1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Segeberg - Der Landrat
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung von Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung im Wege einer Rahmenvereinbarung
Beschreibung: Der Kreis Segeberg beabsichtigt die Beschaffung von Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung im Wege einer Rahmenvereinbarung.
Kennung des Verfahrens: 8c40e004-1e7d-4bbd-9dd6-ba89c13a1eeb
Interne Kennung: SE30.00.20240009
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kreis Segeberg - Der Landrat Hamburger Str. 30
Stadt: Bad Segeberg
Postleitzahl: 23795
Land, Gliederung (NUTS): Segeberg (DEF0D)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6QY1T0VGLHA Weitere Besondere Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: 4. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt Der Bieter und - soweit relevant - das vertretungsberechtigte Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine Tariftreue oder Mindestentgelterklärung gemäß der Anlage 343 "Verpflichtungserklärung_Mindestentgelt" einzureichen. 5. Beleg zur Einhaltung von Normen der Qualitätssicherung Der Bieter / die Mitglieder der Bietergemeinschaft hat / haben zum Nachweis der Gewährleistung seiner / ihrer Maßnahmen zur Qualitätssicherung a) ein gültiges Zertifikat ISO/IEC 27001 (oder gleichwertiger Art) und b) ein gültiges Zertifikat DIN ISO 9001 (oder gleichwertiger Art) einzureichen. Der entsprechende Nachweis ist mit dem Angebot einzureichen. Die Zertifikate müssen während der gesamten Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistung aufrechterhalten werden. Bei Bietergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen. 6. Eigenerklärung über Einhaltung der technischen Ausstattung Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat / haben mit dem Angebot eine unterschriebene Eigenerklärung abzugeben, in welcher bestätigt wird, dass die eingesetzten Geräte sowie die entsprechende Scan-Software die Vorgaben der Richtlinien des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik über das ersetzende Scannen (BSI TR-03138 RESISCAN) oder Richtlinien / Regelungen gleichwertiger Art - technisch im vollen Umfang einhalten. Beispieltext: "Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass die für die Ausführung des Auftrages von uns eingesetzten Geräte sowie die entsprechende Scan-Software die Vorgaben der Richtlinien des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik über das ersetzende Scannen- oder Richtlinien / Regelungen gleichwertiger Art - technisch im vollen Umfang einhalten." 7. Konzept Datenschutz Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat / haben mit dem Angebot eine Konzepterstellung zu den nachfolgend genannten Aspekten enzureichen: a) Darstellung der Maßnahmen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei dem gesamten Digitalisierungsvorgang der Bestandsakten (Unterkriterium 1); b) Herangehensweise bei der Umsetzung der Voraussetzungen der TR RESISCAN (Unterkriterium 2); c) Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der gescannten Bestandsakten (Unterkriterium 3); Zur Abgabe des Konzepts für die Leistungserbringung ist die Anlage 602 "Konzept(e)" zwingend zu verwenden. Diese Anlage ist vollständig auszufüllen und mit dem Konzept für die Leistungserbringung als Teil des Angebots ausschließlich in elektronischer Form einzureichen. Je Unterkriterium sind maximal zwei (2) einseitig bedruckte DIN-A4-Seiten gestattet. Der Bieter hat konkret anzugeben, auf welches Unterkriterium er seine Angaben bezieht, indem er das jeweilige Unterkriterium konkret bezeichnet (zum Beispiel: "Angaben zu "Unterkriterium 1"; "Angaben zu Unterkriterium 2"; "Angaben zu Unterkriterium 3"). Sollte das Konzept für die Leistungserbringung einschließlich der Angaben zu den genannten Unterkriterien fehlen, führt dies zum Ausschluss des Angebots. Im Falle der Auftragserteilung ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Leistungen entsprechend seines Konzepts für die Leistungserbringung zu erbringen, soweit der Auftraggeber hierzu nicht abweichende Vorgaben macht. Die in dem Konzept für die Leistungserbringung enthaltenen Angaben gelten als vereinbarte Beschaffenheit.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung von Dienstleistungen zur Bestandsaktendigitalisierung im Wege einer Rahmenvereinbarung
Beschreibung: Der Kreis Segeberg fasst unter der E-Government Strategie zahlreiche Maßnahmen zur Digitalisierung der Verwaltung zusammen, hierunter fällt auch die Schaffung einer lückenlosen digitalen Bearbeitung von Verwaltungsverfahren. Diese wiederum bedingt eine digitale Aktenführung, welche nicht nur vorwärtsgerichtet zukünftige Akten betrifft, sondern ebenso Bestandsakten adressiert. Zu diesem Zwecke sind Bestandsakten zu digitalisieren. Seit Anfang 2023 war das gleichnamige Projekt "Bestandsaktendigitalisierung" mit der Ermittlung von Mengen und Vorgehensweisen für eben diese Aufgabe befasst. Dieser Auftrag adressiert die im Rahmen des oben erwähnten Projektes ermittelten Bestandsakten in mehr als 20 weiteren Fachdiensten der Kreisverwaltung Segeberg. Der gegenständliche Auftrag umfasst die im Folgenden beschriebenen Leistungen, welche für alle geforderten Digitalisierungsformen gelten: - den Transport und/oder die Entgegennahme der zu scannenden Objekte, - die Scan-Vorbereitung, - das Scannen (inklusive Signatur und Qualitätssicherung) und - die Rückgabe der aufbereiteten Digitalisate an den Auftraggeber sowie - die anschließende Rückgabe oder Vernichtung des Schriftguts. Diese Tätigkeiten können sowohl für gebundene Medien, als auch Papierbestände beauftragt werden.
Interne Kennung: SE30.00.20240009
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kreis Segeberg - Der Landrat Hamburger Str. 30
Stadt: Bad Segeberg
Postleitzahl: 23795
Land, Gliederung (NUTS): Segeberg (DEF0D)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftrag verlängert sich jeweils um zwölf (12) Monate, sofern dieser nicht mit einer Kündigungsfrist von sechs (6) Monaten vor Ablauf der jeweiligen Frist durch den Auftraggeber ordentlich gekündigt wird.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die E-Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2.den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus des Landes Schleswig- Holstein
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Segeberg - Der Landrat
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: DANSK SCANNING A/S
Offizielle Bezeichnung: DANSK SCANNING A/S
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: DANSK SCANNING A/S, 6852 Billum
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreis Segeberg - Der Landrat
Registrierungsnummer: c81771b2-6e09-4a77-abbf-68bb18e652b0
Postanschrift: Hamburger Straße 30
Stadt: Bad Segeberg
Postleitzahl: 23795
Land, Gliederung (NUTS): Segeberg (DEF0D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Kreis Segeberg - Der Landrat
Registrierungsnummer: 5d7ab3b3-350c-42f3-b974-10b0b6340d8d
Postanschrift: Hamburger Straße 30
Stadt: Bad Segeberg
Postleitzahl: 23795
Land, Gliederung (NUTS): Segeberg (DEF0D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus des Landes Schleswig- Holstein
Registrierungsnummer: 7719effa-2dbc-4510-879f-0cff1af72146
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: DANSK SCANNING A/S
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: a43e5384-6beb-4113-bfe2-21e64044be4e
Postanschrift: Ho Bugt Vej 48
Stadt: Billum
Postleitzahl: 6852
Land, Gliederung (NUTS): Sydjylland (DK032)
Land: Dänemark
Telefon: +4570114116
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Dänemark
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f0c4b959-1a4c-4c65-882f-2ed83fb2be5c - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/11/2024 11:03:45 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 721335-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 230/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/11/2024