Öffentliche Ausschreibung Chemnitz 2025 Deutschland – Organisation von Festivals – KOSMOS Festival 2025 - Technische Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung 2025-05-22

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 gGmbH

E-Mail: team@chemnitz2025.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2.1.

Verfahren

Titel: KOSMOS Festival 2025 - Technische Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung

Beschreibung: Das KOSMOS Festival 2025 soll vom 13. Juni bis 15. Juni 2025 auf einer weitläufigen Fläche um den Schloßteich und auf angrenzenden Gebieten in Chemnitz stattfinden. Erwartet werden etwa 70.000 Besuchende. Die Zielgruppe liegt dabei primär bei Personen unter 40 Jahren, jedoch sind alle Altersklassen gern gesehene Gäste. Das Festival soll am 13. Juni 2025 nachmittags starten und am 15. Juni 2025 gegen 18:00 Uhr enden. Auf mindestens 20 Flächen des Veranstaltungsareals sollen Interventionen aus den Bereichen Kunst, Gesellschaft, Sport und Wirtschaft realisiert werden, die gleichzeitig Platz für mindestens 10.000 Besuchende bieten. Diese Veranstaltungen sollen sowohl in Innenräumen als auch Open Air stattfinden können. Da das KOSMOS Festival 2025 zum vierten Mal stattfindet, sollen vorhandene Möglichkeiten genutzt und neue Settings erstellt werden. In die Vorbereitungen sind sämtliche Ämter wie z. B. das Grünflächenamt, das Ordnungsamt und das Tiefbauamt einbezogen. Das Ziel ist es, möglichst viele Menschen zu aktivieren, Stadtgesellschaft mitzugestalten und die Stadt Chemnitz neu zu erleben. Dafür werden sowohl musikalische Angebote geschaffen, aber auch Lesungen, Workshops, Diskussionen und Informationen haben auf dem KOSMOS Festival 2025 Platz. Mehr zur Geschichte und den Hintergründen findet sich unter www.kosmos-chemnitz.de. Der Ursprung des KOSMOS liegt im Jahr 2018. Als unmittelbare Antwort auf die rechtsextremen und rassistischen Ausschreitungen in der Chemnitzer Innenstadt im August 2018 wurde damals das #wirsindmehr organisiert - ein pop-musikalisches Statement für Toleranz und gegen rechte Gewalt mit rund 65.000 Besuchern. Dank dieser außergewöhnlichen und schnellen Reaktion auf die tagespolitischen Ereignisse konnte ein starkes internationales Zeichen gesetzt werden. Als Weiterentwicklung des Vorjahres und mit dem Untertitel #wirb-leibenmehr, feierten im Juli 2019 dann 50.000 Besucher und Besucherinnen das erste KOSMOS Festival in Chemnitz, unter anderem mit Livemusik, Kunst, Sport, Literatur und Diskussionsrunden. Im Fokus stehen seither die Möglichkeiten der gesellschaftlichen Teilhabe und des kulturellen Austauschs, die den Grundstein für die Entwicklung des Projekts KOSMOS Festival legen. Das Veranstaltungsareal befindet sich im innerstädtischen Bereich Chemnitz‘ und umfasst sowohl private als auch öffentliche Plätze, Straßenverbindungen, Grünflächen und diverse Innenräume. Auf diesen Flächen ist keine Veranstaltungsinfrastruktur vorhanden. Daher müssen z. B. Strom-, Wasser- und Sicherheitsinfrastruktur in enger Abstimmung mit den zuständigen Behörden und Dienstleistern geplant und umgesetzt werden. Zudem ist zu berücksichtigen, dass