Rahmenvereinbarung Digitalisierung 2024-2027 Referenznummer der Bekanntmachung: STA-2023-0009
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Archivstraße 14
Ort: Dresden
NUTS-Code: DED2 Dresden
Postleitzahl: 01097
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 35189219710
Fax: +49 35189219709
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.staatsarchiv.sachsen.de/
Postanschrift: Archivstraße 14
Ort: Dresden
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 01097
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 35189219710
Fax: +49 35189219709
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.staatsarchiv.sachsen.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Digitalisierung 2024-2027
Digitalisierung von Archivgut sowie die damit verbundene Erstellung und Bearbeitung von Bilddateien.
Digitalisierung von Akten
1. Art und Umfang der Leistungen
Erstellen von 24-Bit-Color-Bilddateien im Format TIF mit LZW-Komprimierung und 300 dpi Auflösung von gebundenen sowie ungebundenen Archivalien in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B .
Die gesamte Leistung für das Fachlos ist zwischen der ersten KW 2024 und mit Abschluss der 40. KW im Jahr 2027 zu erbringen (dazu Punkt 1 Übergeordnete Leistungsbeschreibung).
2. Beschreibung der zu digitalisierenden Bestände
a) Bei dem zu digitalisierenden Archivgut handelt es sich insgesamt um etwa 120 lfm gebundenes und ungebundenes Aktenschriftgut verschiedener Bestände des Sächsischen Staatsarchivs.
b) Pro laufenden Meter Archivgut muss mit etwa 5.000 bis 7.000 Blatt gerechnet werden, die zu digitalisieren sind. Schwankungen sind dabei im Einzelfall nicht auszuschließen.
c) Der Überlieferungsschwerpunkt der Bestände liegt zwischen dem 18. und dem 20. Jahrhundert. Im Einzelfall ragen Überlieferungen bis ins 15./16. Jahrhundert zurück. Das Grundformat der Akten-/Amts-/Geschäftsbücher variiert je nach Entstehungszeit zwischen A4 (hier: < 34 x 25 cm) und Folio (hier: < 39 x 27 cm). Vereinzelt ist auch mit klein- bzw. überformatigen Bänden zu rechnen. Die Dicke der Aktenbände ist mit etwa 2 bis 11 cm anzusetzen. Bei ungebundenen Akten variiert die Aktenstärke zwischen unter 1cm und ca. 5 - 6cm.
d) Die Formate der Einzeldokumente innerhalb der jeweiligen Verzeichnungseinheiten können vom Außenformat des Aktenbandes teils stark abweichen. So ist sowohl mit Kleinformaten als auch mit teils mehrfach eingefalteten Großformaten zu rechnen.
e) Die ältere Aktenüberlieferung liegt überwiegend in preußischer Aktenheftung oder buchmäßig gebunden vor. Die Akten der jüngeren Bestände sind überwiegend ungebunden.
f) In den Akten ist mit diversen Beilagen wie Druckschriften, Fotografien sowie Zeichnungen und Pläne, Plakate oder Werbeblätter zu rechnen, die gleichfalls zu digitalisieren sind. In Einzelfällen sind u. a. Materialmuster, wie Stoffmuster, beigelegt. Das Archivgut kann darüber hinaus Verschluss- und Beglaubigungssiegel mit teils schriftverdeckenden Siegeltekturen enthalten.
g) Eine Foliierung der Akten liegt bei der Mehrheit des Archivgutes vor.
h) Das Archivgut kann aus Schreib-, Durchschlag- oder Druckpapier mit sehr unterschiedlichen Festigkeiten und Qualitätsmerkmalen bestehen.
i) Die Farbigkeit der Vorlagen ergibt sich u. a. durch handschriftliche Einträge mit unterschiedlichen Tinten, Blei- und Farbstiften sowie Stempeln und Druckschriften.
j) Bei gebundenen Akten ist damit zu rechnen, dass Schriftbereiche umbrochen sind, bis in den Heftfalz hineinreichen und schriftverdeckende Blattfälze - von teils wenigen Millimetern bis zu einigen Zentimetern Breite - zur Aufnahme umgelegt werden müssen.
k) Überwiegend ungebundenes Aktenschriftgut ist in Dreiklappmappen oder einfachen Einschlagbögen und ergänzend in Standardarchivgutbehältern verpackt. Gebundenes Schriftgut ist in Stülpdeckelkartons eingelagert. Im Besonderen kann Archivgut durch Schließbändchen geschlossen vorliegen.
l) In Abhängigkeit von dem jeweiligen Bindungstyp, den spezifischen Materialeigenschaften, der Aktenstärke, dem Aktengrundformat sowie dem Erhaltungszustand ermöglichen gebundene Akten überwiegend oder nur zum Teil ein Aufschlagen auf 180° und damit ein Planlegen der Seiten bis in den Falzbereich hinein.
Erhaltungszustand
m) Es muss grundsätzlich mit leichteren Verschmutzungen gerechnet werden.
n) Bei allen Archivalien ist es möglich, dass mechanische Schäden, wie Risse, Verformungen, Stauchungen der Blattkanten sowie Schäden an der Bindung / dem Einband vorliegen. Ebenfalls können brüchige Papiere vorkommen sowie Papier, welches einen Verlust an innerer Festigkeit aufweist sowie im Einzelfall wassergeschädigte Dokumente. Ebenfalls kann im Einzelfall Tintenfraß zu Tage treten.
