Rahmenvereinbarung Beratung SAP HCM und ESS/ MSS für die GMSH Kiel
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
NUTS-Code: DEF02 Kiel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.gmsh.de
Adresse des Beschafferprofils: https://www.e-vergabe-sh.de/Vergabeplattform/bekanntmachungen
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Beratung SAP HCM und ESS/ MSS für die GMSH Kiel
Die GMSH sucht mit dieser Ausschreibung einen Rahmenvertragspartner pro Los, der/die die Beratungsleistungen für SAP HCM mit den Modulen Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Personalkostenplanung und Reisemanagement sowie für die digitale Personalakte Employee File Management (EFM) by OpenText sowie für ESS/MSS erbringt.
Für diese Rahmenvereinbarungen gelten die folgenden Höchstmenge für die zu erbringenden Dienstleistungen in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum:
Folgende Höchstmenge wurden je Los für die gesamte Vertragslaufzeit ermittelt
Los 1: Los 1 inkl. EFM – 450 Beratertage
Los 2: ESS/ MSS – 150 Beratertage
Bei Erreichen eines Höchstwertes beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung des betroffenen Loses.
Sollte der Zuschlag für alle Lose an einen Auftragnehmer fallen, endet die Rahmenvereinbarung mit dem Erreichen der Gesamtmenge von 600 Beratertagen.
SAP HCM inkl. EFM
Kiel
Die über diese Leistungsbeschreibung hinausgehende Konkretisierung der zu erbringenden Leistung für Los 1 (Beratung HCM & EFM) ist in der beigefügten Anlage zur Leistungsbeschreibung aufgeführt und umfasst zugleich die Dokumentation der durchgeführten Leistungen. Der überwiegende Teil der Beratungsleistung soll per Remote-Verbindung erfolgen.
Bitte erläutern Sie die technische Realisierung einer Remoteverbindung incl. der Sicherheitsmaßnahmen und der Einbindung der Mitarbeiter (ggf. auch mehrere Alternativen mit Nennung der präferierten Lösung). Es wird hierzu ggf. eine gesonderte vertragliche Vereinbarung geschlossen werden.
Als Auftragnehmer müssen Sie bei der Leistungserbringung grundsätzlich die Vorschriften der DSGVO einhalten. Sie als Bieter verpflichten sich bei Vertragsabschluss die zur Auftragsdurchführung betrauten Beschäftigten auf die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO zu verpflichten. Die Originale der Verpflichtungserklärungen sind der GMSH auszuhändigen.
Zusätzliche Informationen zu Employee File Managament (kurz EFM):
Seit dem 01.08.2016 ist das Employee File Management von OpenText (Version 16.2) als digitale Personalakte bei der GM.SH vollumfänglich im Einsatz. Im Rahmen der Implementierung des Produktes wurde eine flexible Ordnerstruktur geschaffen, die sich in zwei feste Ebenen (Hauptordner und Unterordner) gliedert. Die eingescannten Dokumente können ausschließlich dem Unterordner zugeordnet werden. Das Einbringen von Dokumenten in die jeweilige Personalakte erfolgt über die Szenarien „ArchiveLink: Spätes Erfassen mit Barcode“ und anschließendem Einscannen von einem zentralen Scanarbeitsplatz sowie „Archive Link: Datei importieren“ von dem lokalen Endgerät mit bereits in PDF-Form vorliegenden Dokumenten.
Für die Wiedervorlage oder der Löschung von Dokumenten kommen Workflows zum Einsatz, die über das Business Workplace genutzt werden. Zusätzlich wurde für das Löschen von Dokumenten aus der Personalakte ein umfangreiches Löschkonzept auf Dokumentartebene umgesetzt. Die Bereitstellung der Personalakte an berechtigte Interessenten außerhalb der Personalabteilung erfolgt durch die Vergabe von Gast-User-Tickets. Grundsätzlich sind die Berechtigungen hinsichtlich der Anzeige, Änderung und Löschung von einzelnen Dokumenten einer Personalakte auf ein umfangreiches Berechtigungskonzept auf Dokumentartebene gestützt. In diesem Zusammenhang wurde eine kundeneigene Berechtigungsprüfung implementiert, welche den aktuell hinterlegten Mitarbeiterkreis der betroffenen Personalnummer prüft. Eine weitere kundeneigene Lösung stellt die Funktionalität dar, die bestimmte von der GMSH festgelegte Spool-Listen in einzelne Dokumente separieren und diese dann in den Personalakten der Mitarbeiter ablegen lässt.
