1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Vergabestelle
Deutschland – Laserdrucker – Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre
582543-2026 - Auftragsänderung
Deutschland – Laserdrucker – Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre
OJ S 162/2026 24/08/2026
Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Lieferleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre
Beschreibung: Das Projekt „Managed Print Service, Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunkti-onsgeräten“ ist darauf ausgerichtet, die Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren. Die TU Ilmenau plant, den gesamten Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte durch einen externen Dienstleister im Rahmen einer Miete in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung erbringen zu lassen. Die Ausführung der Reparaturen, Wartungseinsätze und Supportleistungen sind als Service Level Agreement (SLA) spezifiziert. Die Anforderungen an die Geräte sind dem Leistungsverzeichnis nebst Anlagenkatalog zu ent-nehmen. Die Geräte werden über einen Mietvertrag beschafft, der folgende Leistungen umfasst: 1. Beschaffung der Hardware inklusive Service und Wartung der Geräte 2. Beschaffung von Softwarelösungen (z.B. Gerätemanagementsoftware) 3. Beschaffung des Verbrauchsmaterials 4. Beschaffung eines neuen Intercard Systems (Software Q-Pilot, Terminals an den MFG) Die Zielsetzung ist die Implementierung eines wirtschaftlichen, einheitlichen und qualitativ hoch-wertigen Managed Print Service unter Berücksichtigung aktueller Technologien. Der AG erwartet ein Gesamtkonzept, welches mit minimalem Aufwand zu administrieren ist. Die Geräte und deren Konfiguration sind zu standardisieren. Datenschutz und IT-Sicherheit der Ge-räte und Softwarekomponenten müssen dem Stand der Technik entsprechen. Der AN ist verantwortlich, das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu bringen.
Kennung des Verfahrens: b8cc9f59-cc52-4b8c-9745-ecc77008e827
Interne Kennung: TU-114/21-61-URZ
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30232110 Laserdrucker
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Ilmenau
Postleitzahl: 98693
Land, Gliederung (NUTS): Ilm-Kreis (DEG0T)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre
Beschreibung: Das Projekt „Managed Print Service, Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunkti-onsgeräten“ ist darauf ausgerichtet, die Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren. Die TU Ilmenau plant, den gesamten Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte durch einen externen Dienstleister im Rahmen einer Miete in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung erbringen zu lassen. Die Ausführung der Reparaturen, Wartungseinsätze und Supportleistungen sind als Service Level Agreement (SLA) spezifiziert. Die Anforderungen an die Geräte sind dem Leistungsverzeichnis nebst Anlagenkatalog zu ent-nehmen. Die Geräte werden über einen Mietvertrag beschafft, der folgende Leistungen umfasst: 1. Beschaffung der Hardware inklusive Service und Wartung der Geräte 2. Beschaffung von Softwarelösungen (z.B. Gerätemanagementsoftware) 3. Beschaffung des Verbrauchsmaterials 4. Beschaffung eines neuen Intercard Systems (Software Q-Pilot, Terminals an den MFG) Die Zielsetzung ist die Implementierung eines wirtschaftlichen, einheitlichen und qualitativ hoch-wertigen Managed Print Service unter Berücksichtigung aktueller Technologien. Der AG erwartet ein Gesamtkonzept, welches mit minimalem Aufwand zu administrieren ist. Die Geräte und deren Konfiguration sind zu standardisieren. Datenschutz und IT-Sicherheit der Ge-räte und Softwarekomponenten müssen dem Stand der Technik entsprechen. Der AN ist verantwortlich, das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu bringen. Der endgültige Zuschlag erfolgt vorbehaltlich erst nach Ende der Testphase mit Nachweis eines be-triebsfähigen Gesamtzustandes. Im Rahmen des Projektes wurde die aktuelle Infrastruktur qualitativ und quantitativ untersucht, was zu den Bestimmungen der vorliegenden Leistungsbeschreibung geführt hat. Der Leistungsumfang und die Erwartungen an die Leistungsqualität und Schnittstellen sind in der Anlage Leistungsbeschreibung dargestellt. Eine Zumietung und die Integration von Geräten und Zubehörteilen muss auch während der Ver-tragslaufzeit möglich sein. Die in den beigefügten Anlagen dargestellten Seitenangaben basieren auf Erfahrungswerten der letzten Jahre. Eine Seitenmindestabnahme wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Klauseln zu maximalen monatlichen Druckvolumina werden nicht akzeptiert. Sollte ein Gerät dauerhaft über seinem Zielvolumen drucken, kann der AN ein Angebot zur Lösung unterbreiten, welches der Zustimmung des AG bedarf. Technisch-Organisatorische Details entnehmen Sie bitte den Anlagen „Anlage A.2 Generelle An-forderungen“, Anlage A.3 Gerätespezifische Anforderungen“. Mit dieser Ausschreibung werden Multifunktionsgeräte beschafft, welche von Mitarbeitenden und Studierenden der TU Illmenau genutzt werden. Es wird aktuell ein Intercard System für das Drucken, Scannen und Kopieren genutzt. Die Nut-zung der öffentlichen Geräte durch Mitarbeitende und Studierende erfordert die Anmeldung mit den vorhandenen Thoska Ausweisen. Ausdrucke und Kopien der Mitarbeitenden werden den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. In diesem Beschaffungsverfahren wird die Intercard Lösung inklusive Smart.One Kartenterminals und Q Pilot Software zwingend vorgegeben. Dieses begründet sich in den durch einen System-wechsel erforderlichen Aufwänden. Mit einer Änderung müssten sämtliche Mitarbeitende und Studierende auf ein neues System transferiert, die Aufwertungsterminals ersetzt und das Bezahl-system umgestellt werden. Dazu sind die individuellen Guthaben der Studierende im laufenden Betrieb auf das neue System zu transferieren.
Interne Kennung: TU-114/21-61-URZ
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption 1 Jahr
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Ilmenau
Postleitzahl: 98693
Land, Gliederung (NUTS): Ilm-Kreis (DEG0T)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2022
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2026
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: entsprechend der Regelungen gemäß § 160 GWB
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Vergabestelle
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Vergabestelle
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 530 300,87 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot vom 14.12.2021
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 369 930,72 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: A6114-014-22
Datum der Auswahl des Gewinners: 18/03/2022
Datum des Vertragsabschlusses: 18/03/2022
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: ja
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Vergabestelle
7. Änderung
7.1.
Änderung
Kennzeichnung der vorherigen Vertragsvergabebekanntmachung: 155333-2022
Identifikator des geänderten Vertrags: A6114-014-22
Grund für die Änderung: Änderungen aufgrund von Überprüfungsklauseln oder Optionen.
Beschreibung: Verlängerungsoption über 1 Jahr
7.1.1.
Änderung
Beschreibung der Änderungen: Verlängerung der Rahmenvereinbarung für 1 Jahr
Geschäftseinheitskennzeichnung in der vorherigen Bekanntmachung: TEN-0001
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Vergabestelle
Registrierungsnummer: Tel: 03677690
Postanschrift: Max-Planck-Ring 14
Stadt: Ilmenau
Postleitzahl: 98693
Land, Gliederung (NUTS): Ilm-Kreis (DEG0T)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Registrierungsnummer: t:0361573321276
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Registrierungsnummer: DE 115 823 764
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2636e382-7ac9-4e8a-86ec-6057652c66ac - 01
Formulartyp: Auftragsänderung
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Unterart der Bekanntmachung: 38
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/08/2026 07:21:27 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 582543-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 162/2026
Datum der Veröffentlichung: 24/08/2026