Deutschland – Dokumentenverwaltungssystem – Rahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite

437561-2024 - Ergebnis
Deutschland – Dokumentenverwaltungssystem – Rahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite
OJ S 141/2024 22/07/2024
Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle BezeichnungKommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
TitelRahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite
BeschreibungDie KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer auszuschreiben, der mit der KID geschlossen wird und dazu dient, den Bedarf der Mitglieder der KITU über die projektspezifische Lieferung, Installation und Einführung sowie kundenspezifische Anpassung des Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise ECM Suite inkl. Einbindung des Systems in die Infrastruktur und Systemlandschaft sowie den Erwerb und die Lieferung von Lizenzen zu decken. Der Rahmenvertrag soll dem regelmäßigen Wandel der Anforderungen, die an die KID und ihre Kunden gestellt werden, Rechnung tragen. Ziel ist eine Partnerschaft zwischen der KID und dem Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit, um die mit dem Wandel einhergehenden Herausforderungen zu bewältigen. In der vorausgegangenen europaweiten Ausschreibung eines Dokumentenmanagementsystems setzte sich das DMS ELOenterprise ECM Suite des Herstellers ELO Digital Office GmbH durch und erhielt den Zuschlag. Das System dieses Herstellers wurde auf Basis der durchgeführten Ausschreibung bei 25 KITU-Mitgliedern eingeführt und unterstützt diese bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und Leistungen, insbesondere durch die elektronische Akte. Auf Basis dieses Ergebnis erfolgte eine Weiterentwicklung von Schnittstellen und Anforderungen sowie der eingeführten Systeme, sodass die bestehende Struktur in den Kommunen, die ein Dokumentenmanagementsystem angeschafft haben, fortgeführt wird. Zudem wurde mit dem Hersteller der ELO ECM Suite, der ELO Digital Office GmbH, eine Kooperationspartnerschaft geschlossen. Im Rahmen dieser Partnerschaft haben die Mitarbeiter der KID Zugang zu Schulungen zur ELO ECM Suite zu vertrieblichen, technologischen und fachspezifischen Themen. Die KID ist aufgrund ihrer personellen und organisatorischen Struktur nicht in der Lage, zwei Systeme zu betreuen, sodass eine produktbezogene Ausschreibung stattfindet.
Kennung des Verfahrens6047b31a-df7e-4c46-8e0d-310419dd8101
Interne KennungKID_DMS_01/2023
VerfahrensartOffenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigtnein
2.1.1.
Zweck
Art des AuftragsLieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt Alter Markt 15, 39104 Mageburg
Postleitzahl 39104
Land, Gliederung (NUTS)Magdeburg, Kreisfreie Stadt (DEE03)
LandDeutschland
Zusätzliche Informationen Die Vergabestelle schreibt für sich sowie für die kommunale IT-Union e.G. (KITU) und deren Mitglieder aus, die unter dem Link "http://www.kitu-genossenschaft.de/Über-KITU" aufgeführt sind.
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.6 000 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche InformationenDie Kommunikation für das Vergabeverfahren mit ausschließlicher elektronischer Angebotsabgabe erfolgt nur über die Plattform www.deutsche-evergabe.de! Informationen über Änderungen der Bekanntmachungen/Vergabeunterlagen sowie sämtliche nach der Angebotsöffnung folgende Kommunikation (z.B. Nachforderungen von Unterlagen, Bieterinformationen, Auftragsschreiben) werden elektronisch über deutsche-evergabe.de bereitgestellt. Achtung! Auch die Bieteranfragen zu den Vergabeunterlagen MÜSSEN elektronisch über deutsche-evergabe.de bzw. dem Bietercockpit gestellt werden. Deren Beantwortung erfolgt ebenfalls elektronisch über deutsche-evergabe.de. Informationen zu den technischen Anforderungen erhalten Sie unter www.deutsche-evergabe.de.
Rechtsgrundlage
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende RechtsvorschriftErklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), dass das Unternehmen nicht aufgrund eines Verstoßes gem. § 22 LkSG verurteilt worden ist, (Inkrafttreten ab 01.01.2023), dass der Auftraggeber im Zuschlagsfall während der Laufzeit des Vertrages darüber unverzüglich informiert werden muss, wenn das Unternehmen aufgrund eines Verstoßes gegen § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verurteilt wird.
5. Los
5.1.
LosLOT-0001
Titel: Rahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite
Beschreibung: Die KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer auszuschreiben, der mit der KID geschlossen wird und dazu dient, den Bedarf der Mitglieder der KITU über die projektspezifische Lieferung, Installation und Einführung sowie kundenspezifische Anpassung des Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise ECM Suite inkl. Einbindung des Systems in die Infrastruktur und Systemlandschaft sowie den Erwerb und die Lieferung von Lizenzen zu decken. Der Rahmenvertrag soll dem regelmäßigen Wandel der Anforderungen, die an die KID und ihre Kunden gestellt werden, Rechnung tragen. Ziel ist eine Partnerschaft zwischen der KID und dem Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit, um die mit dem Wandel einhergehenden Herausforderungen zu bewältigen. In der vorausgegangenen europaweiten Ausschreibung eines Dokumentenmanagementsystems setzte sich das DMS ELOenterprise ECM Suite des Herstellers ELO Digital Office GmbH durch und erhielt den Zuschlag. Das System dieses Herstellers wurde auf Basis der durchgeführten Ausschreibung bei 25 KITU-Mitgliedern eingeführt und unterstützt diese bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und Leistungen, insbesondere durch die elektronische Akte. Auf Basis dieses Ergebnis erfolgte eine Weiterentwicklung von Schnittstellen und Anforderungen sowie der eingeführten Systeme, sodass die bestehende Struktur in den Kommunen, die ein Dokumentenmanagementsystem angeschafft haben, fortgeführt wird. Zudem wurde mit dem Hersteller der ELO ECM Suite, der ELO Digital Office GmbH, eine Kooperationspartnerschaft geschlossen. Im Rahmen dieser Partnerschaft haben die Mitarbeiter der KID Zugang zu Schulungen zur ELO ECM Suite zu vertrieblichen, technologischen und fachspezifischen Themen. Die KID ist aufgrund ihrer personellen und organisatorischen Struktur nicht in der Lage, zwei Systeme zu betreuen, sodass eine produktbezogene Ausschreibung stattfindet.