Wir erwarten neben der gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringenden Leistung von Ihnen als Berater bei eventuellen Problemstellungen Kompetenzen, mit Hilfe derer die Problemlösung oder Entwicklung von Erweiterungen gemäß der von der GM.SH festgelegten Anforderungen möglich sind. In diesem Zusammenhang gehören eine Prozess- und Systemberatung (ggfs. auch für Anwendungen außerhalb von EFM), die Erstellung von Konzepten und die Erweiterung der bestehenden Dokumentation zum Leistungsumfang.
Der Vertragsbeginn soll der 01.07.2022 bzw. der Tag der Zuschlagserteilung sein. Die Laufzeit je Los beträgt grundsätzlich 3 Jahre mit der Option um einmalige Verlängerung um ein Jahr, sofern nicht der AG der Vertragsverlängerung mit einer Frist von 5 Monaten zum Ablauf des dritten Vertragsjahres widerspricht. Die maximale Laufzeit von 4 Jahren (30.06.2026) wird nicht überschritten.
Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte technische und berufliche Leistungsfähigkeit, die aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio, die Gestaltung der Teilnahmeunterlagen und die Etablierung des Unternehmens vergeben. Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, sowie eine Mindestpunktzahl von 700 Punkten (von möglichen zu erreichenden 1.000 Punkten) erreichen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 3 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 3. und 4. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden maximal drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
ESS/ MSS
Kiel
Für den Bereich EFM und ESS/MSS ist die Weitergabe an Subunternehmer zulässig.
Die Abwicklung der Beratung für das Employee File Management by Open Text bzw. ESS/MSS soll auch bei einer Weitergabe an einen Subunternehmer über den Vertragspartner als Generalunternehmer erfolgen.
Technische Details zu unseren Systemen:
SAP HCM ist seit 2003 im Einsatz und läuft auf einem separaten Mandanten auf einem System (ERP 6 mit EHP 8 mit DokuLink (OTEXBAS 1620_700)).
Fiori Front-End Server 6.0 mit SP03 (Fiori Frontend wird auch für ERP genutzt).
Die HCM Komponenten haben den Releasestand 608 mit SP-Level A1.
Die digitale Personalakte EFM 16.2 ist seit 2016 im Einsatz.
Als Auftragnehmer müssen Sie bei der Leistungserbringung grundsätzlich die Vorschriften der DSGVO einhalten. Sie als Bieter verpflichten sich bei Vertragsabschluss die zur Auftragsdurchführung betrauten Beschäftigten auf die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO zu verpflichten. Die Originale der Verpflichtungserklärungen sind der GMSH auszuhändigen.
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Zusätzliche Informationen zu ESS/MSS (Los 2):
Folgende Employee und Manager Self-Services sind seit dem 01.11.2020 im produktiven Einsatz:
- Meine Abwesenheitsanträge
In diesem Self-Service können Beschäftigte bei der Beantragung einer Abwesenheit zwischen verschiedenen „SAP An-/Abwesenheitsarten“ auswählen. Je nach An/Abwesenheitsart läuft der Genehmigungsprozess 1 bis 2-stufig und mit oder ohne Dateianlagen. Bei Prozessen mit Dateianlagen werden diese mit Abschluss des Prozesses über eine vorbestimmte Dokumentenart in die betroffene digitale Personalakte abgelegt.
Die Genehmigerermittlung erfolgt auf Basis des SAP Organisationsmanagements.
- Meine Zeitbuchungen
Beschäftigte haben die Möglichkeit, über „Meine Zeitbuchungen“ eine Schnellerfassung und/oder Ausführliche Erfassung (nachträgliche Erfassung) vorzunehmen. Angezeigt werden unter dem dritten Reiter „Zeitereignisse“ alle (auch aus Subsystemen stammende) Einträge. Das Löschen von Zeitereignissen, die aus Subsystemen stammen, ist derzeit noch nicht möglich. Die Manager werden per E-Mail (wird automatisch aus dem System versendet) über erfasste Zeitbuchungen ihrer Mitarbeiter informiert, sodass es in der aktuellen Ausprägung keiner obligatorischen Genehmigung der vorgenommenen Zeiterfassungen durch den Manager bedarf.
- Meine Zeitnachweise
In „Meine Zeitnachweise“ wird abweichend zum SAP Standard ein SAPScript basiertes Formular eingesetzt und dem Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Manager haben in „Meine Zeitnachweise“ zusätzlich die Möglichkeit, im Namen eines unterstellten Beschäftigten zu agieren und sich die Zeitnachweise anzusehen.
- Meine Entgeltnachweise
Zur Anzeige der Entgeltnachweise wird die Fiori App „Meine Entgeltnachweise“ im SAP Standard eingeführt.
