Personalwirtschaftliche Dienstleistung
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
NUTS-Code: DEF02 Kiel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.gmsh.de
Adresse des Beschafferprofils: https://www.e-vergabe-sh.de/Vergabeplattform/bekanntmachungen
Abschnitt II: Gegenstand
Personalwirtschaftliche Dienstleistung
Die IB.SH sucht einen neuen Service-Partner für die Übernahme des Entgeltabrechnungsprozesses und des Systembetriebs eines integrierten Personalwirtschaftssystems inklusive der Abrechnung von Reisekosten.
Kiel
Die IB.SH sucht einen neuen Service-Partner, der als Generalunternehmer die Verantwortung für die Entgelt und Reisekostenabrechnung, den technischen Support sowie Services und Beratung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Auftraggeber innerhalb verabredeten Service- und Leistungszeiten übernimmt, eine für das Haus passende personalwirtschaftliche Applikation auf der Basis SAP HCM anbietet, einsetzt und die Software sowie die entsprechende Hardware für die IB.SH betreibt. Die personalwirtschaftliche Applikation ist als Software as a Service anzubieten.
Derzeit ist SAP HCM im Einsatz. Der Übergang an den neuen Service-Partner erfolgt von einem dritten
Dienstleister. Die Anforderungen und die Zuständigkeiten sowie zu lösende Fragestellungen des Dienstleisters ergeben sich aus dem Fachkonzept. Die Anbieter, die nicht alle KO-Kriterien aus dem Fachkonzept einhalten können, werden aus dem Verfahren ausgeschlossen.
Für den Auftraggeber ist vom Dienstleiter ein technischer Zugang zum System bereitzustellen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IB.SH sind in die Abläufe und die Applikation einzuarbeiten. Die Zugriffsrechte umfassen generelle Leserechte, Auswertungsrechte und die Möglichkeit, Auswertungen für den individuellen Bedarf selber einstellen zu können, Pflegerechte für das Veranstaltungsmanagement zur Erfassung von Seminaren, Pflegerechte für das Organisationsmanagement/ für Organisationsstammdaten für die Anlage von Organisationseinheiten, Planstellen und der Erfassung der Soll-Arbeitswerte. Die Datenübernahme für die Transitionsphase ist vom Dienstleister zu gewährleisten und die systemtechnisch hinterlegten Abläufe und Lohnarten, etc. sind zu prüfen und zu übertragen. Die Datenübernahme umfasst auch historische Daten. Im Rahmen der Prüfung sollen u.a. vom Standard abweichende Abläufe (→ Customizing liegt vor) und die Berechnungslogik von Lohnarten vom Dienstleister (in Zusammenarbeit mit der IB.SH und dem bisherigen Dienstleister) identifiziert, geprüft und bei Bedarf angepasst werden. Eine verantwortliche Betriebsübernahme durch den Dienstleister ist ab dem 01.01.2023 sicher zu stellen. Hierbei hat der neue Dienstleister für einen ausreichenden Know-how Transfer von dem bestehenden Dienstleister bzw. IB.SH Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu sorgen.
A) Übernahme und Durchführung der Prozesse
B) Bereitstellung einer personalwirtschaftlichen Applikation mit den Schwerpunkten
C) Bereitstellung und Sicherstellung des laufenden Betriebs der erforderlichen IT-Infrastruktur für die
personalwirtschaftliche Applikation und deren Funktionen
D) Service Desk und Beratung
E) Transition
siehe Ziffer II.2.11 Angaben zu Optionen
Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte Technische und berufliche Leistungsfähigkeit und die Gestaltung der Teilnahmeunterlagen vergeben.
Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden max. 3 Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 3 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 3. und 4. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, ergibt sich die endgültige Platzierung der Bewerber in Abhängigkeit vom höchsten Wert im Kriterium "Fachliche Qualifikation des Bieters (Know-How und Kundenreferenzen)" über deren Platzierung, falls diese eine gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung.
Die angebotenen Leistungen sollen für die Dauer einer Mindestvertragslaufzeit erbracht werden. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit soll sich der Vertrag jeweils automatisch um ein Jahr verlängern (Verlängerungsperiode), wenn nicht eine der Vertragsparteien das Vertragsverhältnis mit unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 12 Monaten zum Ende der Mindestvertragslaufzeit bzw. der jeweils anstehenden Verlängerungsperiode schriftlich kündigt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV.
Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
2. Auf Grundlage des (Konzern-) Jahresabschlusses des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres (inklusive Gewinn- und Verlustrechnung) des Unternehmens sowie ggf. (Konzern-) Jahresabschlusses des letzten
Geschäftsjahres des Mutterkonzerns (wenn der bewerbende Unternehmensteil eine Tochtergesellschaft darstellt) erfolgt ein Rating der Anbieter gem. dem offiziellen DSGV- oder RSU-Corporate-Ratingverfahren durch unseren Kreditbereich. Die Ratingnoten werden anschließend kategorisiert. Anbieter mit einer DSGV-/ RSU Corporate-Ratingnote von 12 oder schlechter werden im Verfahren nicht weiter berücksichtigt - Ausschluss von Verfahren Nichteinreichen des Jahresabschlusses führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.
3. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
4. Fachliche Qualifikation des Bieters (Know-how und Kundenreferenzen)
Beschreibung des Leistungsspektrums, Know-How und Erfahrung des Unternehmens bei der Erbringung der angeforderten Dienstleistungen;
Beschreibung der Geschäftsfelder, in denen es tätig ist; Darstellung der relevanten Referenzen, die die umfassende Erfahrung des Bewerbers belegen (Kontaktdaten von Ansprechpartnern zu den benannten Referenzen sind mindestens auf Nachfrage zu benennen). Bitte nennen Sie uns bitte mindestens 3 Referenzkunden aus den letzten 5 Geschäftsjahren vergleichbar mit dem Ausschreibungsgegenstand.
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können.
Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist.
Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 04. Februar 2022 an die GMSH, z.H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: [gelöscht]) zu richten.
Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die drei ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 23. März 2022 an die GMSH, z.H. Frau Katja Schmidt (e-Vergabesystem, E-Mail: [gelöscht] ) zu richten.
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:
5. Nachweis über die Art und Umsetzung des Qualitätsmanagements und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung (Zertifizierung gemäß ISO/DIN/LDSG oder gleichwertigen Normen).
6. Umgang mit den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen eines deutschen Finanzinstituts:
- Insbesondere dem Umgang mit dem §25 KWG
- Spezieller Umgang mit den MaRisk
7. Datenschutzkonzept zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
8. Darstellung des bestehenden Informationssicherheitsmanagementsystems gemäß Anlage "Anforderungen an die Informationssicherheit bei Auslagerungen" zum Vertrag.
9. Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer die Ausschreibungsbedingungen anerkennt und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließt und, sofern diese auf der Rückseite von Geschäftsbriefen verwendet oder in sonstiger Form dem Teilnahmeantrag beigelegt werden, keine Wirkung erlangen.
10. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung.
11. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
12. Eigenerklärung, dass die Anforderungen, die in der anliegenden Leistungsbeschreibung und im Fachkonzept als Mindestanforderungen gekennzeichnet sind, erfüllt werden.
Bietergemeinschaft:
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft
müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Ort: nicht bekannt
Land: Deutschland
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]