1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kraftfahrt-Bundesamt
Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Erneuerung des Zeitwirtschaftssystems des Kraftfahrt-Bundesamtes (KBA)
Beschreibung: Das KBA plant die Einführung eines neuen Zeitwirtschaftssystems. Diese Vorinformation dient ausschließlich der Durchführung einer Markterkundung nach § 28 Abs. 1 VgV zur Vorbereitung einer späteren Beschaffung, voraussichtlich in 2025. Ein Vergabeverfahren wird durch die Durchführung dieser Markterkundung nicht eingeleitet. Im Rahmen dieser Markterkundung möchte sich das KBA einen Überblick über geeignete Produkte und Anbieter von Zeitwirtschaftssystemen verschaffen sowie die eigenen Anforderungen daran messen und bei Bedarf schärfen. Zusätzlich ist ein Austausch über das Einbeziehen von Nachhaltigkeitsaspekten in die Vergabe der Leistung und / oder die Einführung und den Betrieb eines Systems erwünscht. Potenzielle Anbieter, die Interesse an der Teilnahme dieser Markterkundung haben, werden gebeten, ihr Interesse über die E-Mailadresse zbs@kba.de zu bekunden und mitzuteilen, ob die Bereitschaft für einen Informationsaustausch mit dem Auftraggeber besteht. Das KBA wird zwecks detaillierteren Informationsaustausches daraufhin ggf. Kontakt zu den Interessenten aufnehmen. Konkret vorgesehen ist, möglichst alle Interviews im Rahmen dieser Markterkundung per Videokonferenz direkt im Januar 2025 zu führen. Entsprechende Interessenbekundungen werden daher bis zum 10.01.2025 erbeten. Die Markterkundung führt weder für den Teilnehmer noch für das KBA zu einer vertraglichen Verpflichtung.
Interne Kennung: 133-320.02/016#030
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Flensburg
Land, Gliederung (NUTS): Flensburg, Kreisfreie Stadt (DEF01)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
3. Teil
3.1.
Technische ID des Teils: PAR-0000
Titel: Erneuerung des Zeiterfassungssystems des Kraftfahrt-Bundesamtes (KBA)
Beschreibung: Liefergegenstand des Vorhabens ist neben der Lieferung der Zeitwirtschaftssoftware selber die Konfiguration und Inbetriebnahme des Systems, welches „On-Premises“ betrieben werden wird. Hinzu kommt die regelmäßige Durchführung von Wartungen sowie Updates und Support. Das Zeitwirtschaftssystem muss dabei die präzise Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten sowohl über stationäre Terminals als auch über eine Webanwendung ermöglichen. Es muss ein umfassendes Abwesenheitsmanagement beinhalten, das die Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Sonderabwesenheiten umfasst. Zudem muss das System die Unterstützung flexibler Arbeitszeitmodelle sowie die Verwaltung von Zeitkonten und -kontingenten ermöglichen. Es wird ein Self-Service-Portal für die Beschäftigten benötigt, das ihnen die selbstständige Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Anträgen erlaubt. Die Einhaltung der für die Bundesverwaltung einschlägigen rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitszeitgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Datenschutzgrundverordnung, BITV 2.0, AVV Klima, Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes, Bundesbeamtengesetz, Arbeitszeitverordnung, Erholungsurlaubsverordnung, Sonderurlaubsverordnung) ist dabei zu gewährleisten. Darüber hinaus wird ggf. abhängig von der letztlich ausgewählten Anwendung weitere Dienstleistung zur Erstellung von Schulungen oder Konzepten benötigt. Bereits vorhandene Terminals der Firma PCS sollen, wenn dies ohne größeren Aufwand möglich wäre, weiterverwendet werden. Des Weiteren benötigt das Zeitwirtschaftssystem eine Schnittstelle zum bestehenden PVS sowie PVS+ System von SAP sowie ggf. zu weiteren Anwendungen, so dass ein regelmäßiger Datenaustausch stattfinden kann. Weitere Informationen zum Liefergegenstand: Erfassen von Arbeitszeiten (stationär am Terminal / Webbrowser) Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Abwesenheiten - z. B. Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise - Gruppenspezifische Antragsmöglichkeiten (z. B. Beamte, Tarifbeschäftigte, Azubis) - Definieren weiterer Abwesenheitsarten durch KBA-Administration Management von Krankheitszeiten: - Erfassung und Verwaltung von Krankheitszeiten - Umgang mit den Daten der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Unterstützung von flexiblen Arbeitsformen (z. B. mobiles Arbeiten) - Erfassen mobiler Arbeitsformen - Verwaltung von Zeitkontingenten Zeitkontenmanagement - Hinterlegung und Verwaltung verschiedener Zeitkonten (z. B. Rufbereitschaft, Langzeitkonten) - Übertragungsmöglichkeiten zwischen Konten Berichtswesen und Auswertung - Rollenbasiert - Segmentierte Berichterstattung basierend auf Organisationsstrukturen - Skalierbar - Exportmöglichkeit Workflowmanagement - Hinterlegung und Pflegemöglichkeit von Organisationsstrukturen, Hierarchien und darauf basierender Stellvertretungsregelungen als Basis für Workflows (Genehmigungsprozesse, Eskalationen) - Standardisierbare, aber auch durch die Fachadministration konfigurierbare Genehmigungsprozesse Digitale Barrierefreiheit nach BITV 2.0 Die Software muss in der Anwenderzahl (zzt. etwa 1.150 Personen) sowie Organisationsstruktur erweiterbar sein und über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen. Eine einfache Handhabung durch die Mitarbeiter ebenso wie die KBA-interne Administrierbarkeit durch eigenes Personal ist Voraussetzung. Hinnehmbare Performanz-Zeiten bei ca. 1300 MA
Interne Kennung: 133-320.02/016#030
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
3.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Flensburg
Land, Gliederung (NUTS): Flensburg, Kreisfreie Stadt (DEF01)
Land: Deutschland
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
3.1.6.
Auftragsunterlagen
Ad-hoc-Kommunikationskanal
Name: e-Vergabe sowie per e-Mail an zb@kba.de
3.1.7.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
3.1.8.
Techniken
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Kraftfahrt-Bundesamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kraftfahrt-Bundesamt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kraftfahrt-Bundesamt
Organisation, die Angebote bearbeitet: Kraftfahrt-Bundesamt
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Kraftfahrt-Bundesamt
Registrierungsnummer: DE134643260
Stadt: Flensburg
Postleitzahl: 24944
Land, Gliederung (NUTS): Flensburg, Kreisfreie Stadt (DEF01)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffungsstelle - ZBS
Telefon: 0461-316-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: xyz
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228 9499-0
Fax: +49 228 9499-163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 090e8160-ecfd-4f7e-8304-8456afcd4c07 - 04
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/12/2024 00:00:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 767393-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 244/2024
Datum der Veröffentlichung: 16/12/2024
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 28/02/2025