1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Dataport AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Scannen als Dienstleistung
Beschreibung: Die Bedarfe bei Behörden, ihre Akten digital verfügbar zu machen, steigen seit einigen Jahren. Dataport bietet mit dem Service „Scannen als Dienstleistung“ eine Lösung an, mit der projekthaft große Bestände an Papierdokumenten digitalisiert werden können. Abschluss eines Rahmenvertrages für die Digitalisierung von Büchern (Los 1), Massenschriftgut (Los 2), des Posteingangs (Los 3) und von Dias, Microforms und Glasplattennegativen (Los 4). Für die einzelnen Lose erwarten wir folgende Seitenanzahlen: Los 1: ca. 2 Mio. Seiten Los 2: ca. 360 Mio. Seiten Los 3: ca. 50 Mio. Seiten Los 4: ca. 8 Mio. Scanobjekte Dataport sucht pro Los drei Scan-Dienstleister.
Kennung des Verfahrens: ce618257-8efb-49b2-8563-a38400306d7c
Interne Kennung: DP31-202600021
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Deutschland
Postleitzahl: 00000
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite zum Download zur Verfügung (https://vergabeverfahren.dataport.de). Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Bitte beachten Sie hierzu den Leitfaden Registrierung und Administration sowie die FAQ. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können (siehe dazu weitere Hinweise unter Ziffer 4.1.3). Weitere wichtige Hinweise zum Vergabeverfahren: Das Offene Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) ist ein streng formalisiertes Verfahren. Das Vergabeverfahren erfolgt nach den Abschnitten 1, 2 und 7 der VgV. Die Ausführungen und Bestimmungen in den Vergabeunterlagen konkretisieren diese Regelungen der VgV, die uneingeschränkt gelten. Die in Teil A – Allgemeiner Teil (Bewerbungsbedingungen) genannten Normen sind jeweils mit einem Hyperlink versehen, über den Bieter die jeweilige Norm online aufrufen können. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass die Links funktionieren oder die verlinkten Webseiten die Normen in der aktuell geltenden Fassung darstellen. Es gelten die genannten Normen in der jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltenden Fassung. In den Vergabeunterlagen werden unter anderem Anforderungen an das Angebot gestellt, Bedingungen definiert und Angaben verlangt (Bsp.: Angaben über den Bieter); werden diese nicht entsprechend den Vergabeunterlagen bei Erstellung des Angebotes berücksichtigt, kann das Angebot gemäß § 57 VgV vom Verfahren ausgeschlossen werden. Es ist für eine erfolgreiche Teilnahme am Verfahren daher unbedingt erforderlich, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen. Erkennt ein Bieter Fehler, Unklarheiten, Widersprüche oder Ähnliches in den Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen (siehe auch Ziffer 4.1.2). Zur Klarheit wird darauf hingewiesen, dass mit dem Begriff „Vergabeunterlagen“ sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens auftraggeberseitig elektronisch zur Verfügung gestellten Dokumente und Informationen umfasst sind. Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Hinweis oben, Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und -einreichung können vom Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden. Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Zif-fer 4.1.3 Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veranlassen. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabeverfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus-schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist. Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt. Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden. Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden. Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P Der Zuschlag je Los erfolgt auf die drei wirtschaftlichsten Angebote. Bei den in den Preisblättern aufgeführten Mengenangaben handelt es sich um sorgfältig geschätzte Mengenangaben, ermittelt auf der Grundlage des Bedarfs zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens. Für die Leistungsabrufe aus diesem Vertrag maßgebend ist der tatsächliche Bedarf. Eine abschließende verbindliche Festlegung ist mit dieser Bedarfsschätzung nicht verbunden, so dass keine (Mindest-)Abnahmeverpflichtung besteht. Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäischen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch in jedem Los maximal bis zu 50% über der Auftragsmenge (150%) abrufen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Offenes Verfahren
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 4
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 4
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Projekthafte Digitalisierung von Büchern
Beschreibung: In einigen Bestandsakten von Behörden befinden sich Bücher wie Gebäudestatiken oder Personenstandsregister. Im Kulturbereich werden historisch wertvolle Bücher verwahrt. Diese gebundenen Medien sollen im Zuge der Digitalisierung elektronisch erfasst werden.
Interne Kennung: f85daf6d-60fb-40cc-88ad-e4111536d388
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Deutschland
Postleitzahl: 00000
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: Regelmäßig wiederkehrende Leistung, wird in der Regel alle vier Jahre neu ausgeschrieben.
