Öffentliche Ausschreibung Itzehoe 2024 Deutschland – Scanning – Bestandsaktendigitalisierung für DMS-Import Kreis Steinburg 2024-09-27

Deutschland – Scanning – Bestandsaktendigitalisierung für DMS-Import Kreis Steinburg

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinburg

E-Mail: info@steinburg.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Bestandsaktendigitalisierung für DMS-Import Kreis Steinburg

Beschreibung: Bestandsaktendigitalisierung für DMS-Import Kreis Steinburg _________________________________________________________________________________________________ Der Kreis Steinburg hat das DMS enaio von Optimal Systems eingeführt. Aktuell existieren noch viele Papierakten, für die durch Umzüge nicht mehr ausreichend Platzkapazitäten verfügbar sind. Diese Akten sollen rechtskonform ersetzend gescannt, in das DMS enaio importiert und entsprechenden Akten zugeordnet werden, die zum Teil noch anzulegen sind. Gegenstand des hier beschriebenen Vergabeverfahrens ist die Durchführung der Scandienstleistungen inkl. Vorarbeiten (u.a. Logistik) und der Nacharbeiten (u.a. Lieferung der Digitalisate in einem geeigneten, importfähigen Format, temporäre Lagerung, Vernichtung).

Kennung des Verfahrens: b98184ba-7d17-4192-be4c-3d28c4ee07db

Interne Kennung: ZV-K1-24-0418000-4121.04

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Itzehoe

Postleitzahl: 25524

Land, Gliederung (NUTS): Steinburg (DEF0E)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Bewertung der Teilnahmeanträge in der 1. Phase: Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte: Wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit, Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio und die Gestaltung der Teilnahmeunterlagen vergeben. Max. 4550 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 3 belegen. Bei Punktgleichstand kann die Anzahl der Plätze entsprechend erweitert werden. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtlichesverzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen. Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen: 1. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. 2. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Korruption: Verstoß führt zum Ausschluss.

Betrugsbekämpfung: Verstoß führt zum Ausschluss.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Verstoß führt zum Ausschluss.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Verstoß führt zum Ausschluss.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Verstoß führt zum Ausschluss.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Verstoß führt zum Ausschluss.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Verstoß führt zum Ausschluss.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Verstoß führt zum Ausschluss.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Verstoß führt zum Ausschluss.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Verstoß führt zum Ausschluss.

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Verstoß führt zum Ausschluss.

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Verstoß führt zum Ausschluss.

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Verstoß führt zum Ausschluss.

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Verstoß führt zum Ausschluss.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Verstoß führt zum Ausschluss.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Verstoß führt zum Ausschluss.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Verstoß führt zum Ausschluss.

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Verstoß führt zum Ausschluss.

Entrichtung von Steuern: Verstoß führt zum Ausschluss.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Verstoß führt zum Ausschluss.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Verstoß führt zum Ausschluss.

Zahlungsunfähigkeit: Verstoß führt zum Ausschluss.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Bestandsaktendigitalisierung für DMS-Import Kreis Steinburg

Interne Kennung: ZV-K1-24-0418000-4121.04

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Itzehoe

Postleitzahl: 25524

Land, Gliederung (NUTS): Steinburg (DEF0E)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/05/2025

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Gefördertes soziales Ziel: Faire Arbeitsbedingungen

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: 3. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.

Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: 4. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung. Mindestdeckungssummen € 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. 5. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist (Bestandsaktendigitalisierung für DMS-Import), getrennt nach den letzten drei Jahren (2021-2023).

Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: 6. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2021 – 2023) erbrachten und im Umfang vergleichbaren Leistungen für öffentliche oder private Auftraggeber (Referenzen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung), unter Angabe von Name des Auftraggebers, Leistungsumfang, Auftragssumme, Dauer des Vertrages, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. 7. Ausgefüllte Auswahlmatrix (Formblatt) muss zwingend als xlsx-Datei eingereicht werden. 8. Nachweise gem. Auswahlmatrix (Formblatt).

Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet

Kriterium:

Art: Sonstiges

Beschreibung: Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.

Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Zuschlagskriterium Lösungskonzept und Vorgehensweise

Beschreibung: Lösungskonzept und Vorgehensweise gem. Leistungsbeschreibung/Bewertungsmatrix ist zwingend als PDF-Datei einzureichen.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Zuschlagskriterium Anforderungskatalog

Beschreibung: Ausgefüllter Anforderungskatalog (Formblatt) ist zwingend als xlsx-Datei einzureichen.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Zuschlagskriterium Preis

Beschreibung: Ausgefüllte Preisabfrage (Formblatt) ist zwingend als xlsx-Datei einzureichen.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 18/10/2024 23:59:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/7/tenderId/121010536

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

Name: https://www.meinauftrag.rib.de

URL: https://www.meinauftrag.rib.de

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 11/11/2024

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.meinauftrag.rib.de

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 25/10/2024 07:30:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 250 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Arbeitsgemeinschaft (mindestens GbR)

Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412

Organisation, die Angebote bearbeitet: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412

Registrierungsnummer: 01-2002-79-FB412

Postanschrift: Küterstrasse 30

Stadt: Kiel

Postleitzahl: 24103

Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Fachbereich 412

E-Mail: e-vergabe-beschaffung@gmsh.de

Telefon: +49 4315991940

Internetadresse: https://www.e-vergabe-sh.de

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

Organisation, die Angebote bearbeitet

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Schleswig-Holstein

Registrierungsnummer: t:04319884542

Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94

Stadt: Kiel

Postleitzahl: 24105

Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de

Telefon: +49 4319884542

Fax: +49 4319884702

Internetadresse: https://www.e-vergabe-sh.de

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0107

Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinburg

Registrierungsnummer: t:04821690

Postanschrift: Viktoriastraße 16-18

Stadt: Itzehoe

Postleitzahl: 25524

Land, Gliederung (NUTS): Steinburg (DEF0E)

Land: Deutschland

E-Mail: info@steinburg.de

Telefon: +49482169-0

Internetadresse: https://www.steinburg.de/startseite.html/

Profil des Erwerbers: https://www.e-vergabe-sh.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1.

ORG-0108

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 65387fb7-1c92-49ae-bd50-9b660117ee9b - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/09/2024 15:16:00 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 582452-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 189/2024

Datum der Veröffentlichung: 27/09/2024

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