Ausschreibung für den Abschluss der Vergabe von Wirtschaftsprüfungsleistungen für die Handelskammer Hamburg Referenznummer der Bekanntmachung: 20819-23
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Adolphsplatz 1
Ort: Garding
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 25836
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.ihk.de/hamburg
Abschnitt II: Gegenstand
Ausschreibung für den Abschluss der Vergabe von Wirtschaftsprüfungsleistungen für die Handelskammer Hamburg
Gegenstand der anzubietenden Leistung ist die Vergabe von Leistungen aus dem Bereich der Jahresabschlussprüfungen.
Die Handelskammer stellt innerhalb des ersten Halbjahres des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr einen Jahresabschluss, einen Anhang zum Jahresabschluss und einen Lagebericht in entsprechender Anwendung der Vorschriften der §§ 238 bis 256a, 284 bis 286 und 289 des Handelsgesetzbuches sowie Artikel 28, 66 und 67 des Einführungsgesetzes zum Handelsgesetzbuch auf. Der Jahresabschluss der Handelskammer besteht aus der Bilanz, der Erfolgs- und der Finanzrechnung.
Der Leistungsumfang umfasst zudem Jahresabschlussprüfung für die Tochtergesellschaften der Handelskammer Hamburg (HKBiS (Handelskammer Hamburg Bildungs-Service gGmbH) und HKS (Handelskammer Hamburg Service GmbH)) sowie die Stiftung Wirtschaftsarchiv.
Jahresabschluss für die Handelskammer Hamburg
Die Handelskammer Hamburg hat den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung, den Anhang und den Lagebericht sowie die Ordnungsmäßigkeit der Wirtschaftsführung einschließlich der Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, gemäß § 17 Abs. 1 des Finanzstatutes prüfen zu lassen.
Die zu vergebende Leistung umfasst jeweils die Prüfung:
- des Jahresabschlusses der Handelskammer Hamburg in insgesamt fünf aufeinanderfolgenden Jahren (vgl. § 17 Abs.2a Finanzstatut der Handelskammer Hamburg), beginnend mit der Prüfung für das Geschäftsjahr 2023 samt Anhang zum Jahresabschluss und
- des Lageberichts unter Einbeziehung der Buchführung.
Bei der Prüfung sind die entsprechende Anwendung der Verwaltungsvorschrift des Wirtschaftsministeriums für die Prüfung der Industrie- und Handelskammern in Baden-Württemberg vom 30. November 2018 (Az.: 42-4221.3/38) in der jeweiligen Fassung sowie die entsprechende Anwendung der §§ 317, 320, 321 und 322 des Handelsgesetzbuches (HGB) und des § 53 Absatz 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG) zu beachten.
Die Auftragnehmerin wird mit dem Zuschlag zunächst für das Jahr 2023 mit den vertragsgegenständlichen Leistungen beauftragt. Die Auftraggeberin ist berechtigt, das Vertragsverhältnis jeweils um ein weiteres Jahr zu verlängern.
Die Verlängerungsoption kann seitens der Auftraggeberin letztmalig für das Jahr 2027 gezogen werden. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit fünf Jahre.
Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase:
I. Preis und Leistung werden 30% (Preis) zu 70% (Leistung) gewertet.
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit dem besten Preis-Leistung-Verhältnis. Die Gewichtung von Preis zu Leistung beträgt 30% (preisliche Wertung) zu 70% (qualitative Wertung).
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots und die genannte Gewichtung erfolgen mit folgender Bewertungsmethode zur Berechnung der Zuschlagskennziffer Z:
Z gewerteter Bieter = 30% * Preispunkte gewerteter Bieter + 70% * Leistungspunkte gewerteter Bieter.
Der Wertungspreis ergibt sich aus dem Preisblatt, das Bestandteil des Angebotsformulars ist. Aus diesem Wertungspreis wird die Punktzahl ermittelt, die der Bieter im Preiskriterium erzielt.
