Offizielle Bezeichnung: Umweltbundesamt, Referat Z 1.5, Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Wörlitzer Platz 1
Ort: Dessau-Roßlau
NUTS-Code: DEE01 Dessau-Roßlau, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 06844
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 340-21032350
Fax: +49 340-21042350
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.umweltbundesamt.de/ausschreibungen-zuwendungen

Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen

Umwelt

Rahmenvereinbarung: Beauftragung eines Dienstleisters zur Durchführung von digitalen Maßnahmen für die Sitzungen und Veranstaltungen des Nationalen Begleitgremiums

Referenznummer der Bekanntmachung: Z 1.5 - 07 124/0003#0169; Projekt Nr. 178460

Dienstleistungen

Um die gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen, hat das Nationale Begleitgreimium (NBG) seit Mai 2020 die digitale Kommunikationstechnik, wie Videokonferenz, Livestream, etc. sowohl für die Veranstaltungen als auch für die regelmäßig stattfindenden Gremiensitzungen eingeführt. Dadurch wurde die Bürgerbeteiligung auch in der Krisenzeit ermöglicht.

Diese neue Maßnahme hat inzwischen deutlich positive Wirkung auf die Öffentlichkeitsbeteiligung gezeigt. Das NBG möchte deshalb diese Möglichkeit als sinnvolles Instrument in eigenen Sitzungen und Veranstaltungen fest verankern.

Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Durchführung von Livestream für die Sitzungen und Veranstaltungen des NBG.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: 300 000.00 EUR

NUTS-Code: DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung:

Berlin

Die Beauftragung von konkreten Einzelaufträgen erfolgt als jeweiliger Einzelabruf aus dem Rahmenvertrag. Der Bedarf wird auf bis 20 Einzelaufträge, darunter hybride (vor Ort & digital) und rein digitale Veranstaltungen jeweils 10 Aufträge pro Jahr geschätzt.

Ein Anspruch auf den vollständigen Abruf besteht nicht.

Konkret sind folgende Leistungen für jeden Einzelauftrag zu erbringen (diese werden bei der jeweiligen Beauftragung ggf. konkretisiert):

Rein digitale Sitzung/Veranstaltung (Dauer: 2-8 Stunden; bis 300 Teilnehmer*innen bei der Sitzung und bis 1000 Teilnehmer*innen bei der Veranstaltung)

Videokonferenztool WebEx (passwortgeschützt) mit folgenden Add-Ons: Whiteboard, Bildschirmfreigabe, zusätzliche Möglichkeit der Telefoneinwahl, Breakout-Rooms/Teilräume

Versendung der Zugangsdaten (Link Videoschalte/Passwort) und Handout „How to use“ (Anleitung Videotool) spätestens 1 Woche vor Eventtermin an Geschäftsstelle des NBG

Kurzeinführung in Videokonferenztool für Geschäftsstelle des NBG & Moderator 1 Woche vor Eventtermin (digital). Die Moderation wird vom NBG gestellt.

Technische Betreuung der Videoschalte vorab und während des Events (Bildregie, Zuschaltung von Präsentationen etc., technischer Support)

Livestream der Videoschalte über NBG-YouTube-Kanal inkl. Streaming-Technik

Format 16:9

WICHTIG! Abspielbar in allen üblichen Browsern (Internet Explorer, Edge, Mozilla, Chrome). Auch abspielbar auf Apple-Geräten, daher kein Flash-Stream. Abspielbar auf allen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone)

Testlauf Videoschalte & Test-Livestream spätestens 1 Woche vor Eventtermin

Einsetzen von Vorankündigungstafeln, Teaser auf YouTube (Tafeln und Teaser werden von Geschäftsstelle des NBG an Dienstleister gesendet)

Zusendung der Abspielauswertung / Statistik nach Veranstaltung

Zusendung Download-Link zu Mitschnitt in HD-Qualität (für die eigene Archivierung ohne YouTube-Komprimierung) nach Veranstaltung

Optional: Schnitt des Livestreams (Mittags- und Kaffeepause rausschneiden und Anfang und Ende des Livestreams bereinigen) & erneutes Hochladen auf dem NBG-YouTube-Kanal am Veranstaltungstag

Ansichtsbeispiel der digitalen NBG-Sitzung:

https://www.youtube.com/watch?v=9x9NjK7Rro8

Hybride Sitzungen und Veranstaltungen (Vor Ort in Berlin mit digitaler WebEx-Zuschaltung, ca. 8 Stunden, zzgl. Zeit für Auf- und Abbau; bis 40 Teilnehmer*innen vor Ort & bis 300 Teilnehmer*innen digital bei der Sitzung und bis 100 Teilnehmer*innen vor Ort & bis 1000 Teilnehmer*innen digital)

