1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Mittelsachsen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Auswahl Scan-Dienstleister für die tägliche Verarbeitung des Posteingangs im Landratsamt Mittelsachsen
Beschreibung: Datenschutzkonforme Durchführung Scanverfahren für die tägliche Eingangspost durch einen externen Dienstleister in eigenen Räumlichkeiten des Dienstleisters; Scan-Gut der Behörde wird somit zum Scannen an den Dienstleister vom AG vorsortiert zu übergeben. Die vollständigen Prozessschritte von der Abholung, dem Scannen, Indexieren bis zur Vernichtung und Rücksendung von Originaldokumenten etc. an den Auftraggeber obliegen dem Dienstleister.
Kennung des Verfahrens: d5f73179-cebb-48d0-9f55-f25fbb8e8d59
Interne Kennung: ZD 2024_07
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 60160000 Postbeförderung auf der Straße
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Freiberg
Postleitzahl: 09599
Land, Gliederung (NUTS): Mittelsachsen (DED43)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Fragen und/oder Hinweise zum Teilnahmewettbewerb sind bis spätestens 04.03.2024 ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform zulässig. Verwenden Sie hierzu die entsprechend angegebenen Kontaktdaten in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen. Fragen und/oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind nach Erhalt dieser unverzüglich und bis spätestens 15.04.2024 ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform zulässig. Verwenden Sie hierzu die entsprechend angegebenen Kontaktdaten in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen. Die Bekanntmachung auf der TED-Website: http://ted.europa.eu ist die einzig amtliche Bekanntmachung.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: rein nationale Ausschlussgründe nach GWB, VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Scan-Dienstleistungen für das Scannen der Tagespost Landratsamt Mittelsachsen
Beschreibung: Datenschutzkonforme Durchführung Scanverfahren für die tägliche Eingangspost durch einen externen Dienstleister in eigenen Räumlichkeiten des Dienstleisters; Scan-Gut der Behörde wird somit zum Scannen an den Dienstleister vom AG vorsortiert zu übergeben. Die vollständigen Prozessschritte von der Abholung, dem Scannen, Indexieren bis zur Vernichtung und Rücksendung von Originaldokumenten etc. an den Auftraggeber obliegen dem Dienstleister. Der Ausführungszeitraum beginnt mit einer 6-monatigen Erprobungsphase.
Interne Kennung: 0
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 60160000 Postbeförderung auf der Straße
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Freiberg
Postleitzahl: 09599
Land, Gliederung (NUTS): Mittelsachsen (DED43)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Ausschlusskriterien: Eigenerklärung des Bewerbers gemäß § 48 Abs. 4 und 5 VgV über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB (Anlage A); Eigenklärung des inländischen Bewerbers zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder des ausländischen Bewerbers zur Eintragung in ein vergleichbares Register (Anlage C); Erklärung zur Bewerber-/Arbeitsgemeinschaft (Anlage D); Erklärung des Bewerbers bzw. des Bevollmächtigten der Bewerber-/Arbeitsgemeinschaft zum Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen (Anlage E); Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 - Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Anlage J); Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen sind mit den Bewerbungsunterlagen der Vergabestelle die Eigenerklärung Anlage F (Verpflichtungserklärung) sowie die Anlagen A und C auch für die Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Ausschlusskriterium: Qualitätsmanagement zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig. als Bewertungskriterien: 1 bis 3 Referenzen zu gleichartigen Leistungen [Referenz eine öffentliche Verwaltung (bei Projekten im nicht-deutschen Raum, eine vergleichbare Verwaltungsebene) Ansprechpartner mit Telefonnummer; Verwaltungsart; Art der Verarbeitung, Seit wann ist der Bewerber für die Referenz tätig; Umfang (tägliches Scanvolumen)]; Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich auf Scan-/Digitalisierungsdienstleistungen, Aktenein/-zwischenlagerungen, Logistikleistungen in diesem Zusammenhang, Beratungsdienstleistungen, also eindeutig auf Scan-Dienstleistungsprojekten mit allen begleitenden Dienstleistungen hierzu, bezogen werden können; Branchen-/Projekt- und Umsetzungserfahrung des Bewerbers in Jahren.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Bewertungskriterium: Anteiliger Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf Scan-/Digitalisierungsdienstleistungen, Aktenein/-zwischenlagerungen, Logistikleistungen in diesem Zusammenhang, Beratungsdienstleistungen, also eindeutig auf Scan-Dienstleistungsprojekten mit allen begleitenden Dienstleistungen hierzu, bezogen werden können.; Ausschlusskriterium: Eigenerklärung zur Berufs-/Vermögensschadenshaftpflicht, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von € 1,5 Mio. , Anlage K
