Öffentliche Ausschreibung Chemnitz 2026 Deutschland – Dienstleistungen in Verbindung mit Software – Beschaffung und Einführung eines Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems (DMS/ECM) als Cloud-Lösung 2026-04-07

Deutschland – Dienstleistungen in Verbindung mit Software – Beschaffung und Einführung eines Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems (DMS/ECM) als Cloud-Lösung

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Verkehrsverbund Mittelsachsen GmbH

E-Mail: post@vms.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Beschaffung und Einführung eines Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems (DMS/ECM) als Cloud-Lösung

Beschreibung: Mit der Beschaffung, der Einführung und dem Betrieb des Systems sollen im Wesentlichen folgende Ziele erreicht werden: • die strukturierte und revisionssichere elektronische Dokumentenverwaltung • Abbildung und Automatisierung von mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeprozessen (Workflows) • digitale Unterstützung der Post- und Rechnungsdurchlaufsprozesse inkl. der transparenten Nachvollziehbarkeit • effiziente und medienbruchfreie Abwicklung von Beschaffungsvorgängen • Betrieb der Lösung als Cloud-Anwendung auf Basis einer marktverfügbaren Standardsoftware • Sicherstellung der Qualifikation der Mitarbeiter durch zielgruppenspezifische Schulungs- und Einführungsmaßnahmen

