Ablösung und Neueinführung eines ERP-Systems Referenznummer der Bekanntmachung: ERP20230404
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Thomas-Müntzer-Straße 11
Ort: Bad Dürrenberg
NUTS-Code: DEE0B Saalekreis
Postleitzahl: 06231
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3462-54250
Fax: +49 3462-542525
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.zwa-badduerrenberg.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Ablösung und Neueinführung eines ERP-Systems
Ablösung und Neueinführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems mit Schnittstellenverbindung zum bestehenden Archiv- und Dokumentensystems (DMS) beim Zweckverband für Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung Bad Dürrenberg sowie bei der Abwasserbeseitigung Weißenfels - Anstalt öffentlichen Rechts. Gegenstand des Auftrages ist die Ablösung der bestehenden ERP-Systeme und die Neueinführung eines branchenspezifischen, integrierten ERP- Systems, welches über Schnittstellen mit dem vorhandenen DMS verbunden ist, das bereits vorkonfigurierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet. Das angebotene ERP-System soll für den Trinkwasser- und Abwasserbereich erprobt sein und die aktuellen Aufgabenstellungen sicher, verfügbar und von der Funktionalität her erfahren und zukunftsorientiert unterstützen.
Bad Dürrenberg - ZWA Bad Dürrenberg
Weißenfels - Abwasserbeseitigung Weißenfels Anstalt öffentlichen Rechts
Die gemeinsame Neubeschaffung eines kaufmännischen ERP-System (ZWA und AöR) mit zwei Mandanten (unterschiedliche mehrere öffentlichen Einrichtungen/Geschäftsbereiche pro Mandant). Der Zugriff beider Unternehmen über Mandantenmodelle soll über Rechenzentrum erfolgen.
Die ERP-Gesamtlösung muss, für alle Aufgabengebiete und Zahlungsarten (Gebühren, Beiträge, Entgelte, Leistungen an Dritten), über die vollständige Installation der Softwarelösung aus dem Rechenzentrum mit den vorhandenen EDV-Landschaften des ZWA und der AöR kompatibel sein. Alle bisherigen Funktionalitäten der derzeitig angewandten Programme müssen in vollem Umfang zur Verfügung stehen. Auftraggeber für die gemeinsame Projektabwicklung ist der ZWA Bad Dürrenberg.
Für die einzelnen Module/(Teil-)Migrationen ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber in einem entsprechenden Umsetzungskonzept inkl. Festlegungen zum Abstimmverfahren / Abgleich / Nachweisführung eine terminliche Reihenfolge zur Migration festzulegen.
1. Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und mit folgenden Angaben:
Ansprechpartner, Leistungsart, Auftragssumme, Ausführungszeitraum.
1.1. Anzahl der in Betrieb befindlichen ERP-Systeme, welche durch den Bewerber eingerichtet wurden und betreut werden, bei Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungsunternehmen in Deutschland mit mehr als 30.000 Hausanschlüssen.
Anzahl der Referenzen -> Punkte
0 -> 0 Punkte
1 -> 1 Punkt
3 -> 2 Punkte
5 -> 3 Punkte
1.2. Anzahl der durchgeführten Migrationen von ERP-Systemen der Firma Baly GmbH und SDS Rastenberg (IPSVE, GGB2013, GGB-Exklusiv, WSM, WSM_VA, SOPO_manuell) in Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungsunternehmen anhand von Referenzen
Anzahl der Referenzen -> Punkte
0 -> 0 Punkte
1 -> 1 Punkt
2 -> 2 Punkte
3 -> 3 Punkte
1.3. Nachweis der testierten Verfahren des ERP-Standardsoftwaresystems gemäß „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung (GODV)
Anzahl der testierten Verfahren -> Punkte
0 -> 0 Punkte
3 -> 1 Punkt
5 -> 2 Punkte
7 -> 3 Punkte
2. Projektteam, der für die Ausführung vorgesehenen Mitarbeiter = personelle Leistungsfähigkeit
2.1. Berufliche Lebensläufe der für dieses Projekt vorgesehenen Mitarbeiter/-innen mit Darstellung der jeweiligen Projektreferenzen aus den Jahren 2014 bis 2019 im Bereich der ERP Implementierung und Migration, der Workflowrealisierung, der Schnittstellenrealisierung zwischen ERP und DMS sowie der Datenmigration ERP und DMS
Anzahl der Referenzen -> Punkte
0 bis kleiner 3 -> 0 Punkte
3 bis kleiner 5 -> 1 Punkt
5 bis kleiner 7 -> 2 Punkte
ab 7 -> 3 Punkte
2.2. Darstellung der Kenntnisse in den Prozessen der Wasserversorgung und Abwasserentsorgung in den jeweils eingereichten Referenzen
