Scannen als Dienstleistung Referenznummer der Bekanntmachung: DP-2022000029
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Altenholz
NUTS-Code: DEF0 Schleswig-Holstein
Postleitzahl: 24161
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.dataport.de
Abschnitt II: Gegenstand
Scannen als Dienstleistung
Die Bedarfe bei Behörden, ihre Akten digital verfügbar zu machen, steigen seit einigen Jahren. Dataport bietet mit dem Service „Scannen als Dienstleistung“ eine Lösung an, mit der projekthaft große Bestände an Papierdokumenten digitalisiert werden können.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Rahmenvertrages für die Digitalisierung von Massenschriftgut (Los 2), Büchern (Los 1) und des regelmäßigen Posteingangs (Los 3). Ausgeschrieben wird ein Gesamtseitenvolumen von 100 Mio. Seiten für alle Lose.
Für die einzelnen Lose erwarten wir folgende Seitenanzahlen:
• Los 1: ca.1 Mio. Seiten,
• Los 2: ca. 97 Mio. Seiten
• Los 3: ca. 2 Mio. Seiten.
Dataport sucht pro Los drei Scan-Dienstleister.
Projekthafte Digitalisierung von Büchern - Los 1
Deutschland
Abschluss eines Rahmenvertrages für die Digitalisierung von Büchern (Los 1), Massenschriftgut (Los 2) und regelmäßigem Posteingang (Los 3)
In einigen Bestandsakten von Behörden befinden sich Bücher wie Gebäudestatiken oder Personenstandsregister. Diese gebundenen Medien sollen im Zuge der Digitalisierung elektronisch erfasst werden. Dataport schätzt, dass in den nächsten vier Jahren drei Neukunden mit einem Auftragsvolumen von insgesamt 1 Million Seiten gewonnen werden können. Die Schätzung beruht einerseits auf bisher umgesetzten Projekten sowie vorliegenden konkreten Anfragen von Dataport-Kunden.
Der Rahmenvertrag hat eine für den Auftraggeber einmalige automatische Vertragsverlängerung von einem Jahr, sofern keine fristgerechte Kündigung sechs Monate vor Vertragsablauf erfolgt.
Projekthafte Digitalisierung von Massenschriftgut - Los 2
Deutschland
Abschluss eines Rahmenvertrages für die Digitalisierung von Büchern (Los 1), Massenschriftgut (Los 2) und regelmäßigem Posteingang (Los 3)
Im Hinblick auf die Digitalisierung von Bestandsakten wird das Seitenvolumen innerhalb der nächsten vier Jahre auf 97 Millionen Seiten geschätzt. Die Schätzung beruht einerseits auf bisher umgesetzten Projekten sowie vorliegenden konkreten Anfragen von Dataport-Kunden und andererseits auf einer Dataport-Vertriebsprognose über die Entwicklung des Geschäftsfeldes.
Der Rahmenvertrag hat eine für den Auftraggeber einmalige automatische Vertragsverlängerung von einem Jahr, sofern keine fristgerechte Kündigung sechs Monate vor Vertragsablauf erfolgt.
Digitalisierung des regelmäßigen Posteingangs - Los 3
Deutschland
Abschluss eines Rahmenvertrages für die Digitalisierung von Büchern (Los 1), Massenschriftgut (Los 2) und regelmäßigem Posteingang (Los 3)
Mit dem Angebot der Digitalisierung des Posteingangs möchte Dataport seinen Kunden einen etablierten Service anbieten. Eine Vertriebsprognose stellt in Aussicht, einen Neukunden pro Jahr mit einem Auftragsvolumen von insgesamt 2 Millionen Seiten über die Vertragslaufzeit akquirieren zu können.
Der Rahmenvertrag hat eine für den Auftraggeber einmalige automatische Vertragsverlängerung von einem Jahr, sofern keine fristgerechte Kündigung sechs Monate vor Vertragsablauf erfolgt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Die detaillierten Anforderungen zu den Eignungskriterien findet sich unter 5.4.2 von Teil A - Allgemeiner Teil.
1. Mindestkriterien
Es wurde folgendes Mindestkriterium für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bieters festgelegt:
a) Betriebshaftpflichtversicherung:
Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird:
1 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden und 1 Mio. Euro für Vermögensschäden je Schadenereignis, begrenzt auf das Einfache dieser Summe für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.
Sollte eine Versicherung in geforderter Höhe noch nicht bestehen, so genügt die Vorlage einer Absichtserklärung zum Versicherungsabschluss im Auftragsfall mit Bestätigung eines Versicherungsunternehmens.
Der Bieter muss über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können. Die detaillierten Anforderungen zu den Eignungskriterien findet sich unter 5.4.2 von Teil A - Allgemeiner Teil.
1. Mindestkriterien
a) Referenzen:
Der Bieter benennt in der ANLAGE Referenzbeschreibung je Los mindestens ein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt, das er nach dem 01.05.2019 erfolgreich abgeschlossen hat oder das jetzt noch erbracht wird. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese, gemessen vom Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Vergabe, seit mindestens drei Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können.
Abgeschlossene Referenzen werden nur berücksichtigt, wenn sie sich mindestens über eine Projektlaufzeit von drei Monaten erstreckt haben.
Im Wesentlichen vergleichbar =
Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand im Wesentlichen vergleichbar, wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftraggeber, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht.
Der Bieter muss je Los, auf das er bietet, eine Referenz einreichen, die mit dem Leistungsgegenstand des entsprechenden Loses vergleichbar ist, z.B. für Los 1 ist mindestens eine Referenz einzureichen, bei der Bücher digitalisiert wurden.
Außerdem müssen je Los insgesamt 70% der in der jeweiligen ANLAGE Referenzbeschreibung aufgelisteten Leistungsbestandteile mit den eingereichten Referenzen erfüllt werden. Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen, d.h., dass die Erfüllung der einzelnen Leistungsbestandteile durch die eingereichten Referenzen losübergreifend geprüft und bewertet wird (Bsp.: Wenn eine eingereichte Referenz den Leistungsbestandteil „TR-Resiscan konforme Umsetzung“ nachweist, dann wird diese Anforderung losübergreifend erfüllt.)
Der Bieter muss zudem eine Referenz einreichen, bei der der Referenzauftraggeber einen öffentlich-rechtlichen Auftraggeber iSv. § 99 GWB (Bsp. Gebietskörperschaften, etc.) darstellt. Dabei muss die referenzierte Leistung der ausgeschriebenen Leistung eines der drei Lose soweit ähneln, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Diese Referenz gilt in Bezug auf den öffentlich-rechtlichen Auftraggeber für alle Lose.
Erfolgreich abgeschlossen =
Erfolgreich abgeschlossen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufträge/Projekte planmäßig verlaufen sind und in der vereinbarten Vertragslaufzeit geendet haben und nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz als nicht „erfolgreich abgeschlossen“. Dies gilt im gleichen Maße für noch laufende Aufträge/Projekte.
b) Personalkennzahlen (nur für Los 2):
Die ANLAGE Personalkennzahlen ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Die Angaben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob die Beschäftigtenzahl in den letzten drei Geschäftsjahren im ausschreibungsrelevanten Bereich (Transport, Lager, Produktion, Projektmanagement) durchschnittlich mindestens 20 Vollzeitkräfte beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden.
c) Maßnahmen zur Qualitätssicherung:
Zertifikat gem. DIN EN ISO 9001:2015
Die ANLAGE Qualitätsmanagement ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Die Angaben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gem. DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer) oder gleichwertig besitzt.
Zertifikat gem. ISO/IEC 27001
Die ANLAGE IT-Sicherheit ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen.
Die Angaben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 oder gleichwertig besitzt.
IT-Sicherheitskonzept gemäß BSI-Standard 200-1, 200-2 und 200-4
Dataport gewährleistet seinen Kunden hohe Standards in Bezug auf die IT-Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Dies bedeutet, dass der Bieter für den Gegenstand der Dienstleistung und die dafür eingesetzte Infrastruktur ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) auf Grundlage des BSI-Standards 200-1 betreiben muss.
Wesentliche Merkmale dieser Sicherheitsorganisation sind eine geeignete Aufbauorganisation (Rollen- und Funktionsträger mit geeigneter organisatorischer Einbindung), Ablauforganisation (Prozesse) und ein Regelwerk. Der Bieter muss für den Dienstleistungsrahmen ein IT-grundschutzkonformes Sicherheitskonzept als eigene Anlage mit dem Angebot vorlegen. Das Vorgehen sowie die Struktur eines solchen IT-Sicherheitskonzeptes sind im BSI-Standard 200-2 beschrieben.
Das IT-Sicherheitskonzept beinhaltet die Beschreibung der IT-Struktur (IT-Strukturanalyse) des Bieters, der Maßnahmenauswahl (Modellierung) und der Dokumentation des Umsetzungsstandes der Maßnahmen (Basis-Sicherheitscheck). Defizitäre Grundschutzmaßnahmen muss der Bieter im Rahmen einer Projektplanung geeignet umsetzen. Die regelmäßige Aktualisierung des Sicherheitskonzeptes muss der Bieter gemäß BSI-Standard 200-2 sicherstellen. Ferner sind eine Notfallvorsorge sowie ein Notfallmanagement nach BSI-Standard 200-4 erforderlich.
Bei hohem Schutzbedarf der im Rahmen der Dienstleistung verarbeiteten Daten ist zusätzlich die Durchführung einer ergänzenden Sicherheits- und Risikoanalyse (auf Grundlage des BSI-Standards 200-3) erforderlich. Die dabei festgelegten Maßnahmen muss der Bieter ebenfalls im IT-Sicherheitskonzept beschreiben.
Erst nach Zuschlagserteilung sind darüber hinaus auch die Schnittstellen zum Sicherheitsvorfallmanagement, dem Notfallvorsorge- und Notfallmanagement von Auftraggeber und Auftragnehmer auszuarbeiten, abzustimmen und zu dokumentieren.
Dataport ist die Möglichkeit einzuräumen, die Umsetzung und Dokumentation des Sicherheitskonzeptes in Abstimmung mit dem Auftragnehmer in geeigneter Weise zu überprüfen (Audit durch Dataport). Jeder trägt die Kosten für die dabei entstehenden Aufwände selbst.
Das IT-grundschutzkonforme Sicherheitskonzept muss als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheitskonzept“ mit dem Angebot eingereicht werden. Zudem ist im eVergabe-Kriterium die erforderliche Angabe zu machen.
Die Umsetzung dieser Anforderung kann auch auf Grundlage der Umsetzung anderer IT-Sicherheitsnormen und –Standards erbracht werden. In diesem Fall ist es aber Aufgabe des Auftragnehmers, die Gleichwertigkeit nachzuweisen.
Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
• Erklärungen zur Zahlung eines Mindestlohns gemäß Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH),
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
• Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach §34 Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und –einreichung können vom Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.
Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Ziffer 4.1.3. Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veranlassen.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabeverfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle ausschließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.
Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden.
Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.
Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen haben. Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass eine Angebotseinreichung ohne Kenntnisnahme aller versandten Mitteilungen der Vergabestelle nicht möglich ist.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.schleswig-holstein.de/DE/Themen/V/vergabekammer.html