Zusätzliche Informationen: Hinweise zum Ablauf des Verfahrens 1. Stufe des Verfahrens Mit dem Teilnahmeantrag
sind die in der Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb genannten Eignungsnachweise sowie
Erklärungen vorzulegen. Es erfolgt zunächst die Prüfung der Eignung der Bewerber auf
Grundlage der geforderten Nachweise und Erklärungen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen
durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Im Hinblick auf
die geforderte Erklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen
Geschäftsjahren wird die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit angenommen, wenn zumindest
im Durchschnitt der diesbezügliche Umsatz des Unternehmens zumindest das zweifache
des Auftragswertes der angebotenen Leistung beträgt. Unternehmen, die noch keine 3
abgeschlossenen Geschäftsjahre bestehen und daher keine Umsatzangaben für 3 abgeschlossene
Geschäftsjahre abgeben können, müssen die Umsatzangaben der bisherigen Geschäftstätigkeit
angeben. Dies wird dann als ausreichend erachtet, wenn die vorgenannte Umsatzhöhe
zumindest in einem Jahr erreicht wurde. Für die Referenzen / Referenzaufträge der
letzten 5 Jahre wird klargestellt, dass auch Referenzen bewertet werden, bei denen
mit den Leistungen vor dem Jahr 2018 begonnen wurde, aber erst in 2018 abgeschlossen
wurden und auch Referenzen bewertet werden, die bis zum Abgabetermin des Teilnahmeantrages
noch nicht abgeschlossen sind, soweit zumindest Leistungen bis einschließlich Leistungsphase
3 erbracht sind. 2. Stufe des Verfahrens Alle als geeignet bewerteten Bewerber werden
mit gesonderter Angebotsaufforderung zur Abgabe eines 1. Angebots aufgefordert. Mit
dem 1. Angebot sind auch die Nachweise zur Qualifikation der zum Einsatz vorgesehenen
Personen und deren Erfahrungen mit Lüftungstechnik sowie das Konzept zur Projektbearbeitung
(in schriftlicher Form) einzureichen. Die rechtzeitig und unter Beachtung der Formvorschriften
eingegangenen verbindlichen 1. Angebote werden sodann auf Angemessenheit hin überprüft.
Erscheint der Endpreis eines Angebots ungewöhnlich niedrig, wird die Vergabestelle
die betreffenden Bieter auffordern, die Angemessenheit der Preise zu belegen, Den
Bietern wird hierzu eine Frist von 6 Tagen für die schriftlich abzugebende Stellungnahme
eingeräumt. Äußert sich der betroffene Bieter nicht oder nicht rechtzeitig oder ergibt
die Prüfung trotz der Stellungnahme des betroffenen Bieters, dass die Angebote im
Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind, so wird das Angebot ausgeschlossen.
Die Vergabestelle wird die 3 Bieter, die die nach Maßgabe der in Ziffer 12 beschriebenen
Zuschlagskriterien wirtschaftlich günstigsten 1. Angebote (Rang 1 bis 3) abgegeben
haben, zu Verhandlungen einladen. Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, den Zuschlag
– auch ohne zuvor verhandelt zu haben – auf das 1. Angebot des Bieters mit dem - nach
Maßgabe der in Ziffer 12 beschriebenen Zuschlagskriterien – wirtschaftlich günstigsten
Angebot zu erteilen (§ 17 Abs. 11 VgV). Die Einladung erfolgt voraussichtlich bis
08.02.2024 für die Verhandlungsgespräche, die am 21.02.2024 stattfinden werden. Die
Bieter werden gebeten, sich diesen Termin freizuhalten. 3. Stufe des Verfahrens Die
Bieter, die zur 3. Stufe des Verfahrens eingeladen werden, werden aufgefordert, im
Verhandlungsgespräch am 21.02.2024 (die konkrete Uhrzeit für die jeweiligen Bieter
wird in der Einladung mitgeteilt) im Rahmen einer Präsentation das Konzept zur Projektbearbeitung
mit Einsatzplanung das mit dem 1. Angebot in schriftlicher Form abzugeben war mündlich
vorzustellen, wobei das Konzept folgende Angaben enthalten muss: 1. Konkrete Angaben,
wie viele und welche qualifizierten Mitarbeiter der Bieter im Auftragsfalle für die
jeweiligen einzelnen Teilleistungen/Leistungsbilder einsetzen würde und welche Qualifikationen
der jeweiligen Mitarbeiter aus Sicht des Bieters erforderlich sind, um die Qualität
der jeweiligen Teilleistungen und der Gesamtleistung zu gewährleisten. 2. Konkrete
Angaben zur Koordination und Zusammenführung der einzelnen Planungsleistungen zur
Gewährleistung einer zügigen und vollständigen Leistungserbringung unter Berücksichtigung
des Schutzes des verbleibenden Bestandes mit Darstellung eines Rahmenterminplans.
(Hinweis: Die Bewertung des Konzeptes zur Projektbearbeitung mit Einsatzplanung erfolgt
anhand der schriftlichen Darstellung.) Die Präsentation des Bieters soll insgesamt
30 Minuten nicht übersteigen. Im Anschluss an die Präsentation stehen ca. 30 Minuten
für ein Gespräch im Hinblick auf Fragen zur Präsentation, zum Projekt selbst und zum
Honorarangebot zur Verfügung. Nach Abschluss des Verhandlungsgespräches erhalten alle
Bieter Gelegenheit binnen einer weiteren Angebotsfrist von voraussichtlich 1 Woche,
ein finales Honorarangebot bei der Vergabestelle abzugeben. Zu diesem Zweck wird die
Vergabestelle neue Honorarangebotsblätter und ein neues Angebotsschreiben für das
finale Angebot an alle Bieter per E-Mail übermitteln. Für das finale Angebot sind
zwingend dieses weitere finale Angebotsschreiben und die finalen Honorarangebotsblätter
zu verwenden. Für das finale Angebot gelten die gleichen Formvorschriften und Angebotsbedingungen
wie für das 1. Angebot. Die Bewertung des finalen Honorarangebotes, die Angaben zur
Qualifikation und Erfahrung und des Konzeptes zur Projektbearbeitung erfolgt auf Grundlage
der in Ziff. 12 dargestellten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung. Die finalen
Honorarangebote werden zunächst dahingehend geprüft, ob sie rechtzeitig eingegangen
sind und die Formvorschriften beachtet wurden. Ist dies nicht der Fall, wird das betroffene
finale Honorarangebot ausgeschlossen und stattdessen das 1. Honorarangebot bewertet.