Anzahl Kenntnisse/Prozesse
0 bis kleiner 3 -> 0 Punkte
3 bis kleiner 5 -> 1 Punkt
5 bis kleiner 7 -> 2 Punkte
ab 7 -> 3 Punkte
3. Technische Leistungsfähigkeit
3.1 Für die speziellen Abrechnungsverfahren und Geschäftsprozesse der Wasserver- und Abwasserentsorgung spezialisierte ERP-Systemlösung, d.h. hier insbesondere auch die softwarelizenztechnische und systemseitige Unabhängigkeit von ERP-Softwarefunktionen, die im ERP System eigens zur Abbildung der Deregulierungsanforderungen an Unternehmen der Energiever- und -entsorgung implementiert wurden und werden (kurz: Anforderung an eine softwarelizenztechnische und systemseitige unabhängige „Wasserlinie“ des ERP-Standardsoftwareproduktes)
3.2. Bereitstellung und Implementierung eines integriertes deutschsprachigen ERP-Standardsoftwaresystems mit in der Wasserversorgung und Abwasserentsorgung nachweislich bewährten Standardgeschäftsprozessen („Best-practices“) und deutschsprachigem Support, bei dem alle Module in der gleichen technologischen Plattform laufen (virtuelle Umgebung VM Ware und Microsoft Betriebssystem)
3.3. Ein integriertes ERP-System mit beliebig vielen bilanztechnisch strikt abgegrenzten Mandanten für die verschiedenen Aufgabenträger mit bidirektional integrierten Standardfunktionalitäten zur mandantenübergreifenden Stammdatenverwaltung (Debitoren, Kreditoren).
3.4. Im Standard-ERP-Systemfunktionsumfang durchgängige und medienbruchfreie Workflows zur Posteingangsbearbeitung und -verteilung in die Fachabteilungen und zur unternehmensweiten Rechnungsprüfung und -bearbeitung (sog. kreditorischer Workflow).
3.5. Im ERP Standardsoftwaresystem die Konfigurationsmöglichkeit von Workflows zur Vereinheitlichung und soweit möglich Automatisierung von durchgängigen und medienbruchfreien Geschäftsprozessen durch ERP-Fachadministratoren/-innen des AGs, ohne dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Gemäß beigefügtem Formblatt VHB 124_LD, welches ausgefüllt, unterschrieben und mit den entsprechenden Nachweisen mit Ende der Teilnahmefrist eingereicht werden muss. Anstelle des Formblattes 124_LD ist die PQ-Nummer anzugeben, falls der Teilnehmer präqualifiziert ist. Alternativ werden Einheitliche Europäische Eigenerklärungen (EEE) akzeptiert.
Der gültige Nachweis über die Eintragung im entsprechenden Berufs-/Handelsregister, der zur Berufsausübung befähigt, welcher nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab Ende Teilnahmefrist gemäß Abschnitt IV.2.2. ist mit Teilnahmeantrag einzureichen.
Gemäß beigefügtem Formblatt VHB 124_LD, welches ausgefüllt, unterschrieben und mit den entsprechenden Nachweisen mit Ende der Teilnahmefrist eingereicht werden muss. Anstelle des Formblattes 124_LD ist die PQ-Nummer anzugeben, falls der Teilnehmer präqualifiziert ist. Alternativ werden Einheitliche Europäische Eigenerklärungen (EEE) akzeptiert.
Angaben zum Umsatz der letzten 3 Jahre.
Zusätzlich ist mit Teilnahmeantrag ein gültiger Nachweis über eine Haftpflichtversicherung mit mindestens zweimaliger Maximierung pro Jahr, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden absichert, mit Teilnahmeantrag einzureichen.
Mindestjahresumsatz beträgt 1.000.000,00 €
Mindestdeckungssumme Haftpflichtversicherung 2.000.000,00 € mit mindestens zweimaliger Maximierung pro Jahr.
Gemäß beigefügtem Formblatt VHB 124_LD, welches ausgefüllt, unterschrieben und mit den entsprechenden Nachweisen mit Ende der Teilnahmefrist eingereicht werden muss. Anstelle des Formblattes 124_LD ist die PQ-Nummer anzugeben, falls der Teilnehmer präqualifiziert ist. Alternativ werden Einheitliche Europäische Eigenerklärungen (EEE) akzeptiert.
Anlage 1 und 2 des Tariftreue- und Vergabegesetzes Land Sachsen-Anhalt
Anlage Sanktionen gegen Russland
Formblatt 234 - Erklärung Bieter- / Arbeitsgemeinschaft
Formblatt 235 - Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen
Formblatt 236 - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die Verfahrenssprache ist deutsch. D.h. die Angebote/Teilnahmeanträge sind in deutscher Sprache zu verfassen. Sämtliche Korrespondenz zu diesem Verfahren hat ebenfalls in deutscher Sprache zu erfolgen.
