Transformation SAP S/4 HANA Referenznummer der Bekanntmachung: S001-2021

Auftragsbekanntmachung – Sektoren

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU

Abschnitt I: Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Erfurt
NUTS-Code: DEG01 Erfurt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 99086
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.stadtwerke-erfurt.de
Adresse des Beschafferprofils: www.stadtwerke-erfurt.de/ausschreibungen
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E33745674
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E33745674
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.6)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Dienstleistung im Rahmen von Sektorentätigkeiten

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Transformation SAP S/4 HANA

Referenznummer der Bekanntmachung: S001-2021
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Transformation SAP S/4 HANA

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEG01 Erfurt, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Leistungserfüllungsort ist der Hauptsitz der SWE Stadtwerke Erfurt Gruppe (Magdeburger Allee 34, 99086 Erfurt).

Die Leistungserbringung wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber Remote als auch vor Ort beim Auftraggeber erfolgen.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Im Zuge des technologischen Wandels steht die Stadtwerke Erfurt Gruppe (SWE Gruppe) heute vor neuen Einflussfaktoren und damit verbundenen Chancen als auch Herausforderungen. Technologische Veränderungen können zu Veränderungen der Lösungen und somit auch zu Anpassungen an Abläufen, Geschäftsprozessen und Organisationen führen. Andererseits benötigen zeitgemäße und effiziente Lösungen neue Technologien, um das Kerngeschäft der SWE Gruppe und deren Tochterunternehmen zukunftssicher abbilden und neue Geschäftsmodelle etablieren zu können. Dabei nimmt eine wohlüberlegte Vorgehensweise hinsichtlich des Einsatzes von neuen Technologien eine Schlüsselrolle ein. Die Einführung neuer Technologien hat Einfluss auf alle Unternehmen der SWE Gruppe und erfordert einen Transformationsprozess für die gesamte SWE Gruppe. Aufgrund der Komplexität einer solchen Transformation beschäftigen sich die beiden Shared Service Gesellschaften der SWE Gruppe bereits seit 2019 mit dem Thema SAP S/4HANA. Sie starteten im April 2019 mit der Teilnahme am Adoption Starter Engagement der SAP. Ziel war es, die vorhandene Systemlandschaft der SWE Gruppe zu analysieren und einen Überblick über die von einer Transformation zu dem ERP Nachfolger S/4HANA betroffenen Komponenten zu erhalten. Aufbauend auf den erzielten Ergebnissen hat die SWE Service GmbH 2020 eine Vorstudie in Auftrag gegeben, mit dem Ziel, die im Einsatz befindlichen SAP ERP 6.0-Anwendungen vor dem Hintergrund einer Migration nach SAP S/4HANA gesamthaft analysieren und ein entsprechendes Vorgehensmodell erstellen zu lassen. Im Fokus der Vorstudie stand das aktuelle SAP R/3 ERP mit seinen fachspezifisch ausgeprägten Prozessen. Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration nach SAP S/4HANA dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren. Im Rahmen der Vorstudie wurde (ausschließlich für die Prozesse der SWE Service GmbH) eine fachliche und technische IST-Analyse sowie SOLL-Konzeptionierung der Migration nach SAP S/4HANA durchgeführt. Ergänzt wurden diese durch Analysen zur Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation bzw. -struktur sowie Verantwortlichkeiten.

Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration auf das SAP-System dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren.

Um die speziellen Anforderungen des Auftraggebers an das neue SAP-System detailliert zu identifizieren und festzuhalten sowie um zu dokumentieren, wie diese Prozesse im neuen SAP-System abgebildet werden können, ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer aufbauend auf den Ergebnissen der Vorstudie und unter Anwendung der Vorgaben von SAP Activate entsprechende Analysen vornimmt und ein Feinkonzept erstellt, in dem wie bei einem sogenanntes Business Scenario Design Document dargestellt wird, wie das neue SAP-System eingestellt und angepasst werden muss, um den Anforderungen des Auftraggebers zu entsprechen. Der Auftraggeber sucht ein hochqualifiziertes SAP-Systemhaus/ Beratungshaus mit dem SAP-Partnerstatus „Silber“ (oder höher).

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität/Leistung / Gewichtung: 70 %
Qualitätskriterium - Name: Vertrag / Gewichtung: 10 %
Preis - Gewichtung: 20 %
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/07/2022
Ende: 30/06/2024
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Anzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

- Angabe wie viele SAP R/3-Systeme (Applikation) in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4 HANA erfolgreich transformiert wurden

- Angabe wie viele SAP R/3-Systeme (Applikation) in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4 HANA im hybriden Ansatz mit Teilen von Green-Field und Brown-Field transformiert wurden

- Angabe über wie viele Jahre Erfahrung der Bewerber in der Anwendung vom SAP-best practise Ansatz in der Umsetzung/Migration von S/4 HANA Projekten verfügt

- Angabe über wie viele Jahre Erfahrung der Bewerber in Ablauf und Methodik mit SAP Activate verfügt

- Angabe wie viele Projekte (Vorstudien und Migration) bezogen aus dem stadtwerkenahen Umfeld >150.000 Einwohner (Daseinsvorsorge), vom Bewerber bisher durchgeführt wurden

- vergleichbaren Referenz mit folgenden Mindestangaben:

