Einführung der Entgeltabrechnung in das bestehende SAP HCM-System für das Universitätsklinikum Halle (Saale) Referenznummer der Bekanntmachung: HAL_UK_2023_01
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Ernst-Grube-Straße 30
Ort: Halle (Saale)
NUTS-Code: DEE02 Halle (Saale), Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 06120
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Geschäftsbereich I - Vergabestelle, Frau Kathleen Messerschmidt / Frau Steffi Haase
E-Mail:
Telefon: +49 345-5571228
Fax: +49 345-5571016
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.medizin.uni-halle.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einführung der Entgeltabrechnung in das bestehende SAP HCM-System für das Universitätsklinikum Halle (Saale)
Das Universitätsklinikum Halle (Saale) (UKH) plant die Einführung der vollumfänglichen Entgeltabrechnung in das bestehende SAP HCM System. Dafür sucht das UKH einen fachlich qualifizierten Dienstleistungspartner, der das Implementierungsprojekt plant, operativ steuert und umsetzt, um die Entgeltabrechnung durch das UKH zum 01.01.2025 (= Go Live Termin) sicherzustellen. Die Umsetzung der Entgeltabrechnung soll über den Go Live-Termin hinaus (längstens bis 31.12.2025) durch den Implementierungspartner fachlich begleitet werden.
Die Entgeltabrechnung umfasst die Zahlbarmachung von stetigen sowie unstetigen Entgeltbestandteile und darüber hinaus betrifft dies die Abrechnung von tariflichen Beschäftigten und außertariflicher Beschäftigter.
Die Rolle des Dienstleisters umfasst sowohl Planungs-, Beratungs-, Umsetzungs-, Unterstützungs- als auch Schulungsleistungen sowie Leistungen zur Konfiguration des Systems und dessen Schnittstellen und eventuell notwendige Entwicklungsleistungen zur Anpassung von Programmteilen an.
Kiefernweg 34, 06120 Halle (Saale)
Die Implementierung der Entgeltabrechnung in SAP HCM für die Beschäftigten des Universitätsklinikums Halle (Saale), alle damit verbundenen Aufgaben, die Unterstützung beim Echtbetrieb (Go-Live) und der Support/Service bis 31.12.2025 ist Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung. Die Abrechnung der 1.100 Beschäftigten der Medizinischen Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg soll aktuell nicht beauftragt werden, ist jedoch optionaler Bestandteil des vorliegenden Auftragsgegenstandes.
technische und berufliche Leistungsfähigkeit (max. Punktzahl 120 Punkte, gewichtet 100%)
- Abrechnung der 1.100 Beschäftigten der Medizinischen Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg soll aktuell nicht beauftragt werden, ist jedoch optionaler Bestandteil des vorliegenden Auftragsgegenstandes
- Leistungen zur Berücksichtigung der Einführung der Hana-Technologie (H4S4) bei der Konzeptionierung des Projektplanes; Umsetzung für das Jahr 2025 (optionales Folgeprojekt)
- Leistungen zur Anpassungen des aktuellen SAP HCM OM
- Leistungen zur Abbildung Entgeltordnung inkl. Eingruppierungsschemen im SAP
- Leistungen zur Erweiterung Rollen- und Berechtigungen
- 10 zusätzliche Userlizenzen (SAP-Professional-User) inkl. Datenbanklizenzierung (Oracle)
- Leistungen zur Implementierung Payroll in SAP S/4HANA Private Cloud Edition (PCE) for HCM
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Struktur / Vertretungsbefugnisse laut Handelsregisterauszug oder Auszug aus vergleichbaren Register bzw. einer Genehmigungsbehörde; Erfüllt, wenn der Bewerber die Eintragungs-/ Registernachweise für die natürliche / juristische Person - Nachweise entsprechend der zutreffenden Gesellschaftsform (Kammereintrag für Freiberufler, Handelsregister, Gewerbe- oder Bundeszentralregister) mit Angaben zum Geschäftszweck und Auflistung der Gesellschafter und Vertretungsbefugnissen eingereicht hat. (nicht älter als 6 Monate) (in einfacher Kopie)
- Gesamt-Netto-Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022) im Tätigkeitsbereich des Auftrages (Implementierung/Erweiterung SAP Payroll); Erfüllt, wenn der Bewerber eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages (Implementierung/Erweiterung SAP Payroll) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) für Aufträge in der EU in Textform vorgelegt hat.
Der Gesamtumsatz muss insgesamt für die Geschäftsjahre (2020-2022) mindestens 1.500.000,00 EUR betragen.
1.) drei (3) Referenzen inkl. Referenzbestätigungen oder Eigenerklärungen; Erfüllt, wenn der Bewerber im Tabellenblatt "Referenzen" in der Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb 3 Referenzen mit den geforderten Mindestangaben angegeben hat. Des Weiteren hat der Bewerber für jede Referenz eine Referenzbestätigung oder Eigenerklärung über die Referenz vorzulegen. (Referenzbestätigung in einfacher Kopie bzw. Eigenerklärung in Textform)
2.) Anzahl IT-Fachkräfte; Erfüllt, wenn der Bewerber eine Eigenerklärung in Textform vorgelegt hat, aus welcher hervorgeht, dass die eingesetzte Projektleitung und deren Stellvertretung sowie die am Projekt mitwirkenden Personen aus mindestens 5 IT-Fachkräften für SAP-Beratung zum Stichtag 01.01.2023 besteht. (Textform)
3.) methodische Kenntnisse im Projektmanagement; Erfüllt, wenn der Bewerber Nachweise über den Ausbildungsstand der eingesetzten Projektleitung vorgelegt hat (in einfacher Kopie) sowie dazu eine Eigenerklärung (in Textform) vorgelegt hat, dass methodische Kenntnisse im Projektmanagement (IPMA/GPM, PMI, PRINCE 2 oder agil) vorhanden sind.