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Bedingungen für die Ausführung des Auftrags
Beschreibung: Ausschlusskriterien: Sprache Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).; Die Einhaltung der Vorgaben für Informations- und Datensicherheit gemäß Art.5 Abs. 2 DSGVO wird wiederholt von einem Beauftragten (z.B. Datenschutzbeauftragten, Informationssicherheitsbeauftragten, Compliance-Beauftragten etc.) überprüft und dokumentiert. Eigenerklärung des Bewerbers nach Mindestlohngesetz, nach Arbeitnehmer-Entsendegesetz sowie Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (Anlage G). Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen ist mit den Bewerberunterlagen der Vergabestelle diese Eigenerklärung auch für die Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis 30%
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Qualität/Leistung 70% wird unterteilt in: Anforderungskatalog 10%; Lösungskonzept inkl. Projektvorgehensweise 30%; Bewertung Verhandlungsrunde 30%
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Wertung des Teilnahmeantrages erfolgt anhand des aus der Excel-Datei „Teilnahmewettbewerb.xlsx“ erkennbaren Bewertungsschema. Die Bewertungsmatrix ist in Ausschluss- und Bewertungskriterien klassifiziert. Bewertungsvorgehen nach Angebotsabgabe Die eingehenden Angebote werden auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit sowie ungewöhnlich niedrige Preise gem. §§56 ff. und §60 VgV geprüft und anschließend systematisch bewertet. Es folgt eine Sichtung auf Einhaltung der Ausschlusskriterien entsprechend des Anforderungskatalogs. Es werden nur diejenigen Angebote der weiteren Leistungsbewertung unterzogen, die diese erfüllt haben. Die Bieter erhalten nach der Verhandlungsrunde die Möglichkeit, ihre Erstangebote zu überarbeiten und ein letztes, aktualisiertes Angebot vorzulegen. Anschließend wird der Bieter mit dem höchsten Punktwert ermittelt, der dann für den Zuschlag vorgeschlagen wird. Das hierfür maßgebende, finale Wertungsschema ist den Vergabeunterlagen entnehmbar.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/03/2024 23:59:00 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 21/03/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 12/03/2024 10:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 160 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der öffentliche Auftraggeber kann Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstigen Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (§ 56 Abs. 2 VgV). § 56 Abs. 3 VgV: "Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen." § 56 Abs. 4 VgV: "Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen."
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Zusätzliche Informationen: voraussichtliche Fristen: Ende der Angebotsfrist für Erstangebote: 23.04.2024, 10:00 Uhr; Terminbekanntgabe/Einladung Verhandlungsrunde: spätestens 13.05.2024; Verhandlungsrunde: 21.05.-31.05.2024; Versendung der Vorgaben zur finalen Angebotsabgabe: 10.06.2024; Angebotsabgabefrist: 01.07.2024, 10:00 Uhr; Ende Bindefrist: 30.09.2024
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt
Zahlungen werden elektronisch geleistet
Finanzielle Vereinbarung: Zahlungen erfolgen nach § 17 VOL/B sowie gemäß den Vertragsbedingungen [Vertragswerke und AGB (ggf. SLA)] für den geplanten Auftrag.
Informationen über die Überprüfungsfristen: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung eines Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Mittelsachsen
Registrierungsnummer: 14522-LK01-64
Abteilung: Interner Service, Zentrale Dienste
Postanschrift: Frauensteiner Straße 43
Stadt: Freiberg
Postleitzahl: 09599
Land, Gliederung (NUTS): Mittelsachsen (DED43)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Fax: +49 37317993363
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Braustraße 2
Stadt: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land, Gliederung (NUTS): Leipzig, Kreisfreie Stadt (DED51)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3419773800
Fax: +49 3419771049
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: entfällt
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 16021df1-b9a4-41e9-9862-377cae1f3410 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/02/2024 12:57:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 87477-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 30/2024
Datum der Veröffentlichung: 12/02/2024