Öffentliche Ausschreibung 2024 Deutschland – Buchhaltungssoftwarepaket – Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems für das Landratsamt Bautzen 2024-07-22

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Bautzen

E-Mail: vergabe3@lra-bautzen.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems für das Landratsamt Bautzen

Beschreibung: Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems für das Landratsamt Bautzen

Kennung des Verfahrens: 019095fa-7ca4-40b8-9968-4a8d991b0768

Interne Kennung: 24 186 3

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48443000 Buchhaltungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Bautzen (DED2C)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

2.1.6.

Ausschlussgründe

Korruption: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Betrugsbekämpfung: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Konkurs: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Vergleichsverfahren: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Entrichtung von Steuern: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

Zahlungsunfähigkeit: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems für das Landratsamt Bautzen

Beschreibung: Der Auftraggeber schreibt hiermit die Bereitstellung und die Einräumung zeitlich begrenzter Nutzungs-rechte an Lizenzen eines cloudbasierten Entgeltabrechnungssystems aus, inkl. Implementierungs-, Migrations-, Betriebs-, Support-, Anpassungs- und Schulungsdienstleistungen. Die Leistung soll als SaaS (Software as a Service) für einen Zeitraum von 4 Jahren angeboten werden. Es besteht die Option den Vertrag zweimal um jeweils 2 Jahre zu verlängern. Die HR-Software soll zur digitalen Entgeltabrechnung von circa 1.850 Personalfällen im öffentlichen Dienst eingesetzt werden und muss Basisanforderungen wie das automatische Melde- und Bescheinigungswesen beinhalten. Als Basisanforderung ist in der Entgeltabrechnung eine Rückrechnungstiefe von mindestens 48 Mona-ten gefordert. Die Systemparameter sind bei gesetzlichen und tariflichen Änderungen (zum Bsp. im TVöD) durch den Anbieter zeitnah anzupassen. Es ist erforderlich, dass dem Entgeltabrechnungssystem als weitere Komponente ein Reisekostenmo-dul angegliedert ist. Ebenso sind ein Fehlzeiten-, sowie ein Stellenplanmodul notwendig, sofern diese nicht bereits in den Basisanforderungen vorhanden sind. Wir beabsichtigen die Beschaffung von zwei spezialisierten HR-Lösungen, zum einen für die Entgeltab-rechnung und zum anderen für das Personalmanagement. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Die neuen HR Lösungen müssen die bereits vorhandenen Systeme zum 01.01.2026 ablösen. Dabei sollen gemäß dem "Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ ist die Datenbank des neuen Personalmanagementsystems die Grundlage für die Daten des Entgeltabrechnungssystems und muss über einen regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle abgeglichen werden. Ziel der Einführung ist es, den Digitalisierungsgrad sämtlicher HR-Prozesse zu erhöhen. So sollen immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, einfacher und schneller durch die geplante Automatisierung erledigt werden. Dazu muss das Verfahren Standartauswertungen enthalten, aber auch die Möglichkeit bieten individuelle Berichte zu erstellen. Die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten sollen mit einer individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Gleichzeit ist mit dem neuen Personalmanagementsystem der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem Entgeltabrechnungssystem erstellte Dokumente sollen in die e-Akte übernommen werden können, wenn möglich auch mit automatisierter Zuordnung. Im Rahmen der Anschaffung müssen die bestehenden Systeme der AKDB zur Entgeltabrechnung das OK PWS und zur Reisekostenabrechnung das OK PWS Reisekosten, zum 01.01.2026 abgelöst werden. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind in das neue System durch den Anbieter zu migrieren.

Interne Kennung: LOT-0001

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48444000 Buchhaltungssystem

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Bahnhofstraße 9

Stadt: Bautzen

Postleitzahl: 02625

Land, Gliederung (NUTS): Bautzen (DED2C)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/01/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029

5.1.4.

Verlängerung

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Es besteht die Option den Vertrag zweimal um jeweils 2 Jahre zu verlängern.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: Eigenerklärung, dass in Bezug auf das Unternehmen keine Ausschlussgründe i S.d. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB vorliegen (Formblatt in Vergabeunterlagen enthalten). Erklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022 (Eigenerklärung EU Sanktionen - Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten). Die Erklärungen haben unter Verwendung der vorgegebenen Formblätter zu erfolgen. Die Erklärungen sind im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Angabe von Referenzen über die Einführung eines Entgeltabrechnungssystems. Bewertet wird auf Grundlage der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre die Gesamtanzahl aller Kunden, die Gesamtanzahl der Kunden aus dem öffentlichen Dienst, die Gesamtanzahl der Kunden aus dem öffentlichen Dienst mit mehr als 1.500 Beschäftigten (sofern vorhanden) die sich für das anzubietende Entgeltabrechnungssystem entschieden haben. Angabe von zwei konkreten Referenzen, davon mindestens eine aus dem Anwendungsbereich des TVöD, über die Einführung eines Entgeltabrechnungssystem. Bei den zwei Referenzen ist jeweils eine konkrete Beschreibung des Projektes bzw. der implementierten Softwaremodule beizulegen.

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Erklärung zum Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bewertet wird auf Grundlage der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre der Gesamtumsatz, der Umsatz für den Unternehmensbereich Entgeltabrechnungssystem und falls vorhanden der Umsatz für den Unternehmensbereich Entgeltabrechnungssystem im öffentlichen Dienst. Erklärung zu den Beschäftigten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bewertet wird auf Grundlage der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre eine Gesamtschau der Beschäftigten, eine Gesamtschau der Beschäftigten für den Unternehmensbereich Entgeltabrechnungssystem und falls vorhanden, eine Gesamtschau der Beschäftigten aus dem Unternehmensbereich Entgeltabrechnungssystem im öffentlichen Dienst.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: 30 %

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: 70 %

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.de/unterlagen/019095fa-7ca4-40b8-9968-4a8d991b0768/zustellweg-auswaehlen

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 23/09/2024

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Zulässig

Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.de/unterlagen/019095fa-7ca4-40b8-9968-4a8d991b0768/zustellweg-auswaehlen

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 12/08/2024 10:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 99 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Nachweise und Erklärungen zur Eignung werden nachgefordert, sofern sie nicht mit der Bewerbung abgegeben wurden.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Auftraggeber weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsverfahren nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landratsamt Bautzen

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landratsamt Bautzen

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Bautzen

Registrierungsnummer: 14625-LK01-63

Postanschrift: Bahnhofstraße 9

Stadt: Bautzen

Postleitzahl: 02625

Land, Gliederung (NUTS): Bautzen (DED2C)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabe3@lra-bautzen.de

Telefon: +49 3591 5251 23300

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen

Registrierungsnummer: entfällt

Postanschrift: Braustraße 2

Stadt: Leipzig

Postleitzahl: 04107

Land, Gliederung (NUTS): Leipzig, Kreisfreie Stadt (DED51)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de

Telefon: +49 341 977 3800

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 0190978a-63b2-4a30-a846-b9774033135c-01

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer

Beschreibung: Die Änderungen betreffen die Anforderungen an die Technische und berufliche Leistungsfähigkeit, sowie Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit. Es entfällt dort Passus „inkl. fachlicher Abrechnung (BPO)“. Aktualisierte Unterlagen sind auf der Vergabeplattform verfügbar.

10.1.

Änderung

Abschnittskennung: LOT-0001

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0190c4e2-bd84-4c40-9686-0b1067dddfad - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/07/2024 16:53:41 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 437796-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 141/2024

Datum der Veröffentlichung: 22/07/2024