Sowohl im Rahmen der preislichen als auch im Rahmen der Leistungswertung kann ein Angebot jeweils zwischen 0 und maximal 20 Punkte erzielen - nach der Multiplikation mit dem jeweiligen Gewichtungskoeffizienten sind es maximal 6 Punkte bei der Preis-, und maximal 14 Punkte bei der Leistungswertung.
II. Zuschlagskriterium Preis
Der Preis, der sich aus dem Pauschalpreis für die im Angebotsformular näher beschriebenen Arbeitspakete und den dort niedergelegten gewichteten Stundensätzen ergibt, geht mit insgesamt 30% in die Bewertung ein. Im Rahmen der preislichen Wertung können (vor der Gewichtung) maximal 20 Punkte erreicht werden. Für die Angebotswertung wird der Preis in folgender Art und Weise auf eine Punkteskala von 0 bis 20 umgerechnet:
20 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis. 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem zweifachen Preis des niedrigsten Angebotspreises. Sämtliche Angebote, die über diesem Betrag liegen, werden ebenfalls mit 0 Punkten bewertet.
Die Punktebewertung für die zwischen diesen Wertungen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation. Die sich hieraus ergebende Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Beispiel:
Wertungspreis Bieter A = EUR 225.000,-
Wertungspreis Bieter B = EUR 200.000,-
Berechnung der Preispunktzahl:
2 x niedrigster Angebotspreis - Angebotspreis / niedrigster Angebotspreis x maximal mögliche Preispunktzahl:
Preispunkte Bieter A = ((2 x 200.000 - 225.000) / 200.000) x 20 = 17,5
Preispunkte Bieter B = 20
(nicht gewichtet)
III. Zuschlagskriterium Leistung:
Die Leistung wird auf der Basis des Projektdurchführungskonzepts bewertet. Im Projektdurchführungskonzept ist zum einen das Konzept der Prüfungsstrategie (1) sowie das Personalkonzept (2) zu erläutern.
Zu der Punktevergabe bei den dargelegten Kriterien:
Die je Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem Bieter aus Sicht der Auftraggeberin gelingt, den je Kriterium aufgezeigten Maßstab zu erfüllen:
0 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht nicht den Anforderungen. Die Anforderungen bzw. Erwartungen werden nicht erfüllt oder die Herangehensweise des Bieters ist inhaltlich nicht schlüssig dargestellt. Dies gilt auch, wenn die Anforderungen bzw. Erwartungen lediglich stichpunktartig ohne weitere Ausführungen wiederholt werden.
2 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich nur mit erheblichen Einschränkungen den Anforderungen. Anforderungen bzw. Erwartungen werden nur mit erheblichen Einschränkungen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters weist inhaltliche Unschärfen auf. Das Konzept lässt also nur eine nicht ausreichende Durchführung der Leistungen erwarten.
4 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht mit Einschränkungen den Anforderungen. Anforderungen bzw. Erwartungen werden mit Einschränkungen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters ist inhaltlich größtenteils schlüssig dargestellt. Im Hinblick auf die Zielsetzung der Leistung verspricht sie eine ausreichende Umsetzung.
6 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht den Anforderungen. Die Anforderungen bzw. Erwartungen werden vom Bieter erfüllt und die Herangehensweise ist inhaltlich schlüssig dargestellt. Im Hinblick auf die Zielsetzung der Leistung verspricht das Konzept mit kleinen Einschränkungen Erfolg.
8 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht vollumfänglich den Anforderungen. Anforderungen bzw. Erwartungen werden vollumfänglich erfüllt und die Herangehensweise des Bieters ist in jeder Hinsicht schlüssig dargestellt. Im Hinblick auf die Zielsetzung der Leistung ist sie Erfolg versprechend. Dies ist im Konzept grundsätzlich schlüssig dargestellt und verspricht daher eine über den Erwartungen liegende Leistungserfüllung.