Interne Kennung: f8626883-73fe-493e-9b25-0f514044da3a
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Rahmenvertrag kann durch den Auftraggeber einmalig um weitere zwölf (12) Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption kann bis zum Ablauf der Grundlaufzeit schriftlich ausgeübt werden. Zieht die KID bis zum Ablauf der Grundlaufzeit die Verlängerungsoption nicht, endet der Vertrag mit Ablauf der Grundlaufzeit von vier (4) Jahren, ohne dass es weiterer Erklärungen bedarf.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesenja
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle schreibt den Bedarf an der Lieferung von Lizenzen, Projektunterstüt-zung bei Einführung und Anpassung der ELO ECM Suite, Support, Softwarepflege sowie Service- und Garantieleistungen für vier Jahre plus Verlängerungsoption von einem wei-teren Jahr aus. Die Vergabestelle hat aufgrund der Bedarfsanforderungen der Mitglieds-kommunen eine Prognose erstellt, die in die Mengengerüste eingeflossen ist. Die Vergabestelle geht von einem maximalen Gesamtauftragsvolumen von 5.200.000,00 Euro bis 6.000.000,00 Euro aus. Eine Abnahmeverpflichtung wird nicht vereinbart.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen AuftragsvergabeKeine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die sog. „Einfache Richtwertmethode“ nach UfAB 2018 angewendet. Das Angebot des Bieters mit der höchsten Leistungspunktzahl gilt als das wirtschaftlichste Angebot und wird bezuschlagt.

Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/97970881-25f4-4a53-b2d5-f110e04bb14d/awardcriteria Zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die sog. „Einfache Richtwertmethode“ nach UfAB 2018 angewendet. Das Angebot des Bieters mit der höchsten Leistungspunktzahl gilt als das wirtschaftlichste Angebot und wird bezuschlagt.
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die sog. „Einfache Richtwertmethode“ nach UfAB 2018 angewendet. Das Angebot des Bieters mit der höchsten Leistungspunktzahl gilt als das wirtschaftlichste Angebot und wird bezuschlagt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktionnein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
SchlichtungsstelleVergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
ÜberprüfungsstelleVergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltKommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstelltKommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstelltVergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
TED eSenderDatenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge458 100,45 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– KennungLOT-0001
Status der PreisträgerauswahlEs wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner
Offizielle BezeichnungBechtle GmbH
Angebot
Kennung des Angebots2024523142
Kennung des Loses oder der Gruppe von LosenLOT-0001
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnetja
Konzession – Wert
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variantenein
Informationen zum Auftrag
Kennung des AuftragsCON-0001 - Bechtle GmbH
Datum der Auswahl des Gewinners20/03/2024
Datum des Vertragsabschlusses18/07/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergebennein
6.1.4.
Statistische Informationen
Zusammenfassung der beim Erwerber eingegangenen Überprüfungsanträge
Anzahl der Beschwerdeführer1
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge2
Bandbreite der Angebote
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots458 100,45 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots518 404,51 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)
Registrierungsnummer: c4405fd8-2932-4a8d-b35c-94cff65567ce
Postanschrift: Alter Markt 15  
Stadt: Magdeburg
Postleitzahl: 39104
Land, Gliederung (NUTS): Magdeburg, Kreisfreie Stadt (DEE03)
Land: Deutschland
Telefon: +49 24464444
Fax: +49 24464400
Internetadresse: http://www.kid-magdeburg.de
Profil des Erwerbers: http://www.deutsche-evergabe.de
Rollen dieser Organisation
Beschaffer
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Registrierungsnummer: 242444b0-228e-4704-83f9-aab308e7a319
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2  
Stadt: Halle/Saale
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3455141529
Fax: +49 3455141115
Rollen dieser Organisation
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)
Registrierungsnummer: 3bf1601f-b824-48d1-8628-31468a2e3ad6
Postanschrift: Alter Markt 15  
Stadt: Magdeburg
Postleitzahl: 39104
Land, Gliederung (NUTS): Magdeburg, Kreisfreie Stadt (DEE03)
Land: Deutschland
Telefon: +49 24464444
Fax: +49 24464400
Internetadresse: http://www.kid-magdeburg.de
Rollen dieser Organisation
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Bechtle GmbH
Größe des WirtschaftsteilnehmersKleines Unternehmen
Registrierungsnummer: 7936b51c-aaea-4a24-a38a-decc3c37bd43
Postanschrift: Torgauer Straße 233  
Stadt: Leipzig
Postleitzahl: 04347
Land, Gliederung (NUTS): Leipzig, Kreisfreie Stadt (DED51)
Land: Deutschland
Telefon: 0341 25243157
Fax: 034125243110
Rollen dieser Organisation
Bieter
Gewinner dieser LoseLOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b19dee69-6bf0-42db-87fc-2759c3545dfa - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/07/2024 12:15:23 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 437561-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 141/2024
Datum der Veröffentlichung: 22/07/2024