Öffentliche Ausschreibung 2026 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Vergabe von Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration einer Abfallwirtschaftssoftware für den Landkreis Schmalkalden-Meiningen 2026-10-13

Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Vergabe von Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration einer Abfallwirtschaftssoftware für den Landkreis Schmalkalden-Meiningen

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landkreis Schmalkalden-Meiningen, Eigenbetrieb "Kommunaler IT-Service"

E-Mail: vergabestelle@lra-sm.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Vergabe von Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration einer Abfallwirtschaftssoftware für den Landkreis Schmalkalden-Meiningen

Beschreibung: Der Landkreis Schmalkalden-Meiningen, Kommunaler IT-Service, schreibt Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration einer Abfallwirtschaftssoftware aus.

Kennung des Verfahrens: 6644a421-516b-4bbc-84e6-2572aeb6a802

Interne Kennung: SM_AW-Software_2026

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Schmalkalden-Meiningen

Land, Gliederung (NUTS): Schmalkalden-Meiningen (DEG0Q)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YHJMWM2#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Vergabe von Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration einer Abfallwirtschaftssoftware für den Landkreis Schmalkalden-Meiningen

Beschreibung: (1) Der zu vergebende Auftrag umfasst die Erstellung eines Gesamtsystems für die Abfallwirtschaft im Landkreis Schmalkalden-Meiningen. Die Abfallwirtschaftssoftware als zentrales Element für die Abwicklung der abfallwirtschaftlichen Leistungen dient insbesondere der: - Abwicklung des gesamten Prozesses der Gebührenveranlagung - Abwicklung von Aufträgen - Interaktion mit den Bürgen/Kunden (Online-Dienste). Eine wesentliche Besonderheit für das System ist, dass stichtagsbezogen die bestehenden Daten (u.a. Stammdaten, Behälterdaten) aus dem heutigen System zu integrieren sind. (2) Die auszuschreibende Leistung umfasst die folgenden Leistungen: - Lieferung eines Softwaresystems inkl. aller dazugehörigen Zugriffslizenzen - Anbindung / Schnittstellen zu Vorsystemen und zu nachgelagerten Systemen - Anbindung / Schnittstellen zu operativ tätigen Unternehmen / Bereichen - Einführung, Migration und Customizing > Vorlage eines detaillierten Feinkonzeptes für die Durchführung der Leistungen > Installation des Systems > Customizing des Systems > Migration von Altdaten - Weitere Leistungsbestandteile: > Erstellung und Umsetzung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes > Schulung von Mitarbeitern in der Anwendung (Key-User), Administration und im Customizing der Anwendungen > Produktivsetzung des Systems einschließlich der Durchführung von Tests > Go-Live-Support > Systemservice inkl. Pflege- und Wartungsleistungen. (3) Die Produktivsetzung ("Go-Live") ist zum 01.01.2028 vorgesehen.

Interne Kennung: SM_AW-Software_2026

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Schmalkalden-Meiningen

Land, Gliederung (NUTS): Schmalkalden-Meiningen (DEG0Q)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 5 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

Zusätzliche Informationen: Den Angeboten sind folgende Bedingungen als Mindestkriterien (vgl. § 17 Abs. 10 VgV) unverändert zu Grunde zu legen: - die Bestimmung der Zuschlagskriterien sowie - gesetzlich zwingend zu erfüllende oder einzuhaltende Vorgaben. Vorschläge der Bieter zur Abänderung der Vergabeunterlagen können als Grundlage für spätere Verhandlungen zusammen mit den Angeboten eingereicht werden. Hierzu zählen auch Vorschläge zum vorgesehenen Termin der Produktivsetzung ("Go-Live").