Kennung des Verfahrens: 6b35d679-79fc-4464-8902-87ab6e4f238c

Interne Kennung: DMS/ECM-001-RW

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: 1. Der Auftraggeber verwendet zur Durchführung dieses Vergabeverfahrens die Vergabeplattform subreport ELViS. Sämtliche Informationen zum Vergabeverfahren sind in der Vergabeplattform hinterlegt (Bekanntmachungsinformationen, Vergabeunterlagen, Kommunikation etc.). Für die Teilnahme am Vergabeverfahren empfiehlt der Auftraggeber potenziellen Interessenten eine Registrierung bei der Vergabeplattform (kostenlos). Nur bei einer Registrierung erhalten Bieter automatisch und unmittelbar etwaige aktualisierte oder ergänzende Informationen zum Vergabeverfahren (wie z.B. Nachsendungen, Änderungen oder Klarstellungen zu den Vergabeunterlagen und Antworten auf Bieterfragen). Die Bieter sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob aktualisierte oder ergänzende Informationen zum Vergabeverfahren vorliegen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Bieter von einer Registrierung auf der Vergabeplattform absehen. Ein verbindlicher und jeweils aktueller Stand der Informationen zu diesem Vergabeverfahren ist im Regelfall nur in der Vergabeplattform hinterlegt. ---- 2. Der Bewerber ist verpflichtet, die auf dem Vergabeportal zur Verfügung gestellten Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen. Enthalten die Unterlagen oder die sonstigen im Rahmen des weiteren Verfahrens zur Verfügung gestellten Unterlagen, Auskünfte oder Informationen nach Auffassung des Bewerber Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, die die Erstellung des Teilnahmeantrags erschweren oder beeinflussen können, so hat der Bewerber den Auftraggeber unverzüglich und rechtzeitig vor Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge darauf hinzuweisen. Der Bewerber ist gehalten, die Fragen möglichst frühzeitig zu stellen. Fragen, die die Vergabeunterlagen betreffen oder für die Erstellung des Teilnahmeantrags relevant sind, sind unverzüglich, jedoch spätestens bis zum 24.04.2026 zu stellen. Spätere Fragen werden zwar nicht ausgeschlossen, Bewerber haben jedoch keinen Anspruch darauf, dass solche Fragen noch vor Ablauf der Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrags beantwortet werden. ---- 3. Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV zweistufig durchgeführt. Auf der ersten Stufe, dem Teilnahmewettbewerb, prüft der Auftraggeber die Eignung der Bewerber bezogen auf die verfahrensgegenständlichen Leistungen. Weitere Einzelheiten zur Struktur und zum Ablauf der zweiten Stufe, der Angebotsphase, sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. ---- 4. Der Auftraggeber beabsichtigt, im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs entsprechend der Eignungs- und Bewertungskriterien maximal fünf Bewerber für die Angebotsphase auszuwählen. Dazu wird der Auftraggeber die form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge anhand der in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen benannten Nachweise und Erklärungen formal und inhaltlich prüfen und werten. Erfüllen mehr als fünf Bewerber die Mindestanforderungen, erfolgt die Auswahl anhand der erreichten Zusatzpunkte. Bei Punktegleichheit mehrerer Teilnehmer an diesem Teilnahmewettbewerb entscheidet wegen der festgelegten Höchstzahl das Los. Die Losziehung wird unter Aufsicht von mindestens zwei Vertretern der Vergabestelle durchgeführt und protokolliert. Die gezogenen Bewerber werden zur Angebotsabgabe eingeladen. Folgende Zusatzpunkte können erreicht werden: • + 5 Punkte: Der Bewerber hat in den letzten drei Geschäftsjahren einen durchschnittlichen Jahresumsatz von mehr als 1.000.000 EUR erzielt. • + 5 Punkte: Eine Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung (IT-Dienstleistung) mit der geforderten Mindestdeckung besteht bereits zum jetzigen Zeitpunkt. • + 10 Punkte: Der Bewerber kann eine gültige Zertifizierung nach der aktuellen DIN EN ISO 9001 vorweisen. • + 10 Punkte: Der Bewerber kann eine gültige Zertifizierung nach der aktuellen DIN EN ISO/IEC 27001 vorweisen. • + 5 Punkte je Referenz (maximal + 10 Punkte): Für jede Referenz, die über die Mindestanzahl der geforderten Referenz hinausgeht, die einen abgebildeten Beschaffungsprozess im DMS/ECM enthält. • + 5 Punkte je Referenz (maximal + 10 Punkte): Für jede Referenz, die über die Mindestanzahl der geforderten Referenz hinausgeht, die eine abgebildeten automatischen Prüfroutine im DMS/ECM enthält. • + 5 Punkte je Referenz (maximal + 10 Punkte): Für jede Referenz, die über die Mindestanzahl der geforderten Referenz hinausgeht, in der der Bewerber die Schnittstellen zu Drittprogrammen selbst entwickelt hat. ---- 5. Will sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung gemäß § 47 VgV auf andere Unternehmen stützen (Eignungsleihe), muss der Bewerber den Umfang der Inanspruchnahme der Leistungen und Kapazitäten der anderen Unternehmen entsprechend der Unterlage „Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen im Rahmen der Eignungsleihe“ (Anlage TNW 08) darlegen sowie durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen gemäß der Unterlage „Verpflichtungserklärung im Rahmen der Eignungsleihe“ (Anlage TNW 09) bereits mit dem Teilnahmeantrag nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Eine Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen für die berufliche Befähigung oder die berufliche Erfahrung ist nur möglich, wenn diese Unternehmen die Leistungen erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Der Auftraggeber hat gemäß § 47 Abs. 2 VgV zu überprüfen, ob diese Unternehmen die entsprechenden Anforderungen an die Eignung erfüllen und ob Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Werden die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen, so muss die Nachweisführung daher auch für diese Unternehmen bereits mit dem Teilnahmeantrag erfolgen. Die geforderten Erklärungen und Nachweise zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit und zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind daher auch für diese Unternehmen bereits mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Unterlage(n) ist (sind) jeweils von dem Unternehmen auszufüllen und zu signieren (unterschreiben), dessen Kapazitäten zum Nachweis der Eignung in Anspruch genommen werden. Nimmt der Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, ist in der Unterlage „Verpflichtungserklärung im Rahmen der Eignungsleihe“ (Anlage TNW 08) auch die gemeinsame Haftung des anderen Unternehmens mit dem Bieter für die Auftragsausführung zu erklären. Erfüllt ein Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bewerber beruft, das entsprechende Eignungskriterium nicht oder liegen bei dem Unternehmen Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vor, muss der Bewerber auf Aufforderung des Auftraggebers das Unternehmen ersetzen (§ 47 Abs. 2 VgV). ---- 6. Im Hinblick auf die Verordnung (EU) 2022/576 vom 08.04.2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (nachfolgend auch „Sanktions-VO“ genannt) und das seit dem 09.04.2022 geltende Zuschlagsverbot ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung vorzulegen, dass der Bieter keinen Bezug zu Russland im Sinne der Sanktions-VO aufweist. Für die Erklärung ist das Formblatt „Eigenerklärung hinsichtlich der Beziehungen zur Russland“ (TNW 05) zu verwenden. Im Falle von Bietergemeinschaften ist die Erklärung für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Durch den Bieter ist nachzuweisen, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB sowie § 124 GWB bestehen.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Beschaffung und Einführung eines Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems (DMS/ECM) als Cloud-Lösung

Beschreibung: Mit der Beschaffung, der Einführung und dem Betrieb des Systems sollen im Wesentlichen folgende Ziele erreicht werden: • die strukturierte und revisionssichere elektronische Dokumentenverwaltung, • Abbildung und Automatisierung von mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeprozessen (Workflows), • digitale Unterstützung der Post- und Rechnungsdurchlaufsprozesse inkl. der transparenten Nachvollziehbarkeit, • effiziente und medienbruchfreie Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, • Betrieb der Lösung als Cloud-Anwendung auf Basis einer marktverfügbaren Standardsoftware, • Sicherstellung der Qualifikation der Mitarbeiter durch zielgruppenspezifische Schulungs- und Einführungsmaßnahmen,

Interne Kennung: DMS/ECM-001-RW

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Chemnitz, Kreisfreie Stadt (DED41)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbekannt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst#

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Als Nachweis der angemessenen Qualität bei der Ausführung der Leistungen hat der Bewerber die Maßnahmen seines Unternehmens zur Qualitätssicherung nachzuweisen. Der Nachweis kann durch eine DIN EN ISO 9001-Zertifizierung oder durch eine vergleichbare Bescheinigung einer unabhängigen Stelle über anerkannte Qualitätssicherungsnormen erfolgen.