1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Zentrale Beschaffungsstelle bei dem Landgericht Magdeburg
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung eines Software-Updates für das elektronische Zeiterfassungssystem in den Gerichten und Justizbehörden des Landes Sachsen–Anhalt
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist ein Vertrag über die Bereitstellung und Pflege des Zeiterfassungssystems "ZEUS® eXperience" nebst Lieferung erforderlicher Hardware für die Gerichte und Justizbehörden des Landes Sachsen Anhalt. Das Aufgabengebiet des Auftragnehmers umfasst neben der Bereitstellung und Installation der in der Leistungsbeschreibung näher beschriebenen Soft- und Hardware auch die Migration der Bestandsdaten, die Softwarepflege (z. B. Updates), den teilweisen Serverumzug, den technischen Support und die Fehlerbehebung sowie die Einweisung und Ausbildung des Personals. Die Gerichte und Justizbehörden des Landes Sachsen–Anhalt nutzen zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten ihrer ca. 3.000 Bediensteten überwiegend die Soft- und Hardware der ISGUS–Zeitwirtschaft ZEUS®. Die Zeitdatenerfassung erfolgt dabei sowohl über ISGUS Terminals als auch über eine Webanwendung. Um die bisher getroffenen Investitionen nutzbar zu machen, soll die bestehende Zeiterfassungsinfrastruktur beibehalten werden. Aus diesem Grund beschränkt sich diese Beschaffung auf ein Update der Software auf die Version "ZEUS® eXperience". Im Rahmen der Umstellung ist bei einigen Dienststellen der Austausch der vorhandenen Hardware erforderlich.
Kennung des Verfahrens: 457cc8eb-70c4-46fa-a17a-d1ca1b64d176
Interne Kennung: 547 E -ZBS- B 26/2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 31711300 Elektronische Zeiterfassungssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 35125200 Zeiterfassungssystem oder Einrichtung zur Arbeitszeiterfassung, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Magdeburg, Kreisfreie Stadt (DEE03)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Erfüllungsorte sind die in der Anlage 2 der Vergabeunterlagen genannten Gerichte und Justizbehörden des Landes Sachsen-Anhalt
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: (1) Auftraggeber im Rechtssinne ist das Land Sachsen-Anhalt. (2) Die dem Angebot beizufügenden Unterlagen sind in der "01_Anhang Checkliste" abschließend aufgeführt. (3) Fragen zu den Vergabeunterlagen sindim Rahmen des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb auch mündlich möglich. (4) Der Bieter hat aufgrund des Gesetzes des Landes Sachsen-Anhalt zur Sicherung von Tariftreue, Sozialstandards und Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Sachsen-Anhalt – TVergG LSA) vom 07.12.2022 verschiedene Verpflichtungserklärungen abzugeben. Entsprechende Formblätter sind den Vergabeunterlagen beigefügt. Diese betreffen im Einzelnen: - die Einhaltung der vorgegebenen Ausführungsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§ 11 TVergG LSA), - den Nachunternehmereinsatz (§ 14 TVergG LSA) und - die ergänzenden Vertragsbedingungen zu den §§ 13, 14, 17 und 18 TVergG LSA. (5) Mit der am 8. April 2022 im EU-Amtsblatt veröffentlichten Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, wurden seit Ausbruch des russischen Angriffskriegs gegen die Ukraine erstmals auch Sanktionen erlassen, die die Vergabe und die Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen ab Erreichen der EU-Schwellenwerte nach § 106 GWB unmittelbar (ohne weitere nationale Umsetzungsrechtsakte) betreffen. Zur diesbezüglichen Prüfung hat der Bieter die den Vergabeunterlagen beigefügte Eigenerklärung "Eigenerklärung Russland" (Anlage 12) auszufüllen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beschaffung eines Software-Updates für das elektronische Zeiterfassungssystem in den Gerichten und Justizbehörden des Landes Sachsen–Anhalt
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist ein Vertrag über die Bereitstellung und Pflege des Zeiterfassungssystems "ZEUS® eXperience" nebst Lieferung erforderlicher Hardware für die Gerichte und Justizbehörden des Landes Sachsen Anhalt. Das Aufgabengebiet des Auftragnehmers umfasst neben der Bereitstellung und Installation der in der Leistungsbeschreibung näher beschriebenen Soft- und Hardware auch die Migration der Bestandsdaten, die Softwarepflege (z. B. Updates), den teilweisen Serverumzug, den technischen Support und die Fehlerbehebung sowie die Einweisung und Ausbildung des Personals. Die Gerichte und Justizbehörden des Landes Sachsen–Anhalt nutzen zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten ihrer ca. 3.000 Bediensteten überwiegend die Soft- und Hardware der ISGUS–Zeitwirtschaft ZEUS®. Die Zeitdatenerfassung erfolgt dabei sowohl über ISGUS Terminals als auch über eine Webanwendung. Um die bisher getroffenen Investitionen nutzbar zu machen, soll die bestehende Zeiterfassungsinfrastruktur beibehalten werden. Aus diesem Grund beschränkt sich diese Beschaffung auf ein Update der Software auf die Version "ZEUS® eXperience". Im Rahmen der Umstellung ist bei einigen Dienststellen der Austausch der vorhandenen Hardware erforderlich.
