Integrative Personalsoftware (08/PE-IT/2021)
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Dresden
NUTS-Code: DED2 Dresden
Postleitzahl: 01099
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 361 / [removed]
Fax: +49 800/[removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.ikk-classic.de
Abschnitt II: Gegenstand
Integrative Personalsoftware (08/PE-IT/2021)
Ausschreibungsgegenstand sind zusammenfassend folgende Inhalte:
— Überlassung der integrativen Personalsoftware im Rahmen von SaaS,
— Hosting und Pflege/Wartung,
— Technischer- und fachlicher Anwendersupport, u. a. durch Remote-Einwahl (Anmerkung: daher ist der Abschluss der Datenschutzvereinbarung Fernwartung erforderlich.),
— Datenmigration,
— Customizing,
— Schulungen zur integrativen Personalsoftware an verschiedenen Standorten der Auftraggeberin.
Die der Auftraggeberin anzubietende integrative Personalsoftware basiert auf einem im Markt erfolgreich eingeführten und dauerhaft gepflegten Standardprodukt. Im Rahmen der Einführung erfolgt die Anpassung der Zugriff auf die integrative Personalsoftware erfolgt webbasiert. Das Hosting erfolgt auf einem Server des Auftragnehmers, ausschließlicher Serverstandort ist Deutschland. Der Auftragnehmer gewährleistet die angemessenen technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des DS der DSGVO u. des BDSG.
Dresden
Die Software soll einen unternehmensweiten integrativen Ansatz verfolgen. Daher sind vollwertige, Bidirektionalen Schnittstellen von und zu anderen Systeme notwendig.
Folgende Themen sollen mit Hilfe der einzuführenden integrativen Personalsoftware bewirtschaftet werden:
Organisationsmanagement, Personalmanagement inklusive elektronischer Aktenführung, Abrechnung/ Payroll, Zeitmanagement, Reisemanagement, Personalentwicklung, Bewerbermanagement, Inventarmanagement, Arbeits- und Gesundheitsschutz (inkl. Betriebliches Eingliederungsmanagement), Reporting über alle Module, Employee Self Service (ESS).
Mit der neu einzuführenden integrativen Personalsoftware will die Auftraggeberin folgende Ziele erreichen:
— Die Software bietet im Saldo einen deutlichen Mehrwert an Qualität, Effizienz und Automatisierungs-/Digitalisierungsgrad gegenüber den bisherigen Produkten,
— Reduzierung der Schnittstellen zur Verbesserung der Datenqualität,
— Datenhaltung und Pflege in einem einzigen zentralen HR-System zur Kostenreduzierung und Vermeidung von Übertragungsfehlern und mehrfacher Datenpflege,
— Prozesse des Personalwesens (u. a. Personalsachbearbeitung, -entwicklung und -beschaffung) durch Softwaregestützte, individualisierbare Workflows Automatisieren/effizienter gestalten,
— Möglichkeit eines individuellen Reporting.
Der Auftraggeberin steht die Option zu, den Vertrag durch einseitige Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer zweimalig um jeweils 3 Jahre zu verlängern. Das vorstehend genannte Optionsrecht muss von der Auftraggeberin bis spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit ausgeübt werden.Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung. Der produktive Einsatz der Software beginnt am 1.12.2022.
Soweit Bewerbungen von mehr als 3 geeigneten Bewerbern eingehen, erfolgt die Auswahl der Bewerber nach folgenden Auswahlkriterien zu den angegebenen Referenzen:
1. Integrativer Ansatz der fünf Referenzaufträgen – quantitativ (50 %),
1.1 Unterkriterium „Implementierung der Personalsoftware bei Referenz-Unternehmen mit > 5 000 Usern“ (10 %),
1.2 Unterkriterium „Anzahl der integrierten Module auf Basis der Kurzfassung Leistungsbeschreibung bei den Referenzen“ (40 %),
2. Vergleichbarkeit der fünf Referenzaufträgen mit dem Ausschreibungsinhalt (50 %).
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
— Mit dem TN-Antrag ist eine Eigenerklärung des Teilnehmers/Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“).
— Teilnehmergemeinschaften haben die „Eigenerklärung Umsatz“, die „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen“ und die „Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“ dem TN-Antragt für jedes Mitglied der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die „Eigenerklärung Umsatz“ und/oder „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen“" nur dann mit dem TN-Antrag vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der Wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe).
In diesem Fall ist mit dem TN-Antrag eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen unter-AN“).
