Ausschreibung eines Dienstleistungsvertrages für Unterstützungsleistungen in der Finanzbuchhaltung, Steuerdeklaration und Personaladministration in der hsh portfoliomanagement AöR
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
NUTS-Code: DEF02 Kiel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 431 / 599-1624
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.gmsh.de
Abschnitt II: Gegenstand
Ausschreibung eines Dienstleistungsvertrages für Unterstützungsleistungen in der Finanzbuchhaltung, Steuerdeklaration und Personaladministration in der hsh portfoliomanagement AöR
Ausschreibung eines Dienstleistungsvertrages für Unterstützungsleistungen in der Finanzbuchhaltung, Steuerdeklaration und Personaladministration in der hsh portfoliomanagement AöR.
Hsh portfoliomanagement AöR
Martensdamm 4
24103 Kiel
Ausschreibung eines Dienstleistungsvertrages für Unterstützungsleistungen in der Finanzbuchhaltung, Steuerdeklaration und Personaladministration in der hsh portfoliomanagement AöR.
Die hsh portfoliomanagement AöR (pm) wurde mit Wirkung vom 19.1.2016 als Anstalt des öffentlichen Rechts gemeinsam vom Land Schleswig-Holstein und der Freien Hansestadt Hamburg mit dem Ziel gegründet, ein Portfolio von Schiffskrediten von der HSH Nordbank AG zu übernehmen und wertschonend abzubauen. Details können dem Geschäftsbericht entnommen werden: https://www.portfm.de/media center/type/geschaeftsberichte/index.html.
Die pm hat aktuell die Finanzbuchhaltung (Hauptbuch), die Anlagenbuchhaltung, die Steuerdeklaration und die Gehaltsbuchhaltung an einen Dienstleister ausgelagert. Diese Dienstleistungen sollen mit dieser Ausschreibung erneut ausgelagert werden (wesentliche Auslagerung nach § 25b KWG). Weiterhin gelten für diese Auslagerung regulatorische Anforderungen der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk), die Kreditinstituts-Rechnungslegungsverordnung (RechKredV) sowie die besonderen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute.
Der externe Dienstleister soll in den Themenfeldern Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Steuerdeklaration, Gehaltsbuchhaltung, Kontrolle und Qualitätssicherung von Quartalsberichten und Jahresabschluss sowie für Beratungsdienstleistungen Unterstützungsleistungen erbringen wie in den Leistungsscheinen beschrieben. Die detaillierten Leistungsscheine finden Sie als Anlage zum Vertrag in den Vergabeunterlagen. Aktuell erfolgen die Führung des Hauptbuches, die Anlagenbuchhaltung und die Gehaltsbuchhaltung im System DATEV.
Der Dienstleister soll zusätzlich Unterstützungsleistungen in den Themenfeldern Bilanzierung/Rechnungslegung, Steuern sowie Gehaltsabrechnungen erbringen.
Folgende Themenfelder im Rahmen des Abbaus der pm könnten aus heutiger Sicht darüber hinaus relevant werden:
— Unterstützung in bzw. Übernahme der Kreditorenbuchhaltung,
— Unterstützung in bzw. Übernahme der Erstellung von Quartalsberichten,
— Unterstützung in bzw. Übernahmen der Erstellung von Jahresabschlüssen,
— Unterstützung bzw. Durchführung im Themenfeld Reisekostenabrechnungen.
Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden 3 Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 3 belegen.
Sofern mehrere Bewerber (bspw. 3. und 4. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
2. Vorlage des Gesamtumsatzes (netto) in Deutschland und die Vorlage des Umsatzes in dem Tätigkeitsfeld „Unterstützung der Finanzbuchhaltung, Steuerdeklaration und Personaladministration“ für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2018, 2019, 2020).
3. Nachweis einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden in Höhe von 5 Mio. Euro. Im Falle von Bewerbergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis von jedem einzelnen Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Sofern der Bewerber derzeit über keine entsprechende Haftpflichtversicherung verfügt, hat er mit seinem Teilnahmeantrag eine schriftliche Zusage des Versicherers einzureichen, dass im Fall der Auftragserteilung ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird.
4. Angabe der Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter in Deutschland insgesamt und in dem Tätigkeitsfeld „Unterstützung der Finanzbuchhaltung, Steuerdeklaration und Personaladministration“ bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2018, 2019, 2020).
5. Angabe von maximal fünf einschlägigen Referenzen für nach Art und Umfang vergleichbarer Projekte, unter Angabe von Ansprechpartner und Kontaktadressen, mit Kurzbeschreibung der Leistungsinhalte sowie Projektumsetzung in Bezug auf die Ausschreibung benannten Tätigkeiten aus den vergangenen fünf Jahren (2016-2020) unter Berücksichtigung folgender Aspekte:
— Nachgewiesene Erfahrung des Bewerbers mit Kreditinstituten und / oder Abwicklungsanstalten und den entsprechenden bankfachlichen Anforderungen,
— Darstellung der Organisation der Projekte,
— Beschreibung des Vorgehensmodells,
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung
Nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Fragen zur Ausschreibung: Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 16. Juni 2021 an die GMSH, z. H. Frau Ines Stölting (e-Vergabesystem, E-Mail: [removed] zu richten. Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die drei ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 4. August 2021 an die GMSH, z. H. Frau Ines Stölting (e-Vergabesystem, E-Mail: [removed] zu richten. Mit dem Teilnahmeantrag sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:
6. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und Bankverbindung),
7. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.
Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
8.Soweit zutreffend: Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben werden soll: Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen. Hierbei sind die Partner mit den jeweiligen Teilaufträgen zu benennen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft haben gesondert zu erklären, mit welcher Quote in Prozent sie jeweils haften,
9.Unbedenklichkeitserklärung des Finanzamts (Nachweis über Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben),
10. Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer im Zusammenhang mit den laut Vertrag zu erbringenden Leistungen / Tätigkeiten keine nahe stehenden Personen und Unternehmen gem. § 285 Nr. 21 HGB beteiligen wird; ggf. Mitteilung über beteiligte nahe stehen
Verhandlungsgespräche/ Präsentationen finden voraussichtlich in der 40./42. KW 2021 statt.
Durchführung 1. Verhandlungsrunde: (4.10.-8.10.2021),
Durchführung 2. Verhandlungsrunde: (18.10.-22.10.2021).
Mit den Vergabeunterlagen wird eine detaillierte Bewertungsmatrix für die Angebote versandt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Ort: n.n.
Land: Deutschland
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse: www.gmsh.de