10 Punkte: Das Konzept des Bieters ist hinsichtlich dieses Unterkriteriums der Zielerreichung in besonderer Weise dienlich. Anforderungen bzw. Erwartungen werden vollumfänglich erfüllt und die Herangehensweise des Bieters ist der Zielerreichung in herausragender Weise dienlich. Dies ist im Konzept in jeder Hinsicht schlüssig dargestellt und verspricht daher eine weit über den Erwartungen liegende Leistungserfüllung.
Für das Projektdurchführungskonzept können insgesamt maximal 20 Punkte erzielt werden (10 Punkte für das Konzept der Prüfungsstrategie (1) sowie 10 Punkte für das Personalkonzept (2)).
Nähere Angaben zu den Konzepten sind Ziffer VI.3) dieser Bekanntmachung zu entnehmen.
Jahresabschluss für die Tochtergesellschaften und die Stiftung Wirtschaftsarchiv
Die Tochtergesellschaften der Handelskammer Hamburg sowie die Stiftung Hanseatisches Wirtschaftsarchiv haben den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung, den Anhang und den Lagebericht sowie die Ordnungsmäßigkeit der Wirtschaftsführung einschließlich der Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, gemäß § 17 Abs. 1 des Finanzstatutes prüfen zu lassen.
Die Tochtergesellschafter der Handelskammer Hamburg sind die HKBiS (Handelskammer Hamburg Bildungs-Service gGmbH) und die HKS (Handelskammer Hamburg Service GmbH).
Die zu vergebende Leistung umfasst jeweils die Prüfung:
- des Jahresabschlusses der einzelnen Tochtergesellschaften sowie der Stiftung Hanseatisches Wirtschaftsarchiv in insgesamt fünf aufeinanderfolgenden Jahren (vgl. § 17 Abs.2a Finanzstatut der Handelskammer Hamburg), beginnend mit der Prüfung für das Geschäftsjahr 2023 samt Anhang zum Jahresabschluss und
- des Lageberichts unter Einbeziehung der Buchführung.
Bei der Prüfung sind die entsprechende Anwendung der §§ 317, 320, 321 und 322 des Handelsgesetzbuches (HGB) und des § 53 Absatz 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG) zu beachten.
Die Auftragnehmerin wird mit dem Zuschlag zunächst für das Jahr 2023 mit den vertragsgegenständlichen Leistungen beauftragt. Die Auftraggeberin ist berechtigt, das Vertragsverhältnis jeweils um ein weiteres Jahr zu verlängern.
Die Verlängerungsoption kann seitens der Auftraggeberin letztmalig für das Jahr 2027 gezogen werden. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit fünf Jahre.
Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase:
I. Preis und Leistung werden 30% (Preis) zu 70% (Leistung) gewertet.
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit dem besten Preis-Leistung-Verhältnis. Die Gewichtung von Preis zu Leistung beträgt 30% (preisliche Wertung) zu 70% (qualitative Wertung).
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots und die genannte Gewichtung erfolgen mit folgender Bewertungsmethode zur Berechnung der Zuschlagskennziffer Z:
Z gewerteter Bieter = 30% * Preispunkte gewerteter Bieter + 70% * Leistungspunkte gewerteter Bieter.
Der Wertungspreis ergibt sich aus dem Preisblatt, das Bestandteil des Angebotsformulars ist. Aus diesem Wertungspreis wird die Punktzahl ermittelt, die der Bieter im Preiskriterium erzielt.
Sowohl im Rahmen der preislichen als auch im Rahmen der Leistungswertung kann ein Angebot jeweils zwischen 0 und maximal 20 Punkte erzielen - nach der Multiplikation mit dem jeweiligen Gewichtungskoeffizienten sind es maximal 6 Punkte bei der Preis-, und maximal 14 Punkte bei der Leistungswertung.
II. Zuschlagskriterium Preis
Der Preis, der sich aus dem Pauschalpreis für die im Angebotsformular näher beschriebenen Arbeitspakete und den dort niedergelegten gewichteten Stundensätzen ergibt, geht mit insgesamt 30% in die Bewertung ein. Im Rahmen der preislichen Wertung können (vor der Gewichtung) maximal 20 Punkte erreicht werden. Für die Angebotswertung wird der Preis in folgender Art und Weise auf eine Punkteskala von 0 bis 20 umgerechnet:
20 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis. 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem zweifachen Preis des niedrigsten Angebotspreises. Sämtliche Angebote, die über diesem Betrag liegen, werden ebenfalls mit 0 Punkten bewertet.