— Dem TN-Antrag ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Teilnehmers/Bieters in den der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017, 2018, 2019), bzw. der Umsatz des Teilnehmers/Bieters, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist („Eigenerklärung Umsatz“ (37)).
— Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem TN-Antrag für jedes Mitglied der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem TN-Antrag vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem TN-Antrag eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten(Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2017, 2018, 2019 (addierter Gesamtumsatz 2017, 2018, 2019 geteilt durch drei) muss mindestens 10 Mio. EUR betragen.
— Dem TN-Antrag ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung Vergleichbare Aufträge (Referenzen) der Geschäftsjahre 2015-2020 beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Teilnehmer/Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“ (38.1) und „Anlage Referenzen – Fragenkatalog“ (38.2) sowie ausführliche Beschreibung der einzelnen Referenzen als einheitliche PDF-Präsentation (siehe Teilnahmebedingungen Ziffer 3 (20)).
— Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem TN-Antrag für jedes Mitglied der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem TN-Antrag vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem TN-Antag eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV“).Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu ausschlussgründen Unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
Bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge aus den Geschäftsjahren 2015 bis 2020:
Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
1. Es sind 3 Referenzaufträge zur Einführung und/oder den Betrieb einer integrativen Personalsoftware einzureichen.
2. Von den 3 Referenzaufträgen müssen 2 Referenzaufträge bei Kunden in einer Institution der öffentlichen Verwaltung mit Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst in Deutschland umgesetzt worden sein.
3. Alle Referenzaufträge beinhalten die Themen Gehalt, Organisation, Personalmanagement sowie Elektronische Akte (Personalakte).
4. Alle Referenzaufträge müssen zusätzlich mindestens 2 Module aus den Bereichen Employee Self Service, Personalentwicklung, Zeitmanagement, Reisemanagement, Bewerbermanagement, Arbeitsschutz und Gesundheit sowie Inventarmanagement beinhalten.
Für das Projektteam gelten folgende Mindestanforderungen:
—— Alle Mitglieder des Projektteams beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend.
—— Die Mitglieder des Projektteams verfügen über das nachfolgende erforderliche Fachwis-sen und Erfahrung
(Kompetenzen) zur Aufgabenerfüllung:
— Erfahrung in der Steuerung von Projekten für Kunden mit > 5 000 User,
— Projektmanagementkompetenzen,
— Praktische Erfahrungen in der Einführung integrativer Personalsoftware einschließlich der Datenmigration,
— Detaillierte Kenntnisse und Beratungskompetenz in der Einführung aller ausgeschriebenen Fachthemen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
— Es gilt deutsches Recht.
— Rechtsform der Teilnehmer- / Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot von Teilnehmergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als Bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Teilnehmergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertragstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Teilnehmergemeinschaft“ ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet beizufügen.
— Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise vorzulegen:
—— Datenschutz Auftragsverarbeitung
——— „Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung“ (60A),
——— ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung“ (61A)),
——— Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A),
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse“ (63A),
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A),
——— Formblatt „Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner“ (65A) und
——— ein vom Teilnehmer erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.
—— Datenschutz Fernwartung
——— „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60B),
——— ein Sicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept „ (61B)),
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (62B),
——— Formblatt „Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner“ (63B) und
——— ein vom Teilnehmer erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.
— Dem Teilnahmeantrag ist eine Darstellung zur Bewertung der 3 Referenzen beizufügen,
——— einheitliche PDF-Präsentation mit maximal 60 Seiten Gesamtumfang zur Beschreibung aller Referenzen.
— Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Erklärung des Teilnehmers zur „Technologie L. Ron Hubbard“ einzureichen (41).
— Dem Teilnahmeantrag ist darüber hinaus eine kurze Unternehmensdarstellung im PDF-Format beizufügen, in der insbesondere das Gründungsdatum, die Struktur des Teilnehmers (Organigramm, Kunden, Standorte) sowie die Erfahrungen des Teilnehmers im Aufgabengebiet und das zur Verfügung stehende Personal dargestellt werden, einschließlich der „Eigenerklärung zur Unternehmensdarstellung“ (42).
— Weiterhin sind mit dem Teilnahmeantrag folgende weitere Eigenerklärungen einzureichen:
——— „Eigenerklärung Projektteam“ (43) und
——— „Eigenerklärung EU-Zertifizierung“ (44).
— Mit dem Teilnahmeantrag ist abschließend folgender Nachweis vorzulegen:
—— Bei Aufträgen ab einer Summe von [Betrag gelöscht] EUR (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabestelle für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben (Eigenerklärung Gewerbezentralregisterabruf (40)).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
Ort: kein
Land: Deutschland
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.