Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Halle (Saale (AöR) - Kaufmännische Direktion
Postanschrift: Ernst-Grube-Straße 30
Ort: Halle (Saale)
NUTS-Code: DEE02 Halle (Saale), Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 06120
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Geschäftsbereich I - Vergabestelle, Frau Kathleen Messerschmidt, Frau Steffi Haase
E-Mail:
Telefon: +49 345-5571841
Fax: +49 345-5571016
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.medizin.uni-halle.de

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=515336

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=515336

Einrichtung des öffentlichen Rechts

Gesundheit

Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)

Referenznummer der Bekanntmachung: HAL_UK_2023_09

Lieferauftrag

Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die Bewirtschaftung der Digitalen Personalakte, die Prozessabbildung und die Rechtssicherheit gewährleistet. Hierbei ist zu beachten, dass diese Software eine Integration zum aktuellen Personalwirtschaftssystem SAP ERP ECC 6.08 HCM garantiert.

Des Weiteren soll neben der digitalen Personalakte ein Programm zur Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator) eingeführt werden.

Ein Zeugnisgenerator soll ebenso eingeführt werden, welcher als Grundlage die Daten aus dem SAP verwendet.

Das Universitätsklinikum Halle (Saale) beabsichtigt im Rahmen der Ausschreibung den Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags.

Wert ohne MwSt.: 285 000.00 EUR

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

NUTS-Code: DEE02 Halle (Saale), Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Universitätsklinikum Halle (Saale)

Ernst-Grube-Straße 40

06120 Halle (Saale)

Das Projekt umfasst die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte für das Universitätsklinikum mit ca. 4.500 Mitarbeiter:innen, auf einem in der EU gehosteten Server (Cloud-Infrakstruktur). Da zukünftig ein zweiter Mandant (Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg) mit ca. 1.000 Mitarbeiter:innen hinzukommen kann, ist eine zukünftige Separierung erforderlich.

Die Implementierung der Schnittstelle für den automatisierten Stammdatenaustausch, von SAP HCM und der digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung ist vollständig durch den Auftragnehmer durchzuführen. Das heißt, er muss sowohl das exportierende System SAP HCM einrichten und parametrisieren, als auch das importierende System, die Lösung des Auftragnehmers, einrichten.

Neben der Implementierung des SAP HCM muss ein revisionssicheres Archivsystem Inhalt der Lösung sein, welches alle bestehenden und zukünftigen Personalakten und deren Dokumente archiviert und der Lösung zur Verfügung stellt.

Es ist ein ausführliches Berechtigungsmanagement gemeinsam mit dem UKH zu erarbeiten.

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

Wert ohne MwSt.: 285 000.00 EUR

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Beschreibung der Verlängerungen:

Mindestlaufzeit 4 Jahre mit automatischer Verlängerung jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer im EVB-IT Cloud-Vertrag festgelegten Frist zum Vertragsende bzw. zum Ende des Verlängerungszeitraums gekündigt wird

Geplante Anzahl der Bewerber: 8

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (max. 20 Punkte)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (max. 78 Punkte)

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

optionale Erweiterung des Auftrages um die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakt, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für die Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle- Wittenberg (ca. 1.100 Mitarbeiter:innen).

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Die Bewertung des Teilnahmeantrages erfolgt gem. Bewertungsmatrix (Tabellenblatt B-kriterien TNW in der Datei 2023_09_08_Teilnahme_Eignungsmatrix.xlsx). Es werden die 8 Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Es ist vorgesehen, dass nach Bewertung der eingegangenen Erstangebote gem. Bewertungsmatrix der Angebotsphase nur die 3 Bieter mit der höchsten Punktzahl zu Verhandlungsgesprächen eingeladen werden.

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Teilnahmeantrag ausgefüllt und unterschreiben (Textform)

- ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Formular UKH) (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (Textform)

- ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung nach Abschnitt 2, Anlage 1a des Landes Sachsen-Anhalt (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (oder Nachweis über Präqualifizierung) (Textform)

- sofern Sie eine Bewerbergemeinschaft bilden, ist die Anlage Bietergemeinschaftserklärung auszufüllen und zu unterschreiben (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben) (Textform)

- aktueller Auszug Beruf- und Handelsregister in Kopie (nicht älter als 3 Monate) (in einfacher Kopie)

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Eignungsmatrix_Teilnahme (Textform)

- Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) für Aufträge in der EU (Mindestanforderung: mind. 2,5 Mio Euro Gesamtumsatz der Geschäftsjahre 2022, 2021, 2022). (Textform)

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Firmenpräsentation inkl. Darstellung der Unternehmens-/ Unternehmens-gruppenstruktur. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.

- ausgefüllte leistungsspezifische Referenzliste (siehe Anlage 07, Tabellenblatt Referenzen_dig. Personalakte) mit 3 (drei) Referenzen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland in den letzten 3 Jahren vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, bei denen in Art und Umfang vergleichbare Leistungen (mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar) erbracht wurden, mit folgenden Angaben für jedes Referenzprojekt:

a) Name der Referenz (Mindestanforderung),

b) Kontaktdaten Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefonnummer u. e-Mail Adresse) (Mindestanforderung)

c) Auftrag liegt nicht mehr als 3 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung zurück (Mindestanforderung)

d) Projektgröße

- Anzahl der Mitarbeiter (Mindestanforderung: mind. 1.000 Mitarbeiter)

- Auftragswert

e) Projektumfang (Implementierung digitale Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung)

Die Referenzen sind nach Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit den ausgeschriebenen Leistungen zu sortieren und durch den Bewerber zu priorisieren. (Textform)

- unterschriebene Eigenerklärung zur Anzahl IT- Fachkräfte (Projektleiter, Projektabwickler oder vergleichbar) beschäftigter Mitarbeiter*Innen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages zum Stichtag 01.01.2023 in Deutschland vorgelegt hat. (Textform)

- Nachweis über die Zertifizierung Informationssicherheit, Cybersicherheit und Datenschatz nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder vergleichbare Zertifizierungen)

- sofern vorhanden: Nachweis über eine gültige Zertifizierung über ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 (oder eine vergleichbare Zertifizierung des Unternehmens).

Verhandlungsverfahren

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Tag: 30/05/2023

Ortszeit: 12:00

Tag: 20/06/2023

Deutsch

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2023

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahme (2023_09_Teilnahme_Eignungsmatrix) des Auftraggebers verwendet werden. Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist. Während des Verfahrens auslaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren.

Die Vergabestelle behält sich bezüglich der Referenzen weiterhin vor, bei den benannten Kunden Informationen einzuholen, die eine weitergehende Prüfung der Leistungsfähigkeit erlauben.

Offizielle Bezeichnung: Vergabkammer beim Landesverwaltungsamt Halle (Saale)
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Ort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland
Telefon: +49 345-514529
Fax: +49 345-5141115

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und

gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

28/04/2023