Alle Schädigungen dürfen sich unter der Bearbeitung nicht verstärken.
Dieser Leistungsbeschreibung sind Beispielfotos unter Anlage Nr. 09 von infrage kommenden Archivalien beigefügt.
3. Vorgaben für die Digitalisierung
3.1. Umgang mit dem Archivgut / Aufnahmetechnik
Da es sich um unikales historisches Material handelt, sind ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik zu gewährleisten. Die Heterogenität des Materials, die auch Vorschädigungen umfasst, erfordert einen fachkundigen und sensiblen Umgang mit dem Schriftgut sowie eine kontinuierliche Anpassung an die Erfordernisse des jeweiligen Einzelarchivales. Eine Bearbeitung in Scanautomaten ist daher ausgeschlossen.
Ziel ist die bestmögliche Wiedergabe der Text- und Bildinformation bis in die Falzbereiche hinein und die weitgehende Minimierung des Schadensrisikos für die Vorlagen. In Abhängigkeit von Bandstärke, Öffnungseigenschaften (Bindungsart), Schrift im Falz und Erhaltungszustand ist eine Aufnahmetechnik zu wählen, die eine gute Wiedergabe der Text- und Bildinformation bis in die Falzbereiche hinein ermöglicht, gleichfalls das Belastungspotential für die Archivalien minimiert.
Vor Beginn der Digitalisierung ist die Beschaffenheit und der Zustand des jeweiligen Aktenbandes zu prüfen. Besondere Aufmerksamkeit gilt dem Einband und der Bindung, um vor dem Auflegen auf den Aufnahmetisch ein mögliches Schadenspotential einzuschätzen. Nach erfolgter Digitalisierung ist der Nachzustand zu prüfen. Haben sich Schäden während der Bearbeitung verstärkt, ist dies in der Konkordanzliste und ggf. zusätzlich per digitalem Foto für den Auftraggeber zu dokumentieren.
Haben sich Teile von den Aktenbänden gelöst, sind diese in vom Auftraggeber gestellte Fragmenthüllen einzulegen und unter Angabe des Fundortes mit Bleistift zu beschriften.
Prinzipiell zieht der Auftraggeber für gebundenes Archivgut eine Aufnahmetechnik mit V-Technologie einer 180° Aufnahmetechnik vor. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die jeweiligen Aufnahmeverfahren geeignet sind, eine weitgehend flexible Anpassung an die sonstigen Besonderheiten des Aktenschriftgutes zu ermöglichen. So sind ergänzend folgende Anforderungen zu realisieren (siehe auch Punkt 3.2.):
o Höhenausgleich zwischen rechter und linker Buchhälfte während des Durchblätterns (Buchwippe)
o Bedarfsweises Freistellen der Buchrücken (hohle Buchrücken)
o Bedarfsweises Unterlegen der Einzeldokumente mit Karton (Abdecken von stark auffächernden Buchschnitten, Vermeidung von durchscheinenden Schriftzügen bei teiltransparenten Seidenpapieren u.ä., Abgrenzen von Kleinformaten zur Verbesserung der Lesbarkeit)
o Umgang mit eingefalteten Überformaten (ggf. separate Aufnahmetechnik)
Unterlegen und Stützen von ausgefalteten Überformaten mit Karton und ergänzenden Materialien
o Variabel nutzbare Haltesysteme zum Umlegen und Niederhalten sich aufwölbender, nicht planliegender Dokumente sowie zum Umlegen von Blattfälzen, vorgeklebten Kleinformaten oder zum Aufdecken von Tekturen usw. (ggf. durch Magnete, Münchner Buchfinger u.ä.); dabei Vermeidung von flächigem Andruck bei entsprechend problematischen Vorlagen (z. B. vorgeklebte Kleinformate)
o Nach Möglichkeit zeitgleiche Aufnahme von rechter und linker Seite (Doppelseite)
o Gleichmäßige und weitgehend schattenfreie Beleuchtung
o Beilegen von Farbtarget, Maßstab und Hinweisschildern der Bundessicherungsverfilmung
o Einblenden des Metadatenkopfes
Aufgrund der Komplexität dieses Anforderungsprofils sind im Rahmen einer Probedigitalisierung Vergleichsdigitalisate mit V-Scanner und mit einem 180°-Buchwippen-Aufnahmetisch zu erstellen, für die Aktenbände ausgewählt werden, die die typischen Bestandsmerkmale widerspiegeln. Auf der Grundlage dieser Digitalisierungsergebnisse entscheidet der Auftraggeber in Abstimmung mit dem Dienstleister, welche Aufnahmetechnik in Folge eingesetzt werden soll. (siehe Punkt 6 Übergeordnete Leistungsbeschreibung)
Bei Nichteignung der verfügbaren Aufnahmetechnik und -verfahren können einzelne Archivalien von der Digitalisierung ausgenommen werden. Dies ist ebenfalls pro Archivale in der überstellten Exceltabelle (Konkordanzliste) zu dokumentieren (siehe auch Punkt 4).
Nach der Digitalisierung sind die Archivalien in den vorgefundenen ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen. Dies umfasst die Wiederherstellung von Einfaltungen.