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P Der Zuschlag je Los erfolgt auf die drei wirtschaftlichsten Angebote. Bei den in den Preisblättern aufgeführten Mengenangaben handelt es sich um sorgfältig geschätzte Mengenangaben, ermittelt auf der Grundlage des Bedarfs zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens. Für die Leistungsabrufe aus diesem Vertrag maßgebend ist der tatsächliche Bedarf. Eine abschließende verbindliche Festlegung ist mit dieser Bedarfsschätzung nicht verbunden, so dass keine (Mindest-)Abnahmeverpflichtung besteht. Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäischen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch in jedem Los maximal bis zu 50% über der Auftragsmenge (150%) abrufen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung: [Angaben zu Betriebshaftpflichtversicherung (eVergabe Kriterium 6.2.1.2.1.1)] Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-deckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird: • 2 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten. Der Versicherungsnachweis ist mit Angebotsabgabe einzureichen. Sollte eine Versicherung in geforderter Höhe noch nicht bestehen, so genügt die Vorlage einer Absichtserklärung zum Versicherungsabschluss im Auftragsfall mit Bestätigung eines Versi-cherungsunternehmens. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung oder die Absichtserklärung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen: Die ANLAGE Referenzbeschreibung des ausgewählten Los ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach) einzureichen. Der Bieter benennt in der ANLAGE Referenzbeschreibung je Los mindestens ein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde oder noch erbracht wird. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese, gemessen vom Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Vergabe, seit mindestens drei Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können. Abgeschlossene Referenzen werden nur berücksichtigt, wenn sie sich mindestens über eine Projektlaufzeit von drei Monaten erstreckt haben.Im Wesentlichen vergleichbar = Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand im Wesentlichen vergleichbar, wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftrag-geber, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Der Bieter muss je Los, auf das er bietet, eine Referenz einreichen, die mit dem Leistungsgegenstand des entsprechenden Loses vergleichbar ist, z.B. für Los 1 ist mindestens eine Referenz einzureichen, bei der Bücher digitalisiert wurden. Außerdem müssen je Los insgesamt 70% der in der jeweiligen ANLAGE Referenzbeschreibung aufgelisteten Leistungsbestandteile mit den eingereichten Referenzen erfüllt werden. Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen, d.h., dass die Erfüllung der einzelnen Leistungsbestandteile durch die eingereichten Referenzen los-übergreifend geprüft und bewertet wird (Bsp.: Wenn eine eingereichte Referenz den Leistungsbestandteil „TR-Resiscan konforme Umsetzung“ nachweist, dann wird diese Anforderung losübergreifend erfüllt.) Der Bieter muss zudem eine Referenz einreichen, bei der der Referenzauftraggeber einen öffentlich-rechtlichen Auftraggeber iSv. § 99 GWB (Bsp. Gebietskörperschaften, etc.) darstellt. Dabei muss die referenzierte Leistung der ausgeschriebenen Leistung eines der vier Lose soweit ähneln, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Diese Referenz gilt in Bezug auf den öffentlich-rechtlichen Auftraggeber für alle Lose. Erfolgreich abgeschlossen = Erfolgreich abgeschlossen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufträge/Projekte planmäßig verlaufen sind und in der vereinbarten Vertragslaufzeit geendet haben und nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz als nicht „erfolgreich abgeschlossen“. Dies gilt im gleichen Maße für noch laufende Aufträge/Projekte.Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit je Los eine Betrachtung von 1 vergleichbaren Referenz grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 1 Referenz je Los keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1 vergleichbare Referenz einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen. Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch aus-drücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde. Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemesse-ner Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Ref. insg. betrachtet.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Maßnahmen zur Qualitätssicherung: 1. [Zertifikat gem. DIN EN ISO 9001:2015 Auswertung der ANLAGE Qualitätsmanagement / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.1] Die ANLAGE Qualitätsmanagement ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium Qualitätsmanagement die erforderlichen Angaben zu machen. Die Angaben zu den „Qualitätsmanagementmaßnahmen“ werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer) oder gleichwertig besitzt. Die Zertifikate sind vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE Qualitätsmanage-ment Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das Qualitätsmanagement erforderlich ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 2. Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 [Auswertung der ANLAGE IT-Sicherheit / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.2] Die ANLAGE IT-Sicherheit ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium IT-Sicherheit die erforderlichen Angaben zu machen. Die Angaben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 oder gleichwertig besitzt. Das Zertifikat ist vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheit Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das ISMS relevant ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat oder gleichwertig nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 3. IT-Sicherheitskonzept gemäß BSI-Standard 200-1, 200-2 und 200-4 [Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.3] Dataport gewährleistet seinen Kunden hohe Standards in Bezug auf die IT-Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.Dies bedeutet, dass der Bieter für den Gegenstand der Dienstleistung und die dafür eingesetzte Infrastruktur ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) auf Grundlage des BSI-Standards 200-1 betreiben muss. Wesentliche Merkmale dieser Sicherheitsorganisation sind eine geeignete Aufbauorganisation (Rollen- und Funktionsträger mit geeigneter organisatorischer Einbindung), Ablauforganisation (Prozesse) und ein Regelwerk. Der Bieter muss für den Dienstleistungsrahmen ein IT-grundschutzkonformes Sicherheitskonzept als eigene Anlage mit dem Angebot vorlegen. Das Vorgehen sowie die Struktur eines solchen IT-Sicherheitskonzeptes sind im BSI-Standard 200-2 beschrieben. Das IT-Sicherheitskonzept beinhaltet die Beschreibung der IT-Struktur (IT-Strukturanalyse) des Bieters, der Maßnahmenauswahl (Modellierung) und der Dokumentation des Umsetzungsstandes der Maßnahmen (Basis-Sicherheitscheck). Defizitäre Grundschutzmaßnahmen muss der Bieter im Rahmen einer Projektplanung geeignet umsetzen. Die regelmäßige Aktualisierung des Sicherheitskonzeptes muss der Bieter gemäß BSI-Standard 200-2 sicherstellen. Ferner sind eine Notfallvorsorge sowie ein Notfallmanagement nach BSI-Standard 200-4 erforderlich. Bei hohem Schutzbedarf der im Rahmen der Dienstleistung verarbeiteten Daten ist zusätzlich die Durchführung einer ergänzenden Sicherheits- und Risikoanalyse (auf Grundlage des BSI-Standards 200-3) erforderlich. Die dabei festgelegten Maßnahmen muss der Bieter ebenfalls im IT-Sicherheitskonzept beschreiben. Erst nach Zuschlagserteilung sind darüber hinaus auch die Schnittstellen zum Sicherheitsvor-fallmanagement, dem Notfallvorsorge- und Notfallmanagement von Auftraggeber und Auftrag-nehmer auszuarbeiten, abzustimmen und zu dokumentieren. Dataport ist die Möglichkeit einzuräumen, die Umsetzung und Dokumentation des Sicherheits-konzeptes in Abstimmung mit dem Auftragnehmer in geeigneter Weise zu überprüfen (Audit durch Dataport). Jeder trägt die Kosten für die dabei entstehenden Aufwände selbst. Das IT-grundschutzkonforme Sicherheitskonzept muss als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheitskonzept“ mit dem Angebot eingereicht werden. Zudem ist im eVergabe-Kriterium die erforderliche Angabe zu machen. Die Umsetzung dieser Anforderung kann auch auf Grundlage der Umsetzung anderer IT-Sicherheitsnormen und –Standards erbracht werden. In diesem Fall ist es aber Aufgabe des Auftragnehmers, die Gleichwertigkeit nachzuweisen. Sollte ein IT-Sicherheitskonzept nicht die Einhaltung der Vorgaben des BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-4 belegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage /der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die die IT-Sicherheit erforderlich ist, ausführen wird.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018).