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung des Eignungskriteriums: Vorbemerkung: Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist auf Verlangen der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem ist auf Verlangen der Vergabestelle für dieses Unternehmen eine Erklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen. Sofern ein Bewerber im Hinblick auf die berufliche Leistungsfähigkeit oder die einschlägige berufliche Erfahrung (insbes. Referenzen) ganz oder teilweise die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nimmt, so muss dieses Unternehmen auch die Leistung erbringen, für die die Kapazitäten benötigt werden. 1) Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente: - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB, - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB, - Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022 /576, - Eigenerklärung zu §19 Mindestlohngesetz (MiLoG), - Eigeberklärung über die Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen und Eintragung im Berufs- oder Handelsregister. 2) Auf Verlangen der Vergabestelle sind innerhalb einer gesetzten Frist folgende Unterlagen nachzureichen: - Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes, - Unbedenklichkeitsbescheinigung mindestens eines Sozialversicherungsträgers sowie der Berufsgenossenschaft, - die Führungszeugnisse aller Geschäftsführer (falls kein Geschäftsführer bestellt, aller Inhaber), - die Gewerbeanmeldung (falls diese nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist). 3) Die Vergabestelle wird zur Vorbereitung der vergaberechtlichen Entscheidung Auskünfte aus dem Wettbewerbsregister einholen.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente: - Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich der ausgeschriebenen (angebotenen) Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, - Eigenerklärung, dass eine Betriebs-, Produkt- und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für IT-Unternehmen mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens 1,5 Mio. Euro für Sach- und Personenschäden sowie für Vermögensschäden - jeweils pro Einzelfall - vorliegt bzw. eine solche im Auftragsfalle abgeschlossen wird. 2) Auf Verlangen der Vergabestelle sind innerhalb einer gesetzten Frist folgende Unterlagen nachzureichen: - der jüngste bestätigte Jahresabschlussbericht bzw. - die Bilanz sowie die GuV der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, - Nachweis einer abgeschlossenen Betriebs-, Produkt- und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit den jeweils geforderten Deckungssummen oder die Erklärung(en) eines Versicherers, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe zu stellen.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente: - Eigenerklärung über das Vorliegen von mindestens 2 Referenzen für die Einführung, die Migration oder das Customizing einer Abfallgebührenveranlagungssoftware innerhalb der letzten 36 Monate vor Einreichung des Teilnahmeantrags, - Eigenerklärung über das Vorliegen von mindestens 2 Referenzen für das erfolgreiche Projektmanagement eines im Hinblick auf die Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter, die Systemlandschaft und die Laufzeit vergleichbaren Projektes des vorgesehenen Projektleiters innerhalb der letzten 36 Monate vor Einreichung des Teilnahmeantrags, - Eigenerklärung über das Vorliegen von mindestens einer Referenz (innerhalb der letzten 36 Monate vor Einreichung des Teilnahmeantrags) für den Betrieb des vorgesehenen Softwareprodukts mit mindestens folgenden Funktionen: > Behälterverwaltung > Behälteraufträge (Restmüll, Biomüll) inkl. Auftragsstatusverfolgung > Auswertung von Telematikdaten > Reklamationen inkl. Auftragsstatusverfolgung > Benutzerdefinierte Erstellung von Reports > Unterstützung arbeitsteiliger Abläufe über benutzerdefinierte Workflows > Gebührenveranlagung für Abfallgebühren (Jahresgebühren, Leistungsgebühren) sowie Abrechnung von fakultativen Leistungen (z.B. Sperrmüllgebühr) > Online-Dienste (Kundenportal) Der Nachweis kann durch den Nachweis eines Referenzprojektes, das den Funktionsumfang vollständig abdeckt oder durch den Nachweis mehrerer Referenzprojekte, die kumuliert den vorstehenden Funktionsumfang abdecken, erfolgen. 2) Auf Verlangen der Vergabestelle sind die Referenzen (mindestens mit Angabe des Auftraggebers, des Auftragnehmers, der vertraglichen Bindung, des Leistungsinhaltes/-umfangs, des Leistungszeitraums/der Projektzeit, des Projektstatus [laufend, abgeschlossen, erfolgreicher Wirkbetrieb]) zu benennen.

Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen

Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente: - Eigenerklärung, dass das vorgesehene Softwareprodukt einen ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb im Hinblick auf Datenorganisation, Datenstruktur und Verarbeitungsregeln sicherstellt. 2) Auf Verlangen der Vergabestelle ist hierzu die Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder einer vergleichbaren Institution über die Prüfung und Freigabe des vorgesehenen Softwareprodukts in Bezug auf die geltenden Vorschriften der Rechnungslegung vorzulegen.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: Bewertet wird der angebotene Preis (Gesamtentgelt) unter Berücksichtigung der gemäß Angebotsformular ermittelbaren Entgelte pro Jahr. Der Bewertungszeitraum entspricht der Vertragslaufzeit (5 Jahre).