Die Ablage der Archivalien in den Archivgutbehältern erfolgt mit aufsteigender Signaturfolge und möglichst wechselnder Lage der Rücken.
Während des gesamten Zeitraums der Überlassung der Archivalien an den Dienstleister hat dieser die Archivalien vor klimatischen Schwankungen zu schützen. (Anlage Nr. 08)
Während der eigentlichen Phase der Digitalisierung ist besonders darauf zu achten, dass eine übermäßiger Wärme- und Lichteinwirkung u. a. durch weitgehende Reduktion der Expositionszeiten vermieden wird. Aufnahmetechniken und -verfahren, die vergleichsweise kurze Belichtungszeiten ermöglichen, sind folglich bevorzugt einzusetzen. Das Licht der eingesetzten Leuchtmittel sollte weitgehend frei von IR- und UV-Anteilen sein (Anlage 10a, 10b Aufnahmetechnik).
3.2 Bildqualität und Bildaufbau
Unabhängig von der gewählten Aufnahmevorrichtung ist eine Bildwiedergabequalität von 300 dpi und 24 Bit color in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B zu gewährleisten.
(weitere Anforderungen der Leistungsbeschreibung, siehe II.2.14)
Nach zweijähriger Vertragslaufzeit erfolgt zwei Mal die stillschweigende Verlängerung des Vertrages um jeweils ein Jahr, sofern nicht spätestens zum 30.09. des Jahres 2025 oder 2026 durch den Auftraggeber die Beendigung des Vertrages zum Folgejahr schriftlich mitgeteilt wird.
Vorbehaltlich weiterer zur Verfügung stehender Haushaltsmittel kann eine größere Menge, als ursprünglich beabsichtigt, in Auftrag gegeben werden.
Nachweis der Qualitätssicherung: Die im Verlauf der Bearbeitung am Anfang und dann in regelmäßigen Abständen zur Qualitätssicherung entstandenen Scans vom Universal Test Target (UTT) und die dazu gehörigen Auswertungsprotokolle nach ISO 19264-1, Level B sind mit Datum und Gerät zu benennen und in einem separaten Ordner namens "Qualitätssicherung" auf den Datenträgern abzuspeichern.
Die gleichmäßige Ausleuchtung der Aufnahmefläche muss eine weitgehend schatten- und reflexionsfreie Aufnahme ermöglichen.
Jedem Digitalisat ist ein Metadatenkopf gemäß Anlage Nr. 11 mit den folgenden Angaben beizufügen: Verwahrendes Archiv, Bestandssignatur und -name, Archivaliensignatur, Aufnahmedatum, Kurzbezeichnung der Aufnahmetechnik nach Abstimmung, Namenskürzel des Dienstleisters.
Dies kann alternativ durch Beilegen der Informationen bei der Bilderfassung erfolgen oder durch paralleles, elektronisches Hinzurechnen. Je nach Vorlage können unterschiedliche Metadatenköpfe zum Einsatz kommen.
Darüber hinaus sind bei jeder Aufnahme folgende Referenztestfelder fotografisch mitzuerfassen und in den Metadatenkopf zu integrieren: Miren und Colorchecker mit Messskala (x-rite ColorChecker Classic Mini, Format 57 x 86 mm).
Die Archivalien sind grundsätzlich vor einem neutralgrauen Hintergrund aufzunehmen. Bei gebundenen Archivalien sind zur Erzielung eines weitgehend einheitlichen Bildhintergrundes und unter Abwägung konservatorischer Anforderungen bedarfsweise graue Einlegekartons zu verwenden, um stark auffächernde Buchschnitte abzudecken. Kartons mit abgerundeten Ecken werden vom Auftraggeber bereitgestellt. Das Unterlegen von Einzelblättern ist vorzusehen, wenn dadurch die Lesbarkeit verbessert wird (Vermeiden von durchscheinenden Schriftbildern der Folgeseiten).
Es sind doppelseitige Bilddateien anzufertigen. Falls dies nicht durch eine doppelseitige Aufnahme erreicht werden kann (konservatorisch-restauratorische Auflagen, Wiedergabeverluste durch Schattenbildung, Verzerrungen o.ä.), sind die separat erzeugten Einzelbilddateien der linken und rechten Seiten über eine elektronische Bildbearbeitung zusammenzuführen.
Bei Einzelblattvorlagen sind diese grundsätzlich als Doppelseite (linke Bildhälfte: Blattrückseite, rechte Bildhälfte Blattvorderseite des Folgeblatts) in 2A-Bildlage entsprechend TaSiVerf. aufzunehmen. Am Anfang einer Archivalie bleibt in der Regel die linke und am Ende die rechte Bildhälfte leer.
Die Scans sind so anzufertigen, dass die gesamte Vorlage mit umlaufendem Rand abgebildet wird, damit erkennbar bleibt, dass nichts von der Vorlage abgeschnitten wurde. Der Rand sollte in Anpassung an die Vorlagengröße und die Größe der erforderlichen Begleitinformationen so klein wie möglich gehalten werden, allerdings eine Breite von 5 mm nicht unterschreiten.
Bei Einzelblattaufnahmen ist besonders auf die ausgerichtete Platzierung im Aufnahmefeld zu achten.