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich
Beschreibung: Aufgrund des für den Auftraggeber geltenden Staatsvertrages in Verbindung mit dem Hamburger Sicherheitsüberprüfungs- und Geheimschutzgesetz (HmbSÜGG) i.V.m. der Hamburger Sicherheitsbereichsbestimmungsverordnung (HmbSBBstVO), ist der Auftraggeber sicherheitsempfindlicher öffentlicher Bereich. Der Auftragnehmer darf deshalb nur Personen einsetzen, die sich mindestens einer Sicherheitsüberprüfung nach § 34 des HmbSÜGG erfolgreich unterzogen haben und deren Zuverlässigkeit danach festgestellt worden ist.
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 166 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt: •deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung, •Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten, •dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer, •Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung, •Erklärungen zum LkSG, •Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022, •Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung, •Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach §34 Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet: „§ 160 GWB Einleitung, Antrag. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, im Falle von Rügen diese über den Bieterassistenten der eVergabe zu senden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Dataport AöR
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Schleswig-Holstein
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Projekthafte Digitalisierung von Massenschriftgut
Beschreibung: Gegenstand dieses Loses ist die Digitalisierung von Bestandsakten. Erfasst wird insbesondere klassisches Schriftgut aus verschiedenen Bereichen der öffentlichen Verwaltung, beispielsweise Personalakten sowie Akten aus Bauämtern.
Interne Kennung: 5d0aeefa-890c-4b30-b719-31237daf1044
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Deutschland
Postleitzahl: 00000
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: Regelmäßig wiederkehrende Leistung, wird in der Regel alle vier Jahre neu ausgeschrieben.
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P Der Zuschlag je Los erfolgt auf die drei wirtschaftlichsten Angebote. Bei den in den Preisblättern aufgeführten Mengenangaben handelt es sich um sorgfältig geschätzte Mengenangaben, ermittelt auf der Grundlage des Bedarfs zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens. Für die Leistungsabrufe aus diesem Vertrag maßgebend ist der tatsächliche Bedarf. Eine abschließende verbindliche Festlegung ist mit dieser Bedarfsschätzung nicht verbunden, so dass keine (Mindest-)Abnahmeverpflichtung besteht. Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäischen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch in jedem Los maximal bis zu 50% über der Auftragsmenge (150%) abrufen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung: [Angaben zu Betriebshaftpflichtversicherung (eVergabe Kriterium 6.2.1.2.1.1)] Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-deckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird: • 2 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten. Der Versicherungsnachweis ist mit Angebotsabgabe einzureichen. Sollte eine Versicherung in geforderter Höhe noch nicht bestehen, so genügt die Vorlage einer Absichtserklärung zum Versicherungsabschluss im Auftragsfall mit Bestätigung eines Versi-cherungsunternehmens. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung oder die Absichtserklärung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen: Die ANLAGE Referenzbeschreibung des ausgewählten Los ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach) einzureichen. Der Bieter benennt in der ANLAGE Referenzbeschreibung je Los mindestens ein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde oder noch erbracht wird. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese, gemessen vom Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Vergabe, seit mindestens drei Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können. Abgeschlossene Referenzen werden nur berücksichtigt, wenn sie sich mindestens über eine Projektlaufzeit von drei Monaten erstreckt haben.Im Wesentlichen vergleichbar = Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand im Wesentlichen vergleichbar, wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftraggeber, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Der Bieter muss je Los, auf das er bietet, eine Referenz einreichen, die mit dem Leistungsgegenstand des entsprechenden Loses vergleichbar ist, z.B. für Los 1 ist mindestens eine Referenz einzureichen, bei der Bücher digitalisiert wurden. Außerdem müssen je Los insgesamt 70% der in der jeweiligen ANLAGE Referenzbeschreibung aufgelisteten Leistungsbestandteile mit den eingereichten Referenzen erfüllt werden. Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen, d.h., dass die Erfüllung der einzelnen Leistungsbestandteile durch die eingereichten Referenzen los-übergreifend geprüft und bewertet wird (Bsp.: Wenn eine eingereichte Referenz den Leis-tungsbestandteil „TR-Resiscan konforme Umsetzung“ nachweist, dann wird diese Anforderung losübergreifend erfüllt.) Der Bieter muss zudem eine Referenz einreichen, bei der der Referenzauftraggeber einen öffentlich-rechtlichen Auftraggeber iSv. § 99 GWB (Bsp. Gebietskörperschaften, etc.) darstellt. Dabei muss die referenzierte Leistung der ausgeschriebenen Leistung eines der vier Lose soweit ähneln, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Diese Referenz gilt in Bezug auf den öffentlich-rechtlichen Auftraggeber für alle Lose. Erfolgreich abgeschlossen = Erfolgreich abgeschlossen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufträge/Projekte planmäßig verlaufen sind und in der vereinbarten Vertragslaufzeit geendet haben und nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz als nicht „erfolgreich abgeschlossen“. Dies gilt im gleichen Maße für noch laufende Aufträge/Projekte.Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit je Los eine Betrachtung von 1 vergleichbaren Referenz grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 1 Referenz je Los keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1 vergleichbare Referenz einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen. Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch aus-drücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde. Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemesse-ner Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Ref. insg. betrachtet.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Personalkennzahlen: Los 2 [Auswertung der ANLAGE Personalkennzahlen / Angaben zu Personalkennzahlen im eVergabe-Tool unter den Eignungskriterien Ziffer 6.2.2.2.2.1] Die ANLAGE Personalkennzahlen ist mit dem Angebot jeweils für die Lose 2 und 3 vollständig ausgefüllt einzureichen / Im eVergabe-Kriterium 6.2.2.2.2.1 Personalkennzahlen sind die erforderlichen Angaben zu den Beschäftigtenzahlen zu machen. Die Angaben werden darauf-hin überprüft, ob die Beschäftigtenzahl in den letzten drei Geschäftsjahren im ausschreibungsrelevanten Bereich (Transport, Lager, Produktion, Projektmanagement) durchschnittlich mindestens 20 Vollzeitkräfte beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden. Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Per-sonalkennzahlen der Bietergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bieters addiert und es wird ein gemeinsamer Durchschnitt für die jeweiligen Geschäftsjahre gebildet.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Maßnahmen zur Qualitätssicherung: 1. [Zertifikat gem. DIN EN ISO 9001:2015 Auswertung der ANLAGE Qualitätsmanagement / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.1] Die ANLAGE Qualitätsmanagement ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium Qualitätsmanagement die erforderlichen Angaben zu machen. Die Angaben zu den „Qualitätsmanagementmaßnahmen“ werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer) oder gleichwertig besitzt. Die Zertifikate sind vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE Qualitätsmanagement Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das Qualitätsmanagement erforderlich ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 2. Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 [Auswertung der ANLAGE IT-Sicherheit / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.2] Die ANLAGE IT-Sicherheit ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium IT-Sicherheit die erforderlichen Angaben zu machen. Die Anga-ben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 oder gleichwertig besitzt. Das Zertifikat ist vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheit Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das ISMS relevant ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat oder gleichwertig nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 3. IT-Sicherheitskonzept gemäß BSI-Standard 200-1, 200-2 und 200-4 [Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.3] Dataport gewährleistet seinen Kunden hohe Standards in Bezug auf die IT-Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.Dies bedeutet, dass der Bieter für den Gegenstand der Dienstleistung und die dafür eingesetzte Infrastruktur ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) auf Grundlage des BSI-Standards 200-1 betreiben muss. Wesentliche Merkmale dieser Sicherheitsorganisation sind eine geeignete Aufbauorganisation (Rollen- und Funktionsträger mit geeigneter organisatorischer Einbindung), Ablauforganisation (Prozesse) und ein Regelwerk. Der Bieter muss für den Dienstleistungsrahmen ein IT-grundschutzkonformes Sicherheitskonzept als eigene Anlage mit dem Angebot vorlegen. Das Vorgehen sowie die Struktur eines solchen IT-Sicherheitskonzeptes sind im BSI-Standard 200-2 beschrieben. Das IT-Sicherheitskonzept beinhaltet die Beschreibung der IT-Struktur (IT-Strukturanalyse) des Bieters, der Maßnahmenauswahl (Modellierung) und der Dokumentation des Umsetzungsstandes der Maßnahmen (Basis-Sicherheitscheck). Defizitäre Grundschutzmaßnahmen muss der Bieter im Rahmen einer Projektplanung geeignet umsetzen. Die regelmäßige Aktualisierung des Sicherheitskonzeptes muss der Bieter gemäß BSI-Standard 200-2 sicherstellen. Ferner sind eine Notfallvorsorge sowie ein Notfallmanagement nach BSI-Standard 200-4 erforderlich. Bei hohem Schutzbedarf der im Rahmen der Dienstleistung verarbeiteten Daten ist zusätzlich die Durchführung einer ergänzenden Sicherheits- und Risikoanalyse (auf Grundlage des BSI-Standards 200-3) erforderlich. Die dabei festgelegten Maßnahmen muss der Bieter ebenfalls im IT-Sicherheitskonzept beschreiben. Erst nach Zuschlagserteilung sind darüber hinaus auch die Schnittstellen zum Sicherheitsvor-fallmanagement, dem Notfallvorsorge- und Notfallmanagement von Auftraggeber und Auftrag-nehmer auszuarbeiten, abzustimmen und zu dokumentieren. Dataport ist die Möglichkeit einzuräumen, die Umsetzung und Dokumentation des Sicherheitskonzeptes in Abstimmung mit dem Auftragnehmer in geeigneter Weise zu überprüfen (Audit durch Dataport). Jeder trägt die Kosten für die dabei entstehenden Aufwände selbst. Das IT-grundschutzkonforme Sicherheitskonzept muss als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheitskonzept“ mit dem Angebot eingereicht werden. Zudem ist im eVergabe-Kriterium die erforderliche Angabe zu machen. Die Umsetzung dieser Anforderung kann auch auf Grundlage der Umsetzung anderer IT-Sicherheitsnormen und –Standards erbracht werden. In diesem Fall ist es aber Aufgabe des Auftragnehmers, die Gleichwertigkeit nachzuweisen. Sollte ein IT-Sicherheitskonzept nicht die Einhaltung der Vorgaben des BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-4 belegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage /der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die die IT-Sicherheit erforderlich ist, ausführen wird.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018).
