Öffentliche Ausschreibung Chemnitz 2025 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten 2025-11-03

Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Klinikum Chemnitz gGmbH c/o Klinikum Chemnitz Logistik- u. Wirtschaftsgesellschaft mbH

E-Mail: m.marek@skc.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten

Beschreibung: Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten

Kennung des Verfahrens: 01993cb0-b481-4d46-a9b3-6e6d2d6dda85

Interne Kennung: 1025/I/01

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Details siehe "Anlage 01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung" zu diesem Veröffentlichungstext

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Flemmingstraße 2

Stadt: Chemnitz

Postleitzahl: 09116

Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass zur Gewährleistung eines zügigen Verfahrens nur rechtzeitig bei der Vergabestelle eingehende Fragen zu den Vergabeunterlagen bzw. dem Anschreiben beantwortet werden können. Auf die Fristen des § 20 Abs. 3 VgV wird ausdrücklich hingewiesen (Details siehe "Anlage 01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung" zu diesem Veröffentlichungstext Punkt 8.2 Voraussichtliche Zeitplanung). Es gelten die Regelungen der beiliegenden Teilnahmewettbewerbsunterlagen zu diesem Veröffentlichungstext (Anlagen 01 - 13). Hinsichtlich der getroffenen Regelungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens und hierbei insbesondere zum Teilnahmewettbewerb sind insbesondere die Regelungen der Anlagen "01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung" , "02a Formblätter 1-6" sowie "02b Matrix zur Bewertung der Eignung" zu diesem Veröffentlichungstext zu beachten. Nachfolgend werden aus den Anlagen 01a sowie 02b Auszüge aufgeführt: - 01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung: Das Verfahren wird in verschiedenen Phasen durchgeführt: 1. Phase 1 – Teilnahmewettbewerb Im Rahmen von Phase 1 sind interessierte Unternehmen aufgerufen, am Teilnahmewettbewerb teilzunehmen und einen vollständigen Teilnahmeantrag einzureichen. Die Eignungsprüfung erfolgt gemäß §§ 56 ff. VgV. Gegenstand der Prüfung sind die in der Auftragsbekanntmachung und den Teilnahmeunterlagen benannten Eignungskriterien (siehe auch Ziffer 6.3), insbesondere die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bewerber. Nach Abgabe des Teilnahmeantrags werden aus dem Kreis der Bewerber, die ersten vier Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert, die • die Anforderungen an die Eignung (siehe Ziffer 6.3) formell und materiell erfüllen sowie • mindestens 150 Punkte von den maximal zu erreichenden 260 Punkten (siehe Anlage 02b Matrix zur Bewertung der Eignung) erreicht haben. Die Rangfolge richtet sich nach den jeweils erreichten Punktzahl gemäß der Anlage 02b Matrix zur Bewertung der Eignung. Es können maximal 260 Punkte erreicht werden. Die Rangfolge der Bewerber wird wie folgt gebildet: Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält Rang 1, der mit der nächsthöchsten Punktzahl Rang 2 usw. Zur zweiten Verfahrensphase (Abgabe eines Erstangebots) werden die Bewerber auf den Rängen 1 bis 4 eingeladen, vorausgesetzt, sie erfüllen die Anforderungen an die Eignung (siehe Ziffer 6.3) und erreichen eine Mindestpunktzahl von 150 Punkten. Alle übrigen Bewerber ab Rang 5 werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Eine solche Reduzierung des Teilnehmerkreises erfolgt nur, sofern eine ausreichende Anzahl an geeigneten Bietern (Erfüllung der Anforderungen an die Eignung sowie Erreichung der Mindestpunktzahl von 150 Punkten) vorhanden ist. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter (Rangfolge) erfolgt nach der Anlage 02b Matrix zur Bewertung der Eignung. Sollten zwei Bewerber auf dem letzten Rang der auswählbaren Bewerber eine identische Punktzahl erreicht haben, so werden beide Bewerber bei der Angebotsabgabe berücksichtigt (Berücksichtigung von fünf anstatt vier Bewerbern). Sollten mehr als zwei Bewerber auf dem letzten Rang der auswählbaren Bewerber eine identische Punktzahl erreicht haben, so entscheidet das Los, welcher dieser Bewerber bei der Angebotsabgabe berücksichtigt wird (Berücksichtigung von vier Bewerbern). 2. Phase 2 – Erstangebot (Details siehe Anlage "01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung") 3. Phase 3 – Verhandlungsverfahren (Folge)-Angebote (Details siehe Anlage "01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung") 4. Phase 4 – Verhandlungsverfahren endgültige Angebote (Best-and-Final-Offers) (Details siehe Anlage "01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung") Die Prüfung der Bewerber auf Eignung und die spätere Wertung der Angebote erfolgt gemäß §§ 56 ff VgV. 1. Formale Prüfung der Teilnahmeanträge (insbesondere Form und Frist). 2. Prüfung der Bewerberangaben auf Vollständigkeit. 3. Prüfung der Nachweise zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung gemäß Kap. 6.3.1 (es gilt Formblatt 3 der Anlagen). 4. Prüfung der Nachweise zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß Kap. 6.3.2 (es gilt Formblatt 4 der Anlagen). 