1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hufeland Klinikum GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffung eines digitalen Dienstplanmanagementprogramms inkl. digitaler Zeitenerfassung zur Unterstützung des Klinikbetriebes
399609-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffung eines digitalen Dienstplanmanagementprogramms inkl. digitaler Zeitenerfassung zur Unterstützung des Klinikbetriebes
OJ S 111/2026 11/06/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung eines digitalen Dienstplanmanagementprogramms inkl. digitaler Zeitenerfassung zur Unterstützung des Klinikbetriebes
Beschreibung: Die Hufeland Klinikum GmbH beabsichtigt die Beschaffung und Einführung eines integrierten Dienstplan- und Zeitwirtschaftssystems zur digitalen, effizienten und rechtskonformen Personal- und Einsatzplanung. Ziel ist die Unterstützung und Optimierung der Dienstplanprozesse unter Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben. Das System muss die Erstellung, Verwaltung und Optimierung von Dienst- und Einsatzplänen einschließlich komplexer Schichtmodelle und unterschiedlicher Qualifikationsanforderungen ermöglichen. Abwesenheiten sowie Auslastungs-, Kapazitäts- und Verfügbarkeitsdaten sind vollständig zu berücksichtigen. Zudem werden Funktionen zur automatisierten Planung sowie Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten etc. erwartet. Der Leistungsumfang umfasst die Bereitstellung, Installation (On-Premise oder Cloud), Konfiguration, Anpassung, Inbetriebnahme sowie Supportleistungen. Ebenfalls enthalten sind Datenmigration, Schulungen für Anwender und Administratoren und Dokumentation. Die Lösung muss mandantenfähig sein, sodass mehrere Mandanten organisatorisch und datentechnisch getrennt abgebildet werden können. Das System muss mit den bestehenden IT-Strukturen (u. a. P&I Loga, Orbis) kompatibel sein und entsprechende Schnittstellen bereitstellen. Die Einhaltung der DSGVO sowie der IT-Sicherheitsanforderungen ist zwingend.
Kennung des Verfahrens: e32582ee-1e56-4313-bf53-ff2d19224ed7
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Unstrut-Hainich-Kreis (DEG09)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Bas Langensalza und Mühlhausen
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption: Darüber hinaus gelten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Ausschlussgrüne, insbesondere die gesetzlichen nach §§ 123-126 GWB.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Lieferung, Installation und Inbetriebnahme eines integrierten Dienstplanprogramm zur Unterstützung der Personal- und Einsatzplanung
Beschreibung: Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Lieferung, Installation und Inbetriebnahme eines integrierten Dienstplan- und Zeitwirtschaftssystems zur Unterstützung der digitalen Personal- und Einsatzplanung sowie die Erbringung von Supportleistungen. Das System muss die Erstellung, Verwaltung und Optimierung von Dienst- und Einsatzplänen ermöglichen und dabei komplexe Schichtmodelle sowie unterschiedliche Qualifikationsanforderungen berücksichtigen. Die Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben ist sicherzustellen. Der Leistungsumfang umfasst die Bereitstellung einer geeigneten Softwarelösung (On-Premise oder Cloud), deren Installation, Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers sowie die Inbetriebnahme einschließlich Funktionsprüfung. Die Lösung muss mandantenfähig sein, sodass mehrere Mandanten organisatorisch und datentechnisch getrennt abgebildet werden können. Darüber hinaus sind die Migration bestehender Datenbestände, die Integration in bestehende IT-Systeme (u. a. P&I Loga und Orbis), Schulungen für Anwender und Administratoren sowie die Bereitstellung von Dokumentation und Supportleistungen Bestandteil des Loses.
Interne Kennung: LOT-0001 PERSO_01_2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Unstrut-Hainich-Kreis (DEG09)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszugs oder eines gleichwertigen Nachweises. Sofern der Auszug älter als 6 Monate ist, ist dessen fortbestehende Gültigkeit durch Eigenerklärung zu bestätigen
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Nachweis einer aktuellen, gültigen Betriebshaftpflichtversicherung bei einem zugelassenen Versicherungsunternehmen innerhalb der EU mit Geltungsbereich über die Vertragslaufzeit (Mindestdeckungssummen: Personen-, Sachschäden: 5 Mio EUR) - Eine Erklärung zu Insolvenzverfahren und Liquidationen ist abzugeben. - Bestätigung der Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft ist vorzulegen. - Vorlage einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes (nicht älter als 3 Monate) - Vorlage einer Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Krankenkassen und der Sozialversicherung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Angaben zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit nach § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV – Vorlage von Jahresabschlüssen oder Auszügen von Jahresabschlüssen als Nachweis. - Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich (Leistungsbereich) des Auftrages, bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis über mind. fünf erfolgreich abgeschlossene vergleichbare Projekte in Krankenhäusern unter Angabe des Wertes und des Erbringungspunktes innerhalb der letzten drei Jahre. Gewertet werden maximal drei Referenzen (§46 Abs. 3 Nr. 1 VgV).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen (§ 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: -Der Support ist mindestens zu folgenden Zeiten erreichbar sein: Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Auftraggebers) - Supportanfragen werden innerhalb von maximal 24 Stunden beantwortet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis grundlegender Maßnahmen zur Qualitätssicherung (Art. 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV). Die Darstellung kann auch gem. § 49 Abs. 1 VgV durch Vorlage eines Zertifikats nach DIN EN ISO 9001 ersetzt werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis von Maßnahmen zu Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet (Art. 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV). Die Darstellung kann auch gem. § 49 Abs. 1 VgV durch Vorlage eines Zertifikats nach DIN EN ISO 14001 ersetzt werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 13/07/2026 08:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Zur Beurteilung der Eignung haben die Bewerber Angaben zu ihrer Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu machen. Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vollständig, fristgerecht und in der geforderten Form einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nach Maßgabe des § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bewerber auf eine Nachforderung besteht nicht. Werden Unterlagen vom Auftraggeber nicht nachgefordert oder vom Bewerber innerhalb der gesetzten Frist nicht formgerecht nachgereicht, führt dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Thüringer Landesverwaltungsamt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Hufeland Klinikum GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hufeland Klinikum GmbH
Registrierungsnummer: 261600521
Postanschrift: Rudolph-Weiss-Straße 1 - 5
Stadt: Bad Langensalza
Postleitzahl: 99947
Land, Gliederung (NUTS): Unstrut-Hainich-Kreis (DEG09)
Land: Deutschland
Telefon: 03603 855196
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Thüringer Landesverwaltungsamt
Registrierungsnummer: 000000000
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 01cc7fd5-9c62-4181-b070-14ce141744e7 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/06/2026 16:51:46 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 399609-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 111/2026
Datum der Veröffentlichung: 11/06/2026