Erweiterung vorhandener Lizenzen zum DMS Referenznummer der Bekanntmachung: 3846/323
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Gotha
NUTS-Code: DEG0C Gotha
Postleitzahl: 99867
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.ekom21.de
Adresse des Beschafferprofils: www.ekom21.de
Abschnitt II: Gegenstand
Erweiterung vorhandener Lizenzen zum DMS
Lizenzerweiterung der vorhandenen, integrierten DMS-Lösung zur Nutzung durch KIV, ihrer Gesellschafter und Kunden.
Die KIV erwägt, den Auftrag für die gewünschten Leistungen an den in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung bezeichneten Auftragnehmer („vorgesehene Auftragnehmer“) - zu vergeben.
Die KIV und seine Gesellschafter setzen das DMS-System regisafe im Rechenzentrum und lokal ein. Das System ist seit vielen Jahren Bestandteil einer Langzeitarchiv- und Dokumentenablagesystematik. Im Rahmen der aktuellen Umsetzungsvorhaben im Rahmen der Digitalisierungsanstrengungen, besteht der dringende Bedarf weiteren Nutzern Zugang zum System zu ermöglichen. Daher ist eine Lizenzaufstockung einschließlich Pflegeleistungen und weiterer Dienstleistungen zwingend erforderlich und vorgesehen.
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten einschließlich Rechten des geistigen Eigentums
Die KIV hat festgestellt, dass die Besonderheiten der beabsichtigen Auftragsvergabe dazu führen, dass zu den vorgesehenen Zeitpunkten nur ein Unternehmen die Anforderungen der KIV erfüllen kann, nämlich der vorgesehene Auftragnehmer.
Zur Umsetzung einer Vielzahl von Digitalisierungsaufgaben ist das DMS System regisafe in eine Gesamtlösung zur dokumentengestützten Bearbeitung und Archivierung integriert. Hier werden u.a. die vom Landesportal Thüringen, von DeMail etc. empfangenen Elektronischen Rechnungen empfangen, aufbereitet, zur Recherche abgelegt und in einer komplexen, zertifizierten Langzeitspeicherlösung archiviert. Zusätzlich werden alle über Portallösungen, wie ThAVEL (Thüringer Antragsmanagementsystem für Verwaltungsleistungen ), EfA (Einer für Alle" – zentrale Entwicklung und Betrieb einer Softwarekomponente der Digitalisierung eines Bundeslandes oder eine Allianz aus mehreren Ländern ) etc. über das in Thüringen durch die KIV betriebene Kommunal Gateway empfangen, aufbereitet und an die Archivlösung mit übergeben. Hierfür sind fast 2/3 der Thüringer Kommunen an diese Gesamtlösung technisch angebunden.
Um die getätigte Investition in den Wissensaufbau des Personals, die Schaffung der Mandantenfähigkeit sowie die Erarbeitung eines Betriebskonzeptes und Sicherheitskonzeptes bis hin zur Zertifizierung im Rahmen des RZ-Betriebes nicht zu gefährden ist es nicht wirtschaftlich ein neues Komplettsystem zu konzipieren und einzuführen. Der Planungszeitrahmen und die Erarbeitung des mandantenfähigen Gesamtkonzeptes, sowie die individuelle Softwareentwicklung dauerte fast 2 Jahre. Eine Migration in ein andere Gesamtlösung bedingt die Anpassung beim Kunden vor Ort, die Migration der Daten aus Zwischen- und Langzeitspeicher sowie die Neuentwicklung einer Reihe von technischen Schnittstellen, was wirtschaftlich und ressourcenbedingt derzeit nicht geleistet werden kann.