Interne Kennung: 547 E -ZBS- B 26/2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 31711300 Elektronische Zeiterfassungssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 35125200 Zeiterfassungssystem oder Einrichtung zur Arbeitszeiterfassung, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit des Vertrages beträgt vier Jahre. Im Anschluss bestehen zwei einseitige Verlängerungsoptionen des Auftraggebers für die Laufzeit je eines Jahres. Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit (Ziff. 5 der Leistungsbeschreibung) bei entsprechendem Bedarf a) die Lieferung von bis zu 200 weiteren Lizenzen zu den Konditionen des Preisblattes (Anlage 3), b) z. B. bei Personalwechsel oder bei technischen bzw. inhaltlichen Änderungen der Anwendung weitere Schulungsveranstaltungen zu den Konditionen des Preisblattes (Anlage 3), c) z. B. bei der Hinzunahme weiterer Dienststellen oder Gebäude oder bei sonstigen organisatorischen Änderungen die Lieferung zusätzlicher Terminals nach gesondert zu vereinbarenden Konditionen zu verlangen. Für notwendige individuelle Anpassungen, die nicht Bestandteil des Ursprungsauftrags waren, kann ein Kontingent vereinbart werden. Anpassungen müssen immer gesondert definiert, geschätzt und beauftragt werden.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Magdeburg, Kreisfreie Stadt (DEE03)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Erfüllungsorte sind die in Anlage 2 der Vergabeunterlagen genannten Gerichte und Justizbehörden des Landes Sachsen-Anhalt
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Niedrigster Angebotspreis
Beschreibung: Angebotspreis zu 100%
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB wird hingewiesen. Insbesondere ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsverfahren unzulässig ist, wenn 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Darüber hinaus wird auf die Frist des § 135 Abs. 2 GWB für Nachprüfungsanträge zur Feststellung der Unwirksamkeit eines unter Verstoß der Stillhaltefrist des § 134 Abs. 2 GWB erteilten Zuschlags hingewiesen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Zentrale Beschaffungsstelle bei dem Landgericht Magdeburg
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Zentrale Beschaffungsstelle bei dem Landgericht Magdeburg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Dienstleistungsaufträge, die aufgrund eines ausschließlichen Rechts vergeben werden
Sonstige Begründung: Der öffentliche Auftraggeber nutzt zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten der Beschäftigten sowie zur Zutrittskontrolle überwiegend die elektronische Zeiterfassungslösung ZEUS 3 des Herstellers ISGUS GmbH, einschließlich proprietärer Zeiterfassungsterminals. Diese Hard- und Softwarelösung ist spezifisch aufeinander abgestimmt und in bestehende Betriebsprozesse und IT-Strukturen eingebunden. Zur Erfüllung aktueller Anforderungen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Systemstabilität, sowie um die bestehende Infrastruktur weiter zu nutzen und bereits getätigte Investitionen in erheblichem Umfang nicht entwerten zu müssen, soll ein Update auf die aktuelle Softwareversion "ZEUS X" erfolgen. Ein Wechsel auf ein anderes Zeiterfassungssystem würde den kompletten Austausch der Hard- und Software, umfangreiche Systemanpassungen, Datenschnittstellenentwicklungen sowie neue Datenschutzprüfungen und Schulungsmaßnahmen erforderlich machen. Diese Maßnahmen wären mit einem unverhältnismäßigen wirtschaftlichen und technischen Mehraufwand und Risiken für den laufenden Betrieb verbunden. Die Fortführung mit dem bisherigen System stellt die einzige technisch gangbare und wirtschaftlich vertretbare Lösung dar. Eine Interoperabilität mit Drittanbietersoftware ist nicht gegeben. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV kann ein öffentlicher Auftraggeber den Auftrag im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn aus technischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten nur ein bestimmter Unternehmer als Auftragnehmer in Betracht kommt. So liegt der Fall hier. Es ist bereits aus technischen Gründen i. S. d. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV kein Wettbewerb vorhanden, weil nur ein Anbieter in der Lage ist, die nachgefragten Leistungen zu erbringen. Die Software "ZEUS X" ist ein proprietäres Produkt des Herstellers ISGUS GmbH, der exklusiv die Weiterentwicklung und Pflege der Software vornimmt. Eine Kompatibilität mit Systemen anderer Anbieter ist nicht gegeben. Die ISGUS GmbH bestätigte, dass "in Verbindung mit dem Fachverfahren der ISGUS-Zeitwirtschaft ZEUS®, ausschließlich ISGUS Geräte für die Zeitdatenerfassung und/oder Zutrittskontrolle eingesetzt werden können. ISGUS Terminals sind nur kompatibel mit der Applikation ZEUS® und genauso umgekehrt.