Deutschland – Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung – Weiterführung AVP8 als zentrales Archivsystem

857440-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung – Weiterführung AVP8 als zentrales Archivsystem
OJ S 247/2025 23/12/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferungen

1. Beschaffer

1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Jena

2. Verfahren

2.1.
Verfahren
Titel: Weiterführung AVP8 als zentrales Archivsystem
Beschreibung: Gegenstand des Verfahrens ist die vertragliche Vereinbarung zur Weiterführung des Archivsystems AVP 8 der Firma DMI als zentrales Archivsystem des UKJ.
Kennung des Verfahrens: bfc07322-7be1-4a28-b30f-dc5f2e3b5f4d
Interne Kennung: 112.V.25.080
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48710000 Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Klinikum 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAM5Y6#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Weiterführung AVP8 als zentrales Archivsystem
Beschreibung: Das UKJ (Universitätsklinikum Jena) ist auf Grund der Dokumentationspflicht für Ärzte dazu verpflichtet, die medizinischen Eingriffe zu dokumentieren. Dies ergibt sich seit Einführung des Patientenrechtegesetzes aus § 630 f BGB und weiterer Regelungen wie z. B. § 11 der Bundesärzteordnung. Hinzu kommen steuerrechtliche (§ 147 AO) und handelsrechtliche (§ 253 HGB) Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die es erfordern, dass die durchgeführten Leistungen nachvollziehbar und belegbar sind. Im Hinblick auf § 195 BGB ist eine Aufbewahrungs-Dauer von 30 Jahren erforderlich. Darüber hinaus gelten die Anforderungen an ein Haus der kritischen Infrastruktur und in dem Zusammenhang die Richtlinien BSI TR 03138 und BSI TR 03125. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss das UKJ daher über ein adäquates Archivsystem für die medizinischen Dokumente verfügen. Dieses muss in das bestehende KIS von SAP integrierbar sein. Weiterhin soll es alle Dokumente aufnehmen, also sowohl die elektronisch erzeugten Dokumente als auch Dokumente, die in Papierform vorliegen. Um letzteren Typ von Dokumenten zu archivieren, werden Papierdokumente eingescannt, klassifiziert, zugeordnet und dann digital archiviert. Dies erfolgt durch einen zertifizierten Scandienstleister, aktuell die Firma DMI. Zurzeit werden am UKJ zwei Archivsysteme, das "easy archive" von Easy Software AG und das "AVP 8" von DMI betrieben. Hinzu kommen noch Datenbestände im Archiv von Intersystems. Es wurde entschieden, sämtliche Archive zusammen zu führen und nur ein Archivsystem zu betreiben. Nach technischer und wirtschaftlicher Bewertung fiel die Entscheidung auf das AVP 8. Es erfolgt bereits aktuell ein Migrationsprozess der Daten vom "easy archive" und "Intersystems" in das AVP 8. Dieser Prozess ist aufgrund sehr großer Daten- und Dateivolumina personal- und zeitaufwändig und noch nicht vollständig abgeschlossen.
Interne Kennung: 112.V.25.080
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48710000 Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Klinikum 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer 1.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer Vl.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. Vl.4.1 )). Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Jena

6. Ergebnisse

Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Teilweiser Ersatz oder Ausweitung vorhandener Lieferungen oder Anlagen durch den ursprünglichen Lieferanten, deren Beschaffung nach den strengen Vorschriften der Richtlinie erfolgt
Sonstige Begründung: Als Archivsystem am UKJ kommt nur das Produkt AVP, aktuelle Version 8, der DMI GmbH & Co.KG in Frage. Hintergrund ist, dass dieses Archivsystem am UKJ schon seit über sieben Jahren für die Scan-Akten in Betrieb ist und die Migration der Altdaten aus dem "easy archive" in das AVP abgeschlossen ist. Die Migration der Daten aus dem Archiv von Intersystems ist noch nicht abgeschlossen, läuft seit sieben Monaten und wird voraussichtlich noch 4 Monate dauern. Ein Austausch des Archivsystems würde bedeuten, dass eine erneute Migration stattfinden muss, da keine zwei Systeme am UKJ betrieben werden sollen, um Pflegeaufwand und laufende Kosten für Wartung und Hardware zu minimieren. Eine solche Migration würde aber bedeuten, dass zumindest für den Migrationszeitraum, der, basierend auf den Erfahrungen der letzten Migration, mindestens 18 Monate dauert, ein doppelter Aufwand notwendig ist. Dies betrifft nicht nur die Pflege der Systeme, Betriebssysteme und Hardware sondern auch der Inhalte, z. B. bei Patienten-Zusammenführungen. Da für diesen Mehraufwand keine personellen Ressourcen zur Verfügung stehen, müsste bei einem Wechsel der neue Anbieter diese Kosten vollständig tragen, also sowohl die Wartungskosten für das AVP und die Hardware als auch die Kosten für die Mitarbeiter. Letztere müsste der neue Anbieter zusätzlich zur Verfügung stellen. Hinzu kommen noch Ressourcen, wie z. B. Testsysteme und Hardware, für die Migration. Weiterhin müsste sichergestellt werden, dass sämtliche der ca. 85 Millionen Dokumente mit einem Volumen von 25 TB fehlerfrei migriert werden. Zusätzlich muss ein Konzept vorgelegt werden, wie während des Migrationszeitraums der Zugriff auf neue und alte Datenbestände beider Systeme komfortabel und vollständig transparent für die Mitarbeiter am UKJ möglich ist. Da Kosten und Aufwand für ein solches Projekt die üblichen Kosten eines Archivsystems übersteigen ist die einzig mögliche Konsequenz für das UKJ den bereits eingeschlagenen Weg der Nutzung des AVP8 weiter zu verfolgen. Da somit ein Produktwechsel technisch und wirtschaftlich nicht darstellbar ist, ist das Archivsystem AVP8 der DMI GmbH & Co. KG weiterzuführen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: DMI GmbH & Co. KG
Angebot:
Kennung des Angebots: 2025-1114
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 112.V.25.080
Titel: Weiterführung AVP8 als zentrales Archivsystem
Datum der Auswahl des Gewinners: 18/12/2025

8. Organisationen

8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Jena
Registrierungsnummer: DE150545777
Postanschrift: Kastanienstraße 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Stabsstelle Vergabe
Telefon: +49 3641-9320180
Fax: +49 3641-9320082
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99432
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: +49 36137737276
Fax: +49 36137739354
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: DMI GmbH & Co. KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 126044931
Postanschrift: Otto-Hahn-Str. 11-13
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48161
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2956f1b7-cb0b-4bd7-b023-e5d1e8faa42c - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/12/2025 09:10:01 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 857440-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 247/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/12/2025