1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Alternsforschung – Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung, Einführung, Implementierung sowie die technische Betriebsunterstützung einer integrierten ERP-Lösung einschließlich der hierfür erforderlichen Dienstleistungen am Leibniz FLI
Beschreibung: Beschaffung, Einführung, Implementierung sowie die technische Betriebsunterstützung einer integrierten ERP-Lösung einschließlich der hierfür erforderlichen Dienstleistungen am Leibniz FLI
Kennung des Verfahrens: 01a1587f-8d05-472f-b71c-589b5fb34905
Interne Kennung: AS 07/2026
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Beutenbergstraße 11 (Hosting und Datenhaltung erfolgen gemäß den Anforderungen der Leistungsbeschreibung und der Vertragsunterlagen innerhalb der EU/des EWR)
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07745
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 und Nr. 3 VgV
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Keine grenzübergreifende Zusammenarbeit (Hosting und Datenhaltung erfolgen gemäß den Anforderungen der Leistungsbeschreibung und der Vertragsunterlagen innerhalb der EU/des EWR)
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung, Einführung, Implementierung und technische Betriebsunterstützung einer integrierten ERP-Lösung einschließl. der hierfür erforderlichen Dienstleistungen am Leibniz FLI–AS 07/2026; Die Vergabe des integrierten Gesamtsystems einschl. Implementierung u. techn. Betriebsunterstützung ist als Gesamtvergabe ohne Lose an einen Auftragnehmer bzw. eine Bietergemeinschaft vorgesehen.
Beschreibung: Das Leibniz-FLI beabsichtigt die Einführung einer integrierten ERP-Standardsoftware zur Unterstützung seiner kaufmännischen und administrativen Prozesse sowie deren Bereitstellung mindestens mit technischer Betriebsunterstützung. Eine Software-as-a-Service-Lösung ist als Zielbild vorgesehen; die Vergabe ist nicht ausschließlich auf SaaS beschränkt. Die Lösung soll die Anforderungen einer öffentlich finanzierten Forschungseinrichtung erfüllen und die bestehenden ERP-Verfahren ablösen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung, Haushalts- und Budgetmanagement, Beschaffung und Materialwirtschaft, Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling, Drittmittel- und Projektverwaltung sowie Berichtswesen. Die Funktionen sind auf einer integrierten Daten- und Prozessbasis bereitzustellen. Zum Auftrag gehören Feinkonzeption, Einrichtung und Parametrisierung, Datenmigration, Schnittstellen zu den relevanten Umsystemen, Tests, Schulungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Unterstützung der Produktivsetzung und Stabilisierung sowie technische Betriebsunterstützung bzw. SaaS-Betrieb, Pflege, Updates, Support und geregelte Leistungen bei Vertragsende. Die technische Datenbereinigung obliegt dem Auftragnehmer; die fachliche Bereinigung erfolgt durch das FLI. Die Beschaffung eines HR-Systems ist nicht Gegenstand des Verfahrens; erforderliche Schnittstellen zum HR-System sind Bestandteil des ERP-Leistungsumfangs.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Betrieb kann zweimal um jeweils ein Jahr verlängert werden (4 + 1 + 1 Jahre). Bei Beginn am 01.01.2028 reichen die Verlängerungen bis zum 31.12.2032 bzw. 31.12.2033. Der Beginn und die Ausübungsbedingungen der Betriebsverlängerungen sind in den veröffentlichten Verträgen verbindlich festzulegen. Verpflichtend anzubieten, jedoch nur auf gesonderten Abruf zu erbringen sind insbesondere: digitales Reisemanagement nach Thüringer Reisekostenrecht einschließlich Bund-OBE-Anbindung; Bereitstellung von Funktionen zur revisionssicheren Archivierung, Recherche, Auswertung und Löschung historischer Datenbestände der neu zu betreibenden ERP-Lösung.; Anbindung eines CAFM-Systems und zweier Online-Shops; zusätzliche Berichte, Schnittstellen und sonstige Werk- bzw. Dienstleistungen gemäß Kapitel 1.3 und 2.4 der Leistungsbeschreibung. Für zusätzliche Dienstleistungen werden 200 Personentage zur Preiswertung angesetzt, ohne Mindestabnahmeverpflichtung. Die Bindefrist der Optionspreise bzw. Tagessätze beträgt gemäß Leistungsbeschreibung mindestens 48 Monate ab Zuschlag. Als Kalkulationsvorgabe aus der Abstimmung ist der Optionsbeginn 01.01.2029 mit jeweils einem Paket vorgesehen. Ein Paket umfasst jeweils den beschriebenen Leistungsumfang, beispielsweise beide Online-Shops. Die 48-monatige Preisbindung ist von der Laufzeit einer abgerufenen Leistung zu unterscheiden. Zusatzumfang ist keine Abrufoption: Nach dem Go-Live sind insbesondere fünf institutsindividuelle Berichte, die weiterführende Kosten- und Leistungsrechnung, die Inventursystem-Anbindung für die Anlagenbuchhaltung sowie die bezeichneten standardisierten Import-/Exportmöglichkeiten umzusetzen. Die genaue zeitliche Zuordnung ergibt sich aus der Leistungs-/Terminmatrix und dem Kriterienkatalog.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Beutenbergstr. 11
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07745
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 23/03/2027
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2031
