1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten
Beschreibung: Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten
Kennung des Verfahrens: 01993cb0-b481-4d46-a9b3-6e6d2d6dda85
Interne Kennung: 1025/I/01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Flemmingstraße 2
Stadt: Chemnitz
Postleitzahl: 09116
Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB)§17 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Lieferung bzw. Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft – ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den ärztlichen Dienst, den pflegerischen Dienst und weitere Dienstarten
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Bereitstellung einer cloudbasierten Softwarelösung (Software as a Service) zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft – ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den ärztlichen Dienst (ca. 720 Mitarbeiter:innen), den pflegerischen Dienst (ca. 2.180 Mitarbei-ter:innen) und weitere Dienstarten (ca. 1.372 Mitarbeiter:innen – medizinisch-technischer Dienst, Funktionsdienst, Verwaltungsdienst, Personal der Ausbildungsstätten). Zusätzlich müssen auch ca. 500 interne sowie ca. 300 externe Schüler:innen im System geführt werden. Es wird ausdrücklich eine marktverfügbare Standardlösung ausgeschrieben, die durch Parametrierung auf die Bedarfe der Auftraggeberin anpassbar ist. Individuallösungen oder Eigenentwicklungen sind ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für die bidirektionale Schnittstelle zur bestehenden SAP ERP R/3 HCM-Infrastruktur sowie zur neuen SAP S/4HANA-Umgebung. Weitere Anforderungen an Implementierung, Parametrierung, Schulungen und Prozessstandardisierung sind Bestandteil der Vergabeunterlagen bzw. des Leistungsverzeichnisses. Die Software muss insbesondere folgende Aufgabenbereiche abdecken und ist in einer integrierten Gesamtlösung bereitzustellen: -Personaleinsatzplanung inkl. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement (PEP) -Zeitwirtschaft (ZWS) -Vorbereitende Lohnabrechnung durch Bildung tarifvertraglich relevanter Lohnarten in Stunden- oder €-Werten -Employee Self Service (ESS) -Manager Self Service (MSS) -Reporting und Statistiken Das Zusammenwirken dieser Aufgabenbereiche ist für eine effiziente und zeitgemäße Personaleinsatzplanung, -steuerung und -abrechnung unabdingbar. Aus diesem Grund müssen diese Aufgaben eng verknüpft sein und sollen sich aus technologischer Sicht und aus Nutzersicht als eine Einheit darstellen. Die Lösung muss problemlos in die im KC vorliegende IT Infrastruktur (SAP ERP R/3 HCM & SAP S/4HANA HCM & SAP IS-H/i.s.h.med) eingebunden werden können und zwingend über standardisierte Schnittstellen (aktueller Stand der Technik) mit den bereits genutzten Softwarelösungen kommunizieren. Über die Schnittstellen müssen sowohl Stammdaten, als auch An- und Abwesenheits- sowie Lohndaten uni- und bidirektional (je nach Datenart) fließen. Die Schnittstelle muss zwingend mit Änderungsdatensätzen arbeiten (zu ändernde Datensätze im SAP werden gelöscht und neu angelegt oder mit neuen Datensätzen überschrieben), um den höchsten Grad der Automatisierung zu gewährleisten und die Notwendigkeit manuellen Eingreifens bestmöglich zu minimieren. Zur Abbildung reibungsloser Prozesse muss die PEP Lösung einen konsistenten, sicheren und medienbruchfreien Datenaustausch sicherstellen. Gerade für die Abrechnung der Mitarbeiter ist dies unerlässlich und würde bei Ausbleiben den Betrieb des KC nachhaltig negativ beeinträchtigen. Eine möglichst automatisierte Übernahme erforderlicher Daten aus den Altsystemen muss sichergestellt werden. Die neue PEP-Lösung muss Daten aus dem IS-H/i.s.h.med importieren, in Personalbedarf wandeln und in die Einsatzplanung integrieren können. Mit Hilfe der PEP-Lösung müssen die aktuell am Klinikum Chemnitz für die korrekte Lohnabrechnung aller Dienstarten benötigten Lohnarten entsprechend der tariflichen Regelungen erzeugt und zeitgesteuert an das Lohn- und Gehaltssystem SAP HCM übergeben werden. Im ärztlichen Tarifvertrag müssen aktuell 39 unterschiedliche Lohnarten, im nichtärztlichen Tarifvertrag 32 Lohnarten abgebildet werden. Teilweise entstehen Lohnarten mitarbeiterindividuell und abhängig von unterschiedlichen Bedingungen wie Abteilung, Qualifikation des Mitarbeiters, individuelle Vereinbarung. Gerade bei Rufdiensten kommt es vor, dass innerhalb eines Bereichs Rufdienste nach einer festen Pauschale oder nach den tarifvertraglichen Regelungen vergütet werden. Die Softwarelösung muss in der Lage sein, diese Konstellationen auch untermonatig abzubilden (siehe hierzu auch Leistungsverzeichnis) Die Anbindung der Mitarbeiter an die neue PEP-Softwarelösung soll in vorher festgelegten Wellen erfolgen. Demnach muss sichergestellt sein, dass ein Teil der Mitarbeiter weiter am SAP PEP und andere Mitarbeiter an der neuen PEP-Lösung geführt werden. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass für den Zeitraum der Implementierung und des Rollouts beide Systeme parallel produktiv funktionieren und sich nicht gegenseitig beeinflussen. Die in 2026 geplante S/4HANA-Migration des SAP ERP R/3 HCM (Unicode-Umstellung, Datenbankmigration und S/4-Anwendung) ist zwingend zu berücksichtigen. Dies betrifft sowohl das Projektmanagement, als auch die Funktion (bidirektionale Integration mit den Altsystemen HCM und ERP und dem Migrationsziel, keine PEP-Funktion Pflege nach S/4HANA-Migration im HCM). Zusätzlich ist eine Integration mit dem Parallelprojekt S/4HANA-Migration erforderlich. Die PEP-Lösung soll auf der aktuellen SAP HCM Version ECC 8 eingeführt werden. Beginnend 2026 soll der Umstieg des SAP ERP R/3 HCM auf SAP S/4HANA HCM erfolgen und damit auch die Migration der PEP-Software auf das neue System. Demnach wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer die Schnittstellen seiner Softwarelösung bereits erfolgreich von SAP ECC auf S/4HANA migriert hat und alle geforderten Funktionen vollumfänglich auch in der Integration mit einem S/4HANA System (HCM und ERP) zur Verfügung stehen. Für die Beschaffung wird ein projektspezifischer EVB-IT-Cloudvertrag & -Dienstvertrag geschlossen. Der Vertragsentwurf ist Teil dieser Veröffentlichung sowie der Vergabeunterlagen zum Erstangebot und kann durch den Auftraggeber im Rahmen der Vergabeverhandlungen weiter konkretisiert werden. Die Beschaffung erfolgt für eine Mindestvertragslaufzeit von 36 Monaten nach Herstellung der Betriebsbereitschaft. Hiernach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, falls dieser nicht sechs Monate vor Vertragsende von einer Partei gekündigt wird. Einzelheiten hierzu ergeben sich auch aus den Vergabeunterlagen der späteren Angebotsphase bzw. Angebotsphasen.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: unbefristet
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Flemmingstraße 2
Stadt: Chemnitz
Postleitzahl: 09116
Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2026
Laufzeit: 36 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Details siehe in den folgenden ursprgl. am 03.11.2025 initial veröffentlichten Anlagen zu diesem Vergabeverfahren - Anlage 01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung" zu diesem Veröffentlichungstext - Anlage 08 KCLW - V12 Gewichtung Zuschlagskriterien - Anlage 09 ff. Vorabversion Leistungsverzeichnis inkl. Anlagen (informativ/nicht auszufüllen und einzureichen)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Details siehe in den folgenden ursprgl. am 03.11.2025 initial veröffentlichten Anlagen zu diesem Vergabeverfahren - Anlage 01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung" zu diesem Veröffentlichungstext - Anlage 08 KCLW - V12 Gewichtung Zuschlagskriterien - Anlage 09 ff. Vorabversion Leistungsverzeichnis inkl. Anlagen (informativ/nicht auszufüllen und einzureichen)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften im Rahmen der Bekanntmachung bzw. Veröffentlichung und/oder der Vergabeunterlagen sind gegenüber dem Auftraggeber über das Kommunikationstool des Vergabeportals https://www.evergabe.de/ durch den Bewerber bzw. Bieter zu rügen. Es gelten die entsprechenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hierbei insbesondere der §§ 134 und 160 GWB § 134 GWB Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. §160 GWB Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach§ 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: ATOSS Software SE
Angebot:
Kennung des Angebots: 1025/I/01
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 0,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1025/I/01
Datum der Auswahl des Gewinners: 19/03/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 07/04/2026
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH
Registrierungsnummer: DE160104141
Postanschrift: Flemmingstr. 2g
Stadt: Chemnitz
Postleitzahl: 09116
Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- und Wirtschaftsgesellschaft mbH Zentrales Beschaffungsmanagement
Telefon: +4937133332472
Fax: +4937133332474
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Registrierungsnummer: DE287064009
Postanschrift: Braustraße 2
Stadt: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land, Gliederung (NUTS): Leipzig, Kreisfreie Stadt (DED51)
Land: Deutschland
Telefon: +49 341-977-3800
Fax: +49 341-977-1049
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0101
Offizielle Bezeichnung: ATOSS Software SE
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE812622540
Postanschrift: Rosenheimer Str. 141h
Stadt: München
Postleitzahl: 81671
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0102
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 019d0615-5d29-4cc8-9e03-dbe091ebf45c - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/04/2026 11:43:56 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 243383-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 69/2026
Datum der Veröffentlichung: 09/04/2026