5. Prüfung der Nachweise zur wirtschaftlichen / finanziellen Leistungsfähigkeit gemäß Kap. 6.3.3 (es gelten die Formblätter 5.1 und 5.2 der Anlagen). 6. Prüfung der Eignungskriterien „Technische / berufliche Leistungsfähigkeit“ gemäß Kap. 6.3.4 (es gelten die Formblätter 6 der Anlagen), insbesondere ob ggf. geforderte Mindeststandards erfüllt sind. In der zweiten Phase des Verfahrens fordert der Auftraggeber die nach Auswertung der Teilnahmeanträge auf den ersten vier Rängen liegenden Bewerber, welche form- und fristgerechte Teilnahmeanträge abgegeben haben, nicht gem. §§ 123 und 124 GWB auszuschließen sind und die im Teilnahmewettbewerb geforderte Eignung nachweisen können, auf, ein Erstangebot einzureichen. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt in mehreren Phasen zur Reduzierung der Teilnehmerzahl anhand der Zuschlagskriterien Preis und Qualität. Die Einzelheiten dazu sind oben unter Kap. 5 - Ablauf des Verfahrens sowie in Kap. 1.4 der Leistungsverzeichnisse - Bewertungshinweise in den zu den Vergabeunterlagen gehörenden Allgemeinen Informationen & Zusammenfassungen (AIZ-BWH) beschrieben. Entsprechend der "Anlage 02b - Matrix zur Bewertung der Eignung" werden die o. g. 260 Punkte wie folgt vergeben: 1.Nachweis über drei Dienstplan-Software-Projekte: Einführung Personaleinsatzplanung & Zeitwirtschaft im Gesundheitswesen ab 2.000 dienstbeplante Mitarbeitende im medizinischen Bereich (bspw. Ärzte, Pflegepersonal, Therapeuten, Springer) und mindestens 200 Mitarbeitende im kaufmännisch/technischen Bereich, welche Personalstammdaten, Bewegungsdaten, Abwesenheiten, Lohnarten, Qualifikationen mit dem SAP HCM System des AG austauschen können. Die referenzgegenständliche Softwarelösung muss sich zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist beim Referenzauftraggeber entweder in Planung, im Pilotbetrieb oder im Routinebetrieb befinden. 1.1 Referenzprojekt 1 / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 1.2 Referenzprojekt 2 / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 1.2 Referenzprojekt 3 / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 2. Anzahl der Betten betreffend Lfd. Nr. 1, bei mehreren IK-Nummern ist die Bettenanzahl kumulativ anzugeben 2.1 Referenzprojekt 1 (siehe 1.1) / 0-749 Betten (1 Pkt.) 2.2 Referenzprojekt 2 (siehe 1.2) / 750-999 Betten (5 Pkt.) 2.3 Referenzprojekt 3 (siehe 1.3) / >1000 Betten (15 Pkt.) 3. Referenz betreffend Lfd. Nr. 1 verfügt über eine iDocs basierende Schnittstelle zum SAP HCM und alle Mitarbeiterdaten werden über diese Schnittstelle im Live-Betrieb ausgetauscht. 3.1 Referenzprojekt 1 (siehe 1.1) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (0 Pkt.) 3.2 Referenzprojekt 2 (siehe 1.2) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (0 Pkt.) 3.3 Referenzprojekt 3 (siehe 1.3) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (0 Pkt.) 4. Referenz betreffend Lfd. Nr. 1 verfügt über die Umsetzung PPR 2.0 und PpUGV im Live-Betrieb mit der angebotenen Softwarelösung. 4.1 Referenzprojekt 1 (siehe 1.1) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (0 Pkt.) 4.2 Referenzprojekt 1 (siehe 1.2) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (0 Pkt.) 4.3 Referenzprojekt 1 (siehe 1.3) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (0 Pkt.) 5. Referenz betreffend Lfd. Nr. 1 ist vollständig in der Cloud als Software-as-a-Service-Lösung abgebildet 5.1 Referenzprojekt 1 (siehe 1.1) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 5.2 Referenzprojekt 1 (siehe 1.2) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 5.3 Referenzprojekt 1 (siehe 1.3) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 6. Referenz betreffend Lfd. Nr. 1 führt die Ausleitung von PPP-RL Daten durch 6.1 Referenzprojekt 1 (siehe 1.1) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 6.2 Referenzprojekt 2 (siehe 1.2) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 6.3 Referenzprojekt 3 (siehe 1.3) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 7. Referenz betreffend Lfd. Nr. 1 bindet alle Dienstarten eines Krankenhauses mit den Komponenten (Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung) an das System an (ärztlicher Dienst, Pflegedienst, medizinisch-technischer Dienst, Funktionsdienst, Verwaltungsdienst, sonstige) 7.1 Referenzprojekt 1 (siehe 1.1) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 7.2 Referenzprojekt 2 (siehe 1.2) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 7.3 Referenzprojekt 3 (siehe 1.3) / im Routinebetrieb (10 Pkt.) / im Pilotbetrieb (2 Pkt.) / in Planung (1 Pkt.) 8. Support & Projektleitung 8.1 Support / deutschsprachig (5 Pkt.) / englischsprachig (1 Pkt.) 8.2 Projektleitung / deutschsprachig (5 Pkt.) / englischsprachig (1 Pkt.) 9. Tarifverträge eines Krankenhauses 9.1 Abbildung der gängigen Tarifverträge eines deutschen Krankenhauses (VKA, TV-L, TV-Ä) / vorhanden (15 Pkt.) / nicht vorhanden (0 Pkt.) 10. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Umsatz) 10.1 Durchschnittlicher Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist. unter 1 Mio. EUR (1 Pkt) / 1 bis 5 Mio. EUR (5 Pkt.) / über 5 Mio. EUR (10Pkt.)