4.) Anzahl Fachkräfte mit vergleichbarer Projekterfahrung; Erfüllt, wenn der Bewerber eine Eigenerklärung über die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Fachkräfte (Projektleitung, Projektabwicklung oder vergleichbar) mit Projekterfahrung zur Implementierung / Erweiterung SAP Payroll zum Stichtag 01.01.2023 in Textform vorgelegt hat.
5.) Einhaltung Sicherheitsstandandards; Erfüllt, wenn der Bewerber für die Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes sicherstellt, dass sie mit den Grundsätzen "Privacy by Design" und "Privacy by Default" gem. EU-DSGVO zu vereinbaren sind, die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität bei Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sichergestellt wird und eine Beachtung der Datensparsamkeit, sowie der unerlaubten Verknüpfung personenbezogener Daten erfolgt. Der Bewerber hat die vorgenannten Vorgaben in einer Eigenerklärung bestätigt und vorgelegt (Textform).
6.) Einhaltung Sicherheitsstandandards; erfüllt, wenn der Bewerber für die Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes sicherstellt, dass Maßnahmen zur Gewährleistung der Informationssicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik durchgehend berücksichtigt werden. Der Bewerber hat die vorgenannten Vorgaben in einer Eigenerklärung bestätigt und vorgelegt (Textform).
zu 1.) Mindestangaben / Mindestanforderungen:
a) Name der Referenz,
b) Kontaktdaten Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefonnummer u. E-Mail Adresse)
c) Projektinhalt: Einführung Entgeltabrechnung im System SAP HCM
d) Anzahl der Mitarbeiter des Referenzauftraggebers von mind. 500
e) Tarifgebundenes Referenzunternehmen
f) Referenz nicht älter als 5 Jahre zum Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Ausschreibung
zu 2.) Mindestanzahl von 5 (fünf) IT-Fachkräfte; die IT-Fachkräfte müssen deutschsprachig sein bzw. Deutschkenntnisse in Wort und Schrift gemäß Level C1 nach dem Europäischen Referenzrahmen erfüllen.
zu 3.) Qualifizierung in IPMA/GPM, PMI, PRINCE 2 oder agilen Projektmanagement.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Weitere, vom Bewerber vorzulegende Unterlagen:
1. ausgefüllter Teilnahmeantrag (Formular) (Textform)
2. ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung (Formular) (Textform); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen. (Textform)
3. ausgefüllte Bewerbererklärung (Formular) (Textform) oder ersatzweise Nachweis der Präqualifizierung (Eintragung in AVPQ); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist das Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen (Textform). (oder Nachweis über Präqualifizierung)
4. sofern eine Bewerbergemeinschaft gebildet wurde: ausgefüllte Erklärung zur Bieter-/Bewerbergemeinschaft (Formular) (Textform); Hinweis: Die Erklärung ist von jedem Mitglied der Bewerber-/ Bietergemeinschaft auszufüllen. Zusätzlich müssen von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft die ausgefüllten Anlagen von Nr. 2 und 3 ausgefüllt vorliegen.(Textform)
5. sofern eine Bewerbergemeinschaft mit Nachunternehmern vorliegt: auftragsbezogene Darstellung von Struktur, Funktionen, Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb der Bewerbergemeinschaft sowie eine Darstellung der technischen und kaufmännischen Leitung - Ausführungen auf max. 2 DIN A4-Seiten; die Darstellung ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.
6. sofern eine Eignungsleihe vorliegt: rechtsverbindlich unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten über die verbindliche Verfügbarkeit der für den Auftrag erforderlichen Mittel / Kapazitäten / Ressourcen für den Fall der Beauftragung vorgelegt hat. (in einfacher Kopie)
7. ausgefüllte Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb (Textform)
8. kurze Firmenpräsentation inkl. Angaben zu Namen der Firma, Kontaktadressen, Kontaktpersonen, Unternehmens-/ Unternehmensgruppenstruktur, Entwicklung, Standorte, durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl, Zahl der Fachkräfte in den letzten drei Jahren, Darstellung des Unternehmensprofils und der Leistungsschwerpunkte zur Verfügung gestellt hat. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.
9. Eigenerklärung zur Anzahl der Fachkräfte (getrennt nach Projektleitung, Projektabwicklung, Beratung, Entwicklung oder vergleichbar) mit Projekterfahrung zur Implementierung/Erweiterung SAP Payroll zum Stichtag 01.01.2023 in der Bundesrepublik Deutschland (in PDF)
10. Nachweis über eine gültige Zertifizierung über ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 oder eine vergleichbare Zertifizierung des Unternehmens (einfache Kopie)
11. Weitere Hinweise:
Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahmewettbewerb sowie die Formulare des Auftraggebers verwendet werden. Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist.
Während des Verfahrens ablaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren.
Die vom Bewerber vorzulegenden leistungsspezifischen Referenzen sollen sich auf den Zeitraum der letzten 5 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung beziehen. Dieser Referenzzeitraum ist erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb in diesem Verfahren sicherzustellen (vgl. § 46 Abs. 3 VgV). Der Auftraggeber behält sich bezüglich der Referenzen vor, bei den benannten Kunden Informationen einzuholen, die eine weitergehende Prüfung der Leistungsfähigkeit erlauben.
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Ort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland
Telefon: +49 345-5141529
Fax: +49 345-5141115
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."