1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: 10-FB1-25-224; Verscannung von Akten der Kreisverwaltung Pinneberg
Beschreibung: Für die komplette E2E Digitalisierung von Verwaltungsprozessen müssen jegliche Bestandsakten digitalisiert werden. Dies soll ein externer Dienstleister umsetzen. Dafür werden die Akten vom Dienstleister abgeholt und TR RESISCAN gemäß digitalisiert sowie und enaio zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen siehe Leistungsverzeichnis/Lastenheft.
Kennung des Verfahrens: 48ebd5e3-4356-4d0e-94b0-0e70597b7123
Interne Kennung: 10-FB1-25-224
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen, Mindest- und Tariflohn gemäß § 4 Vergabegesetz Schleswig-Holstein vom 08.02.2019 – VGSH -in der derzeit gültigen Fassung- (ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 Euro netto) mit Einreichung des Angebotes abgeben. Gelangt das Angebot in die engere Wahl haben präqualifizierte und nicht präqualifizierte Unternehmen einen Nachweis der Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung einzureichen. Sollen zur Ausführung des Auftrages Teilleistungen einem Nachunternehmer übertragen werden oder sollen bei Auftragsausführung Leiharbeiter beschäftigt werden, ist der Nachweis der Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung auch für den Nachunternehmer oder für den Verleiher von Arbeitskräften zu erbringen. Diese Verpflichtung gilt entsprechend für alle weiteren Nachunternehmer des Nachunternehmers.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: 10-FB1-25-224; Verscannung von Akten der Kreisverwaltung Pinneberg
Beschreibung: Wertungskriterien: Preis = 50 % Qualität der Testscan = 21,43 % Konzeptbewertung = 28,57% Der Inhalt der Leistungsbeschreibung und weitere Unterlagen liegen in der Verantwortung vom Auftraggeber und werden inhaltlich vom selbigen bindend. Die Erstellung der Anlagen 30 bis 38 erfolgten unter Mitwirkung durch ein im Vergabeverfahren in Betracht kommendes Unternehmen. Sämtliche Informationen werden den im Wettbewerb interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt. Zulässigkeit von Unterauftragsleistungen: Alle Arbeitsprozesse außer Transport und der Dokumentationspflicht. Lesen Sie die beigefügten Unterlagen bitte sorgfältig durch und nutzen Sie bei Unklarheiten die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen. Um die Beantwortung Ihrer Bieterfragen gewährleisten zu können, müssen diese bis spätestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Achten Sie insbesondere darauf, alle erforderlichen Angaben im „31_Preisblatt“ und „32_Lastenheft“ zu tätigen und geben Sie unbedingt auch das ausgefüllte Angebotsschreiben (Formblatt Nr.07), alle genannten Informationen/Nachweise gem. „32_Lastenheft“ und „33_Zuschlagskriterien“ zusammen mit dem übrigen Angebot ab. Bitte nutzen Sie für Ihre Eintragungen im beigefügten Preisblatt und Lastenheft die zur Verfügung gestellte Excel-Datei (xlsx). Angebotsunterlagen dürfen nicht durch bloße Mitteilung eines Hyperlinks, Cloudzuganges und/oder Bereitstellung außerhalb der von der Vergabestelle für dieses Vergabeverfahren verbindlich erklärten Zugangswege zur Verfügung gestellt werden. Anderenfalls gelten diese als fehlend, verbunden mit den jew. daraus folgenden, vergaberechtlichen Konsequenzen.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/11/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/10/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Nachweis der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten 3 Jahren
Kriterium: Anzahl der Führungskräfte
Beschreibung: Nachweis der Zahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis von mind. einer nachprüfbaren und vergleichbaren Referenz aus den letzten 3 Jahren. Eine Referenz gilt als „vergleichbar“ wenn: 5.000.000 Blatt verscannt wurden und dabei technische und organisatorische Maßnahmen nach TR RESISCAN bestanden haben (hohe Schutzklasse der Dokumente)
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Sofern zutreffend, ist der Nachweis zu erbringen
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Sofern zutreffend, ist der Nachweis zu erbringen
Kriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Beschreibung: Sofern zutreffend, Ist der Nachweis zu erbringen
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Angabe des Umsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre mit nachgewiesenen Umsatz i.H.v. mindestens 1 Mio. € je Geschäftsjahr
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindesthöhe von 2.000.000 €
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung: - Angabe über das Vorliegen einer Insolvenz/Liquidation; rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan (falls eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen Insolvenzplanes angegeben wurde) - Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, falls das Unternehmen beitragspflichtig ist, - Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, falls das Finanzamt eine solche Bescheinigung ausstellt, - Freistellungsbescheinigung nach § 48 b Einkommensteuergesetz - Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (DIHK). Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf Verlangen nachzuweisen, dass die vorgesehenen Nachunternehmen präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen. Nicht präqualifizierte Unternehmen haben zum Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind die Eigenerklärungen auch für die vorgesehenen Nachunternehmen abzugeben, es sei denn, die Nachunternehmen sind präqualifiziert. In diesem Fall reicht die Angabe der Nummer, unter der die Nachunternehmen in dem amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich geführt werden. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ ist Bestandteil der Vergabeunterlagen zu dieser Ausschreibung.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Einreichung aller genannten Informationen/Nachweise gem. „32_Lastenheft“ und "33_Zuschlagskriterien“
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Probescan gem. Vergabeunterlage „38_Rücksendungsaufforderung-Anforderungen an Probeakte“ erforderlich
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 25/09/2025 09:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 60 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei. Ohne die Unterlagen 07, 31, 32 und Informationen/Nachweise gem. „32_Lastenheft“ und „33_Zuschlagskriterien“ wird Ihr Angebot -ohne die Möglichkeit der Aufklärung oder/und Nachforderung- ausgeschlossen werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 25/09/2025 09:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Zusätzliche Informationen: Bieter sind bei der Eröffnung gem. § 55 Abs. 2 VgV nicht zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Auftragnehmer hat als Vertragsstrafe für Verzug bei Überschreitung der vorstehend unter „Ausführungsfristen“ genannten Fristen für jede vollendete Woche 0,5 Prozent desjenigen Teils der Leistung, der nicht genutzt werden kann zu zahlen. Die Bezugsgröße zur Berechnung der Vertragsstrafe bei der Überschreitung von Einzelfristen ist der nicht nutzbare Teil der Leistung, der den bis zu diesem Zeitpunkt vertraglich zu erbringenden Leistungen entspricht. Verwirkte Vertragsstrafen für den Verzug wegen Nichteinhaltung verbindlicher Zwischentermine (Einzelfristen als Vertragsfristen) werden auf eine durch den Verzug wegen Nichteinhaltung der Frist für die Vollendung der Leistung verwirkte Vertragsstrafe angerechnet. Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen gemäß § 17 VOL/B
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. (5) Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies auf Grund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
Registrierungsnummer: 9193
Postanschrift: Kurt-Wagener-Str. 11
Stadt: Elmshorn
Postleitzahl: 25337
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
Telefon: +49 41214502-4455
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Registrierungsnummer: ebb6f27e-a34f-436f-b855-9ab9268ba94d
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land, Gliederung (NUTS): Pinneberg (DEF09)
Land: Deutschland
Telefon: +49 431-988-4542
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 48ebd5e3-4356-4d0e-94b0-0e70597b7123 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/08/2025 15:58:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 549754-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 160/2025
Datum der Veröffentlichung: 22/08/2025