Die Punktebewertung für die zwischen diesen Wertungen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation. Die sich hieraus ergebende Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Beispiel:
Wertungspreis Bieter A = EUR 225.000,-
Wertungspreis Bieter B = EUR 200.000,-
Berechnung der Preispunktzahl:
2 x niedrigster Angebotspreis - Angebotspreis / niedrigster Angebotspreis x maximal mögliche Preispunktzahl:
Preispunkte Bieter A = ((2 x 200.000 - 225.000) / 200.000) x 20 = 17,5
Preispunkte Bieter B = 20
(nicht gewichtet)
III. Zuschlagskriterium Leistung:
Die Leistung wird auf der Basis des Projektdurchführungskonzepts bewertet. Im Projektdurchführungskonzept ist zum einen das Konzept der Prüfungsstrategie (1) sowie das Personalkonzept (2) zu erläutern.
Zu der Punktevergabe bei den dargelegten Kriterien:
Die je Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem Bieter aus Sicht der Auftraggeberin gelingt, den je Kriterium aufgezeigten Maßstab zu erfüllen:
0 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht nicht den Anforderungen. Die Anforderungen bzw. Erwartungen werden nicht erfüllt oder die Herangehensweise des Bieters ist inhaltlich nicht schlüssig dargestellt. Dies gilt auch, wenn die Anforderungen bzw. Erwartungen lediglich stichpunktartig ohne weitere Ausführungen wiederholt werden.
2 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich nur mit erheblichen Einschränkungen den Anforderungen. Anforderungen bzw. Erwartungen werden nur mit erheblichen Einschränkungen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters weist inhaltliche Unschärfen auf. Das Konzept lässt also nur eine nicht ausreichende Durchführung der Leistungen erwarten.
4 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht mit Einschränkungen den Anforderungen. Anforderungen bzw. Erwartungen werden mit Einschränkungen erfüllt sind und die Herangehensweise des Bieters ist inhaltlich größtenteils schlüssig dargestellt. Im Hinblick auf die Zielsetzung der Leistung verspricht sie eine ausreichende Umsetzung.
6 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht den Anforderungen. Die Anforderungen bzw. Erwartungen werden vom Bieter erfüllt und die Herangehensweise ist inhaltlich schlüssig dargestellt. Im Hinblick auf die Zielsetzung der Leistung verspricht das Konzept mit kleinen Einschränkungen Erfolg.
8 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht vollumfänglich den Anforderungen. Anforderungen bzw. Erwartungen werden vollumfänglich erfüllt und die Herangehensweise des Bieters ist in jeder Hinsicht schlüssig dargestellt. Im Hinblick auf die Zielsetzung der Leistung ist sie Erfolg versprechend. Dies ist im Konzept grundsätzlich schlüssig dargestellt und verspricht daher eine über den Erwartungen liegende Leistungserfüllung.
10 Punkte: Das Konzept des Bieters ist hinsichtlich dieses Unterkriteriums der Zielerreichung in besonderer Weise dienlich. Anforderungen bzw. Erwartungen werden vollumfänglich erfüllt und die Herangehensweise des Bieters ist der Zielerreichung in herausragender Weise dienlich. Dies ist im Konzept in jeder Hinsicht schlüssig dargestellt und verspricht daher eine weit über den Erwartungen liegende Leistungserfüllung.
Für das Projektdurchführungskonzept können insgesamt maximal 20 Punkte erzielt werden (10 Punkte für das Konzept der Prüfungsstrategie (1) sowie 10 Punkte für das Personalkonzept (2)).
Nähere Angaben zu den Konzepten sind Ziffer VI.3) dieser Bekanntmachung zu entnehmen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Nr.1: Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung (Personen- und Sachschäden
mind. EUR 2.000.000,00 EUR);
Nr. 2: Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre.