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Geplanter Projektbeginn: 23.03.2027; Projektvorbereitung bis 31.03.2027, Feinkonzeption ab 01.04.2027 gemäß Leistungsbeschreibung, Kapitel 1.4. Implementierungsbetrieb als Kalkulationszeitraum: 10 Monate vom 01.04.2027 bis 31.01.2028 Geplante Produktivsetzung des ERP-Kerns: 01.01.2028 Projektabschluss und Gesamtabnahme: Geplant zum 31.03.2028 nach Hypercare-/Stabilisierungsphase. Grundlaufzeit des produktiven Betriebs: Vier Jahre; auf Basis des geplanten Produktivstarts 01.01.2028 bis 31.12.2031. Der Betrieb kann zweimal um jeweils ein Jahr verlängert werden (4 + 1 + 1 Jahre). Bei Beginn am 01.01.2028 reichen die Verlängerungen bis zum 31.12.2032 bzw. 31.12.2033.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: technische Betriebsunterstützung einer integrierten ERP-Lösung incl. Hosting, Wartung und Support
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Neben Barrierefreiheit enthalten die veröffentlichten Leistungs- und Vertragsbedingungen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Barrierefreiheit.
Gefördertes soziales Ziel: Zugang für alle
5.1.8.
Zugänglichkeitskriterien
Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Preis: 30 % Qualität/Leistung: 70 % Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich ist die höchste Gesamtkennzahl aus Preis- und Leistungsbewertung. Bewertet werden ausschließlich Angebote, die sämtliche Mindestanforderungen erfüllen. Die Preisbewertung erfolgt anhand des Bruttowertungspreises gemäß Preisblatt. Das wirtschaftlich günstigste Angebot erhält die höchste Punktzahl; die Preisbewertung wird auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten normiert. Die Leistungsbewertung erfolgt anhand des veröffentlichten Kriterienkatalogs einschließlich Gewichtungsmatrix, Bewertungsmaßstäben und Nachweisen. Die erreichten Leistungspunkte werden auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten normiert. Die Gesamtwertung ergibt sich aus einer Gewichtung von 30 % Preis und 70 % Qualität/Leistung. Bei Punktgleichheit entscheidet der höhere Leistungswert. Die exakte Formel, die Leistungspunkte, die Normierung und die Losentscheidung sind in den Vergabeunterlagen ausführlich beschrieben.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 02/12/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: Zahlung Meilenstein 1 - Vertragsabschluss & Projektplan / 20% gegen Vorlage einer Bankbürgschaft
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Mit dem Teilnahmeantrag sind das Anschreiben, die ausgefüllte Eignungs- und Auswahlmatrix im PDF- und Excel-Format sowie die hierfür geforderten Erklärungen und Nachweise einzureichen. Die Nachforderung oder Ergänzung von Unterlagen erfolgt nur im Rahmen der §§ 56 und 57 VgV; ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: ja
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Finanzielle Vereinbarung: 30 Tage netto ab Rechnungseingang gemäß Bewerbungsbedingungen; Meilensteinzahlungen nach veröffentlichtem Vertragszahlungsplan. Leistungsbeschreibung Kapitel 1.6 nennt 20 % / 20 % / 30 % / 20 % / 10 %.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Thüringer Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Zuständige Überprüfungsstelle ist die Thüringer Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt. Für die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags gelten insbesondere § 160 GWB und die dort geregelten Rüge- und Antragsfristen. Erkannte Verstöße sind grundsätzlich innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen; aus Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erkennbare Verstöße spätestens bis zum Ablauf der einschlägigen Bewerbungs- oder Angebotsfrist. Nach Eingang der Mitteilung, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, darf die Frist von 15 Kalendertagen nicht überschritten werden. Die weiteren Voraussetzungen und Ausnahmen des § 160 GWB bleiben unberührt. Informations- und Wartepflichten richten sich nach § 134 GWB; bei elektronischer Vorabinformation beträgt die Wartefrist zehn Kalendertage ab dem Tag nach Absendung.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Leibniz-Institut für Alternsforschung – Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI)
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Leibniz-Institut für Alternsforschung – Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Leibniz-Institut für Alternsforschung – Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI)
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Alternsforschung – Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI)
Registrierungsnummer: DE153925464
Postanschrift: Beutenbergstr. 11
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07745
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Administration / Einkauf – Vergabestelle
Telefon: 03641656330
Fax: 03641656372
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Thüringer Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Registrierungsnummer: 0361573321000
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: +49361573321254
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 01a1588f-19ca-446d-a648-bf4d13da65bc - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/10/2026 15:10:27 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 733901-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 206/2026
Datum der Veröffentlichung: 23/10/2026