Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Warsbergstraße 1
Ort: Erfurt
NUTS-Code: DEG01 Erfurt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 99092
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.gfaw-thueringen.de

Beschaffung einer Standardsoftware zum Management von Fördermitteln

Referenznummer der Bekanntmachung: IT 2020

Lieferauftrag

Bereitstellung, Implementierung, Inbetriebnahme und Pflege eines IT-Systems zur Verwaltung von Förderprogrammen (Fördermittelmanagementsoftware).

14/12/2020

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S [removed]

Abschnitt Nummer: II.2.4)

Stelle des zu berichtigenden Textes: Beschreibung der Beschaffung:

Anstatt:

Vorweg erfolgt an dieser Stelle der Hinweis, dass in dieser Leistungsbeschreibung grundsätzlich das generische Maskulinum verwendet wird. Gemeint sind immer männliche, weibliche und diverse Personen.

Bei der nachfolgenden Beschreibung der Beschaffung handelt es sich um eine verkürzte Leistungsbeschreibung. Diese soll dem Bewerber lediglich eine Prüfung ermöglichen, ob die Beschaffung in sein Leistungsspektrum fällt. Die folgende Beschreibung ist nicht verbindlich und keinesfalls einem noch zu erstellenden Angebot zu Grunde zu legen. Bewerber, die geeignet sind, erhalten im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes eine detaillierte Leistungsbeschreibung als Teil der Vergabeunterlagen.

Die Gesellschaft für Arbeits- und Wirtschaftsförderung des Freistaates Thüringen mbH (GFAW) ist eine Landesgesellschaft des Freistaates Thüringen und Tochtergesellschaft der Thüringer Aufbaubank. Die GFAW ist mit der Umsetzung von Aufgaben im Bereich von Zuwendungen beliehen. Darüber hinaus ist sie als unselbstständiger Verwaltungshelfer für mehrere Thüringer Ministerien tätig.

Die GFAW ist ein wichtiger Ansprechpartner in Thüringen, wenn es beispielsweise um die Umsetzung der Thüringer Arbeitsmarkt-, Berufsbildungs- und Sozialpolitik geht. Im Auftrag von derzeitig sechs zuständigen Landesministerien setzt die GFAW Förderprogramme des Europäischen Sozialfonds (ESF), des Freistaats Thüringen sowie des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raumes (ELER) um.

Die Umsetzung der jeweiligen Förderprogramme erfolgt insbesondere gemäß §§ 23, 44 der Thüringer Landeshaushaltsordnung (und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften), dem Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz sowie den Europäischen Strukturfondsverordnungen und den dazu erlassenen delegierten Rechtsakten.

Auf Grund der Vielzahl an Förderprogrammen, der hohen Anzahl an Anträgen und zu erlassenden Verwaltungsakten in Verbindung mit einem komplexen Rechtsrahmen wird eine ganzheitliche, webbasierte Fördermittelmanagementsoftware (Standardsoftware) benötigt. Die Software hat die Anforderungen der DSGVO sowie der Thüringer Informationssicherheitsleitlinie für die Landesverwaltung zu erfüllen. Der Bieter muss zumindest den IT-Sicherheitsstandard ISO 27001 einhalten.

Die Bereitstellung, Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Pflege des IT-Systems zur Verwaltung der Förderprogramme sollen auf der Grundlage der EVB-IT Verträge erbracht werden.

Die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware hat die gesamte Fördermittelverwaltung unter Beachtung der oben genannten Vorschriften in mindestens folgenden Punkten abzubilden:

— Verwaltung von Stammdaten von Förderprogrammen;

— Verwaltung von Stammdaten von Antragstellern/Zuwendungsempfängern/Begünstigten und den dazugehörigen Förderprojekten/Vorhaben;

— Abbildung der Verfahrensschritte aus dem Zuwendungsverfahren wie vorgeschaltetes Antragsverfahren, Antragserfassung, -einreichung und -prüfung, Bewilligung bzw. Ablehnung, Mittelabruf, Zahlungsgeschehen und Forderungsmanagement, Begleitung und Kontrolle, Verwendungsnachweiserstellung und -prüfung, Widerspruchs- und Klagebearbeitung bis hin zur Archivierung und Kassation;

— Dokumentation von Prüfungsergebnissen in den unterschiedlichen Verfahrensschritten und Erzeugung von (Druck-)Dokumenten;

— Abwicklung des Zahlungsgeschehens über Treugutkonten bzw. Schnittstellenanbindung an diese;

— Abbildung von externen Prüfungen;

— Bedarfsgerechte Datenauswertungen und Reportingfunktionen.

Darüber hinaus sind für den Bereich der EU-Strukturfonds folgende weitere Funktionalitäten zu gewährleisten:

— Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe der entsprechend von der Europäischen Kommission geforderten Monitoringdaten (Teilnehmer-, Projekt-, Unternehmens- und Indikatorendaten);

— Abbildung und Berücksichtigung von Prüfungsergebnissen nachgelagerter Prüfinstanzen/Prüfbehörden;

— Generierung und Übermittlung von Zahlungsanträgen an die Europäische Kommission unter Beachtung der erforderlichen Informationen der Haushaltsordnung;

— Erstellung und Übermittlung der Rechnungslegung gemäß Haushaltsordnung.

Die übergreifenden Anforderungen an die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware sind:

— Verwendung von Schnittstellen nach aktuellem Standard;

— Rollenbasiertes Berechtigungssystem;

— Mehrstufige Genehmigungsverfahren;

— Termin- und Aufgabenverwaltung.