Siehe Angebotsformular des Auftraggebers zu den folgenden Punkten:
- Referenzen des Bewerbers zu Jahresabschlussprüfungen, die in den letzten fünf Jahren durchgeführt und abgeschlossen wurden,
- und Nachweise, aus denen hervorgeht, dass der Abschlussprüfer Erfahrungen mit der Prüfung öffentlich-rechtlicher Körperschaften besitzt. Dies insbesondere im Hinblick auf die Anwendung der Grundsätze des staatlichen Haushaltsrechts im Sinne des § 3 Abs. 7a Satz 2 IHK-G und § 53 Abs. 1 HGrG.
Die Vergabestelle lädt die Bieter, die die Eignungsvoraussetzungen erfüllen, zu einer Präsentation im Anschluss an die Angebotsabgabe ein. Die Besprechungen werden voraussichtlich am 30. August 2023 stattfinden. Es wird drum gebeten, diesen Termin vorzumerken. Die Präsentation ist nicht Gegenstand der vergaberechtlichen Wertung.
Es besteht die Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen nebst Erfahrungsnachweisen des Prüfungsleiters und des Projektteams, die gemeinschaftlich für die Ausführung des
Auftrags verantwortlich sind, mit Angabe entsprechender Referenzen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Für das Projektdurchführungskonzept sind die folgenden beiden Konzepte einzureichen:
(1) Konzept der Prüfungsstrategie (Qualität)
Im Rahmen des vorgenannten Kriteriums ist wird bewertet, wie der Bieter seine Prüfungsstrategie gestaltet und im Sinne der Auftraggeberin auf den konkreten Fall anwendet.
Hierbei ist es für die Auftraggeberin besonders relevant, dass der Bieter darstellt, wie er die erforderlichen Prüfungen bei der Auftraggeberin und den Tochtergesellschaften durchzuführen gedenkt. Der Bieter soll sein Prüfungskonzept darlegen und dies anhand der erforderlichen Prüfungsschritte darstellen.
Positiv wird honoriert, wenn das Konzept des Bieters erkennen lässt, dass die Besonderheiten bei der Prüfung von Industrie- und Handelskammern bekannt sind und dieses Wissen sinnvoll in das Konzept integriert wird. Hierfür gehört auch die Bezugnahme auf öffentlich-rechtliche Körperschaften.
Der Auftraggeberin kommt es zudem auf stringentes Prüfungskonzept an, das eine effektive und ordnungsgemäße Prüfung des Jahresabschlusses ermöglicht.
(2) Personalkonzept
Im Rahmen der Bewertung des Personalkonzepts kommt es der Auftraggeberin darauf an, ob der von dem Bieter eingesetzte Abschlussprüfer und das Projektteam in Bezug auf die Beratung von Handels- und Handwerkskammern oder vergleichbaren Körperschaften des öffentlichen Rechts über nachgewiesene Erfahrungswerte verfügen.
Die Bieter haben darüber hinaus im Rahmen des Personalkonzeptes darzulegen, wie sie die Erfahrungen des Abschlussprüfers und des Projektteams im Rahmen der Jahresabschlussprüfung zugunsten der Auftraggeberin einzusetzen gedenken.
Der Auftraggeberin kommt es darauf an, dass die Darstellungen zum Projektteam eine reibungslose Auftragsdurchführung erkennen lassen. Weisen der Abschlussprüfer und das Projektteam einen Schwerpunkt bei der Prüfung oder Beratung der vorgenannten Institutionen nach, so wird dies besonders honoriert.
Positiv wird zudem bewertet, wenn der Bieter eine sinnvolle Vertretungsregelung für unvorhergesehene Personalausfälle vorlegt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YUR6X9Z
Ort: Keine Angabe
Land: Deutschland
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Handelskammer Hamburg die vergaberechtlichen Regelungen freiwillig anwendet. Dies begründet keine Zuständigkeit der Vergabekammer gemäß § 160 GWB.