Videokonferenztool WebEx (passwortgeschützt) mit folgenden Add-Ons: Whiteboard, Bildschirmfreigabe, zusätzliche Möglichkeit der Telefoneinwahl, Breakout-Rooms/Teilräume und Einbindung in den Livestream

Versendung der Zugangsdaten (Link Videoschalte/Passwort) und Handout „How to use“ (Anleitung Videotool) spätestens 1 Woche vor Eventtermin an Geschäftsstelle des NBG

Kurzeinführung in Videokonferenztool für Geschäftsstelle des NBG & Moderator 1 Woche vor Eventtermin (digital)

Technische Betreuung der Videoschalte vorab und während des Events (Bildregie, Zuschaltung von Präsentationen etc., technischer Support)

Livestreaming vor Ort auf NBG-YouTube-Kanal

Format 16:9

WICHTIG! Abspielbar in allen üblichen Browsern (Internet Explorer, Edge, Mozilla, Chrome). Auch abspielbar auf Apple-Geräten, daher kein Flash-Stream. Abspielbar auf allen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone)

Komplettausstattung Kamera Standard

2 x Dome Cameras (einmal für die Totale und eine für die Nahansicht), mittig im Raum platziert und per Fernbedienung durch Camera Operator bedient

1x Camera Operator

Ton, Licht

Mikrofone

Sitzung:

Bestuhlung in U-Form

25-30 Tischmikrofone (je nach Räumlichkeit)

3-4 Handmikrofone mit Stativ

Veranstaltung:

Bestuhlung in Fishbowl-Form

bis 10 Tischmikrofone bzw. Headset

3-4 Handmikrofone mit Stativ

Bildmischer

Datenmischer zur Einbindung von unterschiedlichen Datenquellen während des Livestreams

Streamingtechnik

Techniksupport vor Ort (Kameramann, Tonassistent, Supportkraft)

1 Zusatzlaptop für Präsentationen auf Beamer mit Presenter / Einbindung von diesen Präsentationen in den Livestream

Beamer und Leinwand gehören NICHT zu den zu erbringenden Leistungen (werden von Location gestellt)

Testlauf Livestream in Location nach Aufbau / vor Event

Einsetzen von Vorankündigungstafeln, Teaser auf YouTube (Tafeln und Teaser werden von Geschäftsstelle des NBG an Dienstleister gesendet)

Zusendung der Abspielauswertung / Statistik nach Veranstaltung

Zusendung Download-Link zu Mitschnitt in HD-Qualität (für die eigene Archivierung ohne YouTube-Komprimierung) nach Veranstaltung

Kommunikation vorab und während der Veranstaltung mit der Geschäftsstelle des NBG

Aufbau und Kommunikation mit Veranstaltungsort

Schnitt des Livestreams (Mittags- und Kaffeepause rausschneiden und Anfang und Ende des Livestreams bereinigen) & erneutes Hochladen auf dem NBG-YouTube-Kanal am Veranstaltungstag

Optionale Zusatzleistungen

Multicard LTE Router für eine stabile LAN-Verbindung (falls keine stabile LAN-Verbindung am Veranstaltungsort möglich ist)

1 Zusatzlaptop für eventuelle Zwischendiskussionen im Videochat

Auf die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung wird verwiesen.

Preis

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

zweimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Offenes Verfahren

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 043-126803

Auftrags-Nr.: Z 1.5 - 07 124/0003#0169; Projekt Nr. 178460

Rahmenvereinbarung: Beauftragung eines Dienstleisters zur Durchführung von digitalen Maßnahmen für die Sitzungen und Veranstaltungen des Nationalen Begleitgremiums

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

20/06/2023

Anzahl der eingegangenen Angebote: 12

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 12

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 12

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung: Gate Eventmanagement & Veranstaltungstechnik GmbH
Postanschrift: Salzufer 13-14A
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10587
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 300 000.00 EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 280 000.00 EUR

Für die o. g. Ausschreibung ist die Abgabe eines Angebotes ausschließlich in elektronischer Form (Textform nach § 126b BGB) über die e-Vergabeplattform des Bundes zugelassen. Nur wenn Sie die Teilnahme an der Ausschreibung über den Angebotsassistenten der e-Vergabe beantragen, werden Sie über etwaige Änderungen der Unterlagen aktiv informiert und können Bieterfragen zur Ausschreibung stellen bzw. die Antworten hierzu automatisch erhalten. Über die e-Vergabe können Sie Vergabeverfahren vollständig elektronisch abwickeln. Der übliche Postweg entfällt. Postalisch übermittelte Angebote werden ausgeschlossen.

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

entsprechend den Regelungen in § 160 GWB

20/07/2023