Scandienstleistungen (27/AD-IT/2022) Referenznummer der Bekanntmachung: 27/AD-IT/2022
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Erfurt
NUTS-Code: DEG01 Erfurt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 99089
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]14
Fax: [gelöscht]83
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.ikk-classic.de/vergabe
Abschnitt II: Gegenstand
Scandienstleistungen (27/AD-IT/2022)
Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Abholen der Post vom Briefzentrum, die Entgegennahme von eingehenden Paketen mit zu scannender Post, die Posteingangsverarbeitung, das Öffnen, Sortieren, Scannen, Digitalisieren und das Signieren der Eingangspost der Auftraggeberin sowie das Übermitteln der zu erstellenden Daten im vorgegebenen Format an die Auftraggeberin. Dabei ist von einem durchschnittlichen täglichen Sendungsvolumen von etwa
56.800 Dokumenten mit rund 87.400 Blatt täglich auszugehen.
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Die Auftraggeberin setzt eine taggleiche Verarbeitung und Zurverfügungstellung in digitaler Form im Inputmanagementsystem der Auftraggeberin der für die Auftraggeberin eingehenden Posteingänge voraus.
Diese Qualitätssicherung erfolgt nach der Digitalisierung anhand einer stichprobenartigen Qualitätskontrolle der vom Auftragnehmer an die Auftraggeberin übergebenen Daten sowie gemäß den Vorgaben des BSI-Grundschutzes.
Das Einführungsprojekt und die Pilotierung umfassen den Zeitraum von sechs Monaten nach Zuschlagserteilung.
Eine Abrufverpflichtung der Auftraggeberin aus der Rahmenvereinbarung besteht nicht. So ist es möglich, dass es im Zuge der Vertragsumsetzung der Umfang der Beauftragungen deutlich geringer ausfallen, d. h., von den Angaben (geschätzte Anzahl) im Preisblatt abweichen kann. Bei Angaben zur Anzahl, die als Kalkulationsgrundlage im Preisblatt gekennzeichnet sind, handelt es sich ausdrücklich nicht um eine garantierte Abnahmemenge. Verbindliche Umsatzvolumen werden nicht garantiert.
Die absolute Höchstmenge in der Grundlaufzeit beträgt 20 Prozent über den Angaben der geschätzten Anzahlen aus dem Preisblatt.
Im Zeitraum der optionalen Vertragsverlängerungen beträgt die absolute Höchstmenge je Verlängerung 20 Prozent über den Angaben der geschätzten Anzahl aus dem Preisblatt.
Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und läuft bis zum 28.02.2025. Beginn der Leistungsausführung der Scandienstleistungen ist jedoch erst ab dem 01.03.2023 zu erbringen.
Die Auftraggeberin hat die Möglichkeit, bis sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber den Vertrag um jeweils weitere zwölf Monate zu verlängern, längstens jedoch bis zum 29.02.2028.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
>> Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe
insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen
Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen
Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen
und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des
Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall
der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur
Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien
>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der
Gesamtumsatz des Bieters sowie der
Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021), soweit er
Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist
("Eigenerklärung Umsatz").
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot
vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des
Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §
36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2019, 2020, 2021 (addierter Gesamtumsatz 2019, 2020, 2021 geteilt durch drei) muss mindestens ≥ 30 Mio. Euro betragen.
>> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung; Der Bieter hat zu erklären, dass er im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen je Versicherungsfall verfügen wird:
- Personen- und Sachschäden: 2 Mio. EUR,
- Vermögensschäden: 2 Mio. EUR und
- Schäden aus der Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen 2 Mio. EUR
>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung
vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021) beizufügen, in welcher
der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung,
der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der
Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat
sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot
vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des
Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §
36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet,
im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
Hinweis vorab: Da sich ein Auftrag aus fachlicher Sicht zur Abdeckung mehrerer, der geforderten Referenzen eignen kann, kann ein Auftrag auch mehrfach als Referenz angeben werden. Zur Erfüllung der Mindestvoraussetzungen an die Referenzen sind allerdings mindestens drei verschiedene Aufträge anzugeben.
