 Abs. 1 und 3 des Landesvergabegesetzes),
— Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (§ 13 Abs. 2 und 4 des Landesvergabegesetzes),
— Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (§ 12 des Landesvergabegesetzes),
— ergänzende Vertragsbedingungen (zu den §§ 12, 17 und 18 des Landesvergabegesetzes).
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Es steht den Bewerbern frei an dieser Stelle eigene Erfahrungen einzubringen und sachdienliche Hinweise im Hinblick auf die Veranstaltung im Vorfeld zu geben. Bitte erläutern Sie ggf. ihre Hinweise ausreichend.
Die Dienstleistung wird einmalig vergeben. Daraus ergeben sich nach Abschluss der Veranstaltung keine Folgeaufträge.
Das voraussichtliche Auftragsvolumen beträgt ca. 1,08 Mio. EUR zzgl. von allen Ausstellern zu zahlender pauschaler Eigenbeiträge für die Installation und Nutzung von Eventcubes und zzgl.- der Kosten für darüber hinausgehende durch die Aussteller beauftragte Sonderdienstleistungen.
Die Teilnahmeanträge gehen an eine von der Vergabestelle unabhängige Angebotsstelle. Dies ist die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de). Gleiches gilt für etwaige Änderungen, Berichtigungen und Rücknahmen von Teilnahmeanträgen. Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform mittels der dort bereitgestellten Softwarekomponente „AnA-Web“ zu übermitteln. Teilnahmeanträge, die auf anderem Wege als über die e-Vergabe-Plattform wie z. B. per Post, verkehrsüblicher E-Mail usw. zugestellt werden, werden ausgeschlossen. Die jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen der e-Vergabe-Plattform des Bundes (insbesondere die Nutzungsvoraussetzungen für Bieter) sind zu beachten.
Auch wenn die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform nicht erforderlich sein sollte, um Teilnahme- oder Vergabeunterlagen anfordern zu können, raten wir allen Interessenten zu der Registrierung. Denn nur registrierte Nutzer werden aktiv über Veränderungen im Verfahren informiert, halten sich dadurch auf dem Laufenden und vermeiden vergebliche Aufwendungen oder sogar im schlimmsten Fall den Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Achten Sie bei der Registrierung darauf, sich mit der Firma anzumelden, die später den Auftrag ausführen soll. Ihr wird später der Zuschlag und damit der Auftrag erteilt werden. Bitte melden sie sich nicht mit Tochterfirmen oder ähnlichen Einheiten an, die nur für den Vertrieb zuständig sind.
Teilnahmeanträge müssen bis zum Ablauf der Teilnahmefrist der vorgenannten Angebotsstelle vollständig übermittelt (hochgeladen) sein. Mit jedem Hochladen mittels des „AnA-Web“ wird ein neuer Teilnahmeantrag abgegeben. Nach dem Eingang des Teilnahmeantrages wird er mit einem elektronischen Zeitstempel versehen. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist dieser Zeitstempel maßgebend. Nicht rechtzeitig bei der Angebotsstelle eingegangene Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen.
Bitte reichen sie ihre Teilnahmeanträge frühzeitig genug ein. Erfahrungsgemäß kann es zu Komplikationen kommen. Hierzu sollte ein frühzeitige Installation angestrebt werden. Insbesondere hat die Installation der notwendigen App auf Firmensystemen in der Vergangenheit des Öfteren Probleme bereitet. Sollten die Ursachen für eine Verspätung nicht auf Seiten der e-Vergabe-Plattform des Bundes begründet sein, führt die verfristete Abgabe von Unterlagen zum Ausschluss. Durch frühzeitige Einreichung der Unterlagen kann dem vorgebeugt werden.
Teilnahmeanträge sind nicht mehr mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Verlangt ist die elektronische Übermittlung in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches. Danach muss es sich um eine lesbare Erklärung handeln, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann. Durch das Hochladen des Teilnahmeantrages über den „AnA-Web“ werden diese Anforderungen erfüllt.
Für die Bearbeitung und Erstellung der Teilnahmeanträge werden keine Entschädigungen gewährt.
Änderungen, Ergänzungen oder Berichtigungen des Teilnahmeantrags sind bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nur durch Abgabe eines neuen, zeitlich später eingehenden Teilnahmeantrages zulässig. Maßgebend für die zeitliche Reihenfolge des Eingangs ist der elektronische Zeitstempel. Mit dem neuen Teilnahmeantrag gilt der vorhergehende Teilnahmeantrag zu derselben Vergabe- und Losnummer als zurückgenommen. Auch für den neuen Teilnahmeantrag gelten alle Bestimmungen dieser Vergabeunterlagen zur Abgabe von Teilnahmeanträgen.
Interessenten bzw. Verfahrensteilnehmer haben in diesem Fall keinen Anspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen.
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Str. 2
Ort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1- 3 GWB wird hingewiesen. Insbesondere ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).