Öffentliche Ausschreibung Halle(Saale) 2023 Deutschland - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale) 2023-11-03

Deutschland - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Halle (Saale (AöR) - Kaufmännische Direktion

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)

Beschreibung: Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die Bewirtschaftung der Digitalen Personalakte, die Prozessabbildung und die Rechtssicherheit gewährleistet. Hierbei ist zu beachten, dass diese Software eine Integration zum aktuellen Personalwirtschaftssystem SAP ERP ECC 6.08 HCM garantiert. Des Weiteren soll neben der digitalen Personalakte ein Programm zur Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator) eingeführt werden. Ein Zeugnisgenerator soll ebenso eingeführt werden, welcher als Grundlage die Daten aus dem SAP verwendet. Das Universitätsklinikum Halle (Saale) beabsichtigt im Rahmen der Ausschreibung den Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags.

Kennung des Verfahrens: 0f8d175e-e44a-4e27-84aa-6498efb29e0a

Vorherige Bekanntmachung: 00264856-2023

Interne Kennung: HAL_UK_2023_09

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)

Land: Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 285,000 EUR

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahme (2023_09_Teilnahme_Eignungsmatrix) des Auftraggebers verwendet werden. Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist. Während des Verfahrens auslaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren. Die Vergabestelle behält sich bezüglich der Referenzen weiterhin vor, bei den benannten Kunden Informationen einzuholen, die eine weitergehende Prüfung der Leistungsfähigkeit erlauben.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Los: LOT-0001

Titel: Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)

Beschreibung: Das Projekt umfasst die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte für das Universitätsklinikum mit ca. 4.500 Mitarbeiter:innen, auf einem in der EU gehosteten Server (Cloud-Infrakstruktur). Da zukünftig ein zweiter Mandant (Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg) mit ca. 1.000 Mitarbeiter:innen hinzukommen kann, ist eine zukünftige Separierung erforderlich. Die Implementierung der Schnittstelle für den automatisierten Stammdatenaustausch, von SAP HCM und der digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung ist vollständig durch den Auftragnehmer durchzuführen. Das heißt, er muss sowohl das exportierende System SAP HCM einrichten und parametrisieren, als auch das importierende System, die Lösung des Auftragnehmers, einrichten. Neben der Implementierung des SAP HCM muss ein revisionssicheres Archivsystem Inhalt der Lösung sein, welches alle bestehenden und zukünftigen Personalakten und deren Dokumente archiviert und der Lösung zur Verfügung stellt. Es ist ein ausführliches Berechtigungsmanagement gemeinsam mit dem UKH zu erarbeiten.

Interne Kennung: HAL_UK_2023_09

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: optionale Erweiterung des Auftrages um die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakt, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für die Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle- Wittenberg (ca. 1.100 Mitarbeiter:innen).

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: Universitätsklinikum Halle (Saale) Ernst-Grube-Straße 40 06120 Halle (Saale)

Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen:

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 MONTH

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 0

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Beschreibung der Verlängerungen: Mindestlaufzeit 4 Jahre mit automatischer Verlängerung jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer im EVB-IT Cloud-Vertrag festgelegten Frist zum Vertragsende bzw. zum Ende des Verlängerungszeitraums gekündigt wird

5.1.5 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 285,000 EUR

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Zusätzliche Informationen: Die Bewertung des Teilnahmeantrages erfolgt gem. Bewertungsmatrix (Tabellenblatt B-kriterien TNW in der Datei 2023_09_08_Teilnahme_Eignungsmatrix.xlsx). Es werden die 8 Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Es ist vorgesehen, dass nach Bewertung der eingegangenen Erstangebote gem. Bewertungsmatrix der Angebotsphase nur die 3 Bieter mit der höchsten Punktzahl zu Verhandlungsgesprächen eingeladen werden.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents.

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion:

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabkammer beim Landesverwaltungsamt Halle (Saale)

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Halle (Saale (AöR) - Kaufmännische Direktion

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

8. Organisationen

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Halle (Saale (AöR) - Kaufmännische Direktion

Registrierungsnummer: 00002647

Postanschrift: Ernst-Grube-Straße 30

Stadt: Halle (Saale)

Postleitzahl: 06120

Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Geschäftsbereich I - Vergabestelle, Frau Kathleen Messerschmidt, Frau Steffi Haase

E-Mail: vergabe@uk-halle.de

Telefon: +49 345-5571841

Fax: +49 345-5571016

Internetadresse: http://www.medizin.uni-halle.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabkammer beim Landesverwaltungsamt Halle (Saale)

Registrierungsnummer: 00002647

Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2

Stadt: Halle (Saale)

Postleitzahl: 06112

Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de

Telefon: +49 345-514529

Fax: +49 345-5141115

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7e2bd37b-98d0-46a0-b619-083bc02d23f6 - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2023-11-01+01:00 09:08:08+01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00672039-2023

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 212/2023

Datum der Veröffentlichung: 2023-11-03Z

Datenschutzerklärung

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