Auftraggeber nebst Ansprechpartner, Ort und Art der Serviceleistung, Ausführungszeitraum, Projektsteckbrief, Anzahl Buchungskreise, Anzahl (komplexer) Schnittstellen, Projektvolumen, Personaleinsatz, Beantwortung Fragen zu Stadtwerkenähe; Zwei-Mandanten-Modell; SAP-Activate (Bewerber haben die Möglichkeit mind. eine (jedoch max. drei) Referenz(en) einzureichen, der Auftraggeber wird alle Referenzen bepunkten, es fließt jedoch nur die Referenz mit der höchsten Punktzahl in die Gesamtbewertung ein.) Die genauen Maßstäbe der Bepunktung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

zu Pkt. II.2.7): Termin Abschluss Transformation inkl. Inbetrieb- und Testphase: 31.12.2022 (Zwischentermin); im Anschluss erfolgt die Hypercare- und Stabilisierungsphase voraus. Abschluss am 30.06.2024

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Nachweis zur Eintragung im Berufs- bzw. Handelsregister

Sämtliche Anforderungen zur Eignung und zur Bewertung der Eignung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung über einen Mindestjahresumsatz in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand (SAP R/3 Transformation auf S/4 HANA) von 2.000.000,00 € in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

- Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen abgeschlossen zu haben.

(Mindestversicherungssummen: Personenschäden: 5 Mio. €, Sachschäden: 5 Mio. €, Vermögensschäden: 2,5 Mio. €) - Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde

- Erklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde

Sämtliche Anforderungen zur Eignung und zur Bewertung der Eignung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Angabe wie viele SAP R/3-Systeme (Applikation) in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4 HANA erfolgreich transformiert wurden

- Angabe wie viele SAP R/3-Systeme (Applikation) in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4 HANA im hybriden Ansatz mit Teilen von Green-Field und Brown-Field transformiert wurden

- Angabe über wie viele Jahre Erfahrung der Bewerber in der Anwendung vom SAP-best practise Ansatz in der Umsetzung/Migration von S/4 HANA Projekten verfügt

- Angabe über wie viele Jahre Erfahrung der Bewerber in Ablauf und Methodik mit SAP Activate verfügt

- Angabe wie viele Projekte (Vorstudien und Migration) bezogen aus dem stadtwerkenahen Umfeld >150.000 Einwohner (Daseinsvorsorge), vom Bewerber bisher durchgeführt wurden

- Angabe von mind. einer (max. drei) vergleichbaren Referenz(en) mit folgenden Mindestangaben:

Auftraggeber nebst Ansprechpartner, Ort und Art der Serviceleistung, Ausführungszeitraum, Projektsteckbrief, Anzahl Buchungskreise, Anzahl (komplexer) Schnittstellen, Projektvolumen, Personaleinsatz, Beantwortung Fragen zu Stadtwerkenähe; Zwei-Mandanten-Modell; SAP-Activate Sämtliche Anforderungen zur Eignung und zur Bewertung der Eignung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Der Bewerber / die Bietergemeinschaft verfügt über Erfahrungen im Umgang und Durchführung mittels SAP Activate (SAP Activate Projekt Management?).

- Der Bewerber / die Bietergemeinschaft verfügt Ressourcen mit Scrum Master Zertifizierung.

- Die für die Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend und wenden diese während der Leistungserbringung im Kontakt mit dem Auftraggeber an.

- Alle Dokumente und Präsentation werden in deutscher Sprache verfasst und dem Auftraggeber in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

- SAP Partner Status mindestens Silber Partner?

Sämtliche Anforderungen zur Eignung und zur Bewertung der Eignung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.

III.1.6)Geforderte Kautionen oder Sicherheiten:

Es wird eine Sicherheit für die Vertragserfüllung vereinbart. Die Höhe der Sicherheit ist Bestandteil des Verhandlungsverfahrens.

III.1.7)Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder Hinweise auf Vorschriften, in denen sie enthalten sind:

Rechnungen sind binnen 30 Kalendertagen nach Zugang zur Zahlung fällig.

III.1.8)Rechtsform, die die Unternehmensgruppe, der der Auftrag erteilt wird, haben muss:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

- Eigenerklärung zur Pflichterfüllung nach dem Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns

- Verfahrens- und Vertragssprache: Deutsch

- Eigenerklärung über Erfahrungen im Umgang und Durchführung mittels SAP Activate Projekt Management

- Nachweis über den SAP „Silber“-Partner Status (ein höherer Partner Status ist ebenfalls möglich)

- Nachweis über Ressourcen mit Scrum Master Zertifizierung

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 14/01/2022
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 21/01/2022
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 23/09/2022

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden höchst sensible Daten des Auftraggebers veröffentlicht und kommuniziert. Aus diesem Grund ist ein anonymer Zugriff auf die Vergabeunterlagen nicht gerechtfertigt.

Im Rahmen der Beschaffungsunterlagen werden sensible Daten in einem durch Passwortschutz veröffent-lichten Ordner bereitgestellt. Sie finden in den Beschaffungsunterlagen eine Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung. Die Bewerber müssen die ausgefüllte und unterschriebene Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung per Bieterkommunikation (alternativ: per E-Mail an [gelöscht] und [gelöscht]) senden. Nach Prüfung und Gegenzeichnung wird den geprüften Bewerbern das Passwort für die weiteren Unterlagen mitgeteilt.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.landesverwaltungsamt.thueringen.de/wirtschaft/vergabekammer
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.landesverwaltungsamt.thueringen.de/wirtschaft/vergabekammer
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
01/12/2021

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