Bei erforderlichem Aufklappen gefalteter Schriftstücke ist mit dem Überschreiten des Grundformates der Akteneinheiten zu rechnen. In diesem Fall sind die Anordnung der Dokumente im Aufnahmefeld, die Größe des Aufnahmebereiches und die Position der Kamera anzupassen. Dabei ist darauf zu achten, dass sowohl das Archivale in Gänze als auch die ausgefalteten Beilagenblätter ausreichend unterstützt werden. Dies dient dem sicheren Umgang mit dem Archivgut und ist Voraussetzung für die Gewährleistung einer ausreichenden Planlage des Überformates während der Aufnahme. Auch für diesen Fall sind die vom Auftraggeber bereitgestellten grauen Unterlegkartons einzusetzen.
Bei aufgeklebten und eingefalteten Dokumenten ist zunächst eine Überblicksaufnahme zu erstellen. Dann folgen die Aufnahmen der Vorder- und der Rückseite des geöffneten Dokumentes. Abschließend ist das Dokument wieder einzufalten.
Alle Dokumente sind gemäß Ihrer Ausrichtung innerhalb der Akte aufzunehmen. Ein Abweichen von dieser Regel z. B. durch 90° (Links) Drehung ist dann einzuplanen, wenn dadurch - bei Einhaltung der Standardeinstellungen - die leserichtige Lage der Dokumente oder eine verbesserte Bildwiedergabequalität erzielt werden kann.
Zur Erläuterung von Besonderheiten der Vorlagen sind die Hinweisschilder der Bundessicherungsverfilmung zu verwenden (Anlage 12).
3.3 Bildabfolge, Mehrfachaufnahmen, Korrekturen
Eine Aufnahme der Einband- bzw. Umschlag-(Mappen)vorderseite mit dem Signaturetikett ist als jeweils erstes Digitalisat je Verzeichnungseinheit abzulegen. Daran schließen sich die Digitalisate der Dokumentenseiten an. Den Abschluss bildet die Aufnahme der Einband- bzw. Umschlagrückseite.
Weicht die Aufnahmereihenfolge von der Signaturabfolge oder der Seitenreihenfolge der Vorlagen ab, so ist dies bei der Dateiablage richtigzustellen.
Fehlerhafte Aufnahmen sind aus der Dateiablage zu löschen und durch Korrekturaufnahmen zu ersetzen.
Zur vollständigen Wiedergabe der enthaltenen Informationen kann ein mehrfaches Scannen einer Seite notwendig sein. Dies gilt für Dokumente mit auf- und vorgeklebten Nachtragszetteln, Siegeltekturen u. ä., durch die Informationen verdeckt werden.
Beim Umlegen der vorgeklebten Dokumente ist ein Umbrechen (Knicken) zu vermeiden. Ggf. ist mit dem sog. Münchener Buchfinger oder mit entsprechenden Hilfsmitteln ein schonendes Umlegen und Niederhalten zu gewährleisten.
Diese Aufnahmen sind mit dem Hinweisschild "Vorlage verdeckt" zu kennzeichnen.
Im Anschluss sind die Dokumente wieder in ihren Ursprungszustand zu bringen.
Leere Seiten bzw. Doppelseiten sind nicht zu digitalisieren. Dies gilt auch für Seiten mit fortgesetzten jedoch leeren Tabellen. Stattdessen ist bei der nachfolgenden Aufnahme ein Schild mit dem Hinweis "Davor: leere Seiten" (Hinweisschilder Anlage 12) zu platzieren.
(zum Weiterlesen, siehe Punkt VI.3)
Digitalisierung von Mikrofilmen
1 Erstellung von Bilddigitalisaten
Erstellung von insgesamt ca. 2 Mio. Bilddateien zu 35mm-Mikrofilmen sowie Anlieferung der Digitalisate in Form von 8-Bit-Graustufen-Bilddateien im JPEG-Format mit 300 dpi Auflösung bezogen auf die ursprüngliche Archivalienvorlage, jedoch maximal 3.000 dpi bezogen auf den Film.
Die gesamte Leistung ist zwischen der 1. KW 2024 und der 40. KW 2027 zu erbringen
(Punkt 1 Übergeordnete Leistungsbeschreibung).
Grundsätzlich erfolgt die jährliche Abrechnung der Leistung bis zum Abschluss der 40. Kalenderwoche. Für die Einzelaufträge können Volumen und Leistungszeiträume durch den Auftraggeber angepasst werden.
Bei den Mikrofilmen handelt es sich um Dickfilme mit etwa 950 Aufnahmen pro Film. Je nach Aktenumfang differenziert die Anzahl der Aufnahmen pro Archivale. Im Durchschnitt kann etwa von 7 Akten auf einem Film ausgegangen werden.