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB)§17 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)

Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Korruption: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Betrug: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: -

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: -

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959). Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung); ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: -

Zahlungsunfähigkeit: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123/124 GWB. (s. FBL KCLW-V13 Eigenerklärung zur Eignung), ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Lieferung bzw. Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft – ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den ärztlichen Dienst, den pflegerischen Dienst und weitere Dienstarten

Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Bereitstellung einer cloudbasierten Softwarelösung (Software as a Service) zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft – ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den ärztlichen Dienst (ca. 720 Mitarbeiter:innen), den pflegerischen Dienst (ca. 2.180 Mitarbei-ter:innen) und weitere Dienstarten (ca. 1.372 Mitarbeiter:innen – medizinisch-technischer Dienst, Funktionsdienst, Verwaltungsdienst, Personal der Ausbildungsstätten). Zusätzlich müssen auch ca. 500 interne sowie ca. 300 externe Schüler:innen im System geführt werden. Es wird ausdrücklich eine marktverfügbare Standardlösung ausgeschrieben, die durch Parametrierung auf die Bedarfe der Auftraggeberin anpassbar ist. Individuallösungen oder Eigenentwicklungen sind ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für die bidirektionale Schnittstelle zur bestehenden SAP ERP R/3 HCM-Infrastruktur sowie zur neuen SAP S/4HANA-Umgebung. Weitere Anforderungen an Implementierung, Parametrierung, Schulungen und Prozessstandardisierung sind Bestandteil der Vergabeunterlagen bzw. des Leistungsverzeichnisses. Die Software muss insbesondere folgende Aufgabenbereiche abdecken und ist in einer integrierten Gesamtlösung bereitzustellen: -Personaleinsatzplanung inkl. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement (PEP) -Zeitwirtschaft (ZWS) -Vorbereitende Lohnabrechnung durch Bildung tarifvertraglich relevanter Lohnarten in Stunden- oder €-Werten -Employee Self Service (ESS) -Manager Self Service (MSS) -Reporting und Statistiken Das Zusammenwirken dieser Aufgabenbereiche ist für eine effiziente und zeitgemäße Personaleinsatzplanung, -steuerung und -abrechnung unabdingbar. Aus diesem Grund müssen diese Aufgaben eng verknüpft sein und sollen sich aus technologischer Sicht und aus Nutzersicht als eine Einheit darstellen. Die Lösung muss problemlos in die im KC vorliegende IT Infrastruktur (SAP ERP R/3 HCM & SAP S/4HANA HCM & SAP IS-H/i.s.h.med) eingebunden werden können und zwingend über standardisierte Schnittstellen (aktueller Stand der Technik) mit den bereits genutzten Softwarelösungen kommunizieren. Über die Schnittstellen müssen sowohl Stammdaten, als auch An- und Abwesenheits- sowie Lohndaten uni- und bidirektional (je nach Datenart) fließen. Die Schnittstelle muss zwingend mit Änderungsdatensätzen arbeiten (zu ändernde Datensätze im SAP werden gelöscht und neu angelegt oder mit neuen Datensätzen überschrieben), um den höchsten Grad der Automatisierung zu gewährleisten und die Notwendigkeit manuellen Eingreifens bestmöglich zu minimieren. Zur Abbildung reibungsloser Prozesse muss die PEP Lösung einen konsistenten, sicheren und medienbruchfreien Datenaustausch sicherstellen. Gerade für die Abrechnung der Mitarbeiter ist dies unerlässlich und würde bei Ausbleiben den Betrieb des KC nachhaltig negativ beeinträchtigen. Eine möglichst automatisierte Übernahme erforderlicher