Einführung eines integrierten Personal Management Systems als "Inhouse-Lösung" für den Kreis Steinburg Referenznummer der Bekanntmachung: 6146/206/Ha/2021
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Itzehoe
NUTS-Code: DEF0E Steinburg
Postleitzahl: 25524
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.steinburg.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.goerg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einführung eines integrierten Personal Management Systems als "Inhouse-Lösung" für den Kreis Steinburg
Der Kreis Steinburg ist ein Kreis im Herzen Schleswig-Holsteins. Er gehört zur Metropolregion Hamburg und hat seinen Verwaltungssitz in Itzehoe.
Zur Verwaltung von ca. 600 Mitarbeiter*innen benötigt der Kreis Steinburg ein integriertes Personal Management System, das als "Inhouse-Lösung" bereitgestellt werden soll. Eine Lösung als Software-as-a-Service (SaaS) ist mithin nicht gewünscht.
Weitere Einzelheiten können Sie Abschnitt II.2.4 dieser Bekanntmachung und der "Kurzbeschreibung der fachlichen Anforderungen" entnehmen.
Itzehoe
Das integrierte Personal Management System soll durch den Auftragnehmer als "Inhouse-Lösung" bereitgestellt werden. Alle Funktionalitäten sind für die Nutzer in deutscher Sprache verfügbar. Der Zugriff auf das System erfolgt über ein Login mit Passwort. Es muss gewährleistet sein, dass Nutzern auch eingeschränkte Rechte eingeräumt werden können, bspw. nur Zugriff auf ausgewählte Teilbereiche des Systems. Sämtliche Zugriffsberechtigungen können je Benutzer festgelegt werden.
Alle Daten müssen vor unbefugten Zugriffen und Änderungen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sein. Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur innerhalb der EU entsprechend der Vorgaben der DSGVO zulässig. Dies gilt auch für den Support (First level/second level and third level). Mit dem Auftragnehmer wird zu diesem Zweck (zusätzlich zum Leistungsvertrag) ein vom Kreis Steinburg mit den später ausgehändigten Vergabeunterlagen bereitgestellter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.
Das System soll Daten vom Abrechnungsdienstleister (Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein, VAK) importieren sowie Daten mit einem vorhandenen Zeitwirtschaftssystem (NovaTime) austauschen können.
Die Bereitstellung des integrierten Personal Management Systems beinhaltet auch Schulungsleistungen.
Das Personal Management System muss folgende Module beinhalten:
- Personalbeschaffung,
- Personalinformation,
- Digitale Personalakte,
- Dokumentenerstellung,
- Stellenplan,
- Personalentwicklung,
- Auswertungen,
- Workflows sowie
- Mitarbeiter- und Manager Self-Service (ESS/MSS).
Weitere Einzelheiten zur Leistung sowie zu den benötigten Schnittstellen enthält die "Kurzbeschreibung der fachlichen Anforderungen", die bereits mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus erhalten die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs gemäß Ziff. II.2.9 dieser Bekanntmachung ausgewählten Bieter die vollständigen Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog etc.). Zu den Vergabeunterlagen gehört auch das Vertragswerk. Es ist beabsichtigt, dieses Vertragswerk auf Grundlage der EVB-IT (Überlassung Typ B bzw. ggf. Kauf) zu erstellen.
Eine Verlängerung des Auftrags um weitere 24 Monate ist möglich. Weitere Einzelheiten hierzu enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1 dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet.
Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 20 % (Leistungsfähigkeit) zu 80 % (Fachkunde).
Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2 (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Insgesamt können hier maximal 200 Punkte erzielt werden. Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3 (TL1 und TL2) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt.
Hier können insgesamt maximal 800 Punkte erreicht werden.
Die einzelnen Angaben und Nachweise haben bei insgesamt 1 000 möglichen Punkten folgende Wertigkeit:
- WL1 und WL2: 200 Punkte,
- TL1: 100 Punkte,
- TL2: 700 Punkte.
Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber Miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden Skala/Notenstufen. Die maximal erreichbaren Punktzahlen pro Angabe/Nachweis werden mit dem jeweils erreichten Gewichtungsfaktor multipliziert. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen addiert.
- 100 % = sehr gut: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld weit über dem Durchschnitt,
- 80 % = gut: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld deutlich über dem Durchschnitt,
- 60 % = vollbefriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld im Oberen Durchschnitt,
- 40 % = befriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld im unteren Durchschnitt,
- 20 % = ausreichend: Bewerber lässt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld nur Unterdurchschnittliches erwarten.
Im Bereich zwischen 0 % und 100 % können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (10 %, 30 %, 50 %, 70 %, 90 %), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunterliegenden geraden Prozentzahl zugeordnet werden. Eine Bewertung eines Eignungskriteriums (Leistungsfähigkeit bzw. Fachkunde) mit 0 % würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat.
Hierbei handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien.
Der Vertrag, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird, enthält weitere Einzelheiten zur Vertragsverlängerungsoption (vgl. Ziff. II.2.7).
Vergaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV (zusätzliche Lieferungen des ursprünglichen Auftragnehmers) bleiben ausdrücklich vorbehalten.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziff. VI.5).
Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV. Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten.
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen PL1 und PL2 entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
PL3. Eigenerklärung zu den fachlichen Anforderungen.
PL4. Eigenerklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen der Ausschreibung.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Kreis Steinburg für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Kreis Steinburg für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
WL1. Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Umsätze im Zusammenhang mit dem Vertrieb von Personal Management Systemen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Kreis Steinburg für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor. Der Kreis Steinburg behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (Aufschlüsselung kaufmännisch, technisch/ Service, sonstige) in den letzten 3 Jahren.
TL2. Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/ Referenzprojekten (realisierte Projekte im Zusammenhang mit der Einführung von [integrierten] Personal Management Systemen) in den letzten maximal 5 Jahren (Eigenerklärungen; Stichtag 1.8.2016). Die Referenzprojekte müssen innerhalb der letzten 5 Jahre durchgeführt oder abgeschlossen worden sein. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Bewerbungsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Der Kreis Steinburg kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.
1. Die Bieter (bei Bietergemeinschaft alle Mitglieder) haben eine Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 4 Vergabegesetz Schleswig-Holstein abzugeben. Das in den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt ist zwingend zu verwenden.
2. Es wird darauf hingewiesen, dass sich diese Eigenerklärung hinsichtlich der Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns nicht auf Beschäftigte bezieht, die bei einem Bieter oder Nachunternehmer im EU-Ausland tätig sind und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare im Bewerbungsbogen) können unter der in Ziffer I.3 genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Kreises Steinburg erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 23.08.2021 über die Vergabeplattform gestellt werden. Der Kreis Steinburg behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass der Kreis Steinburg keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Der Kreis Steinburg kann Ausnahmen zulassen. Dies gilt insbesondere für technische Nachweise, die nur in englischer Sprache verfügbar sind.
6. Der Kreis Steinburg behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
7. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
8. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber voraussichtlich bis zum 20.09.2021 die Vergabeunterlagen mit einer Einladung zu den Verhandlungsgesprächen zugesandt. Die Verhandlungsgespräche werden in Itzehoe - oder abhängig von der aktuellen Pandemiesituation - als Videokonferenz stattfinden.
9. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Der Kreis Steinburg seinerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
10. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber/ Einzelbieter das Verfahren in Bewerber-/ Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Kreises Steinburg zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer.
11. Zu Ziff. IV.1.4: Der Kreis Steinburg behält sich vor, die Anzahl der ausgewählten Bieter im Laufe des Verhandlungsverfahrens zu reduzieren. Weitere Einzelheiten hierzu enthält der Verfahrensbrief 1, der mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGRM4N
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.