Teile des Veranstaltungsareals unter Denkmalschutz stehen und für einige Bereiche spezielle Artenschutzanforderungen gelten. Die Auftraggeberin entwickelt derzeit umfassende Nachhaltigkeitsrichtlinien, die ökologische, ökonomische und soziale Handlungsfelder integrieren. Diese sollen in sämtlichen Planungsprozessen berücksichtigt werden, z. B. bei der Organisation der Abfallentsorgung, der Personalplanung oder der Umsetzung von Awareness-Konzepten. Der Anspruch der Ausschreibung besteht in der ganzheitlichen Planung und Umsetzung der Produktion des KOSMOS Festivals 2025. Inhaltlich gliedert sich das interdisziplinäre KOSMOS Festival 2025 in mehrere zentrale Themenbereiche. Neben Musik bilden Sport, Gesellschaft, Kunst und Wirtschaft eigenständige Säulen, die das Programm prägen und eine interdisziplinäre Vielfalt ermöglichen. Es wird ein Dienstleister zur Einrichtung der Veranstaltungsflächen einschließlich der vorgelagerten Ämterkommunikation, Veranstaltungskonzeption, Planung und Koordination sowie schließlich der technischen Durchführung des Festivals angefragt. Der Auftragsgegenstand umfasst neben der technischen Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung des KOSMOS Festivals 2025 auch die Sicherheitskonzeption und Veranstaltungsleitung in Verbindung mit der Budgetkontrolle für die von dieser Ausschreibung erfassten Leistungen. Zur Erbringung dieser spezialisierten und umfassenden Dienstleistungen werden ein entsprechendes Know-How und einschlägige Erfahrung auf dem Gebiet der technischen Leistungen und Planungen für die Veranstaltungsbranche sowie eine gute Vernetzung mit den lokalen und regionalen Partnern und Beteiligten vorausgesetzt. Für eine reibungslose Umsetzung ist eine enge Zusammenarbeit mit der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 gGmbH als Veranstalterin erforderlich. Die Anforderung der Leistungen kann im Einzelfall sehr kurzfristig erfolgen, auch weniger als 12 Stunden im Voraus. Eine direkte Reaktion auf solche Anfragen und eine gute Erreichbarkeit sind daher entscheidende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Auftraggeberin ist und bleibt Veranstalterin des KOSMOS Festivals 2025. Für besondere Aufgaben beabsichtigen wir weitere selbstständige Unternehmer:innen zu beauftragen (insbesondere für die mediale Begleitung und Dokumentation), die auf den Veranstaltungs- und/ oder Festivalbetrieb spezialisiert sind. Insbesondere diese Aufträge sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Von der Ausschreibung ebenfalls ausgeschlossen ist der formale Akt der Flächenbeantragungen und der Abschluss von Versicherungen sowie die inhaltliche Gestaltung des Programms. Letzteres wird durch die Einbindung externer Teams aus der Stadtgesellschaft bewerkstelligt, die für die Kuration und die aktive Mitgestaltung verantwortlich sind. Zusammenarbeit und Abstimmung mit diesen anderen Unternehmer:innen, den kuratorischen Teams sowie die Einbindung von Vereinen, Verbänden, Unternehmen und Privatpersonen aus der Stadtgesellschaft sind zur Einhaltung der Zeitpläne und Sicherung des demokratischen Anliegens des Festivals zwingend.