“ Weiter führt ISGUS aus, dass zwischen den Hardwarekomponenten (z. B. Zeiterfassungsterminals, Zutrittszentralen) und der ZEUS®-Software protokolltechnische Abhängigkeiten sowie eine einheitliche Datenstruktur bestehen müssten. Nur dadurch sei die erforderliche regelmäßige Datenreplikation zwischen Terminals und Anwendung gewährleistet. Die angeschlossenen Geräte würden funktional durch die Software gesteuert. Das Gesamtsystem sei daher als funktionale Sachgesamtheit zu betrachten. Daraus ergibt sich, dass ein technischer Austausch oder die Kombination der ISGUS Terminals mit Software anderer Anbieter nicht möglich ist. Ebenso wenig können alternative Hardwarelösungen mit ZEUS® X betrieben werden. Diese Umstände begründen bereits eine technische Notwendigkeit i. S. d. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV, den Auftrag ausschließlich an den bestehenden Systemanbieter zu vergeben, weil nur dieser in der Lage ist, die bestehende Hardware mit der neuen Softwareversion ZEUS® X kompatibel weiter zu betreiben und gleichzeitig Systemintegrität, Sicherheit und Wartbarkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus kommt die Vergabe nur an einen Anbieter wegen des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV in Betracht. Die Softwarelösung "ZEUS® X" wird ausschließlich über ein autorisiertes Vertriebsnetz der ISGUS GmbH vertrieben. Der Vertrieb erfolgt über eigene Niederlassungen und Schwesterfirmen der ISGUS GmbH, die jeweils über exklusive Vertriebsgebiete verfügen. Diese Regelung stellt ein ausschließliches Recht (positives Nutzungsrecht) im Sinne des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV dar. Im vorliegenden Fall ist die ISGUS-Niederlassung Erfurt für das geografische Gebiet Thüringen, Sachsen und Sachsen-Anhalt zuständig und somit allein berechtigt, Angebote für den Auftraggeber in dieser Region zu unterbreiten. Der Vertrieb erfolgt ausschließlich durch die Niederlassungen der ISGUS GmbH, die vertraglich und geografisch an ihre spezifischen Gebietsgrenzen gebunden sind. Dies schließt andere Anbieter und Niederlassungen von ISGUS aus, in diesem Gebiet tätig zu werden. Die exklusive Vertriebsregelung der ISGUS GmbH stellt eine ausschließliche Vertriebsberechtigung dar, die den Wettbewerb auf diesem Markt effektiv einschränkt und keine Alternativen für den Auftraggeber lässt. Daher ist die Vergabe des Auftrags an die ISGUS GmbH als allein zuständigen Anbieter auch wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten gerechtfertigt. Gemäß § 14 Abs. 6 VgV ist weiter erforderlich, dass es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter ist. In diesem Fall liegen jedoch keine solchen künstlichen Einschränkungen vor. Vielmehr wird der Wettbewerb durch die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Notwendigkeit, bestehende Investitionen und Systemkomponenten weiter zu nutzen, legitim und sachgerecht eingeschränkt. Es gibt auch keine vernünftige oder praktikable Alternative, die den technischen Anforderungen des Systems gerecht werden könnte. Ein Systemwechsel würde nicht nur unverhältnismäßige Kosten verursachen, sondern auch mit Risiken und Ausfallzeiten verbunden sein. Da die ISGUS GmbH die einzige Anbieterin ist, die die notwendigen Komponenten mit der erforderlichen Kompatibilität bereitstellen kann, kann kein angemessener Wettbewerb stattfinden.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Zentrale Beschaffungsstelle bei dem Landgericht Magdeburg
Registrierungsnummer: 15-1304-49
Postanschrift: Halberstädter Str. 39, 39112 Magdeburg
Stadt: Magdeburg
Postleitzahl: 39112
Land, Gliederung (NUTS): Magdeburg, Kreisfreie Stadt (DEE03)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffungsstelle bei dem Landgericht Magdeburg
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Registrierungsnummer: t:03455141536
Stadt: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: ISGUS GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: UStID: DE211242988
Stadt: Erfurt
Postleitzahl: 99092
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 491cf3e7-3824-4451-b7fb-13aa0f52e5e4 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/06/2025 00:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 399148-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 117/2025
Datum der Veröffentlichung: 20/06/2025