- Teamkalender
Der „Teamkalender“ wird in zwei Varianten angeboten. Einmal in der SAP Standard Variante und einmal in der NWBC Darstellung. Die NWBC-Darstellung wird hauptsächlich wegen Exportfunktion des Teamkalenders bereitgestellt. Die Beschäftigten verfügen über eine einzige Sicht und die Manager über 3 Sichten. Bei dem Aufbau der Sichten im MSS sind zusätzliche Prüfungen implementiert, um die GMSH-individuellen Aspekte (abweichend zum Standard) im Teamkalender darstellen zu können.
- Meine Dokumente
Zur Anzeige der eigenen Lohnsteuerbescheinigungen und DEÜV-Bescheinigungen wurde die Fiori App Meine Dokumente als kundenindividuelle Fiori App eingeführt. Mit Hilfe dieser App können ohne Parametrisierung der Dokumentenart sämtliche in einem SAP ArchiveLink zertifizierten Content Repository abgelegten Dokumente angezeigt werden. Durch Festlegung der Dokumentenart kann die kundenindividuelle Fiori App differenziert ausgeprägt und jede einzelne Dokumentenart als eigene Kachel abgebildet werden.
Der Vertragsbeginn soll der 01.07.2022 bzw. der Tag der Zuschlagserteilung sein. Die Laufzeit je Los beträgt grundsätzlich 3 Jahre mit der Option um einmalige Verlängerung um ein Jahr, sofern nicht der AG der Vertragsverlängerung mit einer Frist von 5 Monaten zum Ablauf des dritten Vertragsjahres widerspricht. Die maximale Laufzeit von 4 Jahren (30.06.2026) wird nicht überschritten.
Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte technische und berufliche Leistungsfähigkeit, die aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio, die Gestaltung der Teilnahmeunterlagen und die Etablierung des Unternehmens vergeben. Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, sowie eine Mindestpunktzahl von 700 Punkten (von möglichen zu erreichenden 1.000 Punkten) erreichen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 3 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 3. und 4. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden maximal drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs - oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.
2. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
3. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2019 - 2021).
4. Gilt für Los 1:
Darstellung der besonderen Erfahrungen des Unternehmens auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistungen, durch eine Liste von im Wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten einschlägigen und vergleichbaren (SAP HCM) Referenzleistungen, unter Angabe des Auftragswertes, der Ausführungszeit sowie Auftraggeber (Referenzkunden) mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (mit mindestens 3 Kunden der letzten drei Jahre (2019, 2020, 2021).
Gilt für das Los 2:
Darstellung der besonderen Erfahrungen des Unternehmens auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistungen, durch eine Liste von im Wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten einschlägigen und vergleichbaren (ESS/MSS) Referenzleistungen, unter Angabe des Auftragswertes, der Ausführungszeit sowie Auftraggeber (Referenzkunden) mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (mit mindestens 3 Kunden der letzten drei Jahre (2019, 2020, 2021).
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.
Abschnitt IV: Verfahren
Für diese RV gelten die folgenden Höchstmenge für die zu erbringenden Dienstleistungen in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum: Folgende Höchstmenge wurden je Los für die gesamte Vertragslaufzeit ermittelt Los 1: SAP HCM inkl. EFM – 450 Beratertage Los 2: ESS/ MSS – 150 Beratertage Bei Erreichen eines Höchstwertes beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung des betroffen Loses.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können.
Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist.
Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 21. Februar 2022 an die GMSH, z.H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: [gelöscht]) zu richten.
Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die max. drei ausgewählten Bewerber für das Los 1 und max. die drei Bewerber für das Los 2 zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 12. April 2022 an die GMSH, z.H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: [gelöscht]) zu richten.
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:
5. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung, Gründungsdatum für diesen Unternehmenszweig, Kunden in Deutschland, weitere aussagekräftige Unterlagen, die es ermöglichen, ein Gesamtbild vom Unternehmen zu erhalten).
6. Etablierung des Unternehmens
Um einen vollumfänglichen Überblick über das Dienstleistungsunternehmen und seine Positionierung am Markt zu gewinnen, ist es dem AG wichtig das Unternehmen im Gesamtkontext zum Markt einschätzen zu können. (Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter, Gründungsdatum, Bedeutung am Markt, Leistungsumfang, Erfahrungen, Ausfallwahrscheinlichkeit, Risikoeinschätzung, ...)
Die zur Verfügung gestellten Unterlagen werden hinsichtlich der Positionierung des Dienstleisters am Dienstleistungs-Markt gesichtet und dabei insbesondere hinsichtlich folgender Indikatoren geprüft:
- Umfang der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand
- Art und Inhalt der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand
- Bezug (Relevanz) der Leistungspalette zum Aus-schreibungsgegenstand
7. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.
Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
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Die Präsentationen werden voraussichtlich in der 19.-20. Kalenderwoche 2022 in Kiel oder digital stattfinden.
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Bietergemeinschaft:
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft
müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Ort: nicht bekannt
Land: Deutschland
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]