Rahmenvereinbarung für die Archivierung papierbasierter Unterlagen Referenznummer der Bekanntmachung: 01/2020
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Augustinerstraße 38
Ort: Erfurt
NUTS-Code: DEG THÜRINGEN
Postleitzahl: 99084
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://plus.aok.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung für die Archivierung papierbasierter Unterlagen
Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Archivierung, Vernichtung und Entsorgung von papierbasierten Unterlagen (insbesondere von Papierakten und sonstigen analogen, nicht digitalisierten Medien).
AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen
Sternplatz 7
01067 Dresden
Bundesrepublik Deutschland, Freistaaten Sachsen und Thüringen
Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Erfassung, Übernahme und Lagerung von Papier-Akten und sonstigen analogen (nicht digitalisierten) Medien der AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen sowie deren Entsorgung und Vernichtung nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen.
Der Auftragnehmer erfasst und übernimmt sukzessive bereits gelagerte Akten aus den Zentral- und Standortarchiven der Auftraggeberin zur weiteren Lagerung (initiale Übernahme). Darüber hinaus erfasst und übernimmt der Auftragnehmer zu archivierenden Akten aus dem laufenden Verwaltungsbetrieb (laufende Übernahme) sowie Archivgut, welches direkt von Dienstleistern der Auftraggeberin an den Auftragnehmer geliefert wird, zur Lagerung. Bei Bedarf stellt der Auftragnehmer archivierte Akten bzw. Akteninhalte auf Anforderung der Auftraggeberin sowohl in digitaler Form als auch in Papierform bereit und gliedert diese nach Ende der Nutzung wieder in sein Archiv ein. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist hat die datenschutzgerechte Entsorgung und Vernichtung der Akten durch den Auftragnehmer zu erfolgen.
Für sämtliche Vorgänge zur Verwaltung der archivierten Akten (Erfassung, Übernahme, Bereitstellung, Rücknahme, Ausgliederung und Vernichtung) unterhält der Auftragnehmer eine Aktenverzeichnis-Datenbank mit online- und browserbasiertem Zugang für Mitarbeiter der Auftraggeberin.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen als Anlage 1 nebst Anhängen 1 und 2 beigefügt.
Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen können nur auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gemacht werden. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass im Rahmen der initialen Übernahme die Menge der zu erfassenden, übernehmenden und zu lagernden Akten von 11 400 laufenden Metern am Ende des ersten Auslagerungsjahres auf 31 400 laufende Meter am Ende des dritten Auslagerungsjahres steigt. Die geschätzte Menge der laufend zu erfassenden, zu übernehmenden und zu lagernden Akten können der als Anlage 1 den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die voraussichtliche Anzahl der Anforderungen von digital und in Papierform bereitzustellenden Akten ist ebenfalls in der Leistungsbeschreibung dargestellt. Die voraussichtliche Menge der zu vernichtenden Akten wird in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung detailliert ausgewiesen.
Die Auftraggeberin schätzt, dass am Ende der Grundvertragslaufzeit von sieben Jahren noch 25 900 laufende Meter Akten zu lagern sind und der gesamte Archivierungsbedarf während der weiteren Vertragslaufzeit aufgrund der zunehmenden Digitalisierung weiter sinkt.
Die Angaben der Mengen dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Abweichungen sind bei sämtlichen in der Leistungsbeschreibung und in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung enthaltenen Mengenangaben von jeweils bis zu 50 % möglich.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Das Vergabeverfahren wird gemäß § 63 Abs. 1 Nr. 1 VgV aufgehoben, da kein Angebot eingegangen ist, das den Bedingungen entspricht.
Die Auftraggeberin beabsichtigt nunmehr, den Auftrag mit modifizierten Anforderungen nochmals im Wege eines Offenen Verfahrens zu vergeben.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYDK87.
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland