Los: Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit einzelner Kongresse der geplanten Kongressreihe im Congress Center der Leipziger Messe Referenznummer der Bekanntmachung: 13-0452/168
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Dresden
NUTS-Code: DED Sachsen
Postleitzahl: 01097
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.smwa.sachsen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Los: Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit einzelner Kongresse der geplanten Kongressreihe im Congress Center der Leipziger Messe
Ausrichtung einer internationalen Kongressreihe "Wasserstofftechnologien und ihre Anwendungen in Wirtschaft und Mobilität" (Arbeitstitel)
Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit einzelner Kongresse der geplanten Kongressreihe im Congress Center der Leipziger Messe
Freistaat Sachsen
Das Sächsische Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr organisiert einen internationalen Fachkongress "Wasserstofftechnologien und ihre Anwendungen in Wirtschaft und Mobilität" im Congress Center der Leipziger Messe.
Gegenstand des Gesamtauftrags sind
- die konzeptionelle Ausrichtung und inhaltliche Gestaltung inklusive der Referentenakquise (Los 1),
- die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit einzelner Kongresse der geplanten Kongressreihe in einem hybriden oder ggf. rein digitalen Format (Los 2) sowie
- Dolmetscherleistungen (Los 3).
Leistungsgegenstand für das mit diesem Auftrag zu beauftragende Los 2 ist die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit des Kongresses inklusive der damit verbundenen Abendveranstaltung.
Der Auftragnehmer hat folgende Leistungen durchzuführen:
• Organisationskonzept für die Abendveranstaltung
• Organisationskonzept für den Kongress
• Veranstaltungsorganisation insgesamt
• Öffentlichkeitsarbeit
• Teilnehmerakquise
• Anmeldemanagement
• Referentenbetreuung
• Nachhaltigkeit
• Detailplanung/ Abstimmungen/ Berichtspflichten
Der Auftrag umfasst eine Vertragslaufzeit, die mit Zuschlagserteilung beginnt und mit Abschluss der Auswertung und Nachbereitung des Kongresses zum 31. März 2023 endet. Der Kongress soll am 2. November 2022 im Congress Center der Leipziger Messe stattfinden.
Es besteht seitens des Auftraggebers die Option, die Leistung der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit eines weiteren Kongresses mit vorgelagerter Abendveranstaltung zu beauftragen. Diese Option ist vom Auftraggeber bis spätestens 15. Februar 2023 in Textform auszuüben.
Der Optionszeitraum beginnt am 1. April 2023 und endet spätestens am 31. März 2025.
Es besteht seitens des Auftraggebers die Option, die Leistung der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit eines weiteren Kongresses mit vorgelagerter Abendveranstaltung zu beauftragen. Diese Option ist vom Auftraggeber bis spätestens 15. Februar 2023 in Textform auszuüben.
Der Optionszeitraum beginnt am 1. April 2023 und endet spätestens am 31. März 2025. Es ist beabsichtigt, dass der zweite Kongress im November 2024 ebenfalls in der Leipziger Messe stattfindet.
Bei dem Optionsrecht handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Weiterführung der Vereinbarung.
Es besteht seitens des Auftraggebers die Option, die Leistung der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Öffentlichkeitsarbeit eines weiteren Kongresses mit vorgelagerter Abendveranstaltung zu beauftragen. Diese Option ist vom Auftraggeber bis spätestens 15. Februar 2023 in Textform auszuüben.
Der Optionszeitraum beginnt am 1. April 2023 und endet spätestens am 31. März 2025. Es ist beabsichtigt, dass der zweite Kongress im November 2024 ebenfalls in der Leipziger Messe stattfindet.
Bei dem Optionsrecht handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht des AG. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Weiterführung der Vereinbarung.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Erforderliche Erklärungen und Nachweise des Bieters bzw. der Mitglieder einer Bietergemeinschaft: - Erklärung zu unternehmensbezogenen Angaben; - Erklärung zu den Referenzen; - Erklärung Räumlichkeiten und Technik; - Erklärung Lebenslauf; - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie ggf. zur Selbstreinigung nach § 125 GWB; - Erklärung im Zusammenhang mit dem Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge nach § 21 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, § 19 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns, § 98c des Gesetzes über den Aufenthalt, die Erwerbstätigkeit und die Integration von Ausländern im Bundesgebiet und § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung; - Erklärung zum Datenschutz; - ggf. Erklärung zur Bietergemeinschaft; - ggf. Erklärung zur Eignungsleihe, § 47 VgV; für jeden vorgesehenen Dritten sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen; - ggf. Erklärung zur Einbeziehung von Unterauftragnehmern; - ggf. Erklärung Verzeichnis Leistungen Unterauftragnehmer; - ggf. Erklärung zur Künstlersozialabgabe
Erforderliche Erklärungen und Nachweise des Bieters bzw. der Mitglieder einer Bietergemeinschaft:
- Erklärung zu unternehmensbezogenen Angaben;
- Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie ggf. zur Selbstreinigung nach § 125 GWB;
- Erklärung im Zusammenhang mit dem Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge nach § 21 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, § 19 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns, § 98c des Gesetzes über den Aufenthalt, die Erwerbstätigkeit und die Integration von Ausländern im Bundesgebiet und § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung;
- Erklärung zum Datenschutz.
Teilnehmer am Vergabeverfahren können auch Bietergemeinschaften sein (§ 43 VgV). Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der Bietergemeinschaft.
Mit der Abgabe des Angebotes benennt die Bietergemeinschaft jeweils sämtliche Mitglieder und bezeichnet eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages. Bei der Angebotsabgabe einer Bietergemeinschaft ist die Erklärung Bietergemeinschaft entsprechend von allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen, Institutionen bzw. Einzelpersonen gemäß der Bewerbungsbedingungen zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen.
Zum Nachweis der notwendigen Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen erforderlich und dem Angebot beizufügen. Hinsichtlich der Angaben und Erklärungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit genügt es, wenn die Bietergemeinschaft die Anforderungen insgesamt durch ihre Mitglieder erfüllt. Das vorgesehene Mitglied und der von diesem zu erfüllenden Teil der Leistung sind in den Angebotsunterlagen genau zu bezeichnen.
Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe sowie der nachträgliche Eintritt in eine Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhalten hat, sind nicht möglich.
Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch (§ 421 BGB) für die Leistungserbringung. Fällt ein Mitglied der Bietergemeinschaft nach der Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die vollständige Leistungserbringung durch die verbleibende Bietergemeinschaft sichergestellt sein. Dies erklärt jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe ausdrücklich.
Soweit vorgesehen sind vorzulegen:
- Erklärung zur Einbeziehung von Unterauftragnehmern; auf Anforderung für jeden vorgesehenen Dritten sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen sowie Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers;
- Erklärung zur Eignungsleihe, § 47 VgV; für jeden vorgesehenen Dritten sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters sind mit dem Angebot mindestens drei Referenzen von in den letzten 24 Monaten vor dem Termin zur Angebotsabgabe abgeschlossenen Aufträgen bzw. abgeschlossenen wesentlichen Teilen von Aufträgen vorzulegen.
Die Aufträge, die als Referenz herangezogen werden können, müssen folgende Aufgaben beinhaltet haben bzw. beinhalten:
- Erarbeitung eines Organisationskonzepts für eine hybride oder digitale Veranstaltung mit nationaler oder internationaler Ausrichtung mit einer Mindestteilnehmerzahl von 100 (hybrid oder digital);
- Entwicklung eines Konzepts für eine europäische oder internationale Teilnehmerakquise für eine Veranstaltung mit einer Mindestteilnehmerzahl von 100 (in Präsenz oder rein digital oder hybrid).
Jede der vorgelegten Referenzen muss mindestens eine der genannten zwei Leistungsbereiche beinhalten. Insgesamt müssen durch die vorgelegten Referenzen alle Leistungsbereiche abgedeckt werden. Mit einer Referenz können auch beide Leistungsbereiche abgedeckt werden.
Folgende Angaben sind zu benennen:
- Auftraggeber,
- Kurze Beschreibung des Gegenstandes des Auftrages,
- Umsetzungszeitraum des Auftrages.
Mit dem Angebot ist eine Erklärung darüber abzugeben, dass der Bieter über Kenntnisse zu den Räumlichkeiten und zur Technik im Congress Center der Leipziger Messe verfügt. Für den Nachweis ist maßgeblich, dass der Bieter
- sich vor Ort im Congress Center der Leipziger Messe ein Bild über die Räumlichkeiten und die Technik gemacht hat und/oder,
- sich über die Räumlichkeiten und Technik telefonisch oder per E-Mail bei der Leipziger Messe informiert hat und/oder
- die Räumlichkeiten und Technik im Congress Center der Leipziger Messe von früheren Veranstaltungen bereits kennt
und auf dieser Basis ein Konzept für die für die Auftragsausführung erforderliche Veranstaltungstechnik erstellt hat.
Mit dem Angebot sind Angaben für den vorgesehenen Projektleiter und Vertreter einschließlich deren Qualifikationen in Form eines Lebenslaufs für jede Person als Eigenerklärung vorzulegen. Dieser Lebenslauf hat die berufliche Erfahrung sowie die Mitarbeit an Projekten bezogen auf die nachfolgend genannten Anforderungen zu enthalten.
Der vorgesehene Projektleiter muss
- über Erfahrungen bei der Organisation von hybriden und digitalen Konferenzen, Symposien oder Messen mit nationaler oder internationaler Ausrichtung und einer Mindestteilnehmerzahl von 100 Personen verfügen, die in den vergangenen 48 Monaten stattfanden;
- über Erfahrungen bei der Akquise nationaler und internationaler Teilnehmer von Kongressen, Symposien u.ä. Veranstaltungen verfügen,
- innerhalb der letzten 36 Monate vor dem Termin zur Angebotsabgabe als Projektverantwortlicher für die Organisation und Durchführung von hybriden und digitalen Konferenzen, Symposien oder Messen tätig gewesen sein. Maßgeblich ist der Termin zur Angebotsabgabe.
Der Vertreter des Projektleiters muss wenigstens zwei der o.g. Qualifikationen erfüllen.
Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von
Leistungen (VOL/B) sowie Ergänzungen in den Vertragsunterlagen. Mit dem Angebot ist eine Erklärung zur Zahlung von Mindestentgelten sowie zur Vereinbarung zusätzlicher Vertragsbedingungen vorzulegen. Im Fall der Angebotsabgabe einer Bietergemeinschaft ist diese Erklärung von jedem an der Bietergemeinschaft beteiligten Mitglied mit dem Angebot vorzulegen.
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: § 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363