1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Bautzen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystem für das Landratsamt Bautzen
412066-2024 - Wettbewerb
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystem für das Landratsamt Bautzen
OJ S 133/2024 10/07/2024
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystem für das Landratsamt Bautzen
Beschreibung: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystem für das Landratsamt Bautzen
Kennung des Verfahrens: 0190014f-8491-4ea6-8f13-40543f467f50
Interne Kennung: 24 162 3
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift Bahnhofstraße 9
Stadt Bautzen
Postleitzahl 02625
Land, Gliederung (NUTS): Bautzen (DED2C)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
2.1.6.
Ausschlussgründe
Korruption: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Betrugsbekämpfung: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Konkurs: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Vergleichsverfahren: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Entrichtung von Steuern: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
Zahlungsunfähigkeit: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV vorliegen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems für das Landratsamt Bautzen
Beschreibung: Der Auftraggeber schreibt die Bereitstellung und die Einräumung zeitlich begrenzter Nutzungsrechte an Lizenzen eines cloudbasierten Personalmanagementsystems aus, inkl. Implementierungs-, Migrations-, Betriebs-, Support-, Anpassungs- und Schulungsdienstleistungen. Die HR-Software soll zur digitalen Bewirtschaftung von circa 1.850 Personalfällen im öffentlichen Dienst und zu einer Mitarbeiterkommunikation über einen integrierten Employee-Self-Service, sowie einen Manager-Self-Service, eingesetzt werden. Es wird derzeit die Beschaffung von zwei spezialisierten HR-Lösungen beabsichtigt, zum einen für das Personalmanagement und zum anderen für die Entgeltabrechnung. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Die neuen HR Lösungen müssen die bereits vorhandenen Systeme zum 01.01.2026 ablösen. Dabei sollen gemäß dem "Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ soll die Datenbank des Personalmanagementsystems, über einen regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle, die Grundlage für die Datenbank des Entgeltabrechnungssystems sein. Ziel der Einführung ist es, den Digitalisierungsgrad sämtlicher HR-Prozesse zu erhöhen. So sollen immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, einfacher und schneller durch die geplante Automatisierung erledigt werden. Dazu muss das Verfahren Standartauswertungen enthalten, aber auch die Möglichkeit bieten individuelle Berichte zu erstellen. Die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten sollen mit einer individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Gleichzeit ist der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem HR System sollen Dokumente und Serienbriefe erstellt werden können, welche durch Platzhalterfunktionen, mit variablen Daten automatisch befüllt und in der e-Akte abgelegt werden. Die Leistung soll als SaaS (Software as a Service) für einen Zeitraum von 4 Jahren angeboten werden. Es besteht die Option den Vertrag zweimal um jeweils 2 Jahre zu verlängern. Es ist erforderlich, dass dem Personalmanagementsystem als weitere Komponente ein Zeitwirtschaftsmodul angegliedert ist. Darüber hinaus sollen weitere Funktionalitäten in der HR-Software vorhanden sein (z. Bsp. Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung, Stellenplan, usw.), die bei Bedarf später noch zusätzlich implementiert werden können. Vorrangig wird jedoch eine Realisierung der Reisekostenabrechnung und des Stellenplanes im Rahmen der ausgeschriebenen Entgeltabrechnungssoftware angestrebt. Im Rahmen der Anschaffung müssen die bestehenden Systeme zum Personalmanagement, das OK PWS der AKDB und die Zeiterfassungssoftware Matrix von Dormakaba, zum 01.01.2026 abgelöst werden. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind in das neue System durch den Anbieter zu migrieren.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Bahnhofstraße 9
Stadt: Bautzen
Postleitzahl: 02625
Land, Gliederung (NUTS): Bautzen (DED2C)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Es besteht die Option den Vertrag zweimal um jeweils 2 Jahre zu verlängern.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Eigenerklärung, dass in Bezug auf das Unternehmen keine Ausschlussgründe i S.d. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB vorliegen (Formblatt in Vergabeunterlagen enthalten). Erklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022 (Eigenerklärung EU Sanktionen - Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten). Die Erklärungen haben unter Verwendung der vorgegebenen Formblätter zu erfolgen. Die Erklärungen sind im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Angabe von Referenzen über die Einführung eines Personalmanagementsystems Bewertet wird auf Grundlage der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre die Gesamtanzahl aller Kunden, die Gesamtanzahl der Kunden aus dem öffentlichen Dienst, die Gesamtanzahl der Kunden aus dem öffentlichen Dienst mit mehr als 1.500 Beschäftigten (sofern vorhanden) die sich für das anzubietende Personalmanagementsystem entschieden haben. Angabe von zwei konkreten Referenzen über die Einführung eines Personalmanagementsystems. Bei den zwei Referenzen ist jeweils eine konkrete Beschreibung des Projektes bzw. der implementierten Softwaremodule beizulegen.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Erklärung zum Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bewertet wird auf Grundlage der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre der Gesamtumsatz, der Umsatz für den Unternehmensbereich Personalmanagementsysteme und falls vorhanden der Umsatz für den Unternehmensbereich Personalmanagementsystem im öffentlichen Dienst. Erklärung zu den Beschäftigten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bewertet wird auf Grundlage der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre eine Gesamtschau der Beschäftigten, eine Gesamtschau der Beschäftigten für den Unternehmensbereich Personalmanagementsystem und falls vorhanden, eine Gesamtschau der Beschäftigten aus dem Unternehmensbereich Personalmanagementsystem im öffentlichen Dienst.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: 30 %
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: 70 %
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.de/unterlagen/0190014f-8491-4ea6-8f13-40543f467f50/zustellweg-auswaehlen
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 23/09/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.de/unterlagen/0190014f-8491-4ea6-8f13-40543f467f50/zustellweg-auswaehlen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 09/08/2024 10:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 99 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachweise und Erklärungen zur Eignung werden nachgefordert, sofern sie nicht mit dem Angebot abgegeben wurden.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Auftraggeber weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsverfahren nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landratsamt Bautzen
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landratsamt Bautzen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Bautzen
Registrierungsnummer: 14625-LK01-63
Postanschrift: Bahnhofstraße 9
Stadt: Bautzen
Postleitzahl: 02625
Land, Gliederung (NUTS): Bautzen (DED2C)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3591 5251 23300
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Registrierungsnummer: entfällt
Postanschrift: Braustraße 2
Stadt: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land, Gliederung (NUTS): Leipzig, Kreisfreie Stadt (DED51)
Land: Deutschland
Telefon: +49 341 977 3800
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0190975a-2ee7-440c-a63d-35ff0f91a43f - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/07/2024 14:40:58 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 412066-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 133/2024
Datum der Veröffentlichung: 10/07/2024