Die Mehrzahl der Verwaltungen in Thüringen haben über einzelne Vergabeverfahren die Lösung regisafe beschafft. Auf Grund dieser Beschaffungen wurde durch die KIV ein thüringenweit einheitliches Umsetzungskonzept für derzeitige und zukünftige Verwaltungsaufgaben geschaffen. Diese Lösung muss durch den Kommunalen IT-Dienstleister weitergeführt werden. Eine Neukonzipierung und -projektierung auf Basis einer anderen DMS Lösung, auch im Kontext der integrativen Gesamtlösung (s.o.), würde die Einführung der Elektronischen Akte und darauf aufbauernder Digitalisierungsvorhaben bei mehr als der Hälfte der Thüringer Verwaltungen eine enormen hohen finanziellen Aufwand, kapazitive Engpässe für Planung und Umsetzung bedeuten.
Eine zusätzliche Entwicklung weiterer voll umfänglicher Gesamtlösungen, widerspricht der Vorgabe des Landes Thüringen zur angestrebten Vereinfachung und Vereinheitlichung von Digitalisierungslösungen und ist in dem durch OZG vorgegebenen Zeitfenster nicht realisieren.
Des Weiteren entlastet die Weiterführung des bestehenden Umsetzungskonzeptes das Personal der der Thüringer Behörden sowie der KIV maßgeblich, da sich eine Vielzahl von Synergien ergeben, wie z. B.: die einfache Schnittstellenanbindung sowie IT-Fachverfahrens- Integration, der Support und Hotline für eine Vielzahl von Kunden, die Wartung und Nachnutzung von Digitalisierungsschnittstellen, und Einführungsstrategien und Schulungskonzepten.
Durch die große Nutzeranzahl in Thüringen ergibt sich ein interkommunaler Erfahrungsaustausch, welcher mit Alternativprodukten erst in Jahren entstehen würde. Die benötigen Leistungen können in der benötigen Art und Weise so nur direkt beim Hersteller des DMS Systems regisafe, beschafft werden,
Die KIV geht daher davon aus und ist der festen Überzeugung, dass die benötigen Lieferungen Leistungen in der benötigen Art und Weise allein durch den in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung angegebenen Auftragnehmer, dem Hersteller des DMS Systems regisafe,erbracht werden können.
Deshalb wird diese Veröffentlichung gemäß § 135 Abs. 3 Nr. 2 GWB vorgenommen.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Erweiterung vorhandener Lizenzen zum DMS
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Waiblingen
NUTS-Code: DE116 Rems-Murr-Kreis
Postleitzahl: 71332
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse: www.comundus.com
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Es handelt sich vorliegend um eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung mit der durch den Auftraggeber seine Absicht zum Vertragsabschluss mit dem vorgesehenen Auftragnehmer bekundet. Ein Vertragsschluss ist daher noch nicht erfolgt.
2. Der Abschluss des Vertrages erfolgt gemäß § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB frühestens zehn Kalendertage nach dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Es wird daher darauf hingewiesen, dass es sich bei dem in Abschnitt V, Nr. 2.1) der Bekanntmachung angegebenen Datum um das heutige handelt, da technisch keine späteren Termine zugelassen werden.
3. Die in Abschnitt II, Nr. II.1.7) und Abschnitt V, Nr. V.2.4 angegebenen Werte entsprechen nicht den tatsächlichen Werten. Die Angaben erfolgen nur, weil das Eingabeformular dort zwingend eine Eintragung verlangt. Die tatsächlichen Werte werden nicht bekanntgemacht, weil die berechtigten geschäftlichen Interessen des vorgesehenen Auftragnehmers betroffen sind und die Veröffentlichung den lauteren Wettbewerb zwischen Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde (vgl. Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU)
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]4
Fax: [gelöscht]4
Der Auftraggeber ist gemäß § 135 Abs. 3 GWB verpflichtet, vor dem Zuschlag eine Wartefrist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten, bevor er den Vertrag abschließt. Innerhalb dieser Zeit kann die Zuschlagsentscheidung der Auftraggeberin, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, auf Antrag eines Betroffenen bei der zuständigen Vergabekammer nachgeprüft werden.
§ 135 GWB lautet:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.