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich
Beschreibung: Aufgrund des für den Auftraggeber geltenden Staatsvertrages in Verbindung mit dem Hamburger Sicherheitsüberprüfungs- und Geheimschutzgesetz (HmbSÜGG) i.V.m. der Hamburger Sicherheitsbereichsbestimmungsverordnung (HmbSBBstVO), ist der Auftraggeber sicherheitsempfindlicher öffentlicher Bereich. Der Auftragnehmer darf deshalb nur Personen einsetzen, die sich mindestens einer Sicherheitsüberprüfung nach § 34 des HmbSÜGG erfolgreich unterzogen haben und deren Zuverlässigkeit danach festgestellt worden ist.
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 166 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt: •deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung, •Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten, •dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer, •Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung, •Erklärungen zum LkSG, •Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022, •Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung, •Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach §34 Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet: „§ 160 GWB Einleitung, Antrag. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, im Falle von Rügen diese über den Bieterassistenten der eVergabe zu senden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Dataport AöR
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Schleswig-Holstein
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Digitalisierung des regelmäßigen Posteingangs
Beschreibung: Gegenstand dieses Loses ist die Erbringung von Leistungen zur Digitalisierung des Posteingangs für Kunden von Dataport. Die eingehende Post wird auf Anforderung des jeweiligen Dataport-Kunden durch den Auftragnehmer bei der zuständigen Behörde abgeholt und beim Auftragnehmer zur Digitalisierung vorbereitet. Alternativ kann die Postadresse des Dataport-Kunden auf ein Postfach umgeleitet werden, für das der Auftragnehmer eine Öffnungsberechtigung erhält; Abholfrequenz und Abholzeitpunkt werden im Rahmen der Auftragsklärung festgelegt und im Lastenheft beschrieben.
Interne Kennung: abffbe43-ee73-4cc3-8d8f-bc89121a6bb3
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Deutschland
Postleitzahl: 00000
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: Regelmäßig wiederkehrende Leistung, wird in der Regel alle vier Jahre neu ausgeschrieben.
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P Der Zuschlag je Los erfolgt auf die drei wirtschaftlichsten Angebote. Bei den in den Preisblättern aufgeführten Mengenangaben handelt es sich um sorgfältig geschätzte Mengenangaben, ermittelt auf der Grundlage des Bedarfs zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens. Für die Leistungsabrufe aus diesem Vertrag maßgebend ist der tatsächliche Bedarf. Eine abschließende verbindliche Festlegung ist mit dieser Bedarfsschätzung nicht verbunden, so dass keine (Mindest-)Abnahmeverpflichtung besteht. Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäischen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch in jedem Los maximal bis zu 50% über der Auftragsmenge (150%) abrufen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung: [Angaben zu Betriebshaftpflichtversicherung (eVergabe Kriterium 6.2.1.2.1.1)] Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-deckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird: • 2 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten. Der Versicherungsnachweis ist mit Angebotsabgabe einzureichen. Sollte eine Versicherung in geforderter Höhe noch nicht bestehen, so genügt die Vorlage einer Absichtserklärung zum Versicherungsabschluss im Auftragsfall mit Bestätigung eines Versi-cherungsunternehmens. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung oder die Absichtserklärung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen: Die ANLAGE Referenzbeschreibung des ausgewählten Los ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach) einzureichen. Der Bieter benennt in der ANLAGE Referenzbeschreibung je Los mindestens ein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde oder noch erbracht wird. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese, gemessen vom Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Vergabe, seit mindestens drei Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können. Abgeschlossene Referenzen werden nur berücksichtigt, wenn sie sich mindestens über eine Projektlaufzeit von drei Monaten erstreckt haben.Im Wesentlichen vergleichbar = Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand im Wesentlichen vergleichbar, wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rah-menbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftrag-geber, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Der Bieter muss je Los, auf das er bietet, eine Referenz einreichen, die mit dem Leistungsgegenstand des entsprechenden Loses vergleichbar ist, z.B. für Los 1 ist mindestens eine Referenz einzureichen, bei der Bücher digitalisiert wurden. Außerdem müssen je Los insgesamt 70% der in der jeweiligen ANLAGE Referenzbeschreibung aufgelisteten Leistungsbestandteile mit den eingereichten Referenzen erfüllt werden. Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen, d.h., dass die Erfüllung der einzelnen Leistungsbestandteile durch die eingereichten Referenzen los-übergreifend geprüft und bewertet wird (Bsp.: Wenn eine eingereichte Referenz den Leistungsbestandteil „TR-Resiscan konforme Umsetzung“ nachweist, dann wird diese Anforderung losübergreifend erfüllt.) Der Bieter muss zudem eine Referenz einreichen, bei der der Referenzauftraggeber einen öffentlich-rechtlichen Auftraggeber iSv. § 99 GWB (Bsp. Gebietskörperschaften, etc.) darstellt. Dabei muss die referenzierte Leistung der ausgeschriebenen Leistung eines der vier Lose soweit ähneln, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Diese Referenz gilt in Bezug auf den öffentlich-rechtlichen Auftraggeber für alle Lose. Erfolgreich abgeschlossen = Erfolgreich abgeschlossen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufträge/Projekte planmäßig verlaufen sind und in der vereinbarten Vertragslaufzeit geendet haben und nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz als nicht „erfolgreich abgeschlossen“. Dies gilt im gleichen Maße für noch laufende Aufträge/Projekte.Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit je Los eine Betrachtung von 1 vergleichbaren Referenz grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 1 Referenz je Los keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1 vergleichbare Referenz einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbei-tungszeit beanspruchen. Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch aus-drücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde. Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Ref. insg. betrachtet.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Personalkennzahlen: Los 3 [Auswertung der ANLAGE Personalkennzahlen / Angaben zu Personalkennzahlen im eVergabe-Tool unter den Eignungskriterien Ziffer 6.2.2.2.2.1] Die ANLAGE Personalkennzahlen ist mit dem Angebot jeweils für die Lose 2 und 3 vollständig ausgefüllt einzureichen / Im eVergabe-Kriterium 6.2.2.2.2.1 Personalkennzahlen sind die erforderlichen Angaben zu den Beschäftigtenzahlen zu machen. Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Beschäftigtenzahl in den letzten drei Geschäftsjahren im ausschreibungsrelevanten Bereich (Transport, Lager, Produktion, Projektmanagement) durchschnittlich mindestens 20 Vollzeitkräfte beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden. Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die Per-sonalkennzahlen der Bietergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bieters addiert und es wird ein gemeinsamer Durchschnitt für die jeweiligen Geschäftsjahre gebildet.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Maßnahmen zur Qualitätssicherung: 1. [Zertifikat gem. DIN EN ISO 9001:2015 Auswertung der ANLAGE Qualitätsmanagement / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.1] Die ANLAGE Qualitätsmanagement ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium Qualitätsmanagement die erforderlichen Angaben zu machen. Die Angaben zu den „Qualitätsmanagementmaßnahmen“ werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer) oder gleichwertig besitzt. Die Zertifikate sind vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE Qualitätsmanagement Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das Qualitätsmanagement erforderlich ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 2. Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 [Auswertung der ANLAGE IT-Sicherheit / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.2] Die ANLAGE IT-Sicherheit ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium IT-Sicherheit die erforderlichen Angaben zu machen. Die Anga-ben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 oder gleichwertig besitzt. Das Zertifikat ist vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheit Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das ISMS relevant ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat oder gleichwertig nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 3. IT-Sicherheitskonzept gemäß BSI-Standard 200-1, 200-2 und 200-4 [Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.3] Dataport gewährleistet seinen Kunden hohe Standards in Bezug auf die IT-Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.Dies bedeutet, dass der Bieter für den Gegenstand der Dienstleistung und die dafür eingesetzte Infrastruktur ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) auf Grundlage des BSI-Standards 200-1 betreiben muss. Wesentliche Merkmale dieser Sicherheitsorganisation sind eine geeignete Aufbauorganisation (Rollen- und Funktionsträger mit geeigneter organisatorischer Einbindung), Ablauforganisation (Prozesse) und ein Regelwerk. Der Bieter muss für den Dienstleistungsrahmen ein IT-grundschutzkonformes Sicherheitskonzept als eigene Anlage mit dem Angebot vorlegen. Das Vorgehen sowie die Struktur eines solchen IT-Sicherheitskonzeptes sind im BSI-Standard 200-2 beschrieben. Das IT-Sicherheitskonzept beinhaltet die Beschreibung der IT-Struktur (IT-Strukturanalyse) des Bieters, der Maßnahmenauswahl (Modellierung) und der Dokumentation des Umsetzungsstandes der Maßnahmen (Basis-Sicherheitscheck). Defizitäre Grundschutzmaßnahmen muss der Bieter im Rahmen einer Projektplanung geeignet umsetzen. Die regelmäßige Aktualisierung des Sicherheitskonzeptes muss der Bieter gemäß BSI-Standard 200-2 sicher-stellen. Ferner sind eine Notfallvorsorge sowie ein Notfallmanagement nach BSI-Standard 200-4 erforderlich. Bei hohem Schutzbedarf der im Rahmen der Dienstleistung verarbeiteten Daten ist zusätzlich die Durchführung einer ergänzenden Sicherheits- und Risikoanalyse (auf Grundlage des BSI-Standards 200-3) erforderlich. Die dabei festgelegten Maßnahmen muss der Bieter ebenfalls im IT-Sicherheitskonzept beschreiben. Erst nach Zuschlagserteilung sind darüber hinaus auch die Schnittstellen zum Sicherheitsvor-fallmanagement, dem Notfallvorsorge- und Notfallmanagement von Auftraggeber und Auftragnehmer auszuarbeiten, abzustimmen und zu dokumentieren. Dataport ist die Möglichkeit einzuräumen, die Umsetzung und Dokumentation des Sicherheitskonzeptes in Abstimmung mit dem Auftragnehmer in geeigneter Weise zu überprüfen (Audit durch Dataport). Jeder trägt die Kosten für die dabei entstehenden Aufwände selbst. Das IT-grundschutzkonforme Sicherheitskonzept muss als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheitskonzept“ mit dem Angebot eingereicht werden. Zudem ist im eVergabe-Kriterium die erforderliche Angabe zu machen. Die Umsetzung dieser Anforderung kann auch auf Grundlage der Umsetzung anderer IT-Sicherheitsnormen und –Standards erbracht werden. In diesem Fall ist es aber Aufgabe des Auftragnehmers, die Gleichwertigkeit nachzuweisen. Sollte ein IT-Sicherheitskonzept nicht die Einhaltung der Vorgaben des BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-4 belegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage /der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die die IT-Sicherheit erforderlich ist, ausführen wird.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018).
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich
Beschreibung: Aufgrund des für den Auftraggeber geltenden Staatsvertrages in Verbindung mit dem Hamburger Sicherheitsüberprüfungs- und Geheimschutzgesetz (HmbSÜGG) i.V.m. der Hamburger Sicherheitsbereichsbestimmungsverordnung (HmbSBBstVO), ist der Auftraggeber sicherheitsempfindlicher öffentlicher Bereich. Der Auftragnehmer darf deshalb nur Personen einsetzen, die sich mindestens einer Sicherheitsüberprüfung nach § 34 des HmbSÜGG erfolgreich unterzogen haben und deren Zuverlässigkeit danach festgestellt worden ist.
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 166 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt: •deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung, •Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten, •dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer, •Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung, •Erklärungen zum LkSG, •Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022, •Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung, •Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach §34 Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet: „§ 160 GWB Einleitung, Antrag. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, im Falle von Rügen diese über den Bieterassistenten der eVergabe zu senden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Dataport AöR
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Schleswig-Holstein
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Projekthafte Digitalisierung von Dias, Microforms, Glasplattennegativen
Beschreibung: Gegenstand dieses Loses ist die Digitalisierung von Kulturgut und Sonderformaten, z. B. Dias, Glasplattennegativen, Microforms sowie Fotos, Postkarten und Grafiken, die in hoher Qualität zu digitalisieren sind.
Interne Kennung: 615edaaf-69ea-4f54-8ab3-c0133b641374
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Deutschland
Postleitzahl: 00000
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: Regelmäßig wiederkehrende Leistung, wird in der Regel alle vier Jahre neu ausgeschrieben.
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P Der Zuschlag je Los erfolgt auf die drei wirtschaftlichsten Angebote. Bei den in den Preisblättern aufgeführten Mengenangaben handelt es sich um sorgfältig geschätzte Mengenangaben, ermittelt auf der Grundlage des Bedarfs zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens. Für die Leistungsabrufe aus diesem Vertrag maßgebend ist der tatsächliche Bedarf. Eine abschließende verbindliche Festlegung ist mit dieser Bedarfsschätzung nicht verbunden, so dass keine (Mindest-)Abnahmeverpflichtung besteht. Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäischen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch in jedem Los maximal bis zu 50% über der Auftragsmenge (150%) abrufen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung: [Angaben zu Betriebshaftpflichtversicherung (eVergabe Kriterium 6.2.1.2.1.1)] Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-deckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird: • 2 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und • 2 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten. Der Versicherungsnachweis ist mit Angebotsabgabe einzureichen. Sollte eine Versicherung in geforderter Höhe noch nicht bestehen, so genügt die Vorlage einer Absichtserklärung zum Versicherungsabschluss im Auftragsfall mit Bestätigung eines Versi-cherungsunternehmens. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung oder die Absichtserklärung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen: Die ANLAGE Referenzbeschreibung des ausgewählten Los ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach) einzureichen. Der Bieter benennt in der ANLAGE Referenzbeschreibung je Los mindestens ein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde oder noch erbracht wird. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese, gemessen vom Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Vergabe, seit mindestens drei Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können. Abgeschlossene Referenzen werden nur berücksichtigt, wenn sie sich mindestens über eine Projektlaufzeit von drei Monaten erstreckt haben.Im Wesentlichen vergleichbar = Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand im Wesentlichen vergleichbar, wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftrag-geber, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Der Bieter muss je Los, auf das er bietet, eine Referenz einreichen, die mit dem Leistungsgegenstand des entsprechenden Loses vergleichbar ist, z.B. für Los 1 ist mindestens eine Referenz einzureichen, bei der Bücher digitalisiert wurden. Außerdem müssen je Los insgesamt 70% der in der jeweiligen ANLAGE Referenzbeschreibung aufgelisteten Leistungsbestandteile mit den eingereichten Referenzen erfüllt werden. Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen, d.h., dass die Erfüllung der einzelnen Leistungsbestandteile durch die eingereichten Referenzen los-übergreifend geprüft und bewertet wird (Bsp.: Wenn eine eingereichte Referenz den Leistungsbestandteil „TR-Resiscan konforme Umsetzung“ nachweist, dann wird diese Anforderung losübergreifend erfüllt.) Der Bieter muss zudem eine Referenz einreichen, bei der der Referenzauftraggeber einen öffentlich-rechtlichen Auftraggeber iSv. § 99 GWB (Bsp. Gebietskörperschaften, etc.) darstellt. Dabei muss die referenzierte Leistung der ausgeschriebenen Leistung eines der vier Lose soweit ähneln, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet. Diese Referenz gilt in Bezug auf den öffentlich-rechtlichen Auftraggeber für alle Lose. Erfolgreich abgeschlossen = Erfolgreich abgeschlossen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufträge/Projekte planmäßig verlaufen sind und in der vereinbarten Vertragslaufzeit geendet haben und nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz als nicht „erfolgreich abgeschlossen“. Dies gilt im gleichen Maße für noch laufende Aufträge/Projekte.Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit je Los eine Betrachtung von 1 vergleichbaren Referenz grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 1 Referenz je Los keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1 vergleichbare Referenz einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen. Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch aus-drücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde. Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemesse-ner Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Ref. insg. betrachtet.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Maßnahmen zur Qualitätssicherung: 1. [Zertifikat gem. DIN EN ISO 9001:2015 Auswertung der ANLAGE Qualitätsmanagement / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.1] Die ANLAGE Qualitätsmanagement ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium Qualitätsmanagement die erforderlichen Angaben zu machen. Die Angaben zu den „Qualitätsmanagementmaßnahmen“ werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer) oder gleichwertig besitzt. Die Zertifikate sind vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE Qualitätsmanage-ment Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das Qualitätsmanagement erforderlich ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 2. Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 [Auswertung der ANLAGE IT-Sicherheit / Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.2] Die ANLAGE IT-Sicherheit ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Zudem sind im eVergabe-Kriterium IT-Sicherheit die erforderlichen Angaben zu machen. Die Anga-ben in der Anlage werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein Zertifikat gem. ISO/IEC 27001 oder gleichwertig besitzt. Das Zertifikat ist vom Bieter als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheit Zertifikat“ dem Angebot beizufügen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das ISMS relevant ist, ausführen wird. Sollte das geforderte Zertifikat oder gleichwertig nicht vorliegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Aus-führung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. 3. IT-Sicherheitskonzept gemäß BSI-Standard 200-1, 200-2 und 200-4 [Angaben zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung im eVergabe-Tool unter der Ziffer 6.2.2.2.3.3] Dataport gewährleistet seinen Kunden hohe Standards in Bezug auf die IT-Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.Dies bedeutet, dass der Bieter für den Gegenstand der Dienstleistung und die dafür eingesetzte Infrastruktur ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) auf Grundlage des BSI-Standards 200-1 betreiben muss. Wesentliche Merkmale dieser Sicherheitsorganisation sind eine geeignete Aufbauorganisation (Rollen- und Funktionsträger mit geeigneter organisatorischer Einbindung), Ablauforganisation (Prozesse) und ein Regelwerk. Der Bieter muss für den Dienstleistungsrahmen ein IT-grundschutzkonformes Sicherheitskonzept als eigene Anlage mit dem Angebot vorlegen. Das Vorgehen sowie die Struktur eines solchen IT-Sicherheitskonzeptes sind im BSI-Standard 200-2 beschrieben. Das IT-Sicherheitskonzept beinhaltet die Beschreibung der IT-Struktur (IT-Strukturanalyse) des Bieters, der Maßnahmenauswahl (Modellierung) und der Dokumentation des Umsetzungsstandes der Maßnahmen (Basis-Sicherheitscheck). Defizitäre Grundschutzmaßnahmen muss der Bieter im Rahmen einer Projektplanung geeignet umsetzen. Die regelmäßige Aktualisierung des Sicherheitskonzeptes muss der Bieter gemäß BSI-Standard 200-2 sicher-stellen. Ferner sind eine Notfallvorsorge sowie ein Notfallmanagement nach BSI-Standard 200-4 erforderlich. Bei hohem Schutzbedarf der im Rahmen der Dienstleistung verarbeiteten Daten ist zusätzlich die Durchführung einer ergänzenden Sicherheits- und Risikoanalyse (auf Grundlage des BSI-Standards 200-3) erforderlich. Die dabei festgelegten Maßnahmen muss der Bieter ebenfalls im IT-Sicherheitskonzept beschreiben. Erst nach Zuschlagserteilung sind darüber hinaus auch die Schnittstellen zum Sicherheitsvor-fallmanagement, dem Notfallvorsorge- und Notfallmanagement von Auftraggeber und Auftrag-nehmer auszuarbeiten, abzustimmen und zu dokumentieren. Dataport ist die Möglichkeit einzuräumen, die Umsetzung und Dokumentation des Sicherheits-konzeptes in Abstimmung mit dem Auftragnehmer in geeigneter Weise zu überprüfen (Audit durch Dataport). Jeder trägt die Kosten für die dabei entstehenden Aufwände selbst. Das IT-grundschutzkonforme Sicherheitskonzept muss als eigene Anlage unter dem Titel „ANLAGE IT-Sicherheitskonzept“ mit dem Angebot eingereicht werden. Zudem ist im eVergabe-Kriterium die erforderliche Angabe zu machen. Die Umsetzung dieser Anforderung kann auch auf Grundlage der Umsetzung anderer IT-Sicherheitsnormen und –Standards erbracht werden. In diesem Fall ist es aber Aufgabe des Auftragnehmers, die Gleichwertigkeit nachzuweisen. Sollte ein IT-Sicherheitskonzept nicht die Einhaltung der Vorgaben des BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-4 belegen, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage /der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die die IT-Sicherheit erforderlich ist, ausführen wird.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018).
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode (UfAB 2018). Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt: Z=L/P
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich
Beschreibung: Aufgrund des für den Auftraggeber geltenden Staatsvertrages in Verbindung mit dem Hamburger Sicherheitsüberprüfungs- und Geheimschutzgesetz (HmbSÜGG) i.V.m. der Hamburger Sicherheitsbereichsbestimmungsverordnung (HmbSBBstVO), ist der Auftraggeber sicherheitsempfindlicher öffentlicher Bereich. Der Auftragnehmer darf deshalb nur Personen einsetzen, die sich mindestens einer Sicherheitsüberprüfung nach § 34 des HmbSÜGG erfolgreich unterzogen haben und deren Zuverlässigkeit danach festgestellt worden ist.
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/05/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 166 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt: •deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung, •Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten, •dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer, •Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung, •Erklärungen zum LkSG, •Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022, •Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung, •Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach §34 Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet: „§ 160 GWB Einleitung, Antrag. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, im Falle von Rügen diese über den Bieterassistenten der eVergabe zu senden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Dataport AöR
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Schleswig-Holstein
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Dataport AöR
Registrierungsnummer: dba341b0-c408-43df-936c-e8a53c650e2e
Postanschrift: Altenholzer Straße 10-14
Stadt: Altenholz
Postleitzahl: 24161
Land, Gliederung (NUTS): Rendsburg-Eckernförde (DEF0B)
Land: Deutschland
Telefon: +49 43132950
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Registrierungsnummer: 6a40e611-eaa5-4a21-b775-c4ff3cfa8425
Abteilung: beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
Kontaktperson: beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Telefon: +49 4319884542
Fax: +49 4319884702
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 28145b2b-50d0-4406-a335-30ba9c3b3166 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/04/2026 15:07:36 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 261849-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 74/2026
Datum der Veröffentlichung: 16/04/2026