Fuhrparkmanagement-Software für die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) AöR.
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Küterstraße 30
Ort: Kiel
NUTS-Code: DEF02 Kiel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Frau Nadine Seehaase
E-Mail:
Telefon: +49 431599-1306
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.gmsh.de
Adresse des Beschafferprofils: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/
Abschnitt II: Gegenstand
Fuhrparkmanagement-Software für die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) AöR.
Fuhrparkmanagement-Software für die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) AöR.
Kiel
Die GMSH beabsichtigt die Einführung einer Fuhrparkmanagement-Software, die im Wesentlichen die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften gewährleisten sowie die Digitalisierung im Fuhrpark vorantreiben soll.
Nach unserer Vorstellung ist ein Testbetrieb ab Oktober/November 2023 und ein Wirkbetrieb ab Anfang 2024 geplant. In der Software muss der Fuhrpark mit ca. 280 Fahrzeugen abgebildet werden. Hier inbegriffen sind ca. 65 Poolfahrzeuge, die mit dem digitalen Fahrtenbuch sowie einem CarSharing-Kit für die schlüssellose Öffnung des Fahrzeuges ausgestattet werden sollen. Aus dem Bewirtschaftungsbereich sollen im ersten Schritt 45 Fahrzeuge lediglich mit dem digitalen Fahrtenbuch ausgestattet werden. Weitere Fahrzeuge können in einem zweiten Schritt folgen. Darüber hinaus sollen die GMSH Mitarbeiter*innen die Anwendung sowohl über den Laptop als auch mobil über das Smartphone nutzen können. Die GMSH sucht mit dieser Bekanntmachung einen Partner, der unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen sowie der technischen Rahmenbedingungen, eine Software-as-a-Service Lösung zur Verfügung stellt. Darüber hinaus soll der Geschäftspartner bei der Einführung der Anwendung beratend unterstützen sowie die Wartung und Betreuung im laufenden Geschäft übernehmen.
Folgende formale Anforderungen muss die Fuhrparkmanagement-Software erfüllen:
- Einstellen verschiedener Rollen und Berechtigungen, sowie Pflege dieser von GMSH-Admins
- Jederzeitiges Anlegen neuer Benutzer mit definierten Rollen durch GMSH-Admins oder über eine automatisierte Schnittstelle
- Jederzeitiges Anlegen neuer Benutzer mit definierten Rollen und Löschen dieser Benutzer mit einer Alternative zum AD-Zugriff (z. B. manuell)
- Löschen der Benutzer durch die GMSH Admins
- System muss in deutscher Sprache abbildbar sein und Euro als Währung hinterlegt sein
- Anzeige in Echtzeit
- Mobil optimierte Anwendung, sowie anwendbar über PC, Laptop und mobile Endgeräte
- Abbildung von verschiedenen Fahrzeuggruppen/Standorten
- Suchfunktion von zur Verfügung stehenden Fahrzeugen muss vorhanden sein
- Funktion zum Durchsuchen von Fahrzeugakten nach Daten und Werten
- Feste Zuweisung von Fahrzeugen und unbefristete Fahrzeughistorie
- Funktion zum Gestalten der Fahrzeugakte hinsichtlich des Anlegens von Ordnerstrukturen und des Einstellen von Dokumenten
- Anlegen von Aufgaben und Erinnerungen im System
- Einsehen und Anpassen von persönlichen Buchungen
- Verschiedene Buchungsintervalle vorhanden
- Anzeige der Ausstattung des Fahrzeuges
- Anzeige des aktuellen Standortes des Fahrzeugs
- Funktion zur Sperrung einzelner Fahrzeuge vorhanden
- Automatische Überprüfung der gesetzlichen Pflichten während der Reservierungsanfrage
- Funktion zur digitalen Führerscheinkontrolle
- Erinnerungsfunktion an die Führerscheinvorlage
- Information über ausbleibende Führerscheinkontrollen an die Fuhrparkverantwortlichen
- Exportfunktion nach Excel
- Es wird eine Dokumentation über die kundenspezifische Systemeinrichtung geführt
- Bereitstellung als Software-as-Service Anwendung
- Front-End als Webanwendung, ohne zusätzliche Plug-Ins und auf Standardbrowsern lauffähig
Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, sowie eine Mindestpunktzahl von 600 Punkten (von möglichen zu erreichenden 1.000 Punkten) erreichen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 6 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 6. und 7. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden maximal sechs Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV.
Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
2. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart (Fuhrparkmanagement-Software) die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2020 - 2022). Sofern der Gesamtumsatz für das Jahr 2022 noch nicht vorliegt, sind die Gesamtumsätze für den Zeitraum 2019-2021 einzureichen.
3. Darstellung der besonderen Erfahrungen des Unternehmens auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistungen (Fuhrparkmanagement-Software), durch eine Liste von im Wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten einschlägigen und vergleichbaren (hinsichtlich Auftragsvolumen pro Jahr) Referenzleistungen, unter Angabe des Auftragswertes, der Ausführungszeit sowie Auftraggeber (Referenzkunden) mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (mit mindestens 3 Kunden der letzten drei Jahre (2020 - 2022)).
4. Aussagekräftige Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zum Qualitätsmanagement (max. 10 DIN A4 Seiten).
Die Teilnahmeunterlagen werden gesichtet bzgl. der klaren und nachvollziehbaren Maßnahmen zur Qualitätssicherung hinsichtlich, z.B.:
- interne Organisationsrichtlinien, dokumentiertes Qualitätssicherungssystem
- Optimierung von Kommunikationsstrukturen innerhalb des Unternehmens
- Gestaltung von Arbeitsabläufen in der Organisation des Unternehmens
- internes Qualitäts(management)handbuch
- Umweltmanagement im Unternehmen
5. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung, Gründungsdatum für diesen Unternehmenszweig, Kunden in Deutschland, weitere aussagekräftige Unterlagen, die es ermöglichen, ein Gesamtbild vom Unternehmen zu erhalten).
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.
6. Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die gem. § 4 Abs. 1 Satz 1 VGSH erforderlichen Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben. Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
7. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. Das Formblatt ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können.
Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist.
Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 08. Mai 2023 an die GMSH, z.H. Frau Nadine Seehaase (e-Vergabesystem, E-Mail: ) zu richten.
Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die max. fünf ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 19. Juni 2023 an die GMSH, z.H. Frau Nadine Seehaase (e-Vergabesystem, E-Mail: ) zu richten.
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende weitere Unterlagen einzureichen:
8. Darstellung zur Etablierung des Unternehmens
Um einen vollumfänglichen Überblick über das Dienstleistungsunternehmen und seine Positionierung am Markt zu gewinnen, ist es dem AG wichtig das Unternehmen im Gesamtkontext zum Markt einschätzen zu können. (Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter, Gründungsdatum, Bedeutung am Markt, Leistungsumfang, Erfahrungen, Ausfallwahrscheinlichkeit, Risikoeinschätzung, ...)
Die zur Verfügung gestellten Unterlagen werden hinsichtlich der Positionierung des Dienstleisters am Dientsleistungs-Markt gesichtet und dabei insbesondere hinsichtlich folgender Indikatoren geprüft:
- Umfang der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand
- Art und Inhalt der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand
- Bezug (Relevanz) der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand
9. Eigenerklärung, dass keine Eintragungen im Wettbewerbsregister vorliegen.
Gemäß §6 Abs. 1 WRegG ist der Auftraggeber ab einem Auftragswert 30.000€ netto vor Erteilung des Zuschlags ab dem 01.06.2022 zu einer Abfrage beim Wettbewerbsregister verpflichtet. Der Auszug aus dem Wettbewerbsregister wird vor der Zuschlagserteilung von der GMSH eingeholt.
10. Eigenerklärung einen Vertrag auf Grundlage von EVB-IT zu schließen.
.
Die Präsentationen werden voraussichtlich in der 27.-29. Kalenderwoche 2023 in Kiel oder digital stattfinden.
.
Bietergemeinschaft:
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft
müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland
Telefon: +49 431/988-4542
Fax: +49 431988-4702
Postanschrift: Küterstraße 30
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 431/599-1112
Fax: +49 431/599-1119
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Postanschrift: Küterstraße 30
Ort: Kiel
Postleitzahl: 24103
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 431599-1306