Die Mitarbeiter/innen inkl. der Systemverantwortlichen sind vom Auftragnehmer in ausreichendem Umfang zu schulen. Darüber hinaus wird für die Fördermittelmanagementsoftware eine Supportleistung zur Verfügung gestellt.

muss es heißen:

Vorweg erfolgt an dieser Stelle der Hinweis, dass in dieser Leistungsbeschreibung grundsätzlich das generische Maskulinum verwendet wird. Gemeint sind immer männliche, weibliche und diverse Personen.

Bei der nachfolgenden Beschreibung der Beschaffung handelt es sich um eine verkürzte Leistungsbeschreibung. Diese soll dem Bewerber lediglich eine Prüfung ermöglichen, ob die Beschaffung in sein Leistungsspektrum fällt. Die folgende Beschreibung ist nicht verbindlich und keinesfalls einem noch zu erstellenden Angebot zu Grunde zu legen. Bewerber, die geeignet sind, erhalten im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes eine detaillierte Leistungsbeschreibung als Teil der Vergabeunterlagen.

Die Gesellschaft für Arbeits- und Wirtschaftsförderung des Freistaates Thüringen mbH (GFAW) ist eine Landesgesellschaft des Freistaates Thüringen und Tochtergesellschaft der Thüringer Aufbaubank. Die GFAW ist mit der Umsetzung von Aufgaben im Bereich von Zuwendungen beliehen. Darüber hinaus ist sie als unselbstständiger Verwaltungshelfer für mehrere Thüringer Ministerien tätig.

Die GFAW ist ein wichtiger Ansprechpartner in Thüringen, wenn es beispielsweise um die Umsetzung der Thüringer Arbeitsmarkt-, Berufsbildungs- und Sozialpolitik geht. Im Auftrag von derzeitig 6 zuständigen Landesministerien setzt die GFAW Förderprogramme des Europäischen Sozialfonds (ESF), des Freistaats Thüringen sowie des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raumes (ELER) um.

Die Umsetzung der jeweiligen Förderprogramme erfolgt insbesondere gemäß §§ 23, 44 der Thüringer Landeshaushaltsordnung (und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften), dem Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz sowie den Europäischen Strukturfondsverordnungen und den dazu erlassenen delegierten Rechtsakten.

Auf Grund der Vielzahl an Förderprogrammen, der hohen Anzahl an Anträgen und zu erlassenden Verwaltungsakten in Verbindung mit einem komplexen Rechtsrahmen wird eine ganzheitliche, webbasierte Fördermittelmanagementsoftware (Standardsoftware) benötigt. Die Software hat die Anforderungen der DSGVO sowie der Thüringer Informationssicherheitsleitlinie für die Landesverwaltung zu erfüllen. Der Bieter muss zumindest den IT-Sicherheitsstandard ISO 27001 einhalten.

Die Bereitstellung, Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Pflege des IT-Systems zur Verwaltung der Förderprogramme sollen auf der Grundlage der EVB-IT Verträge erbracht werden.

Die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware hat die gesamte Fördermittelverwaltung unter Beachtung der oben genannten Vorschriften in mindestens folgenden Punkten abzubilden:

— Verwaltung von Stammdaten von Förderprogrammen;

— Verwaltung von Stammdaten von Antragstellern/Zuwendungsempfängern/ Begünstigten und den dazugehörigen Förderprojekten/Vorhaben;

— Abbildung der Verfahrensschritte aus dem Zuwendungsverfahren wie vorgeschaltetes Antragsverfahren, Antragserfassung, -einreichung und -prüfung, Bewilligung bzw. Ablehnung, Mittelabruf, Zahlungsgeschehen und Forderungsmanagement, Begleitung und Kontrolle, Verwendungsnachweiserstellung und -prüfung, Widerspruchs- und Klagebearbeitung bis hin zur Archivierung und Kassation;

— Dokumentation von Prüfungsergebnissen in den unterschiedlichen Verfahrensschritten und Erzeugung von (Druck-)Dokumenten;

— Abwicklung des Zahlungsgeschehens über Treugutkonten bzw. Schnittstellenanbindung an diese;

— Abbildung von externen Prüfungen;

— Bedarfsgerechte Datenauswertungen und Reportingfunktionen.

Darüber hinaus sind für den Bereich der EU-Strukturfonds folgende weitere Funktionalitäten zu gewährleisten:

— Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe der entsprechend von der Europäischen Kommission geforderten Monitoringdaten (Teilnehmer-, Projekt-, Unternehmens- und Indikatorendaten);

— Abbildung und Berücksichtigung von Prüfungsergebnissen nachgelagerter Prüfinstanzen/Prüfbehörden;

— Generierung und Übermittlung von Zahlungsanträgen an die Europäische Kommission unter Beachtung der erforderlichen Informationen der Haushaltsordnung;

— Erstellung und Übermittlung der Rechnungslegung gemäß Haushaltsordnung.

Die übergreifenden Anforderungen an die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware sind:

— Verwendung von Schnittstellen nach aktuellem Standard;

— Rollenbasiertes Berechtigungssystem;

— Mehrstufige Genehmigungsverfahren;

— Termin- und Aufgabenverwaltung.

Die Mitarbeiter/innen inkl. der Systemverantwortlichen sind vom Auftragnehmer in ausreichendem Umfang zu schulen. Darüber hinaus wird für die Fördermittelmanagementsoftware eine Supportleistung zur Verfügung gestellt.