Für das Fachlos gilt:
a) Auf den Rollfilmen befindet sich sowohl im Halbschritt als auch im Vollschritt verfilmtes Archivgut.
b) Die Aufnahmen sind als Positive zu digitalisieren, auch wenn die Vorlage Negative sein sollten.
c) Vor der Digitalisierung ist stets zu prüfen, ob die Filmrolle in der richtigen Reihenfolge aufgespult ist. Es ist zu beachten, dass sich sowohl eine Archivalieneinheit auf mehrere Filme erstrecken kann als auch mehrere Archivalien aus unterschiedlichen Beständen auf einem Film vorliegen können.
d) Der Metadatenkopf der Filme, in dem u.a. der Maßstab und der Aufnahmefaktor enthalten sind, ist mit zu digitalisieren (kein "Ausschneiden" der Dokumente).
e) Bei der Digitalisierung ist sicherzustellen, dass die Images direkt in der für die Betrachtung aufrechten, leserichtigen Lage erstellt werden. Die Lage des Metadatenkopfes bleibt dabei unberücksichtigt.
f) Dichte- und Schärfeschwankungen innerhalb eines Filmes treten nur geringfügig auf. Die Trennung der Aufnahmen ist grundsätzlich durch Blipp gekennzeichnet. Bildschärfe, Bildhelligkeit sowie Kontrast und Graustufen der Digitalisate müssen den Vorlagen entsprechen. Da die Qualität der Aufnahmen in einigen Fällen von Film zu Film schwanken kann, sind ggf. variierende Scan-Einstellungen hinsichtlich Bildhelligkeit und Kontrast erforderlich.
g) Die Rollfilme müssen so digitalisiert werden, dass jede Filmaufnahme einzeln in einer eigenen Bilddatei gespeichert wird.
h) Auf den Rollfilmen sind teilweise Aufnahmen von Findbüchern enthalten (unter 5%), die in den mitgelieferten Konkordanzlisten (siehe Punkt 3.1.b) ausgewiesen sind. Diese sind nicht zu digitalisieren.
i) Auf den Rollfilmen befinden sich jeweils ein Filmanfang und ein Filmende mit Tafeln zum Inhalt und Testtafeln aus ca. 8 Aufnahmen. Diese sind zu digitalisieren. Zudem sind sie in einem eigenständigen Ordner "Qualitätskontrolle" gemeinsam mit dem Unterordner des zugehörigen Films unter Angabe der Filmnummer auf der Festplatte abzulegen.
2. Bearbeiten von Dateien
a) Archivalien sind noch in wenigen Fällen (unter 2%) Benutzerblätter vorangestellt. Bilddateien auf Mikrofilmen, die ausgefüllte Benutzerblätter mit personenbezogenen Daten enthalten, sind so zu bearbeiten, dass der Aufnahmebereich des Benutzerblattes von einem standardisierten Textfeld (s.u.) überblendet wird. Die Abdeckung des kompletten halben Archivales ist dabei hinreichend. Der Arbeitsschritt hat technisch irreversibel zu erfolgen, d.h. eine Verwendung mehrerer Bildebenen ist nicht zulässig.
In das Textfeld ist folgender Wortlaut zu implementieren:
"An dieser Stelle war ein Benutzerblatt des Sächsischen Staatsarchivs eingefügt, welches aus Datenschutzgründen entfernt wurde. Der Archivalieninhalt wird vollständig abgebildet."
b) Auf den Rollfilmen sind Berichtigungs- und Nachholaufnahmen enthalten (< 0,5 % der Gesamtaufnahmen).
Diese sind an die dem Original entsprechende Stelle einzufügen, soweit dies vom Film her ermittelbar ist. Die dadurch ersetzten Aufnahmen sind zu löschen.
3. Dateiablage und -benennung
3.1 Ablage
a) Bei der Ablage der Bilddateien ist zu beachten, dass Digitalisate von Beständen der verschiedenen Standorte bzw. Abteilungen des Sächsischen Staatsarchives auf separaten Festplatten abzuspeichern sind.
Ein Vermischen der Standorte/Abteilungen ist unzulässig. Der Standort eines Bestandes ist an der ersten Zahl der Bestandsnummer nachgehalten, die Zahl 1 entspricht dem Standort Dresden (Bsp.:"11241"), die Zahl 2 dem Standort Leipzig, die Zahl 3 dem Standort Chemnitz und die Zahl 4 dem Standort Freiberg.
b) Für jeden Bestand ist ein Ordner mit der Signatur des Bestandes anzulegen. (Bsp.:"11241"); das Verteilen eines Bestandes auf mehrere Datenträger ist möglichst zu vermeiden.
Die Ablage der einzelnen Digitalisate erfolgt innerhalb des Bestandes und pro Archivalieneinheit in je einem Unterordner, der mit der UUID (Universal Unique Identifier) bezeichnet wird.
Eine entsprechende Konkordanzliste (Excel-Tabelle) mit Bestandssignatur, UUID, Filmsignatur und Archivaliensignatur wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber vor Arbeitsbeginn zur Verfügung gestellt.
c) Der Auftragnehmer dokumentiert das Digitalisierungsergebnis in der vom Auftraggeber mitgelieferten Konkordanzliste. Er trägt dort für jede UUID die Zahl der angefertigten Digitalisate und wichtige Bemerkungen während der Digitalisierung ein.
Diese Liste ist im Ordner (UUID-Ordner) des bearbeiteten Bestandes mit abzulegen.
3.2 Benennung
d) Die Benennung der Bilddateien soll nach folgenden Vorgaben von links beginnend erfolgen: UUID des Archivales _ fortlaufende Nummer der Aufnahme pro Archivale (4-stellig), _dreistellige Partialzählung (Platzhalternummer der Nach- bzw. Wiederholungsaufnahme entsprechend der Position im Original; wenn keine Nach- bzw. Wiederholungsaufnahme, dann "000").