*** 1. Registrierung Vergabeplattform: Die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen sind uneingeschränkt und vollständig sowie ohne Registrierung zugänglich. Spätestens für die Einreichung von Teilnehmer- und Bieterfragen ist eine kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform erforderlich. Die gesamte Kommunikation bzgl. Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder Angebote hat über die Vergabeplattform zu erfolgen. Wir empfehlen, bei beabsichtigter Teilnahme an unseren Vergabeverfahren, grundsätzlich eine kostenfreie Registrierung bei der o. g. Vergabeplattform durchzuführen, da ansonsten eine lückenlose und transparente Informationsübermittlung unsererseits nicht gewährleistet werden kann.
*** 2. Unklarheiten / Fragen und Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen: Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so haben Sie uns unverzüglich darauf hinzuweisen. Teilnehmer- und Bieterfragen oder Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen sind grundsätzlich unverzüglich und nur schriftlich über die Vergabeplattform zu stellen. Verbindliche Antworten werden auf der Vergabeplattform als Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderung zu den Vergabeunterlagen veröffentlicht. Diese Konkretisierungen werden Teil der Vergabeunterlagen und somit auch Vertragsbestandteil.
*** 3. Informationspflichten des Bieters: Bitte beachten Sie, dass sich auch während der Teilnahme- und Angebotsfrist die Vergabeunterlagen ändern können, z. B. infolge von Bieterfragen. Wir werden die jeweils aktuelle Version über die Vergabeplattform verfügbar machen. Dabei wird kenntlich gemacht, sofern Vergabeunterlagen aktualisiert / geändert wurden. Registrierte Bieter werden automatisch per E-Mail über die Änderung an den Vergabeunterlagen informiert. Nicht registrierte Teilnehmer sind verpflichtet, sich eigenständig über Änderungen an den Vergabeunterlagen und möglicherweise bereitgestellte Auskünfte (Antworten zu Bieterfragen, Termin- und Fristenänderungen) zu den jeweiligen Verfahren bei der Vergabestelle zu erkundigen (Holschuld). Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass sich die Notwendigkeit ergeben kann, die Teilnahme- oder Angebotsfrist zu verschieben. In einem solchen Fall werden wir Sie unverzüglich -ebenfalls über die Vergabeplattform - informieren.
Wir empfehlen Ihnen dringend, vor der Einreichung eines des Teilnahmeantrags oder Angebotes noch einmal zu prüfen, ob sich der Teilnahmeantrag und/oder das Angebot auf die aktuellen Vergabeunterlagen (inkl. beantworteter Fragen) bezieht. Sofern Sie einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot abgeben, das nicht dem aktuellen Stand der Vergabeunterlagen entspricht, müssen Sie davon ausgehen, vom weiteren Verfahren (Wertung) ausgeschlossen zu werden.
Sollten Sie Ihren Antrag oder Ihr Angebot bereits eingereicht haben, können Sie es in der Ausschreibungsplattform vor Erreichen der Teilnahme- oder Angebotsfrist:
1) Ihren alten Teilnahmeantrag / Ihr altes Angebot für ungültig erklären und kein neuen Antrag / kein neues Angebot abgeben,
2) Ihren alten Teilnahmeantrag / Ihr altes Angebot für ungültig erklären und ein neuen Antrag / ein neues Angebot abgeben. In diesem Fall muss uns Ihr neuer Antrag / Ihr neues Angebot vor Ende der Frist vorliegen.
3) Ihren alten Teilnahmeantrag / Ihr altes Angebot -ergänzt um das Konkretisierungs- bzw. Änderungsschreiben aufrechterhalten. In diesem Fall muss uns das unterzeichnete Konkretisierungs- bzw. Änderungsschreiben vor Ende der jeweiligen Frist vorliegen (bitte wie den Teilnahmeantrag / das Angebot kennzeichnen!),
4) Ihren alten Teilnahmeantrag oder Ihr altes Angebot unverändert aufrechterhalten. In diesem Fall weisen wir darauf hin, dass ein gegebenenfalls schon eingereichter Teilnahmeantrag / ein eingereichtes Angebot, sofern erforderlich, an Konkretisierungen bzw. Änderungen angepasst werden muss. Einen nicht entsprechend angepassten Teilnahmeantrag / ein nicht angepasstes Angebot müssen wir regelmäßig von der Wertung ausschließen. Sofern wir keine gesonderte Mitteilung von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass Ihr bereits eingereichter Teilnahmeantrag oder Ihr eingereichtes Angebot unverändert aufrechterhalten werden soll.
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Ort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland