1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: 1.102.3 Zentrale Verwaltungsdienste, Statistik und Wahlen - Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Anmietung Kopiergeräte mit Zusatzfunktion 10/24 - 09/26
Beschreibung: Anmietung von Multifunktionsgeräten (Kopiergeräte mit Zusatzfunktion) für die Zeit vom 01.10.24 bis zum 30.09.2026 für die Verwaltung der Hansestadt Lübeck (ohne Schulen und Eigenbetriebe)
Kennung des Verfahrens: 2c2eebd5-490c-4243-a8ad-f63f6ea4ff2f
Interne Kennung: 1.102.1-044/24
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift 1.102.3 Zentrale Verwaltungsdienste, Statistik und Wahlen - Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister Postfach
Stadt Lübeck
Postleitzahl 23539
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen Die Hansestadt Lübeck hat verschiedene Bürostandorte im gesamten Stadtgebiet.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6NY17MBPF91 Fragen zu den Vergabeunterlagen übermitteln Sie uns bitte fristgerecht ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal, dort über den Bereich "Kommunikation" für dieses Vergabeverfahren. Da auch eventuell mit den Bieterinformationen einhergehende, wichtige Änderungen an den Vergabeunterlagen auf diesem Wege kommuniziert werden, wird dringend empfohlen, dass sich die Unternehmen regelmäßig im Projektraum informieren, um die Bieterinformationen zu erhalten. Es werden weder telefonische noch mündliche Auskünfte erteilt. Alle vom Auftraggeber gegebenen Auskünfte sind bei der Ausarbeitung der Angebote zu berücksichtigen. Bieter können sich nicht darauf berufen, Informationen nicht zur Kenntnis genommen zu haben. Auch die Kommunikation nach Angebotsabgabe erfolgt über dieses Portal. Angebote können ausschließlich über das sogenannte Bietertool der Vergabeplattform DTVP im Projektraum eingereicht werden, nur hierdurch wird die geforderte Verschlüsselung gewährleistet. Auf anderen Übertragungswegen - insbesondere per E-Mail, Post oder über den Bereich "Kommunikation" des Vergabeportals - eingehende Angebote bzw. Angebotsbestandteile werden nicht berücksichtigt. Wir bitten Sie, dem Angebot möglichst alle geforderten Unterlagen beizufügen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Anmietung Kopiergeräte mit Zusatzfunktion 10/24 - 09/26
Beschreibung: Weiternutzung der vorhandenen Modelle mit den entsprechenden Zusatzfunktionen, zzgl. Streamline Software
Interne Kennung: 1.102.1-044/24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: 1.102.3 Zentrale Verwaltungsdienste, Statistik und Wahlen - Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister Postfach
Stadt: Lübeck
Postleitzahl: 23539
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Die Hansestadt Lübeck hat verschiedene Bürostandorte im gesamten Stadtgebiet.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2026
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: 1.102.3 Zentrale Verwaltungsdienste, Statistik und Wahlen - Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Aktuell nutzt die Hansestadt Lübeck ausschließlich Multifunktionsgeräte des Herstellers Ricoh. Diese sind auf Basis von 2 Verträgen über die GMSH (149 Geräte) und über Ricoh direkt (133 Geräte) gemietet. Beide Verträge laufen zum 30.09.24 aus. In Vorbereitung der anstehenden Ausschreibung wurde unter anderem mit dem Hersteller Kontakt aufgenommen. Als ein Ergebnis stellte sich heraus, dass alle Geräte noch nicht das Ende Ihre "technischen Lebensdauer" erreicht haben. Der Hersteller kann für die Dauer von 2 weiteren Nutzungsjahren die gleichen Serviceleistungen anbieten. Nach wie vor ist - auch unter Beachtung der fortschreitenden Digitalisierung - die Erstellung und Verarbeitung von Druckerzeugnissen in der Kommunalverwaltung unerlässlich. So beträgt das Druckvolumen der Mitarbeiter: innen (Kopieren und Scannen) der Kernverwaltung aktuell noch ca. 80.000 Seiten pro Tag. Dabei fordern insbesondere die kritischen Bereiche (Feuerwehr, Port Authority, Gesundheitsamt etc.), wie auch die Bereiche mit direktem Kundenverkehr, eine hohe und zuverlässige Verfügbarkeit. Aus Brandschutzgründen müssen Multifunktionsgeräte in verschlossenen Räumen und idealerweise in separaten Druckerräumen untergebracht werden. Diese sind üblicherweise so klein, das keine zwei Geräte parallel für einen Übergangszeitraum installiert werden können. Bei einem Austausch muss deshalb der zeitgleiche An- und Abtransport, sowie die Herausnahme und Neuinstallation in die IT-Struktur organisiert werden. Die Umsetzung hat auf Grund von ungeplanten personelle Ausfällen und/ oder technischen Schwierigkeiten in der Vergangenheit nicht reibungslos funktioniert. Längere Serviceunterbrechungen waren deshalb leider die Folge. Alle Multifunktionsgeräte verfügen über einen Chipkartenleser und die sogenannte Follow me Funktion. Diese Funktion wird zentral über die Software "Ricoh Streamline" gesteuert und gewährleistet, dass Ausdrucke erst nach einer Authentifizierung per Chip am Multifunktionsgerät ausgedruckt werden können. Für vertrauliche Ausdrucke sind keine persönlichen Drucker (Ar-beitsplatzdrucker) mehr erforderlich. Bei einem Wechsel des Geräteherstellers wäre auch ein Wechsel oder die Anpassung der Soft-ware mit der dazugehörigen Server-Infrastruktur zur Steuerung der Follow me Funktion notwendig. Die Hersteller von Multifunktionsgeräten haben passend zu Ihrem Gerätetyp jeweils eine eigene Softwarelösung entwickelt, ein Betrieb bei Geräten anderer Hersteller ist ausgeschlossen. Deshalb müsste bei jedem Anbieterwechsel zusätzlichen die zum jeweiligen Hersteller passende Print-Server-Infrastruktur geschaffen werden. Dafür müsste der Bereich Informationstechnik umfassende Anpassungen an der vorhandenen Serverinfrastruktur vornehmen. Neben der not-wendigen Installation von Produktions- und Test-Servern müssten auch neue Schnittstellen zu den beteiligten Systemen geschaffen werden. Hinzu kämen Schulungen des Betriebspersonals, Einweisungen der Mitarbeiter in die Bedienung sowie die Verteilung von ca. 2000 neuer Follow-Me ID Chips/Karten. Nach Einschätzung des Bereiches Informationstechnik wäre aufgrund der vorgenannten Um-stände bei einem Gerätewechsel mit einem Aufwand von ca. 100 Personentage allein für das eigene Personal für den Aufbau, den Test und die Inbetriebnahme einer neuen Plattform und für den Rollout 1 Personentag pro Endgerät zu rechnen, wobei für den An- und Abtransport 2 Personen erforderlich sein werden und dazu die Konfiguration sowie die Einweisung der Anwender durchgeführt werden müsste. Kostensteigernd ist zudem je nach Bedarf die Unterstützung von externen Dienstleistern realistisch. Der Bereich Informationstechnik empfiehlt den Weiterbetrieb der Bestandsgeräte daher aus technischer und haushälterischer Sicht ausdrücklich, da dadurch Ausfallzeiten und zusätzliche Kosten (geschätzt mindestens 300.000 EUR bei einem Herstellerwechsel, davon mindestens 200.000 EUR für einen Gerätewechsel), welche im Umstellungsprozess unvermeidbar sind, entfallen sowie Sicherheitsrisiken für das IT-System vermieden werden können. Auch vergaberechtlich ist auf Basis der obigen Ausführungen eine Rechtfertigung für die Begrenzung des Beschaffungsbedarfs auf die sich aktuell im Einsatz befindlichen Gerätetypen zulässig. Eine Produktfestlegung ist zwar wegen dem Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung grundsätzlich unzulässig. Von der Rechtsprechung sind jedoch ausnahmsweise Maßstäbe gebildet worden, die eine sachliche Rechtfertigung für eine Produktfestlegung zulassen, wenn - vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, - solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind und - die Festlegung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Dazu können argumentativ die Systemsicherheit und -funktion bzw. die wesentliche Reduzierung von Risikopotentialen (Inkompatibilität), erheblicher technischer Umstellungsaufwand oder auch Schulungsaufwand herangezogen werden. Die vorgenannten Inhalte zeigen eine hinreichende Begründung nach diesen Maßstäben auf. Bei Einschränkung des Beschaffungsbedarfs auf die benötigten Multifunktionsgeräte des Herstellers Ricoh kommt hinzu, dass der weitere Einsatz der Multifunktionsgeräte nur mit einer Vertragsbeziehung zum aktuellen Auftragnehmer, der Ricoh Deutschland GmbH, möglich ist. Ein Vertrieb des von der HL genutzten Gerätetyps (einschließlich der Software zur Umsetzung der Follow me Funktion) erfolgt zwischenzeitlich nicht mehr über Vertriebspartner. Dies hat der Hersteller schriftlich bestätigt. Der Hersteller vertreibt aktuell über seine Partner andere Gerätetypen (Nachfolgermodelle). Somit ist ein Wettbewerb zwischen verschiedenen Anbietern nicht gegeben und der öffentliche Auftraggeber kann Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teil-nahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV i.V.m. § 14 Abs. 6 VgV vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: Ricoh Deutschland GmbH
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Ergebnisses: 464 910,84 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Ricoh Deutschland GmbH, 30179 Hannover
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 553 243,90 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 553 243,90 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: 1.102.3 Zentrale Verwaltungsdienste, Statistik und Wahlen - Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister
Registrierungsnummer: DE 135082828
Postanschrift: Postfach
Stadt: Lübeck
Postleitzahl: 23539
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4511227333
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: 1.102.3 Zentrale Verwaltungsdienste, Statistik und Wahlen - Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister
Registrierungsnummer: DE 135082828
Postanschrift: Postfach
Stadt: Lübeck
Postleitzahl: 23539
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4511227333
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Hansestadt Lübeck - Der Bürgermeister
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Breite Straße 62
Stadt: Lübeck
Postleitzahl: 23552
Land, Gliederung (NUTS): Lübeck, Kreisfreie Stadt (DEF03)
Land: Deutschland
Telefon: +49 451115
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Stadt: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land, Gliederung (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4319884640
Fax: +49 4319884702
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: HR B 5794 Hannover
Postanschrift: Vahrenwalder Str. 315
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: +49 51167423260
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5400fc0f-3a0c-4e32-8000-ccc72869b0f0 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/07/2024 08:19:10 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 432648-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 139/2024
Datum der Veröffentlichung: 18/07/2024