Kennung des Verfahrens: d15f0b8b-f063-4c0c-a320-14644319e40a

Verfahrensart: Offenes Verfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79953000 Organisation von Festivals

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Chemnitz

Postleitzahl: 09111

Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Der Gesamtwert der Beschaffung sowie die Werte des Ergebnisses, des niedrigsten und höchsten zulässigen Angebots werden gemäß § 39 Abs. 6 VgV nicht veröffentlicht, da diese u. a. den geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schaden und den lauteren Wettbewerb beeinträchtigen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: KOSMOS Festival 2025 - Technische Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung

Beschreibung: Der Anspruch der Ausschreibung besteht in der ganzheitlichen Planung und Umsetzung der Produktion des KOSMOS Festivals 2025. Inhaltlich gliedert sich das interdisziplinäre KOSMOS Festival 2025 in mehrere zentrale Themenbereiche. Neben Musik bilden Sport, Gesellschaft, Kunst und Wirtschaft eigenständige Säulen, die das Programm prägen und eine interdisziplinäre Vielfalt ermöglichen. Es wird ein Dienstleister zur Einrichtung der Veranstaltungsflächen einschließlich der vorgelagerten Ämterkommunikation, Veranstaltungskonzeption, Planung und Koordination sowie schließlich der technischen Durchführung des Festivals angefragt. Der Auftragsgegenstand umfasst neben der technischen Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung des KOSMOS Festivals 2025 auch die Sicherheitskonzeption und Veranstaltungsleitung in Verbindung mit der Budgetkontrolle für die von dieser Ausschreibung erfassten Leistungen. Zur Erbringung dieser spezialisierten und umfassenden Dienstleistungen werden ein entsprechendes Know-How und einschlägige Erfahrung auf dem Gebiet der technischen Leistungen und Planungen für die Veranstaltungsbranche sowie eine gute Vernetzung mit den lokalen und regionalen Partnern und Beteiligten vorausgesetzt. Für eine reibungslose Umsetzung ist eine enge Zusammenarbeit mit der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 gGmbH als Veranstalterin erforderlich. Die Anforderung der Leistungen kann im Einzelfall sehr kurzfristig erfolgen, auch weniger als 12 Stunden im Voraus. Eine direkte Reaktion auf solche Anfragen und eine gute Erreichbarkeit sind daher entscheidende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Auftraggeberin ist und bleibt Veranstalterin des KOSMOS Festivals 2025. Für besondere Aufgaben beabsichtigen wir weitere selbstständige Unternehmer:innen zu beauftragen (insbesondere für die mediale Begleitung und Dokumentation), die auf den Veranstaltungs- und/ oder Festivalbetrieb spezialisiert sind. Insbesondere diese Aufträge sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Von der Ausschreibung ebenfalls ausgeschlossen ist der formale Akt der Flächenbeantragungen und der Abschluss von Versicherungen sowie die inhaltliche Gestaltung des Programms. Letzteres wird durch die Einbindung externer Teams aus der Stadtgesellschaft bewerkstelligt, die für die Kuration und die aktive Mitgestaltung verantwortlich sind. Zusammenarbeit und Abstimmung mit diesen anderen Unternehmer:innen, den kuratorischen Teams sowie die Einbindung von Vereinen, Verbänden, Unternehmen und Privatpersonen aus der Stadtgesellschaft sind zur Einhaltung der Zeitpläne und Sicherung des demokratischen Anliegens des Festivals zwingend. Kursorische Zusammenfassung der zu erbringenden Leistungen: • Projektplanung • Abfrage der Gewerke • Erstellung von Lageplan • Ablaufplanung • Einbindung von Gewerken und Institutionen • Termine und Absprachen mit Genehmigungsbehörden • Erstellung Verkehrskonzept • Grob-Planung der Gastronomie • Erstellung und Umsetzung des Sicherheitskonzeptes • Übernahme der Kommunikation zwischen Künstlern und Produktion • VA-Leitung vor Ort • VA-Umsetzung vor Ort • Technische Planung und Umsetzung von Eventflächen und Bühnen • Sicherheitskonzeption • Veranstaltungsleitung • Budgetkontrolle

Interne Kennung: E34579184

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79953000 Organisation von Festivals

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Chemnitz

Postleitzahl: 09111

Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbegrenzt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Gesamtsumme Netto (Wertung linear interpoliert mit halben Punkten und vorgegebener Bandbreite)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 65,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals

Beschreibung: Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals untergliedert sich in: a. Berufserfahrung (5 Prozent); b. Referenzen Eventmanager:in (5 Prozent); c. Referenzen Meister:in für Veranstaltungstechnik (5 Prozent)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualität des Leistungskonzepts

Beschreibung: Qualität des Leistungskonzepts untergliedert sich in: a. Qualität der allgemeinen Projektanalyse (6 Prozent); b. Qualität und Plausibilität der Darstellung des Projektablaufs (6 Prozent); c. Qualität und Plausibilität der Personalplanung (6 Prozent); d. Qualität der Kommunikationsplanung (2 Prozent)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Sachsen

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 S. 1GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 gGmbH

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 gGmbH

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: c-events Feine Arbeit Inhaber René Schuster

Angebot:

Kennung des Angebots: Angebot 1

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: Technische Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung

Datum der Auswahl des Gewinners: 07/04/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 08/04/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von mittleren Unternehmen