Daten aus den Altsystemen muss sichergestellt werden. Die neue PEP-Lösung muss Daten aus dem IS-H/i.s.h.med importieren, in Personalbedarf wandeln und in die Einsatzplanung integrieren können. Mit Hilfe der PEP-Lösung müssen die aktuell am Klinikum Chemnitz für die korrekte Lohnabrechnung aller Dienstarten benötigten Lohnarten entsprechend der tariflichen Regelungen erzeugt und zeitgesteuert an das Lohn- und Gehaltssystem SAP HCM übergeben werden. Im ärztlichen Tarifvertrag müssen aktuell 39 unterschiedliche Lohnarten, im nichtärztlichen Tarifvertrag 32 Lohnarten abgebildet werden. Teilweise entstehen Lohnarten mitarbeiterindividuell und abhängig von unterschiedlichen Bedingungen wie Abteilung, Qualifikation des Mitarbeiters, individuelle Vereinbarung. Gerade bei Rufdiensten kommt es vor, dass innerhalb eines Bereichs Rufdienste nach einer festen Pauschale oder nach den tarifvertraglichen Regelungen vergütet werden. Die Softwarelösung muss in der Lage sein, diese Konstellationen auch untermonatig abzubilden (siehe hierzu auch Leistungsverzeichnis) Die Anbindung der Mitarbeiter an die neue PEP-Softwarelösung soll in vorher festgelegten Wellen erfolgen. Demnach muss sichergestellt sein, dass ein Teil der Mitarbeiter weiter am SAP PEP und andere Mitarbeiter an der neuen PEP-Lösung geführt werden. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass für den Zeitraum der Implementierung und des Rollouts beide Systeme parallel produktiv funktionieren und sich nicht gegenseitig beeinflussen. Die in 2026 geplante S/4HANA-Migration des SAP ERP R/3 HCM (Unicode-Umstellung, Datenbankmigration und S/4-Anwendung) ist zwingend zu berücksichtigen. Dies betrifft sowohl das Projektmanagement, als auch die Funktion (bidirektionale Integration mit den Altsystemen HCM und ERP und dem Migrationsziel, keine PEP-Funktion Pflege nach S/4HANA-Migration im HCM). Zusätzlich ist eine Integration mit dem Parallelprojekt S/4HANA-Migration erforderlich. Die PEP-Lösung soll auf der aktuellen SAP HCM Version ECC 8 eingeführt werden. Beginnend 2026 soll der Umstieg des SAP ERP R/3 HCM auf SAP S/4HANA HCM erfolgen und damit auch die Migration der PEP-Software auf das neue System. Demnach wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer die Schnittstellen seiner Softwarelösung bereits erfolgreich von SAP ECC auf S/4HANA migriert hat und alle geforderten Funktionen vollumfänglich auch in der Integration mit einem S/4HANA System (HCM und ERP) zur Verfügung stehen. Für die Beschaffung wird ein projektspezifischer EVB-IT-Cloudvertrag & -Dienstvertrag geschlossen. Der Vertragsentwurf ist Teil dieser Veröffentlichung sowie der Vergabeunterlagen zum Erstangebot und kann durch den Auftraggeber im Rahmen der Vergabeverhandlungen weiter konkretisiert werden. Die Beschaffung erfolgt für eine Mindestvertragslaufzeit von 36 Monaten nach Herstellung der Betriebsbereitschaft. Hiernach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, falls dieser nicht sechs Monate vor Vertragsende von einer Partei gekündigt wird. Einzelheiten hierzu ergeben sich auch aus den Vergabeunterlagen der späteren Angebotsphase bzw. Angebotsphasen.

Interne Kennung: LOT-0001

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: unbefristet

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Flemmingstraße 2

Stadt: Chemnitz

Postleitzahl: 09116

Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/08/2026

Laufzeit: 36 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz

Beschreibung: Eigenerklärung (Formblatt 5.1) über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie über den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre. Die Regelungen der Anlagen "01a - Anlage C KLIN C PEP Verfahrensbeschreibung" , "02a Formblätter 1-6" sowie "02b Matrix zur Bewertung der Eignung" zu diesem Veröffentlichungstext sind zu beachten.