Beispiel: b6c5bd2a-912d-4cc9-8f17-d0dd63e11f74_0028_000
e) Die erzeugten Bilddateien sind mit Abschluss der Leistungsfrist vom Auftragnehmer in zwei identischen Sätzen auf hochwertigen und lagerungsbeständigen, eindeutig den Inhalt kennzeichnenden externen Festplatten (Schnittstelle mind. USB 3.0) an den Auftraggeber zu liefern und verbleiben beim diesem.
Diese Festplatten sollen durchgängig von einem Typ und Hersteller sein; die Kennzeichnung ist nach folgendem Schema umzusetzen:
[Name des Dienstleisters]_[Jahr]_[12-2649/52]_[laufende Festplattennummer/Ableitung für Duplikat].
Des Weiteren sind die auf der jeweiligen Festplatte enthaltenen Bestände aufzuführen.
Beispiel:
Name: Musterfirma_2023_GZ: 12-2649/52_001/ 002
Bestände: 11241 Musterungslisten
12950 Militärkirchengemeinden
Probearbeit
Vor Beginn der eigentlichen Bearbeitung des ersten Auftrages und dessen Freigabe durch das Sächsische Staatsarchiv sind als Probe fünf vom Auftraggeber benannte Rollfilme zu scannen und wie unter 2. und 3. beschrieben abzulegen.
Das Dateipaket (z. B. zwei Leihfestplatten) ist dem Auftraggeber zur Kontrolle an die Adresse Sächsisches Staatsarchiv, Archivzentrum Hubertusburg, Gebäude 71 - 79, 04779 Wermsdorf zu übermitteln. Zusätzlich kann die Fachabteilung zur Prüfung der Probe hinzugezogen werden. In Absprache ist die Übersendung auf digitalem Weg über die Cloud des Freistaates Sachsen möglich.
Die Probearbeit wird vom Auftraggeber zeitnah geprüft, um ggf. notwendige Anpassungen vornehmen zu können.
Vor jedem nachfolgenden Einzelauftrag können zudem Proben durch den Auftraggeber gefordert werden. Ebenso behält sich der Auftraggeber Zwischenprüfungen vor.
(Weitere Angaben siehe II.2.14)
Nach zweijähriger Vertragslaufzeit erfolgt zwei Mal die stillschweigende Verlängerung des Vertrages um jeweils ein Jahr, sofern nicht spätestens zum 30.09. des Jahres 2025 oder 2026 durch den Auftraggeber die Beendigung des Vertrages zum Folgejahr schriftlich mitgeteilt wird.
Vorbehaltlich weiterer zur Verfügung stehender Haushaltsmittel kann eine größere Menge, als ursprünglich beabsichtigt, in Auftrag gegeben werden.
2. Auftragsorte
Innerhalb eines Einzelauftrages kann das Archivgut an einem oder mehreren der untenstehenden Standorte abzuholen und wieder anzuliefern sein. Diese Standorte werden rechtzeitig vor Vertragsbeginn bekannt gegeben.
Es kann sich dabei um folgende Adressen handeln:
Hauptstaatsarchiv Dresden
Archivstraße 14
01097 Dresden
Archivzentrum Hubertusburg
Hubertusburg
Gebäude 71 - 79
04779 Wermsdorf
Staatsarchiv Leipzig
Schongauerstraße 1
04328 Leipzig
Staatsarchiv Chemnitz
Elsasser Straße 8
09120 Chemnitz
Bergarchiv Freiberg
Schlossplatz 4
09599 Freiberg
Staatsfilialarchiv Bautzen
Schloßstraße 10
02625 Bautzen
2.1. Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage
Eine Ausfuhrgenehmigung von Kulturgut in EU-Mitgliedsstaaten und ggf. Drittstaaten liegt zum Beginn der Leistungsfrist vor.
Im Falle der Ausfuhr von originalem Archivgut muss eine Rückgabezusage analog zu §§ 73 ff. des Kulturgutschutzgesetzes des jeweiligen Landes anhand der bereitgestellten Archivalienliste vorgelegt werden. Die dazu notwendigen Formalitäten und Genehmigungen sind vom Auftragnehmer rechtzeitig vor dem Transport ins Ausland beizubringen.
3. Sorgfaltspflichten, gewissenhafte Leistungserfüllung, Datenschutz
Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer sichern eine sach- und fachgerechte Handhabung sowie Aufbewahrung des Archivguts während der gesamten Vertragsabwicklung zu, zudem das Vorhandensein aller sicherheits- und brandschutztechnischen Voraussetzungen.
Es darf nur fachlich versiertes Personal des Auftragnehmers bzw. des Unterauftragnehmers eingesetzt werden, welches die Gewähr dafür bietet, sämtliche Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung bestmöglich zu erfüllen. Unkorrektheiten ebenso wie Fahrlässigkeiten müssen zu Personalauswechslungen führen.
Alle mit der Leistungserfüllung befassten Mitarbeiter werden nach § 1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen vom 2. März 1974 (BGBl. I S. 547), in der jeweils gültigen Fassung, auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten verpflichtet.
Das zu bearbeitende Archivgut kann personenbezogene Daten enthalten. Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer bestätigen, dass ihnen die für die Verarbeitung personenbezogener Daten einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften der DSGVO bekannt sind. Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer sichern zu, dass sie die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut machen.
Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer überwachen die datenschutzrechtlichen Vorschriften (Anlage Nr. 04). Gleichfalls garantieren sie die datenschutzgerechte Löschung aller erstellten Daten nach der vollständigen Abnahme der Leistung durch den Auftraggeber.
4. Mängel, Leistungsverzug, Rücktritt
Bei mangelhaftem Umgang mit dem Archivgut, mangelhafter Qualität der Leistung sowie Nichteinhaltung vereinbarter bzw. festgelegter Termine während der Bearbeitung behält sich der Auftraggeber den Rücktritt vom Vertrag vor, sofern eine Nachbesserung oder Beseitigung der Mängel nicht innerhalb einer Frist von 21 Kalendertagen erfolgt.
Für den Fall der nicht gehörigen oder nicht erfolgten Erfüllung in der Leistungsbeschreibung festgelegter und bis Zuschlagserteilung ggf. ergänzter Anforderungen erfolgt keine Abnahme der jeweiligen Leistung und es entsteht eine Nachbesserungspflicht innerhalb 21 Kalendertage.
Kann der Auftragnehmer dieser Nachbesserungspflicht nicht nachkommen, behält sich der Auftraggeber die Kürzung des Rechnungsbetrages um den Betrag der mangelhaft erbrachten Leistung vor.
Ansonsten gelten die einschlägigen Paragraphen des BGB sowie die VOL-B.
Verzögerungen bei der Leistungserbringung auf Grund höherer Gewalt sind dem Auftraggeber zeitnah anzuzeigen.
5. Kündigung
Die Vereinbarung kann aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden. Ein solcher Grund liegt insbesondere vor, wenn eine der Vertragsparteien wesentliche Vertragspflichten verletzt. Hierzu gehören insbesondere:
• Mangelhafte Leistungserbringung schwerwiegender Art, z.B. wiederholte Nichteinhaltung von Vorgaben zur Digitalisierung oder zum Umgang mit dem Archivgut bzw. wiederholtes Überschreiten der Ausführungsfrist,
• Verletzung von Datenschutzbestimmungen oder
• ein erheblicher Dissenz zwischen den Parteien zur Auftragsdurchführung, der ein Festhalten an der Vereinbarung bzw. dem Einzelauftrag unzumutbar macht.
Jede Kündigung bedarf der Schriftform. Die beiderseitige ordentliche Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Quartalsende.
7. Transport und Lagerung
Grundsätzlich ist ein sorgfältiger Umgang mit dem Kulturgut verpflichtend.
Der Hin- und Rücktransport des Archivguts wird vom Auftragnehmer selbst oder einem von ihm beauftragten, nachgewiesenermaßen geeigneten und zuverlässigen Spezialunternehmen durchgeführt (Punkt 4 und 5 Bewerbungsbedingungen).
Für das Verpacken und den Transport dürfen ausschließlich Transportbehälter und -geräte sowie holzfreie Paletten verwendet werden, deren Einsatz Schäden am Archivgut oder eine Verschlimmerung bestehender Schäden ausschließen. Das Archivgut ist ausschließlich horizontal zu transportieren und zu lagern. Es dürfen nicht mehr als sechs Kartons übereinander gestapelt werden. Ein Verrutschen der Kartons ist zu verhindern (Kantenschutz und Einstretchen).
Die Abholung bzw. Zustellung erfolgt frei Haus, d.h. bis hinter die erste Tür des jeweils ausgewiesenen Standorts. Sie hat ohne Rückgriff auf Personal und Ausstattung des Auftraggebers zu erfolgen. Entsprechende Technik oder Material ist ggf. mitzubringen. Die genauen Zeitpunkte der Hin- und Rücktransporte sind mit dem jeweiligen Leistungsort mindestens fünf Tage im Voraus abzustimmen. Nach Absprache sind Teillieferungen möglich.
Für den Transport ist eine vom Auftraggeber vorbereitete Übergabe-/ Übernahmeliste auszufüllen.
(weiter siehe Punkt VI.3)
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Firmendarstellung und Referenzen (Anlage Nr. 02), Bewerbereigenerklärung (Anlage Nr. 03), Verpflichtung zur Einhaltung des Datenschutzes (Anlage Nr. 04) Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz (Anlage Nr. 06) Preisblatt (Anlage Nr. 07), Konservatorische Rahmenbedingungen (Anlage Nr. 08), Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme mindestens 3 Mio. für Sachschäden und das Abhandenkommen von Sachen), Transportversicherung Zusätzlich zu Los 01 ist einzureichen: Testdigitalisate vom UTT-Target je vorgesehenem Gerät, Formblatt Aufnahmetechnik (Anlagen Nr. 10a und Nr. 10b)
Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme mindestens 3 Mio. für Sachschäden und das Abhandenkommen von Sachen), Transportversicherung
Referenzen (Anlage Nr. 02)
Für Los 1: Formblatt Aufnahmetechnik (Anlagen Nr. 10a und Nr. 10b)
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
zu Los 1:
Einschlagpapiere und Zwischenlagepapiere dienen dem Schutz vorgeschädigter Archivalien und sind nicht zu digitalisieren. Etwaige Begleitprotokolle und eingelegte Schadenstreifen verweisen auf Besonderheiten und spezielle Schadensrisiken. Auch diese Beilagen sind nicht zu digitalisieren. Nach der Digitalisierung sind alle Papiere wieder in der vorgefundenen Art und Reihenfolge der jeweiligen Archivalie einzulegen.
