Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
NUTS-Code: DEF02 Kiel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.gmsh.de

Einrichtung des öffentlichen Rechts

Wirtschaft und Finanzen

Elektronisches Datenaustauschsystem /Workflow-Tool für das Interreg 6A Programm Deutschland-Danmark 2021-2027

Dienstleistungen

Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) ist als Verwaltungsbehörde des Programms beauftragt, diese Beschaffung durchzuführen. Das System bildet die Bereiche Antragsstellung und dessen Bewertung, Förderzusage, Vertragsprozess, Berichtswesen (Reporting), Änderungen und Abschluss eines Projektes, Zahlungen, Generieren von Statistiken, die Einrichtung von Schnittstellen sowie Kommunikation und Datenaustausch zwischen Zuwendungsempfängern und der Programmadministration ab, wobei ein hoher Grad an Digitalisierung der Prozesse sowie ein möglichst flexibles und benutzerfreundliches System gewünscht wird.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: 215 000.00 EUR

NUTS-Code: DEF02 Kiel, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

24103 Kiel

Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH), in ihrer Funktion als Verwaltungsbehörde des EU- Förderprogramms, ist von den Programmpartnern (9 schleswig-holsteinische und 2 dänische Gebietskörperschaften) beauftragt, diese Beschaffung auf Grundlage der Verordnung (EU) Nr. 2021/1060 vom 24.06.2021 (Art. 69 Abs. 8 + Anhang XIV und 72 Abs. 1 Buchst. e)) durchzuführen. Das Hauptaugenmerk bei der Beschaffung des Systems liegt auf größtmöglicher Digitalisierung der Prozesse, maximaler Benutzerfreundlichkeit und weitreichender Flexibilität. Das Workflow-Tool wird die, für die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten, einschließlich Angaben zu einzelnen Nutzer, in elektronischer Form aufzeichnen und speichern. Das System wird darüber hinaus den gesamten Informationsaustausch zwischen den Begünstigten und den Programmorganen (z.B. Verwaltungsbehörde, Sekretariat, Prüfbehörde) abbilden.

Das System ist ein zentrales Instrument für die Programmdurchführung. Es bildet den gesamten Projektlebenszyklus ab und unterstützt die Umsetzung der einzelnen Prozessschritte.

Das System bzw. Workflow-Tool ist grundlegend in zwei Bereiche aufgeteilt. Der erste Bereich steht den Projektnutzern, der zweite den Nutzern der Interreg-Administration zur Verfügung. Eine klare Trennung dieser beiden Bereiche ist gewünscht. Inhaltlich ist das System aus mindestens 19 Teilbereichen aufgebaut, die zum Teil aufeinander aufbauen und ineinander verschränkt sind. Dies sind: Systemeinstellungen, Nutzerverwaltung, Budgeteinstellungen, Calleinstellungen, Projekteinstellungen, Formulareinstellungen, Versionsverwaltung, Bewertung und Checks, Entscheidung und Vertrag, Dashboard, Nutzerprofil, Antragsformular, Dokumentencenter, First-Level-Kontrolle, Berichtswesen, Zahlung, Änderungsantrag, Statistik, Kommunikation, Projektstatus.

Zu diesen inhaltlichen Aspekten wird vom Bieter ein Konzept erwartet, in dem ggf. die Programmierung, die Implementierung bzw. Integration des Workflow-Tools in die Systeme der IB.SH sowie dessen Pflege (Wartung) ausführlich beschrieben werden.

Im Konzept sind außerdem u.a.

• eine detaillierte Beschreibung der Umsetzung der Systemanforderungen (Entwicklungs- und Programmierungsvorgehen) und der IT-Anforderungen sowie der IT-Sicherheitsanforderungen

• die Lösung einer Beispielaufgabe

• ein Zusammenarbeitsmodell basierend auf den Kommunikations- und Steuerungsstrukturen zwischen Auftraggeberin, Auftragnehmer und Endnutzer,

• eine Beschreibung der Teamzusammensetzung und der detaillierten Maßnahmen zur Qualitätssicherung,

• eine Beschreibung der internen (beim Auftragnehmer) und externen (in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin und Endnutzern) Tests inklusive der Maßnahmen zur Sicherung der Qualität der Entwicklungsstufen/ Entwicklungen,

• ein Zeitplan inklusive Darstellung der Vorgehensweise

• Angaben zur Pflege und Instandhaltung über die gesamte Vertragslaufzeit

• ein Schulungskonzept

• Angaben zum Lizenzmodell

aufzunehmen. Zur Umsetzung des Vorhabens wird vom Bieter in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine agile, zielorientierte Vorgehensweise erwartet.

Qualitätskriterium - Name: Qualität des Konzeptes / Gewichtung: 65 %

Preis - Gewichtung: 35 %

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Die IB.SH ist berechtigt, den Auftragnehmer mit der Durchführung optionaler Entwicklungsleistungen, wie z. B. Anpassung/ Customizing des Systems, Herstellung von Schnittstellen zu weiteren Systemen

oder anderen Beratungsleistungen, zu beauftragen, die nach Abschluss dieser Ausschreibung durch die IB.SH gewünscht werden. Diese Leistungen sind bei Bedarf beim Auftragnehmer in Textform (d. h. per E-Mail, Ticketsystem, Brief oder Fax) anzufordern. Die optionalen Leistungen werden auf Grundlage der im Preisblatt anzugebenden Tagessätze abgerechnet. Hierfür sieht der IB.SH ein jährliches Kontingent von 21 Personentagen vor. Diese Schätzung ist unverbindlich, d. h. der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Beauftragung in diesem Umfang, er hat jedoch alle erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, um entsprechenden Beauftragungen in diesem Umfang zeitnah nachkommen zu können.

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: ja

Projektnummer oder -referenz:

Programm Interreg 6A Deutschland-Danmark (Europäischer Fonds für Regionale Entwicklung EFRE)

Angebote dürfen sowohl in deutscher Sprache als auch in englischer Sprache eingereicht werden

Die Verhandlungsgespräche werden voraussichtlich in KW. 12 - 13 2022 durchgeführt.

Sofern es sich um einen englischsprachigen Bieter handelt, wird mindestens der Fragenteil des Verhandlungsgesprächs auf Deutsch geführt werden.

Verhandlungsverfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 233-613944

Elektronisches Datenaustauschsystem /Workflow-Tool für das Interreg 6A Programm Deutschland-Danmark 2021-2027

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

09/05/2022

Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: København
NUTS-Code: DK0 Danmark
Postleitzahl: 21000
Land: Dänemark

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 215 000.00 EUR

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: n.n.
Land: Deutschland

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.gmsh.de

01/06/2022