1. Es sind drei Referenzen aus den letzten drei Jahren zu benennen, die sich auf die Verarbeitung des Posteingangs mindestens einer Krankenversicherung bzw. Sozialversicherung und im Weiteren Verwaltungen / öffentliche Dienst (mindestens 1.000 Mitarbeiter/-innen) oder eines Unternehmens (mindestens 1.000 Mitarbeiter/-innen) bezieht. Der benannten Referenzaufträge müssen insbesondere die Prozesse des Öffnens, Sortierens, Scannens (Digitalisierung), der qualifizierten elektronischen Signierung sowie die Bereitstellung der erstellten Daten für den jeweiligen Auftraggeber umfassen. Die Leistungen müssen über einen (zusammenhängenden) Zeitraum von mindestens zwölf Monaten erbracht worden sein und sich auf die Bearbeitung eines Volumens von mindestens 40.000 Sendungen täglich beziehen.
In der Eigenerklärung – ggf. auf einer gesonderten Anlage dazu – ist detailliert zu beschreiben, welche Arbeitsschritte der jeweilige Referenzauftrag beinhaltet. Es muss sich aus den Ausführungen ergeben, dass insbesondere die Prozesse des Öffnens, Sortierens, Scannens (Digitalisierung), der qualifizierten elektronischen Signierung sowie die Übermittlung der erstellten Daten an den jeweiligen Auftraggeber umfasst sind.
2. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren anzugeben, in dem der Bieter nachweist, dass er für den Auftraggeber die (Zwischen-)Archivierung der Papieroriginale übernommen hat. Die Leistung muss über einen Zeitraum von mindestens zwölf Monaten erbracht worden sein und sich auf den Eingang eines Volumens von mindestens 40.000 Sendungen täglich beziehen. In der Eigenerklärung – ggf. auf einer gesonderten Anlage dazu – ist detailliert zu beschreiben, welche Arbeitsschritte bei der (Zwischen-)Archivierung der Papieroriginale der jeweilige Referenzauftrag beinhaltet.
>> Es müssen folgende EU-Zertifizierungen bestehen:
- ein Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen implementiert sein, das die Anforderungen der EN ISO 9001:2015 erfüllt,
- ein Energiemanagementsystem im Unternehmen für den vorgesehenen Produktionsstandort implementiert sein, das die Anforderungen der ISO 50001 : 2018 erfüllt und
- ein Informations-Sicherheitsmanagementsystem im Unternehmen implementiert sein, das die Anforderungen der ISO / IEC 27001 : 2017 erfüllt
>> Die Dienstleistung zur Vernichtung der papierhaften Dokumente hat
- zwingend durch ein nach § 56 KrWG zertifiziertes Unternehmen bzw. ein Unternehmen zu erfolgen, das die Anforderungen der Entsorgungsfachbetriebsverordnung vom 10.09.1996 (EfbV) in der aktuell geltenden Fassung erfüllt und
- gemäß DS-GVO sowie DIN 66399 und der DIN EN 15713 mindestens nach der Sicherheitsstufe 4 und der Schutzklasse 3 zu erfolgen.
Abschnitt IV: Verfahren
Die Öffnung der Angebote erfolgt nicht öffentlich, d.h. Bieter sind nicht anwesend.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die
Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung
verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
>> Der Bieter hat mit dem Angebot gemäß Ziffer 6 BWB eine als Kalkulation bezeichnete Datei verschlüsselt, d.h. passwortgeschützt einzureichen, die zum Zwecke der Überprüfbarkeit etwaiger Anpassungsverlangen während der Vertragslaufzeit geöffnet werden darf.
>> Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus
dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß § 6 WRegG bzw. Gewerbezentralregister gemäß § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
> Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung (60)
> ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer/Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61))
> Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62)
> Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63)
> Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64)
> Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65) und
> ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept gemäß Ziffer 5 der BWB.
>> Mit dem Angebot hat der Bieter ein selbst zu erstellendes Einführungskonzept sowie ein Durchführungskonzept gemäß Ziffer 3 und 4 BWB vorzulegen.
>> Außerdem ist eine Erklärung des Bieters zu vorgesehenen Projektleiters und stellvertretende Projektleitung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (42) vorzulegen.
Hinweis (siehe Ziffer 12 der BWB):
Die Auftraggeberin behält sich einen Präsentationstermin mit den Bietern zu den drei nach der Wertung besten
Angeboten auf Basis des abgegebenen Angebots vor. Der Präsentationstermin wird voraussichtlich digital per
Videokonferenz durchgeführt. Für den Präsentationstermin erfolgt keine Erstattung von Aufwandsersatz.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das
Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber
der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu
Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen
mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang
dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.