4. Vorgaben für die Dateiablage und -benennung
Für die Bestände sind Ordner mit den zugehörigen fünfstelligen Bestandssignaturen z. B. "21070" anzulegen. Die Ablage der Digitalisate erfolgt innerhalb des jeweiligen Bestandsordners und pro Verzeichnungseinheit (Archivale) in je einem eigenen Unterordner, der mit der zugehörigen UUID (Universal Unique Identifier) bezeichnet wird. Eine Konkordanzliste (Excel-Tabelle) zwischen Verzeichnungsdaten und UUID wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
Die Benennung der Bilddateien soll nach folgenden Vorgaben von links beginnend erfolgen: UUID des Archivals, Unterstrich, fortlaufende Nummer der Aufnahme pro Archivale (4-stellig), dreistellige Partialzählung (Platzhalternummer der Nach- bzw. Wiederholungsaufnahme entsprechend der Position im Original; wenn keine Nach- bzw. Wiederholungsaufnahme, dann "000").
Beispiel: b6c5bd2a-912d-4cc9-8f17-d0dd63e11f74_0028_000
Der Auftragnehmer dokumentiert das Digitalisierungsergebnis in der vom Auftraggeber übergebenen Konkordanzliste (Excel-Tabelle). Er trägt dort für jede UUID die Gesamtzahl der Digitalisate sowie die Zahl der je Aufnahmetechnik und -verfahren angefertigten Digitalisate zudem die Anzahl von Digitalisaten mit Mehraufwand oder weitere Bemerkungen ein. Mehraufwand oder Nicht-Digitalisierung von Archivalien sind kurz zu begründen. Die ausgefüllte Konkordanzliste ist im Dateiordner des jeweiligen Bestandes abzulegen.
Die erzeugten Bilddateien sind vom Auftragnehmer in zwei identischen Sätzen auf hochwertigen und lagerungsbeständigen, eindeutig den Inhalt kennzeichnenden externen Festplatten (Schnittstelle mind. USB 3.0) an den Auftraggeber zu liefern. Die Festplatten sollen durchgängig von einem Typ und Hersteller sein; die Kennzeichnung ist nach folgendem Schema umzusetzen:
[Name des Dienstleisters]_[Jahr]_[Az:]_[laufende Festplattennummer/Ableitung für Duplikat].
Des Weiteren ist der auf der Festplatte enthaltene Bestand anzugeben.
Beispiel: Name: Musterfirma_2023_ Az:_
Bestand: 21081 Breitkopf & Härtel, Leipzig
Ein Festplattensatz wird geliefert an das Sächsische Staatsarchiv, Archivzentrum Hubertusburg, Gebäude 71 - 79, 04779 Wermsdorf. Der zweite Festplattensatz geht an die jeweilige bestandsverwahrende Abteilung.
zu Los 2:
Das Archivgut wird dem Dienstleister fachgerecht verpackt übergeben. Vorgegebene Reihenfolge und Sortierung sind bei der Bearbeitung und Rücklieferung einzuhalten.
Bei Transport und Lagerung des Archivguts ist auf ein möglichst stabiles Klima zu achten (18 °C +/- 2 ° und 50 % rF +/- 3 %).
Direkte Sonneneinstrahlung ist zu vermeiden, ebenso ist einem Schädlingsbefall oder einem Verlust mit geeigneten Maßnahmen wirksam vorzubeugen. Bei Verlusten oder Befall mit Schadinsekten ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren.
Dem Angebot ist hierzu das ausgefüllte Formular "Konservatorische Rahmenbedingungen" (Anlage 08) beizufügen. Hier sind diejenigen Rahmenbedingungen einzutragen, die während des Transports, der Bearbeitung und der Lagerung seitens des Auftragnehmers gewährleistet werden.
8. Leistungsabnahme
Grundsätzlich sind die Einzelaufträge jährlich, spätestens jedoch bis zum Ende der 40. KW des laufenden Jahres an den Auftraggeber zu übersenden bzw. bei diesem abzurechnen. Der Auftraggeber behält sich jedoch aus arbeitsorganisatorischen Gründen vor, die Abnahme von Einzelaufträgen terminlich zu planen und im konkreten Fall davon abweichende Abgabefristen vorzusehen.
9. Haftung
Der Auftragnehmer haftet für Schäden am Archivgut, die während des Transportes und während der Zeit, die es in der Verfügungsgewalt des Auftragsnehmers ist, entstanden sind.
10. Schlussbestimmungen
Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
Sollten Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nichtig oder rechtsunwirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit später verlieren, so wird die Gültigkeit der Vereinbarung hierdurch nicht berührt. An Stelle der unwirksamen Regelung vereinbaren die Parteien eine angemessene Regelung, die dem Willen der unwirksamen Regelung am nächsten kommt.
Postanschrift: Braustraße 2
Ort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 341977-3800
Fax: +49 341977-1049
Internet-Adresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363
§ 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Postanschrift: Braustraße 2
Ort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 341977-3800
Fax: +49 341977-1049
Internet-Adresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363