Öffentliche Ausschreibung 2022 Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena Referenznummer der Bekanntmachung: EU-VV/2021-153 2022-12-09

Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena Referenznummer der Bekanntmachung: EU-VV/2021-153

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Jena
NUTS-Code: DEG03 Jena, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 07743
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.uni-jena.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

Referenznummer der Bekanntmachung: EU-VV/2021-153

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: 1 172 213.70 EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

72512000 Dokumentenmanagement

72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware

72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEG03 Jena, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

07743 Jena

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).

Dabei sollen vier Pilotbereiche als Teil eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support von der Auftragnehmer:in zur Verfügung gestellt und abnahmefähig eingeführt werden.

Es handelt sich um folgende vier Pilotbereiche:

- Abbildung einer Drittmittelprojektakte

- Abbildung einer digitalen Studierendenakte

- Abbildung der Prozesse zur Beantragung und zur Abrechnung von Dienstreisen

- Abbildung der Prozesse zur Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen

Zudem hat die Auftraggeberin die Möglichkeit, weitere Funktionalitäten/Dienstleistungen bei der Auftragnehmerin auf Basis eines Rahmenvertrages abzurufen.

Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leistungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: 1. Systemfunktionalitäten, 2. Begleitende Konzepte, 3. Bewertete Produktvorstellungen / Gewichtung: 50

Preis - Gewichtung: 50

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 225-589769

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: EU-VV/2021-153

Bezeichnung des Auftrags:

Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

05/12/2022

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Meppen
NUTS-Code: DE949 Emsland
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 172 213.70 EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Angaben zur Auswahl gem. Ziffer II.2.9): Für die Angaben in den Teilnahmeanträgen in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" können die Bewerber insgesamt 60 Punkte erreichen.

1. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erreichen für die Angaben zu III.1.2/3 (Angaben zu Mitarbeitenden gemäß dortiger Definition und Vorgaben): pro Mitarbeitende im Durchschnitt der letzten drei Jahre einen Punkt, maximal jedoch 20 Punkte.

2. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/1 (Angaben zur vergleichbaren Unternehmensreferenzen gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten (Einführung einer Aktenlösung, Abbildung von Workflows, Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One) im Rahmen einer oder mehrerer Unternehmensreferenzen nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt pro Nachweis einer weiteren erfolgreichen Produktivsetzung einer der drei genannten Funktionalitäten vergeben, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.

3. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/2 (Angaben zur vergleichbaren persönlichen Referenzen für das Profil "Projektleiter:in" gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten im Rahmen eines oder mehrerer persönlicher Referenzprojekte des benannten Mitarbeiters nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt vergeben für jede weiter erfolgreiche Einführung einer der genannten oder weiterer Funktionalitäten über die Mindestanforderungen hinaus, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Weimar
Land: Deutschland

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff. GWB. Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Danach sind Interessenten/Bewerber und Bieter gehalten, vermeintliche/behauptete Vergabeverstöße schnell gegenüber der Auftraggeberin zu rügen, weil sie die behaupteten Verstöße sonst ggf. nicht mehr geltend machen können. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere dann unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

06/12/2022

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